Escudo de la República de Colombia

Listado de trámites

Adquisición de Bienes y Servicios

Dirigido: Docentes, administrativos o contratistas de la Universidad, responsables de adelantar procesos contratactuales
Descripción: Su objetivo es gestionar la adquisición de bienes y servicios requeridos por las diferentes dependencias y proyectos de la Universidad Nacional de Colombia.

El trámite que usted deberá adelantar como solicitante es el siguiente:

  1. Verifique si la contratación que va a solicitar está relacionada con temas de informática y comunicaciones, adquisición de material bibliográfico impreso, elementos de seguridad industrial o de salud ocupacional, equipos de laboratorio, publicación de avisos con uso de imagen institucional. En caso afirmativo, solicite la expedición de las autorizaciones o directrices técnicas previas a que haya lugar,, según lo establecido en el Manual de Convenios y Contratos.
  2. Para contrataciones cuyo valor supere los 160 SMLMV, adelante el estudio de mercado, según Guía Estudio de Mercado, y con base en lo concluido, previo a la invitación, solicite el CDP en el Formato Solicitud de CDP.
  3. Elabore la invitación en el Formato Invitación directa a presentar oferta para orden contractual, y envielo por escrito, vía correo electrónico o vía fax, a los posibles proveedores que pueden ofrecer el bien o servicio requerido.
  4. Evalue la(s) oferta(s) escrita(s) recibida(s), según los requisitos establecidos en la invitación, gestione la emisión de concepto técnico (si aplica), seleccione la oferta más favorable, documente dicha evaluación en el Formato Informe de Evaluación de oferta(s) recibida(s), y remita la evaluación al(los) oferente(s) por escrito, vía correo electrónico o vía fax.
  5. Solicite la presentación de los documentos requeridos al oferente seleccionado, según aplique en cada caso, diligencie el Formato Solicitud de orden contractual, y preséntelo junto con el CDP y los documentos del contratista ante el área de contratación correspondiente.

Formatos asociados al trámite









Descripción: Su objetivo es contratar a personas naturales para la prestación de servicios profesionales, técnicos o asistenciales, o de apoyo a la gestión, requeridos por las diferentes dependencias y proyectos de la Universidad Nacional de Colombia.

El trámite que usted deberá adelantar como solicitante es el siguiente:

  1. Verifique si el servicio a contratar está relacionado con temas de informática y comunicaciones. En caso afirmativo, solicite la expedición de la directriz técnica previa, según lo establecido en el Manual de Convenios y Contratos.
  2. Para contrataciones cuyo valor supere los 160 SMLMV, adelante el estudio de mercado, según Guía Estudio de Mercado, y con base en lo concluido, previo a la invitación solicite el CDP en el Formato Solicitud de CDP.
  3. La invitación y la oferta pueden ser verbales.
  4. Solicite la presentación de los documentos requeridos al oferente seleccionado, según aplique en cada caso, diligencie el Formato Solicitud de orden contractual, y preséntelo junto con el CDP y los documentos del contratista ante el área de contratación correspondiente.

Formatos asociados al trámite





Descripción: Su objetivo es gestionar la contratación de personas naturales para servicios especializados de asesoría, interventoría, consultoría, gerencia de obra o de proyectos o la elaboración de estudios y diagnósticos, o para servicios de mantenimiento o reparación, requeridos por las diferentes dependencias y proyectos de la Universidad Nacional de Colombia.

El trámite que usted deberá adelantar como solicitante es el siguiente:

  1. Verifique si el servicio a contratar está relacionado con temas de informática y comunicaciones. En caso afirmativo, solicite la expedición de la directriz técnica previa, según lo establecido en el Manual de Convenios y Contratos.
  2. Para contrataciones cuyo valor supere los 160 smlmv, adelante el estudio de mercado, según Guía Estudio de Mercado, y con base en lo concluido, previo a la invitación solicite el CDP en el Formato Solicitud de CDP.
  3. Elabore la invitación en el Formato Invitación directa a presentar oferta para orden contractual, y envielo por escrito, vía correo electrónico o vía fax, a las posibles personas naturales que pueden ofrecer el servicio requerido.
  4. Evalue la(s) oferta(s) escrita(s) recibida(s), según los requisitos establecidos en la invitación, gestione la emisión de concepto técnico (si aplica), seleccione la oferta más favorable, documente dicha evaluación en el Formato Informe de Evaluación de oferta(s) recibida(s), y remita la evaluación al(los) oferente(s) por escrito, vía correo electrónico o vía fax.
  5. Solicite la presentación de los documentos requeridos al oferente seleccionado, según aplique en cada caso, diligencie el Formato Solicitud de orden contractual, y preséntelo junto con el CDP y los documentos del contratista ante el área de contratación correspondiente.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Docentes, administrativos o contratistas de la Universidad, responsables de adelantar procesos contratactuales
Descripción: Su objetivo es gestionar la contratación de obras que impliquen intervenciones físicas (Ver definicion y tipologías en la Parte I.

Definiciones del Manual de Convenios y Contratos), instalación de equipos y redes de soporte, sobre predios y bienes inmuebles de la Universidad. Podrán pactarse bajo la modalidad de administración delegada, precio unitario fijo, o precio global alzado(intervenciones fisicas) requeridas por las diferentes dependencias y proyectos de la Universidad Nacional de Colombia.

El trámite que usted deberá adelantar como solicitante es el siguiente:

  1. Verifique si la obra a adelantar conlleva a alteraciones o cambios sustanciales de orden estético o de los valores patrimoniales y culturales de los bienes de la Universidad. En caso afirmativo, solicite la expedición de la Resolución de autorización de intervención física, por parte del Vicerrector o Director de Sede.
  2. Verifique si la obra a adelantar requiere Licencia de la curaduría urbana o autoridad territorial competente, Permiso del Ministerio de Cultura, Licencia o permiso ambiental. y de ser así tramítelas.
  3. Solicite la directriz técnica previa a la instancia técnica competente designada en su respectiva sede.
  4. Para contrataciones cuyo valor supere los 160 smlmv, adelante el estudio de mercado, según Guía "Estudio de Mercado", y con base en lo concluido, previo a la invitación, solicite el CDP en el Formato Solicitud de CDP.
  5. Elabore la invitación en el Formato Invitación directa a presentar oferta para orden contractual, y envielo por escrito, vía correo electrónico o vía fax, a los posibles proveedores que pueden ejecutar la obra requerida.
  6. Evalue la(s) oferta(s) escrita(s) recibida(s), según los requisitos establecidos en la invitación, gestione la emisión de concepto técnico (si aplica), seleccione la oferta más favorable, documente dicha evaluación en el Formato "Informe de Evaluación de oferta(s) recibida(s), y remita la evaluación al (los) oferente(s) por escrito, vía correo electrónico o vía fax.
  7. Solicite la presentación de los documentos requeridos al oferente seleccionado, según aplique en cada caso, diligencie el Formato Solicitud de orden contractual, y preséntelo junto con el CDP y los documentos del contratista ante el área de contratación correspondiente.

Formatos asociados al trámite





Tesorería





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de avances por concepto de adquisición de bienes y servicios
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto por concepto adquisición de bienes y servicios, ejemplo de ello: apoyo logistico, inscripción a eventos e internacionales, adquisición de insumos y materiales, entre otros, que se efectúan de manera excepcional, para atender compromisos urgentes e imprescindibles.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

  1. Formato U-FT-12.004.068 - Legalización de avances para adquisición de bienes y servicios, debidamente diligenciado y firmado por el funcionario o docente responsable.
  2. Copia de Resolución que aprueba el gasto, conforme las disposiciones legales establecidas.
  3. Facturas de venta y/o documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos, que soportan la adquisición de bienes y servicios. En caso que el proveedor del bien o servicio le sea imposible, por razones de ubicación geográfica o causas extremas, aportar los documentos que contienen la información mínima requerida para la creación de terceros en SGF – QUIPU, como soporte del costo o gasto, puede diligenciar el Formato U-FT-12.004.003-Recibo de Pago.
  4. Comprobante de consignación, en caso que se deba practicar retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.
  5. Entrada de almacén cuando el bien adquirido así lo requiera.
  6. Cuando se requiera la creación del proveedor del bien o servicio en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el responsable del avance debe, además de los soportes solicitados:

  1. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.
  2. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de avances por concepto de Auxilio de viaje entregados a Estudiantes o auxilio de prácticas académicas
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto ocasionados en una práctica extramural o salida de campo; gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, en que los estudiantes incurran en el  desarrollo de actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia, representantes estudiantiles, entre otros.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

a. Formato U-FT-12.004.066 - Declaración Explícita Otros Conceptos - para uno o más beneficiarios debidamente diligenciado y firmado, por cada estudiante y el funcionario o docente responsable.

b.Copia de Resolución que aprueba la actividad  y auxilio de entregado a estudiantes, conforme las tarifas legales establecidas.

c.Comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los estudiantes según las tarifas vigentes, y dependiendo de su categoría tributaria.  

d.Cuando se requiera la creación del proveedor en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato  U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.

e.Opcionalmente, puede aportar facturas de venta y documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos legales para el reconocimiento de los costos y gastos asociados y comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el responsable del avance debe, además de los soportes solicitados:

a. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.

b. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Personas naturales vinculadas por la Universidad mediante orden contractual, siempre y cuando la orden lo establezca, beneficiarios de avances por concepto de gastos de transporte y estadía
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al contratista, reconociendo el costo o gasto por concepto de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar lo soportes que son:

  1. Formato U-FT-12.004.065 - Declaración Explícita para gastos de transporte y estadía de contratistas debidamente diligenciado y firmado por el contratista y visto bueno del interventor.
  2. Copia de Resolución que otorga la comisión y reconoce los gastos de transporte y estadía conforme las tarifas legales establecidas.
  3. Comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que proceda de acuerdo a la categoría tributaria del contratista.
  4. Opcionalmente, puede aportar facturas de venta y documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos legales para el reconocimiento de los costos y gastos asociados y comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el beneficiario del avance debe, además de los soportes solicitados: a. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro. b. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de avances por concepto de Gastos de viaje entregados a Evaluadores externos, Invitados, Otros.
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto por concepto viáticos.                                                        

Para tramitar la legalización de avance debe aportar lo soportes que son:        

a. Formato U-FT-12.004.066 - Declaración Explícita Otros Conceptos - para uno o más beneficiarios debidamente diligenciado y firmado, por cada uno de los invitados y el funcionario o docente responsable

b. Copia de Resolución que aprueba la actividad y reconoce los gastos de viaje entregados a evaluadores externos, invitados, entre otros, conforme las tarifas legales establecidas.

c. Cuando se requiera la creación del tercero o invitado en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato  U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.

d.Comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los evaluadores externos, invitados y otros, de acuerdo a las tarifas vigentes, y dependiendo de su calidad como extranjero o nacional.

e.Opcionalmente, puede aportar facturas de venta y documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos legales para el reconocimiento de los costos y gastos asociados y comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el responsable del avance debe, además de los soportes solicitados:

a. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.

b. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado. 

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, beneficiarios de avances por concepto de viáticos
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto por concepto viáticos, como alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar lo soportes que son:

  1. Formato U-FT-12.004.067 - Declaración Explicita para Viáticos de funcionarios docentes y administrativos, debidamente diligenciado y firmado por el funcionario, docente o administrativo
  2. Copia de Resolución que otorga la comisión y reconoce los viáticos conforme las tarifas legales establecidas.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el beneficiario del avance debe, además de los soportes solicitados:

  1. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.
  2. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de las cajas menores.
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de las cajas menores las cuales constituyen un fondo fijo establecido a cargo de un servidor público de la Universidad, para atender de forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos , identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el caracter de urgente e imprescindible. Se cancela definitivamente al final de la vigencia fiscal, en las fechas que establezca la Rectoría en la resolución anual de creación de cajas menores. Para esta fecha, el responsable deberá reintegrar el saldo sobrante a la cuenta bancaria de donde inicialmente se giraron los recursos

Tenga en cuenta que:

  1. La fecha de los comprobantes soportes del gasto deben corresponder a la vigencia fiscal que se está legalizando.
  2. El gasto debe efectuarse después de la constitución o del reembolso de la caja menor según el caso.
  3. Se debe elaborar mensualmente la conciliación bancaria en el caso de que la caja menor se maneje con cuenta bancaria, y que las partidas conciliatorias no presenten antigüedad superior a un (1) mes.
  4. Los gastos deben referirse al objeto y funciones de la Universidad  y su ejecución corresponder a los rubros presupuestales autorizados en la resolución de constitución.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

  1. Formato U-FT-12.004.006 - Relación de reembolso o legalización de gastos por concepto de cajas menores, debidamente diligenciado y firmado por responsable caja menor.
  2. Copia de la resolución de Rectoría con la cual se creó la caja menor para el caso del primer desembolso de caja menor o Copia de la resolución de ordenación del gasto con la que fue girada la caja menor que se está legalizando.
  3. Facturas que cumplan con lo establecido en el Art. 617 del Estatuto Tributario o documentos equivalentes a la factura, soporte de cada gasto.
  4. Formatos U-FT-12.004.043 - Comprobante de caja menor para gastos de transporte, debidamente diligenciado y firmado por beneficiario del gasto y responsable de la caja menor.
  5. Entrada de almacén cuando el bien adquirido así lo requiera.
  6. Cuando se requiera la creación del proveedor del bien o servicio en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.
  7. Comprobante de consignación, en caso que se deba practicar retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.
  8. Para quienes cuenten con cuenta bancaria, entregar la chequera al jefe del área de Tesorería de la cual se efectuó el giro de los recursos de la caja menor.
  9. comprobante consignación reintegro de los recursos no ejecutados de caja menor.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de las cajas menores.
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de las cajas menores, las cuales constituyen un fondo fijo establecido a cargo de un servidor público de la Universidad, para atender de forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos , identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el caracter de urgente e imprescindible. Procediendo así al respectivo de reembolso de los gastos ya ejecutados.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

  1. Formato U-FT-12.004.006 - Relación de reembolso o legalización de gastos por concepto de cajas menores, debidamente diligenciado y firmado por responsable caja menor.
  2. Copia de la resolución de Rectoría con la cual se creó la caja menor para el caso del primer desembolso de caja menor o Copia de la resolución de ordenación del gasto con la que fue girada la caja menor que se está legalizando.
  3. Facturas que cumplan con lo establecido en el Art. 617 del Estatuto Tributario o documentos equivalentes a la factura, soporte de cada gasto.
  4. Formatos U-FT-12.004.043 - Comprobante de caja menor para gastos de transporte, debidamente diligenciado y firmado por beneficiario del gasto y responsable de la caja menor.
  5. Entrada de almacén cuando el bien adquirido así lo requiera.
  6. Cuando se requiera la creación del proveedor del bien o servicio en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.
  7. Comprobante de consignación, en caso que se deba practicar retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Personas Naturales
Descripción: Para efectos de retención en la fuente la cédula de renta de trabajo aplica para los pagos efectuados por concepto de honorarios y por la compensación por servicios personales obtenidos por las personas que informan que no han contratado o vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad.

Condiciones Generales:

  • El "Formato: " Certificación para la aplicación de ley 1819 de 2016" deberá entregarse previo a cada pago en la respectiva tesorería.
  • El trámite de pago tiene una duración de 5 días hábiles. el cual  inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago. En caso de presentarse devoluciones el trámite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.
  • En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.
  • Las personas que informen que  han contratado o vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad deben diligenciar el formato "Certificación rentas no laborales – Ley 1819 de 2016"

Otros Formatos: Planilla del pago de aportes de seguridad social del periodo del servicio prestado

Certificación de afiliación a ARL (Si Aplica)

Factura o documento equivalente (Si Aplica)

Paz y salvo de inventarios (Si Aplica)

Acta de liquidación anticipada (Si Aplica)

Certificado de Intereses por préstamos para adquisición de vivienda (Si Aplica)

Comprobante Mensual de Medicina Prepagada (Si Aplica)

Certificado de Seguro de Salud (Si Aplica)

Certificado de Cuentas de Ahorro y pago mensual de AFC (Si Aplica)

Ingreso al Almacén (Si Aplica)

 

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Personas Naturales
Descripción: Para efectos de retención en la fuente la cédula de renta no laboral  aplica para los pagos efectuados por concepto de honorarios y por la compensación por servicios personales obtenidos por las personas que informan que han contratado o vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad.

Condiciones Generales:

 

  • Para efectos de la retención en la fuente se aplicarán las tarifas establecidas en la normativa tributaria vigente.
  • El "Formato: "Certificación rentas no laborales – Ley 1819 de 2016" deberá entregarse previo a cada pago en la respectiva tesorería.
  • Si la persona natural requiere el uso del   "Formato: "Certificación de expensas – Artículo 107 E.T”,  deberá entregarlo previo a cada pago en la respectiva tesorería.
  • El trámite de pago tiene una duración de 5 días hábiles. el cual  inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago. En caso de presentarse devoluciones el trámite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.
  • En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.

Otros Formatos: Planilla del pago de aportes de seguridad social del periodo del servicio prestado.

Certificación de afiliación a ARL (Si Aplica).

Factura o documento equivalente (Si Aplica).

Paz y salvo de inventarios (Si Aplica).

Acta de liquidación anticipada (Si Aplica).

Ingreso al Almacén (Si Aplica).

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Personas Naturales
Descripción: Adquirir bienes con personas naturales, requeridos por las diferentes dependencias y proyectos de la Universidad Nacional de Colombia.

Condiciones Generales:

  • Para efectos de la retención en la fuente se aplicarán las tarifas establecidas en la normativa tributaria vigente.
  • Si la persona natural requiere el uso del   "Formato: "Certificación de expensas – Artículo 107 E.T”,  deberá entregarlo previo a cada pago en la respectiva tesorería.
  • El trámite de pago tiene una duración de 5 días hábiles. el cual inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago. En caso de presentarse devoluciones el trámite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.
  • En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.

Otros Formatos: Acreditar aportes de seguridad social.

Factura o documento equivalente (Si Aplica).

Ingreso al Almacén (Si Aplica).

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Personas Naturales Contratistas
Descripción: Es el trámite mediante el cual se realiza el giro para cubrir los  gastos de por concepto de gastos de viaje, como alojamiento, alimentación y transporte o movilización del contratistas dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

Para el caso de contratistas la orden de servicio debe estar vigente y tener la clausula que autorice los gastos de viaje.

 

Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 





Dirigido: Estudiantes, Evaluadores externos, Miembros de cuerpos colegiados, Invitados académicos
Descripción: Es el trámite mediante el cual se realiza el giro para cubrir los  gastos por de concepto de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de estudiantes, evaluadores externos, miembros de cuerpos colegiados, invitados académicos, dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

 

Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad Nacional de Colombia
Descripción: Es el trámite mediante el cual se realiza el giro para cubrir los  gastos de por concepto de viáticos, como alojamiento, alimentación y transporte o movilización del funcionario dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

 

Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 









Dirigido: Personas Juridicas Contratistas
Descripción: Es la modalidad mediante la cual se entrega al contratista un porcentaje del valor pactado antes de impuestos, con el fin de que pueda sufragar los gastos inherentes al cumplimiento de sus obligaciones y con esa exclusiva destinación.

Las sumas entregadas en esta modalidad pertenecen a la Universidad y deben ser amortizadas en la proporción en que se pacte en la orden contractual o contrato.

 

Otros Formatos: COPIA Poliza de amparo del anticipo

Plan de manejo del anticipo (CUANDO APLIQUE)

 





Dirigido: Personas Juridicas Contratistas
Descripción: El trámite de pago tiene una duración de 5 días habiles, e inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago.

En caso de presentarse devoluciones el tramite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.

En el caso de facturación por computador, esta debe acreditarse con la respectiva Resolución de Autorización emitida por la DIAN.

En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.

 

Otros Formatos: Constancia de pago de aportes al sistema de seguridad social y paz y salvo de parafiscales

Factura o documento equivalente

Acta de entregas parciales de obra (Si Aplica)

Acta de liquidación anticipada (Si Aplica)

Entrada de almacén (Si Aplica)

COPIA Poliza de amparo del anticipo

Plan de manejo del anticipo (CUANDO APLIQUE)

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Estudiantes UNAL
Descripción: Corresponden a los pagos realizado a Estudiantes como retribución o contraprestación por labores prestadas a la Universidad.

El trámite de pago tiene una duración de 5 días habiles. el cual  inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago.

En caso de presentarse devoluciones el tramite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.

 

Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Proveedores, contratistas y funcionarios docentes y administrativos
Descripción: Es el trámite mediante el cual un tercero puede acceder a los certificados que requiera para efectos tributarios. La solicitud del certificado se efectúa a través de la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, en la opción “Solicitudes en Línea”.

Los certificados de Ingresos y retenciones de personas naturales se encuentra en la siguiente ruta: http://gerencia.unal.edu.co > Documentos y sitios de interés > Sitios de Interés. 









Dirigido: Usuarios internos y externos
Descripción: Es el tramite mediante el cual se realiza la devolución de la inscripción para el examen de admisión en los siguientes casos:

  1. Programas de pregrado, únicamente por doble consignación.
  2. Programas de posgrados en el caso que dicho programa no se realice. Para lo cual debe realizar la solicitud a la Dirección Nacional de Admisiones; una vez autorizado el reembolso debe adjuntar copia de documento de identidad, copia de consignación y formato creación de tercero.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Ciudadanos, extranjeros y organizaciones
Descripción: Obtener la devolución y/o compensación de pagos en exceso o lo no debido, si ha cancelado sumas mayores por concepto de obligaciones no tributarias o ha efectuado pagos sin que exista causa legal para hacer exigible su cumplimiento.

 

PARA REALIZARLO NECESITA:

- Recopilar documentos requeridos:

Solicitud escrita de devolución de los dineros cobrados en exceso: 1 Original(es) (Solicitud escrita de devolución de los dineros cobrados en exceso).

- Radicar la solicitud de devolución de dinero: 

Debe dirigirse a la dependencia que realizó el cobro en exceso y radicar la solicitud son los soportes requeridos.

 

RESPUESTA DE LA SOLICITUD:

Mediante resolución o documento se hace entrega del dinero cobrado en exceso: 1 Original(es) (Resolución o documento de autorización para la devolución del dinero cobrado en exceso)

Anotaciones Adicionales: El dinero se consigna o se entrega mediante cheque.

 

SOPORTE LEGAL: 

Ley 153 de 1887, (Artículo 2536)

Decreto 2277 de 2012, (Artículos 11, 16)

Ley 57 de 1887, (Artículos 2313, 2315)

Decreto 624 de 1989, (Artículos 850, 865)

 

¿DÓNDE SE PUEDE HACER EL SEGUIMIENTO?

En la dependencia de la Universidad Nacional de Colombia donde solicitó el trámite. 





Dirigido: Dependencias Universidad Nacional de Colombia
Descripción: Transferencias de recursos al interior de la Universidad que ejecutan el presupuesto, efectuadas entre proyectos de una misma empresa o entre proyectos de diferentes empresas del sistema financiero de la Universidad.

Formatos asociados al trámite





Gestión de Bienes

Descripción: .

Formatos asociados al trámite

Dirigido: Usuarios del SGF-QUIPU (personal Administrativo y contratistas)
Descripción: Crear y asignar permisos a los usuarios en el SGF-QUIPU para gestionar la información financiera y administrativa en los diferentes módulos y sedes de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con las operaciones que requiera efectuar en el sistema la persona a quien se asigna el usuario.

  1. Diligenciar el U-FT-12.009.018 Formato de creación de usuario en el SGF-QUIPU.
  2. Remitir por medio de la solicitud en línea el formato diligenciado, con las fimas correspondientes.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Docentes, funcionarios administrativos o contratistas de la Universidad.
Descripción: Tramitar y legalizar los traslados de bienes de la Universidad Nacional de Colombia que se realicen entre responsables, empresas, sedes o ubicaciones.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Docentes, funcionarios administrativos o contratistas de la Universidad.
Descripción: Tramitar, legalizar y actualizar en el SGF – QUIPU las solicitudes de retiro de bienes del servicio por ser considerados como inservibles, obsoletos o innecesarios.

  1. Poseer el bien que va a ser objeto de retiro, para que el área de inventarios o quien haga sus veces realice las verificaciones físicas que sean del caso.  

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Docentes, funcionarios administrativos o contratistas de la Universidad
Descripción: Permitir el movimiento de los bienes dentro y fuera de los predios de la Universidad Nacional de Colombia para su uso en las actividades propias de la gestión universitaria, garantizando el control y seguimiento de los mismos, a través de los instrumentos establecidos para tal fin.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Docentes, funcionarios administrativos o contratistas de la Universidad.
Descripción: Facilitar la recuperación de los bienes de la Universidad Nacional de Colombia cuando se genere una pérdida por daño o hurto y el responsable de la tenencia y custodia de los mismos manifiesta la intención de reponerlos o pagarlos.

Para el trámite se deben aportar los siguientes soportes: 

  1. Solicitud escrita ante el Comité de Administración de Bienes, para que autorice la reposición o pago del bien perdido. Ésta deberá contener las condiciones de modo, tiempo y lugar de la reposición o pago del bien.
  2. Una cotización del bien faltante o perdido o de uno de similares o superiores características, con una vigencia no mayor a treinta (30) días, la cual se constituye en el soporte para la expedición de los conceptos técnicos y para la definición del posible valor de los bienes a reponer. 
  3. El concepto sobre la cotización del área de informática, cuando se trate de pagar o reponer un software o hardware, o del área de laboratorios, en caso de ser un equipo eléctrico, electromecánico o de laboratorio.
  4. Documentos que soporten el siniestro.

Formatos asociados al trámite





Contabilidad





Dirigido: Docentes y Administrativos
Descripción: Tramite mediante el cual se solicita la creación de persona Natural o Juridica en la base de datos del SGF-QUIPU, a fin de efectuar y detallar las transacciones financieras de la Universidad Nacional de Colombia.

Inicia con la solicitud al área responsable de la creación o actualización del tercero y finaliza con la conservación del archivo. Aplica para las áreas de Contabilidad asi como para las áreas responsables de la creación de terceros en el Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales.

Para tramitar la Creación de Terceros se aportaran los siguientes soportes:

  1. Formato U-FT-12.005.003 - debidamente diligenciado y firmado por el tercero en el item VII.
  2. Copia del RUT en el caso de que su vinculación con la Universidad sea Contratista y/o Proveedor, Copia de la Cedula de Ciudadanía en caso de ser Empleado y/o Contratista persona Natural, Copia del Carnet de la Universidad en caso de ser Estudiante, Copia de la Cedula de Extranjería o Pasaporte en caso de ser Extranjero.
  3. Anexar copia de la Certificación de la Cuenta bancaria en el caso en el que el Tercero no le sea posible firmar en el Item de Firmas.
  4. En caso de solicitar modificación de tercero, se debe diligenciar el U-FT-12,005,003 Versión 1.0 Formato: Creación y Actualización de Terceros en su totalidad, esto con el fin de verificar la información anterior.
  5. En el Item X. debe ser diligenciado por la Dependencias y/o cargos responsables establecidos para determinar quien ejecuta determinada actividad, independiente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia entro de la estructura administrativa de la Universidad.
  6. El formato diligenciado en su totalidad junto con sus anexos debe ser enviado a las áreas de Contabilidad o a las áreas responsables de la creación de terceros del Nivel Nacional, de Sede y Unidades Especiales.
  7. Para el Nivel Nacional, y las Unidades Especiales (Unisalud Bogotá, Editorial UN, UNIMEDIOS Y Fondo Pensional Nacional) la solicitud será enviada por medio magnético al correo electronico: divnacc_nal@unal.edu.co ó ser radicado en la oficina 481 del Edifico Uriel Gutierrez a la División Nacional de Gestión Contable.

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Contadores y Tesoreros de las sedes y Unidades Especiales
Descripción: Solicitud de creación y/o modificación del Catalogo de Cuentas de la UN.









Dirigido: Contadores y Tesoreros de las sedes y Unidades Especiales
Descripción: Solicitud de creación y/o modificación de los conceptos de liquidación de cuentas por pagar.









Dirigido: Docentes y Administrativos
Descripción: Se refiere a la solicitud de documentos de Información Financiera Consolidada de la Universidad, para trámites especialmente cuando la UN es contratada por otras entidades privadas o públicas.

Entre los documentos más solicitados están:

  • Estados Financieros y sus Notas;
  • Declaración de Ingresos y Patrimonio;
  • Conciliación Contable y Fiscal;
  • Tarjeta Profesional del Jefe de la División Nacional de Gestión Contable;
  • Certificación de Antecedentes Disciplinarios del Jefe de la División Nacional de Gestión Contable, expedido por la Junta Central de Contadores;
  • Razones Financieras e Indicadores.

Otros Formatos: Se requiere adjuntar el pliego de condiciones o de la convocatoria

 









Dirigido: Docentes y Administrativos
Descripción: Se refiere a la solicitud para el diligenciamiento de formatos especificos de Información Financiera Consolidada de la Universidad.

La mayoria de solicitudes exigen la firma del Representante Legal - Rector.Otros Formatos: Se requiere adjuntar los Formatos en Excel solicitados por la entidad contratante.

 









Dirigido: Docentes y Administrativos
Descripción: Se refiere a la solicitud ante la DIAN para la exención de Impuestos para proyectos e inversiones de auxilios o donaciones de Utilidad Común por Convenios de Cooperación Internacional, la cual requiere de la firma del Representante Legal - Rector.

Para el tramite se deben adjuntar los siguientes documentos:

  • Certificado de Ministerio de Educación Nacional - Que corresponde a un proyecto de Utilidad Común.
  • Convenio Marco.
  • Convenio especifico
  • Certificación de que la Universidad es la ejecutora de los recursos (Interna o por el ente Internacional que da los recursos).

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Docentes y Administrativos
Descripción: Se refiere a la solicitud de Certificación para la exención  de Impuestos del orden nacional para los proveedores de bienes y servicios que ejecuten recursos de Convenios de Cooperación Internacional una vez realizados los trámites ante la DIAN. Se adjuntará copia de la ODS u ODC.

El proyecto de certificación se envia por correo electronico a divnacc_nal@unal.edu.co.

Revisadas serán firmadas por el Representante Legal - Rector y por el Jefe de la División Nacional de Gestión Contable.

Formatos asociados al trámite





QUIPU

Descripción: .

Formatos asociados al trámite

Dirigido: Usuarios del SGF-QUIPU (personal Administrativo y contratistas)
Descripción: Crear y asignar permisos a los usuarios en el SGF-QUIPU para gestionar la información financiera y administrativa en los diferentes módulos y sedes de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con las operaciones que requiera efectuar en el sistema la persona a quien se asigna el usuario.

  1. Diligenciar el U-FT-12.009.018 Formato de creación de usuario en el SGF-QUIPU.
  2. Remitir por medio de la solicitud en línea el formato diligenciado, con las fimas correspondientes.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Usuarios del SGF-QUIPU (personal Administrativo y contratistas)
Descripción: Cambiar los permisos asignados inicialmente  a los usuarios en el SGF-QUIPU  para la gestionar la información financiera y administrativa

  1. Diligenciar el U-FT-12.009.019 Formato modificación de usuario en el SGF-QUIPU.
  2. Remitir por medio de la solicitud en línea el formato diligenciado, con las fimas correspondientes.

Formatos asociados al trámite