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Conciliación pagos de matrícula en Universitas XXI MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.004.052
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: Conciliación pagos de matrícula en Universitas XXI Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Realizar el proceso de conciliación de pagos de matrícula en la plataforma de Universitas XXI, correspondiente a los recaudos efectuados a través de entidades financieras y cajas recaudadoras de la Universidad por concepto de matrículas en la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la recepción de los archivos planos y descargue de archivos de pagos PSE de las entidades bancarias, y con la recepción de recibos de caja de las cajas recaudadoras de la Universidad Nacional de Colombia, y finaliza con el diligenciamiento de los formatos 1) Consolidado de Recaudo de Matrículas, 2) Anexo Relación de Pagos - Financiamiento Entidades Externas y 3) Relación de Pagos Matriculas (Pre/Pos) - Recaudo por Caja. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Central de Sede y en el Nivel de Facultad.

DEFINICIONES:
  1. ACH – Automated Clearing House: Cámara de compensación automatizada que permite el intercambio de transacciones entre diferentes entidades financieras.

  2. Aplicativo Remesa: Aplicativo desarrollado para convertir los archivos de remesas en formato txt, con el fin de hacerlos compatibles con Universitas XXI. 

  3. Archivo plano: Archivo conformado por un conjunto de caracteres secuenciales separado por espacios, comas u otro carácter especial, el cual tiene una extensión que lo identifica como tipo texto y que permite que sea interpretado por los diferentes sistemas.

  4. Portal bancario: Sitio Web de los bancos, disponible para el manejo integral de las transacciones de la Universidad tales como consultas, pagos, transferencias, solicitud de extractos, etc.

  5. PSE – Proveedor de Servicios Electrónicos: Sistema centralizado y estandarizado mediante el cual las Empresas ofrecen a los Usuarios la posibilidad de realizar pagos en línea, debitando los recursos de la entidad financiera donde el usuario tiene su dinero y depositándolos en la cuenta de las empresas recaudadoras.

  6. Recibo de caja: Soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos recaudados a través de caja recaudadora.

  7. Remesa: Archivo plano en medio magnético generado por la entidad bancaria, que contiene los registros correspondientes a los recaudos efectuados durante el día, a partir de la lectura del código de barras de los recibos de matrícula.

  8. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  9. SIA – Sistema de Información Académica: Aplicación del sistema operativo Universitas XXI, desarrollada por la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de administrar información de carácter académico administrativo.

  10. Universitas XXI: Sistema operativo adquirido por la Universidad Nacional de Colombia en el año 2002. La aplicación de dicho sistema se denomina Sistema de Información Académica (SIA), la cual realiza la gestión de la información académica de la Universidad.

CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Al momento de registrar la información de cargue de matrículas se debe verificar que el valor de la nota crédito entregada y/o descargada por el banco coincida con el valor total del archivo plano.
  3. De acuerdo con la Circular N° 15 del 29 de enero de 2015 de la División Nacional de Gestión Contable, para el reconocimiento contable de los ingresos académicos de posgrado puede utilizarse el auxiliar general, siempre y cuando la sede garantice el control de dichos recursos.
  4. En el caso de ingresos por matrículas, el auxiliar de Tesorería carga el archivo plano recibido del banco en el Sistema de Información Académica - SIA, donde se distribuye el ingreso (matrícula, derechos académicos y otros).
  5. Para los ingresos por matrículas que no han sido pagados a través de recibo de pago de matrículas con código de barras en la entidad bancaria, sino a través de otro medio de pago, se deberá realizar la conciliación manual del recibo por la opción “Remesas” “Conciliación manual de recibos”.
  6. La conciliación de los recaudos de matrículas deberá realizarse diariamente, con el fin de reflejar la realidad económica en los estados financieros de la Universidad Nacional de Colombia y evitar que se acumulen las partidas pendientes por depurar. 

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
Archivo
CUADRO DE APROBACIÓN DEL INSTRUCTIVO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 12 de 2018 FECHA junio 25 de 2018
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