Escudo de la República de Colombia
Autorizar gastos para pagos administrativos MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.046
Versión: 0.0
PROCEDIMIENTO: Autorizar gastos para pagos administrativos Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: ADQUIRIR Y FORMALIZAR BIENES Y SERVICIOS POR OTRAS MODALIDADES

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Gestionar la autorización de un gasto para el para el pago de un trámite administrativo, garantizando la aplicación de la normatividad vigente.

ALCANCE: El procedimiento inicia con la verificación del tercero creado en el SGF-QUIPU y finaliza con el archivo de la copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG para el pago administrativo. Aplica para las áreas Administrativas y Financieras del Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y las Unidades de Gestión General y las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Apoyo económico: Recursos económicos autorizados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes y administrativos, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.

  2. CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Manual de convenios y contratos: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Para cualquier acuerdo de voluntades en el que se comprometa el presupuesto de la Universidad, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  3. Medio escrito: Se refiere pra efectos del presente Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  4. Registro presupuestal del compromiso: Acto mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal en razón de un compromiso que ha adquirido una entidad, garantizando que estos recursos sólo se utilizarán para ese fin. Con este acto se perfecciona el compromiso.

  5. Resolución de Autorización de Gasto – RAG: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

  6. Ordenación del gasto: La ordenación del gasto se refiere a la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto.

  7. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  8. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Autorizar gastos para pagos administrativos

    1. Resolución de Rectoría No. 407 de 2004 “Por la cual se establecen parámetros sobre austeridad y eficiencia en el gasto”

    2. Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009 “Por la cual se deroga la resolución No. 079 de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia”.

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Autorizar gastos para pagos administrativos

    1. Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Todos los actos administrativos definidos para trámite de pagos administrativos y que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos, que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos no sean destinados a ningún otro fin. En consecuencia, no se podrán adquirir bienes o servicios sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible.

3. Podrá adicionarse en tiempo y/o valor el acto administrativo que ordena el gasto, previo al vencimiento del plazo establecido y siempre que se haya justificado una situación específica que así lo exija. En estos casos, deberá expedirse un nuevo acto administrativo que modifique el primero y que deberá contar con la disponibilidad y registro presupuestal correspondiente al valor adicionado, en caso de haberse requerido. 

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Verificar o crear tercero en el SGF- QUIPU Verificar si el tercero esta creado en el SGF-QUIPU. En caso contrario, se debe realizar el proceso de creación ante el área de Contabilidad. Asistente de la Dependencia Solicitante

Formato Creación y actualización de terceros

N/A

2 Diligenciar el formato de solicitud Diligenciar el formato de CDP para el Pago Administrativo y radicarlo en el Área de Presupuesto. -------------- Ir al procedimiento: Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal Asistente Dependencia Solicitante

Formato Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal. --------- Ir al procedimiento “Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal”

N/A

3 Recibir y verificar la solicitud y documentos soporte. Recibir la solicitud para el pago administrativo junto con la documentación enviada y verificar que esté acorde con los requisitos establecidos. ----------- ¿La solicitud y los documentos de soporte cumplen con los requisitos para elaborar la Resolución de Autorización del Gasto -RAG? Si, Adelantar actividad 5 No, Adelantar actividad 4 Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Formato Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y documentos soporte. 

N/A

4 Informar al solicitante Informar al área solicitante las inconsistencias evidenciadas en la documentación recibida con el fin de realizar los ajustes a que haya lugar. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Medio escrito 

N/A

5 Elaborar y Revisar la RAG Elaborar la Resolución de Autorización del Gasto correspondiente y remitirla al Jefe del área para su revisión y visto bueno. Asistente y Jefe áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Resolución de Autorización del Gasto -RAG

N/A

6 Aprobar y Suscribir la RAG Aprobar y suscribir la Resolución de Autorización del Gasto – RAG y remitirla al Área de Presupuesto para su respectivo registro.-------- Ir al procedimiento: Efectuar registros presupuestales del compromiso Ordenador del Gasto

Resolución de Autorización del Gasto –RAG con sus respectivos soportes. ----------------- Ir al procedimiento “Efectuar registros presupuestales  del compromiso”

N/A

7 Remitir resolución registrada Una vez registrado el compromiso por parte del área de Presupuesto, remitir copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG a la dependencia solicitante para que continúe con el trámite de pago ante el área de Tesorería. ------------------- Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Copia Resolución de Autorización del Gasto – RAG. ------------- Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.   

N/A

8 Archivar RAG Archivar copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG con la documentación soporte según la Tabla de retención Documental Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG con la documentación soporte 

N/A

Archivo U.PR.12.002.046_autorizar_gastos_pagos_administrativos.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Luz Mery Patiño Delgado, Graciela Urrea Pardo. REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio César Morales Castañeda, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas. APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Secretaria Ejecutiva, Contratista Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios. CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 24 de 2017 FECHA abril 25 de 2018
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