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De acuerdo con lo establecido en artículo 6 del Acuerdo CSU 002 de 2008, "por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia", “en los acuerdos de voluntades que adelante la Universidad Nacional de Colombia se aplicarán las normas sobre inhabilidades, incompatibilidades, nulidades, conflicto de intereses y prohibiciones, contenidas en la Constitución, la Ley y sus normas internas”.
Asimismo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, “por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”, respecto a los “principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al estatuto general de contratación de la administración”, la Universidad está sometida “al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal”, por lo que para cada proceso contractual, además de tenerse en cuenta la normativa interna, deberá aplicarse lo previsto sobre la materia en la Constitución y la ley.
Al respecto, si bien la Circular Conjunta de la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo (DNPAA) y la Gerencia Nacional financiera y Administrativa (GNFA) 25 de 2021, en su numeral 9, establece que la presentación del certificado médico preocupacional es obligatorio para órdenes contractuales de prestación de servicios (OPS),la Circular Conjunta de la DNPAA y GNFA 14 de 2022 señala: “es necesario aclarar que las disposiciones contenidas en la Circular Conjunta DNPAA y GNFA 025 de 2021 y en el instructivo denominado ‘Afiliación y pago de aportes al sistema general de riesgos laborales para personas naturales vinculadas a través de ordenes contractuales de prestación de servicios (OPS)’ deben entenderse de necesaria aplicación a toda persona natural que preste servicios a la Universidad, indistintamente de la tipología interna por medio de la cual se establezca la vinculación contractual” (OPS, OSE, OCO, ODO).
Como se señala en el formato Lista de chequeo orden contractual persona natural, para acreditar la afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones en el régimen contributivo será válido cualquiera de los siguientes documentos:
Según lo dispuesto en la Circular GNFA 15 de 2019, se puede suscribir, por persona, máximo dos órdenes contractuales de prestación de servicios con la Universidad (OPS y/u OSE) simultáneas. Se entiende por simultáneas aquellas que lleguen a estar vigentes al mismo tiempo en algún periodo. En estos casos, deben tenerse en cuenta los lineamientos sobre la materia establecidos en la Circular GNFA 15 de 2019.
Las mujeres embarazadas con contrato de prestación de servicios vigente cuentan con la estabilidad ocupacional reforzada, por lo tanto, se presenta la imposibilidad de terminar el contrato durante el periodo de gestación, de licencia de maternidad y hasta tres meses después del vencimiento de dicha licencia, a menos de que se cuente con una justa causa probada para ello y, fundamentalmente, con la autorización correspondiente emitida por el Ministerio del Trabajo para tal fin.
Ahora bien, habiendo hecho la aclaración precedente, las partes podrán acordar, si lo consideran necesario, la suspensión del contrato o, en el caso contrario la contratista deberá acreditar el cumplimiento de las actividades contratadas y, por lo tanto, habrá lugar al pago de honorarios. En este último caso, la EPS asumirá el pago de la licencia de maternidad y el contratante tendrá a cargo el pago de los honorarios convenidos.
Para la solicitud de modificaciones, adiciones, prorrogas y suspensiones se debe tener en cuenta lo establecido en los artículos 72, 73, 74 y 75, respectivamente, del Manual de Convenios y Contratos de la Universidad. Para el caso de órdenes contractuales de obra, asimismo, se debe tener en cuenta lo dispuesto en los artículos 47 y 48 del Manual.
Adicionalmente, se deben seguir los pasos establecidos en el procedimiento Solicitar y formalizar novedades a órdenes contractuales, con código U.PR.12.011.011, disponible en la página web de la Gerencia en la sección de Macroprocesos.
Al respecto se deben tener en cuenta, en primer lugar, las disposiciones en relación con la liquidación de ordenes contractuales dispuestas en los artículos 87 y 88 del Manual de Convenios y Contratos. Asimismo, el procedimiento descrito en el artículo 78 del Manual.
De igual manera, la guía Cartilla para el ejercicio de la función de supervisión e interventoría de contratos y órdenes contractuales, en su numeral 15.2., establece el procedimiento a seguir en caso de ocurrencia de un posible incumplimiento contractual.
De conformidad con el numeral 8 del artículo 11 del Manual de Convenios y Contratos (Resolución de Rectoría 1551 de 2014) “expedir las certificaciones de contratación de las órdenes contractuales y contratos suscritas por el Ordenador del Gasto, elaboradas en la oficina bajo su responsabilidad”. En ese sentido, se debe contactar con la oficina de contratación donde fue suscrita la orden o contrato, donde le informaran el trámite para la consecución del mismo.
Únicamente para el caso de contratistas del Nivel Nacional, una vez realizado el pago ingresando al sitio web Pago Virtual, en el enlace https://pagovirtual.unal.edu.co/index.php, deben realizar el trámite en línea señalado en el enlace https://solicitudesenlinea.unal.edu.co/index.php?id=18&no_cache=1 y diligenciar el formulario dispuesto para tal fin.
En caso de que la página web no esté disponible, la solicitud podrá ser remitida al correo electrónico certific_ago_nal@unal.edu.co.
El área de Almacén o quien hace sus veces en cada sede, vía correo electrónico invent_nal@unal.edu.co, puede solicitar la creación de ítems en el Catálogo de Bienes de la Universidad, indicando las características principales y un nombre estándar.
Las reclamaciones se tramitan ante las siguientes áreas:
Por daño, hurto o extravío de bienes de propiedad de la Universidad o que se encuentren bajo su responsabilidad, deben ser radicados única y exclusivamente en el área de inventarios de la respectiva Sede.
Las reclamaciones por daños al parque automotor de la UN dentro y fuera de los predios de la Universidad, se deben tramitar a través de la Sección de Transportes de la Sede.
La pérdida o extravío de dinero y/o títulos valores deben ser tramitada por la Tesorería afectada. Las reclamaciones por gastos de defensa de funcionarios amparados en la póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos, deben ser reportadas por el funcionario afectado a la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional – SGB.
Las pérdidas de bienes de propiedad de un tercero afectado en donde exista responsabilidad de la Universidad, podrán ser reportadas directamente a la compañía de seguros.
Una vez identificado el caso del siniestro (pérdida o daño) se debe aportar lo relacionado en el listado de documentos formato U-FT-12.003.025.
La reclamación de siniestro la debe presentar el responsable de la tenencia y custodia del bien cuando detecta la pérdida de este por daño, hurto o extravío. Sí eventualmente el bien no se encuentra a cargo de responsable conocido o en ausencia de éste, el servidor público que primero haya conocido del hecho.
El estado de la reclamación de siniestro la debe informar el funcionario designado en el área de Inventarios de la Sede para el trámite de siniestros.
No. Solo debe exigirse como requisito previo para las invitaciones presentar oferta que deriven en la elaboración de órdenes contractuales superiores, o para contratos.
Si es posible expedir un CDP que tenga el mismo objeto que respalde temporalmente la obligación para el pago de varios estudiantes. A su vez se debe expedir una única resolución de ordenación del gasto que tenga el mismo objeto del CDP y que contenga en forma detallada cada uno de los terceros (nombre, cédula y valor). El registro presupuestal se debe efectuar por cada tercero. Para esto es necesario que se ordene el gasto con el número de la resolución identificando con literales cada tercero para que con éste se efectúe el registro presupuestal.
Ejemplo: CDP No. 01 por valor de $1.000.000. Resolución No. 025 de 2015 (que ordena del gasto) y en esta misma se discrimina cada tercero, así:
Ítem | Documento de Identidad | Nombre | Valor | Observación |
025-a | 71.111.111 | Pedro Pérez | $200.000 | Registro Presupuestal por cada tercero. |
025-b | 72.222.222 | Juan Rodríguez | $500.000 | |
025-c | 73.333.333 | Maria Ramos | $300.000 |
No. La única excepción es cuando se requiera cubrir gastos relacionados con el mismo objeto y cuyo compromiso se autoriza mediante resolución de ordenación del gasto como es caso de estudiantes auxiliares y becarios, entre otros.
No es posible, toda vez que se requiere haber obtenido previamente el certificado de disponibilidad presupuestal que lo respalde y haber efectuado el registro presupuestal correspondiente, según lo establece los artículos 31 y 32 del Régimen Financiero de la Universidad (Acuerdo 153 de 2014), de no cumplirse se podría configurar como hecho cumplido.
Si. Siempre y cuando exista una justificación por estrictas necesidades del servicio que requieran la adquisición de un bien o servicio o cualquier forma de asunción de compromisos para garantizar el funcionamiento y las actividades misionales de la Universidad de docencia, investigación y extensión. El ordenador del gasto deberá justificar las circunstancias que originen la constitución de la reserva, previa solicitud motivada del autorizador del gasto. En cualquier caso, la constitución de reservas presupuestales no podrán superar el primer trimestre de la siguiente vigencia.
La información contable de la universidad contenida en los informes trimestrales y estados financieros de las últimas vigencias, puede ser descargada a través del siguiente enlace: Estados financieros: Universidad Nacional de Colombia (unal.edu.co)
Los documentos de identificación, tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios del contador que firma los informes ye estados financieros de la universidad
se deben solicitar al Área de Gestión Estratégica Contable, a través del correo electrónico gestcontable_nal@unal.edu.co adjuntando la solicitud formal de la entidad externa que requiere dichos documentos.
La Universidad no tiene revisor fiscal dado que no cumple con los criterios establecidos en las siguientes normas, por lo que no se encuentra obligada a contratar una revisoría fiscal:
i. La Ley 789 de 2002 establece en su artículo 50 lo siguiente:
Artículo 50. Control a la evasión de los recursos parafiscales. (...)Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
Para la presentación de ofertas por parte de personas jurídicas será indispensable acreditar el requisito señalado anteriormente. El funcionario que no deje constancia de la verificación del cumplimiento de este requisito incurrirá en causal de mala conducta.
(...) (negrilla y subrayado fuera de texto).
ii. La Revisoría Fiscal es una figura reglamentada por la Ley 43 de 1990 y por el Código de Comercio en sus artículos 203 a 217. Son estas normas las que señalan expresamente quienes están obligados a tener revisor fiscal.
El Código de comercio en su artículo 203 establece quienes deben tener revisor fiscal, así:
1) Las sociedades por acciones;
2) Las sucursales de compañías extranjeras, y
3) Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración que representen no menos del veinte por ciento del capital.
De otra parte, la ley 43 del 90, en su Art. 13, parágrafo 2 contempla:
Será obligatorio tener Revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos.
Los indicadores financieros básicos, elaborados por el Área de Gestión Estratégica Contable, deben ser solicitados a través del correo electrónico gestcontable_nal@unal.edu.co
Puede solicitar información relacionada con el Sistema de Costos de la Universidad a través del correo electrónico: siscostos_nal@unal.edu.co
Debe comunicarse con la Dirección Financiera y Administrativa de la sede en la que desea realizar la donación, a fin de obtener información más detallada. El primer paso es manifestar su intención de donar a la Universidad, posteriormente se surtirán las actividades descritas en la Resolución de Rectoría 1522 de 2010.
Una vez que la Universidad haya emitido el acto administrativo aceptando la donación y se hayan recibido los recursos o bienes correspondientes, podrá solicitar su certificado en la oficina de contabilidad de la sede donde realizó la donación.
La declaración de bienes y rentas y conflictos de interés es una herramienta dispuesta por Función Pública para que los servidores públicos de altos cargos del Estado, contratistas y demás sujetos obligados declaren su información financiera y registren sus conflictos de interés. Por lo general se requiere dicha declaración del funcionario que firmará el contrato o convenio a nombre de la Universidad.
De acuerdo con las delegaciones establecidas en el Manual de convenios y contratos de la Universidad, el Rector es competente exclusivamente para la suscripción de contratos y convenios internacionales; por lo que se sugiere validar con la Dirección Financiera y Administrativa de la sede la delegación correspondiente para la firma de la declaración de bienes y rentas y conflicto de intereses.
Es importante tener en cuenta que la persona quien vaya a suscribir el convenio o contrato con la entidad es el mismo quien deberá diligenciar y suscribir dicha declaración. Para tal fin se deberá diligenciar el siguiente documento (descargar del enlace https://bitly.nz/SGNl2 ) y remitir el mismo debidamente firmado en formato PDF a la Dirección Financiera y Administrativa de la Sede junto con los documentos soporte a que haya lugar, quien evaluará la información diligenciada y remitirá al Área de Gestión Estratégica de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa para su cargue en la página Web de la Función Pública.
El artículo 65 de la Ley 223 de 1995 el cual modificó el artículo 23 del Estatuto Tributario indica:
“No son contribuyentes del impuesto sobre la renta, los sindicatos, las asociaciones de padres de familia, las sociedades de mejoras públicas, las Instituciones de Educación Superior aprobadas por el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES, que sean entidades sin ánimo de lucro, los hospitales que estén constituidos como personas jurídicas sin ánimo de lucro, las organizaciones de alcohólicos anónimos, las juntas de acción comunal, las juntas de defensa civil, las juntas de copropietarios administradoras de edificios organizados en propiedad horizontal o de copropietarios de conjuntos residenciales, las asociaciones de exalumnos, los partidos o movimientos políticos aprobados por el Consejo Nacional Electoral, las ligas de consumidores, los fondos de pensionados, así como los movimientos, asociaciones y congregaciones religiosas, que sean entidades sin ánimo de lucro”.
Así las cosas, la Universidad como Institución de Educación Superior, en el desarrollo de la función social del Estado consagrada en la Constitución Nacional, y de acuerdo con la legislación tributaria no es contribuyente del impuesto a la renta por lo que no debe presentar Declaración de Renta, en su lugar presenta la Declaración de Ingresos y Patrimonio, la cual se debe solicitar al Área de Gestión Estratégica Contable a través del correo electrónico gestcontable_nal@unal.edu.co
El Registro Único Tributario (RUT) es el proceso por el cual se incorporan en el RUT las personas obligadas a inscribirse, la universidad cuenta con dicho documento el cual debe ser solicitado a través del siguiente enlace Solicitud de RUT: Universidad Nacional de Colombia (unal.edu.co) adjuntando la solicitud formal de la entidad externa que requiere dichos documentos.
Este trámite requiere que el solicitante tenga una cuenta de correo institucional, ya que, por motivos de seguridad de la información, no se compartirá el documento con personas externas a la comunidad universitaria
Adicionalmente, es importante tener en cuenta que, de acuerdo con la normativa vigente, la administración tributaria estableció la vigencia indefinida del RUT mediante la circular 000001 del 15 de marzo de 2023, como se evidencia a continuación:
"La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN recuerda a la ciudadanía que la vigencia de la inscripción del Registro Único Tributario -RUT es indefinida y, en consecuencia, no se exigirá su renovación según el Decreto 1625 de 2016 en su artículo 1.6.1.2.7.; el inscrito solamente debe realizar actualización en caso de tener una modificación o adición en los datos que consignó originalmente en el registro (elementos constitutivos de identificación, ubicación o clasificación)."
Este documento lo expide la Subdirección de Inspección y Vigilancia del Viceministerio de Educación Superior, su actualización y gestión se realiza a solicitud de la Secretaría General de la Universidad, por lo que hace parte del paquete de representación legal. El documento deberá ser solicitado al correo electrónico secgener@unal.edu.co
Deberá ponerse en contacto con la oficina de tesorería de la sede quien le realizó el pago de recursos o quien tiene alguna vinculación. Para tal fin podrá consultar los números de contacto en el Directorio telefónico Institucional
Para crear o actualizar los datos de terceros en el SGF-QUIPU se debe radicar una solicitud a través del Banco de Terceros del Portal Financiero de la Universidad. Para más información de este proceso puede visitar el siguiente enlace: Banco de Terceros: Universidad Nacional de Colombia (unal.edu.co)
Debe solicitar al área responsable del reporte (oficinas de bienestar estudiantil lo referente a préstamo a estudiantes, y áreas contables de las sedes y/o unidades especiales las deudas por otros conceptos) el diligenciamiento del formato definido por la Contaduría General de la Nación para el retiro del Boletín.
El formato debidamente diligenciado y firmado por el responsable debe ser remitido al Área de Gestión Estratégica Contable, a través del correo electrónico gestcontable_nal@unal.edu.co
En relación con SARLAFT, la Circular Externa 0055 del 2016 de la Superintendencia Financiera estableció que: “Corresponde a las entidades vigiladas diseñar e implementar el SARLAFT”. En este sentido, son las entidades vigiladas por dicha superintendencia las obligadas a implementar dicho sistema, lo que excluye a la Universidad Nacional de Colombia. De igual manera, la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) profirió el Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015 (actualizado el 2 de abril del 2018), el cual en su artículo 2.14.2 estableció los sectores económicos obligados a informar sobre operaciones sospechosas. Adicionalmente, con la expedición de la Circular Externa 04 de 2017, la Superintendencia de la Economía Solidaria modificó el Capítulo XI del Título II y el Capítulo IX del Título III de la Circular Básica Jurídica expedida por dicha entidad, con el fin de que todas las entidades sometidas a su vigilancia diseñen, implementen y pongan en funcionamiento el SARLAFT.
En relación con SAGRILAFT, según lo establecido por la Circular Básica Jurídica - Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017 y la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, ambas de la Superintendencia de Sociedades, las empresas vigiladas por dicha superintendencia son las que se encuentran obligadas a implementar dicho sistema, entre las que se encuentran las de los siguientes sectores: agentes inmobiliarios, comercialización de metales y piedras preciosos, servicios jurídicos, servicios contables, construcción de edificios y obras de ingeniería civil, de activos virtuales, de supervisión especial o regímenes especiales y empresas que reciban aportes en activos virtuales.
En este sentido, debido a que la Universidad Nacional de Colombia no hace parte de las entidades vigiladas por las citadas superintendencias y que, por tanto, los lineamientos proferidos en relación con el SARLAFT y el SAGRILAFT no la incluyen en su ámbito de aplicación, no se hace preciso dar respuesta a dicha solicitud.
La suscripción de los formatos o formularios requeridos para convenios o contratos por parte de la representación legal de la Universidad está regulada por el Manual de Convenios y Contratos. Este establece que la Rectoría tiene competencia exclusiva para firmar contratos y convenios internacionales.
Por lo tanto, es necesario validar con la Dirección Financiera y Administrativa de cada sede la delegación correspondiente para la firma de cada formato.
Nombre o Razón Social | Universidad Nacional de Colombia |
Número de Identificación Tributaria - NIT | 899.999.063 – 3 |
Código Actividad Económica Principal CIIU | 8544 educación de Universidades |
Fecha de inicio de actividades | 02/01/1968 |
Origen del capital / Tipo de organización | Público / Institución Educación Superior |
Régimen tributario | Gran contribuyente – Resolución 012220 del 26 de diciembre de 2022 |
Retención en la fuente | No es contribuyente del impuesto de renta, no se le debe practicar retención en la fuente por renta |
Responsable de IVA | No responsable de IVA |
Responsable de impuesto al consumo | No es responsable de impuesto al consumo |
Retenedor de ICA | Si (en algunas ciudades) |
A la cédula de rentas de trabajo pertenecen las personas naturales que perciban ingresos por concepto de salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociado cooperativo y, en general, las compensaciones por servicios personales - artículo 103 del Estatuto Tributario.
Esta cédula aplica para los trabajadores independientes con contratos de prestación de servicios.
A la cédula de renta no laboral pertenecen las personas naturales que perciban ingresos no clasificados en las demás cédulas (rentas de trabajo, pensiones, rentas de capital, dividendos y participaciones); es decir, ingresos como comercio al por menor y mayor, ventas de activos fijos, entre otros.
Esta cédula aplica para los trabajadores independientes con contratos diferentes a prestación de servicios.
Para los trabajadores independientes pertenecientes a las rentas de trabajo, se podrá disminuir:
1. De la base de retención en la fuente, y hasta el límite máximo establecido en la normativa:
2. De la base de retención de industria y comercio y hasta el límite máximo establecido en la normativa:
De acuerdo a lo establecido en el parágrafo 2 del Artículo 387 del Estatuto Tributario, tendrán la calidad de Dependientes:
PARÁGRAFO. Para efectos de probar la existencia y dependencia económica de los dependientes a que se refiere este artículo, el contribuyente suministrará al agente retenedor un certificado, que se entiende expedido bajo la gravedad del juramento, en el que indique e identifique plenamente las personas dependientes a su cargo que dan lugar al tratamiento tributario a que se refiere este artículo.
1. Ingreso Base de Cotización (IBC) de los trabajadores independientes con contratos de prestación de servicios, y que pertenece tributariamente a las rentas de trabajo:
Corresponde al 40% del valor mensualizado del contrato, sin incluir el valor del Impuesto al valor agregado (IVA).
El valor mensualizado del contrato, se obtiene dividiendo el valor total del contrato (sin IVA) entre el número de meses de vigencia del contrato (desde la fecha de inicio hasta la fecha de terminación).
2. Ingreso Base de Cotización (IBC) de los trabajadores independientes con contratos diferentes a prestación de servicios, y que pertenece tributariamente a las rentas no labores y de capital:
Corresponde al 40% del valor resultante de restar de los ingresos brutos (a) del mes los costos asociados a la actividad económica (b)
a. Ingresos (sin incluir el IVA) causados o percibidos en el mes, derivados de la totalidad de los contratos diferente a prestación de servicios suscritos con la universidad. Artículo 89 de la Ley 2277 de 2022.
b. Costos del mes (en los términos establecidos en el artículo 107 del Estatuto Tributario que regula las expensas, o por el esquema de presunción de costos de acuerdo al anexo del Decreto 1601 de 2022), derivados de la totalidad de los contratos diferente a prestación de servicios suscritos con la universidad. Artículo 89 de la Ley 2277 de 2022.
La normativa vigente establece que en ningún caso el ingreso base de cotización (IBC) puede ser inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV), ni superior a 25 (SMLMV).
TIPO DE APORTE | PORCENTAJE | BASE | ||||||||||||||||||||||
Salud | 12,5% | Ingreso base de cotización (IBC) | ||||||||||||||||||||||
Pensión | 16% | Ingreso base de cotización (IBC) | ||||||||||||||||||||||
Aportes a riesgos laborales (ARL) |
|
Ingreso base de cotización (IBC) | ||||||||||||||||||||||
Fondo de solidaridad pensional |
|
Ingreso base de cotización (IBC) |
Sí, siempre que exista una novedad de ingreso o retiro reportada en la planilla de aportes al sistema de seguridad social integral. Lo anterior, de acuerdo a la normativa vigente emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
En los casos en que el contrato de prestación de servicios presenta una adición que inicia en el mismo mes en que finaliza el contrato inicial, se debe diligenciar la prórroga en un renglón diferente al del contrato, para el pago del mes en que ambos, el contrato inicial y la adición, están vigentes simultáneamente. En los meses siguientes, solo se deberá diligenciar la prórroga vigente.
En caso contrario, si la fecha de inicio de la adición no coincide en el mismo mes con la fecha de terminación del contrato inicial, no es necesario el diligenciamiento simultáneo del contrato y la adición, ya que no se traslapan.
Consulte los documentos en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa https://gerencia.unal.edu.co/, en la opción Solicitudes, tramites y servicios\Trámites\Gestión Financiera.
Los medios de pago que utiliza la Universidad Nacional de Colombia son:
- Electrónicos (transferencia electrónica, PSE, pago en efectivo por ventanilla)
- Cheque.
Sin embargo, por un tema de agilización, bancarización y seguridad, la Universidad propende el pago por transferencia electrónica.
Consulte los horarios de atención en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa https://gerencia.unal.edu.co/, en la opción Solicitudes, tramites y servicios\Trámites\Gestión Financiera.
Consulte el trámite en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa https://gerencia.unal.edu.co/, en la opción Solicitudes, trámites y servicios\Trámites\Gestión Financiera/Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo no debido por conceptos no tributarios.
Sí, considerando que la transferencia se realiza a nombre del beneficiario, previa autorización de la dependencia correspondiente.
El certificado de parafiscales se puede solicitar en línea, a través de la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa https://gerencia.unal.edu.co/, en la opción Solicitudes, tramites y servicios\solicitudes en línea\Paz y salvo de parafiscales.
Los certificados de las retenciones y/o contribuciones practicadas se puede solicitar en línea, a través de la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa https://gerencia.unal.edu.co/, en la opción Solicitudes, tramites y servicios\solicitudes en línea\certificado de retenciones.
El certificado de ingresos y retenciones para contratistas y estudiantes se puede solicitar en línea, a través de la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa https://gerencia.unal.edu.co/, en la opción Solicitudes, tramites y servicios\solicitudes en línea\certificado de ingresos y retenciones.
Debe ingresar a la solicitud en línea: Creación o modificación de usuarios en el SGF-QUIPU.
Principalmente las delegaciones de ordenación del gasto y el funcionamiento de los Fondos Especiales se encuentran en la Resolución 040 de 2001 y sus resoluciones modificatorias las cuales puede consultar en el siguiente link: www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp
Debe ingresar al siguiente link: www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp
El RUP se encuentra publicado en la página de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, por favor, tener en cuenta la siguiente ruta para poder descargar el documento.
https://gerencia.unal.edu.co/ > Documentos y sitios de interés > Documentos > Registro único de proponentes – RUP de la UNAL.
Según el numeral 1.4. del Capítulo 1 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, un avance es un “anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios”.
El trámite para realizar la solicitud de un avance se encuentra en el procedimiento transversal (de los procesos financiero y administrativo) “gestionar la autorización para la adquisición de bienes o servicios o de gastos de transporte y estadía o de apoyos económicos mediante acto administrativo”, el cual se encuentra publicado en la sección del Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera en la página web de la Gerencia.
Los formatos que se deben diligenciar para gestionar un avance, dependiendo de cada caso, pueden ser consultados en el procedimiento “gestionar la autorización para la adquisición de bienes o servicios o de gastos de transporte y estadía o de apoyos económicos mediante acto administrativo” y en el instructivo “verificar el cumplimiento de requisitos de autorizaciones para avances”, los cuales se encuentran publicados en la sección del Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera en la página web de la Gerencia.
Los formatos que se deben diligenciar para gestionar un avance, dependiendo de cada caso, pueden ser consultados en el procedimiento “gestionar la autorización para la adquisición de bienes o servicios o de gastos de transporte y estadía o de apoyos económicos mediante acto administrativo” y en el instructivo “verificar el cumplimiento de requisitos de autorizaciones para avances”, los cuales se encuentran publicados en la sección del Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera en la página web de la Gerencia.
Sí, en caso de que el saldo de la orden contractual no alcance a cubrir el valor de los gastos de transporte y estadía, según lo dispuesto en el Parágrafo 1 del artículo 38 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009. En dicho caso, “se podrá autorizar el avance a nombre de un docente o administrativo, quien se responsabilizará del avance y de su legalización, para lo cual deberá firmar el formato de descuento de avance no legalizado que se haría efectivo en caso de que el servidor público no lo legalice oportunamente”.
No, según lo dispuesto en el artículo 40 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009. Únicamente se pueden conceder avances para adquisición de bienes y servicios a docentes y administrativos.
Cuando los documentos completos e idóneos para la legalización de avances se radican en la Tesorería o en la dependencia correspondiente, y no presentan inconsistencias.
Cuando legalice el avance y los documentos no presenten inconsistencias
Según el artículo 46 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, los avances por concepto de viáticos, gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos, auxilio o gastos de marcha, o auxilio de viaje y adquisición de bienes o servicios, deberán ser legalizados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del objeto del avance, o del vencimiento del plazo establecido, en los casos de adquisición de bienes o servicios.
De acuerdo con lo establecido en la Resolución de Rectoría 1566 de 2009, a los contratistas solo se les puede conceder avances por concepto de gastos de transporte y estadía. Al respecto, el artículo 33 de la resolución en mención indica que “se podrán conceder gastos de transporte y estadía a contratistas, siempre y cuando en la respectiva orden contractual, éstos hayan sido autorizados, exista saldo suficiente para cubrir el valor del avance y se haya pactado que el tesorero o quien haga sus veces realice el descuento cuando el avance no sea legalizado oportunamente”.
Según el artículo 39 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, “no se autorizarán gastos de transporte y estadía a contratistas que tengan pendiente la legalización de avances anteriores, a menos que se trate de una ampliación del número de días requeridos para la actividad que se está realizando”.
Sí, según el artículo 16 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009 el cual establece que “se podrá conceder en forma simultánea hasta tres (3) avances a un mismo docente o administrativo”.
- Formato Declaración explícita otros conceptos – para uno o más beneficiarios, según el caso, cuando se conceda un avance a un docente por prácticas extramurales o salidas de campo y se efectué un único giro al docente encargado de la actividad, entre otros.
- Comprobante de consignación o recibos de caja por concepto de reintegros de avances, por menor valor legalizado, cuando haya lugar a éste. El beneficiario del avance debe solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.
- Formato Legalización de avances para adquisición de bienes y servicios, debidamente diligenciado y firmado por el responsable del avance, donde detalle las facturas o documentos equivalentes que soporten los gastos para los cuales fue utilizado el avance concedido
- Facturas electrónicas que deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto tributario.
- Orden de Entrada a almacén, en caso de adquisición de bienes devolutivos.
- Comprobante de consignación, en caso de que haya lugar, por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y/o territoriales, que se hayan practicado a los proveedores de bienes y servicios.
- Comprobante de consignación o recibos de caja por concepto de reintegros de avances, por menor valor legalizado, cuando haya lugar a éste. El beneficiario del avance debe solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro
- Formato Recibo de pago debidamente diligenciado, para los casos en que al proveedor del bien o servicio le sea imposible, por razones de ubicación geográfica o causas extremas, aportar los documentos que contiene la información mínima requerida para la creación del tercero en el Sistema de Gestión Financiera
- Fotocopia del RUT o cédula de ciudadanía, según sea el caso.
El costo o gasto por este concepto será reconocido a nombre del contratista, y se constituye en ingreso gravado en cabeza de él, lo cual deberá tener en cuenta en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias; para ello, la tesorería responsable entrega anualmente el respectivo certificado.
Según el artículo 8 del Decreto 823 de 1987, “para los empleados del sector oficial, cuya relación se origine en una vinculación legal o reglamentaria, los pagos por concepto de viáticos destinados exclusivamente a sufragar gastos de manutención y alojamiento durante el desempeño de sus comisiones oficiales…no se consideran ingreso gravable para el trabajador…”; en consecuencia, para legalizar avances por concepto de viáticos los funcionarios docentes y administrativos de la Universidad Nacional de Colombia, sólo deberán entregar como soporte el Formato Declaración Explícita debidamente diligenciado y firmado.
Según el artículo 54 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, el valor del avance no legalizado por parte del docente o administrativo, dentro del término establecido, se descontará, previa verificación de la capacidad de endeudamiento por parte de la Oficina de Personal o de la dependencia que haga sus veces, del sueldo o de las prestaciones sociales, teniendo como soporte la documentación enviada por parte de la dependencia encargada de efectuar la legalización. En el caso de los contratistas el artículo 55 de la misma resolución señala que los avances no legalizados girados a contratistas se deberán descontar del saldo de la respectiva orden contractual.
Estos casos, deberán ser informados por el jefe de la dependencia encargada de efectuar la legalización, mediante escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces, para lo de su competencia.
Según el artículo 49 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, todo beneficiario de un avance deberá reintegrar a la tesorería o la dependencia que haga sus veces en la Universidad los recursos que no se gastaron del avance concedido.