Escudo de la República de Colombia
Efectuar trámites por pérdida o hurto de dineros y títulos valores MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.004.070
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Efectuar trámites por pérdida o hurto de dineros y títulos valores Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Identificar la pérdida o hurto de recursos en efectivo o en títulos valores, informar oportunamente de ello a las instancias competentes, y establecer los controles a que haya lugar.

ALCANCE: Inicia identificando si la pérdida o hurto corresponde a dineros en efectivo, a sustracción de dineros a través de portales bancarios o de cuentas bancarias, o a títulos valores, y finaliza comunicando a las áreas competentes sobre los dineros o títulos valores perdidos o hurtados, enviando los soportes de las gestiones realizadas luego de su identificación y con el archivo de éstos según la Tabla de Retención Documental. Aplica para las áreas de Tesorería en Unidades de Gestión General y en Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Efectuar trámites por pérdida o hurto de dineros y títulos valores

    1. Normatividad asociada al procedimiento Efectuar trámites por pérdida o hurto de dineros y títulos valores

      1. Circular No. 96 de 2007 de la División Nacional de Gestión Contable.

    2. Manual asociado al procedimiento Efectuar trámites por pérdida o hurto de dineros y títulos valores

      1. Cartilla de Programa de Seguros Vigencia agosto 2015 a Agosto de 2017.

    3. Modelo asociado al procedimiento Efectuar trámites por pérdida o hurto de dineros y títulos valores

      1. Modelo de denuncia.

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Efectuar trámites por pérdida o hurto de dineros y títulos valores

    1. Modelo Modelo de denuncia
CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para indicar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. La Universidad, dentro del Programa de Seguros de Bienes Patrimoniales, tiene contratada una póliza de transporte de valores, una de manejo global para entidades oficiales, una de responsabilidad social para servidores públicos y una póliza de infidelidad y riesgos financieros.
  3. Cuando se presente un hurto de recursos en las instalaciones de la Universidad Nacional de Colombia, se debe preservar inalterado el lugar de los hechos donde se cometió el delito, protegiéndolo, aislándolo y conservándolo tal como se encontró, hasta tanto no lleguen las personas competentes encargadas de analizar y levantar las pruebas relacionadas con el delito.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Identificar los dineros o títulos valores perdidos o hurtados Identificar si la pérdida o hurto corresponde a dineros en efectivo, a sustracción de dineros a través de portales bancarios o de cuentas bancarias, o a títulos valores, llevando a cabo un arqueo de recursos, ya sea a través del conteo físico o mediante el reporte de información de bancos o caja del SGF – QUIPU, con la consulta de cuentas bancarias en los portales bancarios o solicitando saldos a la respectiva entidad bancaria, según sea la situación presentada, con el fin de establecer el monto de recursos perdidos o hurtados. N/A Área de Tesorería, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia

Reportes generados en el SGF – QUIPU, reportes en portales bancarios, extractos bancarios, entre otros

SGF – QUIPU

2 Informar al superior jerárquico inmediato Informar sobre la situación ocurrida al superior jerárquico inmediato del servidor público responsable de los dineros y/o títulos valores.---¿Es necesario adoptar una acción inmediata para salvaguardar otros recursos? ---Si: ¿La pérdida o hurto fue de dineros en efectivo? ---Si: ¿El hurto o pérdida se presentó al interior de la Universidad? ---Si: Ir a la actividad No. 6. ---No: Ir a la actividad No. 7. --No: ¿La pérdida o hurto fue a través de portales bancarios, cuentas bancarias o corresponde a títulos valores? ---Títulos valores: Ir a la actividad No. 3.---Portales bancarios o cuentas bancarias: Ir a la actividad No. 4. --No: ¿Es necesario dar aviso a la entidad bancaria? ---Si: Ir a la actividad No. 3. ---No: Ir a la actividad No. 7. N/A Área de Tesorería, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia

N/A

N/A

3 Avisar a la respectiva entidad bancaria y solicitar los soportes si hay lugar a éstos Avisar a la entidad bancaria donde se constituyó el título valor de inversiones financieras o a la cual corresponde el cheque girado, con el fin de dar a conocer la situación presentada. Si aún no ha sido cobrado el título valor, dar orden escrita de no pago. En caso de que haya sido cobrado, solicitar a la entidad bancaria el envío de los documentos que soportan el pago. N/A Área de Tesorería, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia

Solicitud escrita

N/A

4 Avisar al superusuario del portal bancario, o a la entidad bancaria Avisar al superusuario para que de ser el caso, realice el bloqueo inmediato de los usuarios preparadores y aprobadores de pagos habilitados en los portales, o a la respectiva entidad bancaria, con el fin de que se efectúe el bloqueo de la cuenta bancaria de donde se sustrajeron los recursos.---¿Se requiere la inspección ocular por parte del área de Iinformática y del área de Vigilancia? ---Si: Ir a la actividad No. 5. ---No: Ir a la actividad No. 7. N/A Área de Tesorería, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia

Solicitud escrita

N/A

5 Informar al área de Informática para coordinar la correspondiente inspección Informar de manera inmediata y por escrito al área de Informática sobre los hechos ocurridos, con el fin de que se acerque a realizar la inspección informática. N/A Área de Tesorería, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia

Solicitud escrita

N/A

6 Informar al área de Vigilancia para coordinar inspección ocular en el lugar de los hechos Informar de manera inmediata y por escrito al área de Vigilancia sobre los recursos perdidos o hurtados, con el fin de que asigne un servidor para que efectúe la inspección ocular en el sitio donde ocurrieron los hechos y levante el Acta de inspección. En ésta se deben dejar consignada la información sobre los dineros o títulos valores perdidos o hurtados, según sea el caso. El acta de Inspección es elaborada y gestionada por el área de Vigilancia y debe ser firmada por todos los que intervienen en la diligencia. N/A Área de Tesorería, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia

Solicitud escrita

N/A

7 Elaborar el informe de los hechos ocurridos y recopilar la documentación soporte Elaborar el informe describiendo las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ocurrió la pérdida o el hurto de los dineros o títulos valores y recopilar la documentación soporte del siniestro, con el fin de presentar la denuncia ante las autoridades competentes. N/A Área de Tesorería, área responsable de administrar caja menor, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia, Servidor público responsable de los dineros y/o títulos valores, según corresponda

Informe escrito, Documentación soporte

N/A

8 Solicitar acompañamiento inmediato al área Jurídica respectiva Hacer llegar al área Jurídica, a través de comunicación escrita, el informe de los hechos ocurridos y la documentación recopilada, con el fin de solicitar su acompañamiento inmediato en las acciones legales a que haya lugar N/A Área de Tesorería, área responsable de administrar caja menor, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia, Servidor público responsable de los dineros y/o títulos valores, según corresponda.

Solicitud escrita

N/A

9 Presentar denuncia Presentar la denuncia penal ante la Fiscalía General de la Nación, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al conocimiento del suceso, detallando los recursos hurtados o perdidos, indicando la suma de los mismos, y haciendo referencia a que los recursos son de la Universidad Nacional de Colombia. ---¿La pérdida o hurto es atribuible a fallas de seguridad en la entidad bancaria? --Si: Ir a la actividad No. 10. ---No: Ir a la actividad No. 11. N/A Área de Tesorería, Servidor público responsable de los dineros y/o títulos valores. En su defecto, el Tesorero o Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia

Denuncia presentada ante entidad competente

N/A

10 Reclamar a la entidad bancaria Requerir a la entidad bancaria justificación por la falla en las medidas de seguridad que dieron como resultado el siniestro y reclamar el reembolso de los dineros perdidos o hurtados. N/A Área de Tesorería, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia

Comunicación escrita

N/A

11 Informar a la Dirección Nacional de Veeduría Disciplinaria y a la División Nacional de Servicios Administrativos --- Ir Procedimiento Reportar y registrar la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío Informar por escrito los hechos ocurridos, enviando los soportes de las gestiones realizadas, a la Dirección Nacional de Veeduría Disciplinaria, para que inicie el proceso disciplinario y a la División Nacional de Servicios Administrativos para gestionar ante la respectiva compañía aseguradora la reclamación de la respectiva indemnización con base en la póliza constituida por la Universidad Nacional de Colombia. N/A Área de Tesorería, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia

Comunicaciones escritas informando los hechos ocurridos y soportes generados luego de las gestiones realizadas

N/A

12 Realizar el registro contable del monto de la pérdida o hurto Realizar el registro contable de los recursos perdidos o hurtados, teniendo en cuenta lo indicado por la División Nacional de Gestión Contable en la Circular No. 96 de 2007. N/A Área de Tesorería, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia

Comprobante de Tesorería

SGF – QUIPU

13 Informar a las dependencias competentes, para el trámite que corresponda Informar por escrito los hechos ocurridos a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, al área Contable, al área Financiera de Sede y a la Oficina Nacional de Control Interno, enviando los soportes de las gestiones realizadas luego de identificada la pérdida o hurto de los recursos para que adelanten los trámites de su competencia. Área de Tesorería, Tesorero, Jefe inmediato o quien por jerarquía tenga la competencia N/A

Comunicación escrita

N/A

Archivo PR_Efectuar_tramites_perdida_hurto_dineros_titulos_valores_V_1.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 12 de 2018 FECHA junio 26 de 2018
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