Escudo de la República de Colombia
Anular cheques MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.004.053
Versión: 0.0
INSTRUCTIVO: Anular cheques Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA

INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Identificar y llevar a cabo la anulación de cheques cuando así corresponda, revisando que cumplan con los requisitos establecidos para su anulación.

ALCANCE: Inicia con la identificación del tipo de anulación de cheque que se debe llevar a cabo y finaliza con el respectivo registro en el SGF – QUIPU y comprobante de anulación o constitución de acreedor cuando corresponda. Aplica para las áreas de Tesorerías en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Acción Cambiaria: Es la facultad de promover un proceso ejecutivo para hacer efectivo el derecho dinerario incorporado en un documento representativo de mercaderías o dinero. (Artículos 781 a 783 del Código de Comercio).

  2. Acreedor: Persona natural o jurídica legítimamente facultada para exigir de un deudor el pago o cumplimiento de una obligación contraída con anterioridad.

  3. Cheque: Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  4. Prescripción: Figura jurídica, en virtud de la cual se adquieren o se extinguen derechos, por haber agotado un término de tiempo fijado por la Ley. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  5. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Por medidas de seguridad todo cheque anulado debe ser destruido físicamente de manera manual o mediante máquinas destructoras de papel.
  3. Un cheque debe ser anulado para constituirlo como acreedor si se presenta cualquiera de las siguientes situaciones:

    1. Si no ha sido retirado de la caja de la tesorería respectiva, transcurridos sesenta (60) días después de la fecha de giro.
    2. Si el cheque ya ha sido entregado al beneficiario y no ha sido cobrado en la entidad bancaria, transcurridos ciento ochenta (180) días después de la fecha de expedición del cheque, el título pierde su calidad de título valor, no siendo exigible, por lo tanto se debe proceder a su anulación (Art. 730 Código de Comercio).

  4. Para realizar la anulación definitiva del cheque se debe contar con los soportes que sustenten dicho registro.
  5. De acuerdo con el concepto emitido mediante memorando de la Dirección Jurídica Nacional No. 0631 del 30 de abril de 2008, se realizan las siguientes precisiones respecto a la prescripción cambiaria:

    1. No existe acción cambiaria cuando el título valor no ha sido entregado a su beneficiario; por lo tanto, en caso de cheques girados por la Universidad Nacional de Colombia no reclamados por el librado, no es posible hablar de caducidad o prescripción de la acción cambiaria.
    2. Las gestiones tendientes a ubicar a un acreedor efectuadas por la Universidad Nacional de Colombia, para que reclame un título valor girado a su favor, no interrumpe el término de prescripción de la acción del cheque.
    3. La prescripción de la acción cambiaria se interrumpe solamente con la presentación de la demanda ante la jurisdicción competente.
    4. El hecho de adelantar gestiones tendientes a ubicar a un acreedor de la Universidad Nacional de Colombia no interrumpe el tiempo de prescripción para las obligaciones surgidas de relaciones contractuales o laborales.
    5. Cuando se realizan gestiones tendientes a ubicar un acreedor de la Universidad Nacional de Colombia, cuyo crédito se derive de un acto administrativo, sí se interrumpe el tiempo de prescripción de la obligación.

  6. Prescripción de las obligaciones válidamente celebradas y exigibles (memorandos de la Dirección Jurídica Nacional No. 0631 del 30 de abril de 2008 y 1563 del 28 de diciembre de 2009, actualizados en los términos de la Ley 1437 de 2011 (Código del Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).

    1. Acuerdos de voluntades: prescriben en dos (2) años contados a partir de la terminación del plazo de liquidación (Art. 141 C.P.A.C.A).
    2. Títulos ejecutivos (facturas o cuentas de cobro) derivados de acuerdos de voluntades: caducan en cinco (5) años contados a partir de la exigibilidad de la obligación en ellos contenida (literal k. Numeral.2 Art. 164 C.P.A.C.A.)
    3. Actos administrativos expedidos por la Universidad Nacional de Colombia (ej. devolución de matrícula, Resolución de Autorización de Gastos –RAG-, entre otros): pérdida de fuerza ejecutoria en cinco (5) años a partir de su firmeza (Numeral 3 Articulo 91 C.P.A.C.A).
    4. Laborales (salarios, prestaciones, indemnizaciones): prescriben a los tres (3) años (Art. 151 del C.S.T.) (Art. 41 del decreto 3135 de 1969).
    5. Mesadas pensionales: prescriben a los tres (3) años (Art. 41 del decreto 3135 de 1969 y art. 151 del Código de Procedimiento Laboral).
    6. Cuando se realiza anulación definitiva de una vigencia anterior, no se requiere realizar ningún tipo de afectación presupuestal. 

  7. Los cheques girados para pago de prestaciones laborales, que reposan en caja y han pasado más de sesenta (60) días después del giro, se constituye en un Título de Depósito Judicial, de acuerdo a lo establecido por el Consejo Superior de la Judicatura; razón por la cual debe ser anulado el cheque girado a favor del beneficiario y se debe constituir un nuevo cheque a favor del Banco Agrario, realizando el proceso de pago de consignación de prestaciones laborales respectivo, de acuerdo a los requerimientos establecidos por dicha entidad bancaria para el manejo de constitución de títulos judiciales.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
Archivo IN_Anular_cheques_V1.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL INSTRUCTIVO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 27 de 2017 FECHA mayo 12 de 2018 FECHA junio 01 de 2018
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