Escudo de la República de Colombia
Lineamientos para la solicitud de tiquetes y servicios conexos a los gastos de viaje MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.047
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PROCEDIMIENTO: Lineamientos para la solicitud de tiquetes y servicios conexos a los gastos de viaje Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer lineamientos para la solicitud de tiquetes y servicios conexos a los gastos de viaje en concordancia con la normatividad vigente y con la política de viajes diseñada por la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la identificación de la necesidad de un tiquete o servicio conexo y finaliza con el seguimiento a la ejecución del servicio prestado. Aplica para las áreas Solicitantes, áreas de Contratación, áreas Financieras y Administrativas en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:
  1. Agencias de Viajes: Las agencias de viajes son aquellas empresas comerciales, constituidas por personas naturales o jurídicas, y que, debidamente autorizadas, se dediquen profesionalmente al ejercicio de actividades turísticas dirigidas a la prestación de servicios, directamente o como intermediarios entre los viajeros y proveedores de los servicios. En Colombia las agencias de viajes se clasifican en: Agencias de Viajes y Turismo, Agencias de Viajes Operadoras y Agencias de Viaje Mayoristas.

  2. ANATO: Asociación Colombiana de Agencias de Viaje y Turismo. Entidad sin ánimo de lucro y carácter gremial que representa, defiende y promociona los intereses generales del turismo y de las Agencias de Viajes.

  3. Churning: Las aerolíneas penalizan las múltiples reactivaciones o creación de nuevas reservas manteniendo la misma ruta y fechas de viaje. A partir de la tercera reserva o reactivación para el mismo viajero, ruta y fecha se genera el cargo.

  4. Duplicidad: Se debe cancelar a tiempo y correctamente el itinerario de viaje que no se vaya a utilizar para evitar dos reservas o más con la misma ruta y pasajero ya que se podrá acarrear sanciones monetarias.

  5. Familias Tarifarias: Corresponden a las diferentes opciones en las tarifas definidas por las aerolíneas de acuerdo a las clases disponibles en las aeronaves. En general, las tarifas se dividen en dos grandes grupos o familias, "tarifas sin restricciones" y las "tarifas con restricciones". Estas últimas se subdividen dependiendo de varios factores tales como: que permitan cambios/reembolsos pagando una penalización o que no permitan nada, que exijan un tiempo anticipado de reserva o compra, que exijan un tiempo de estancia en el destino mínimo o máximo, de cuál sea el origen/destino de la reserva.

  6. GDS: Sistema de distribución global es una gran base de datos capaz de almacenar y actualizar, de forma instantánea, enormes cantidades de información sobre la oferta de toda una amplia gama de empresas turísticas a nivel mundial. El sistema accede, en tiempo real, a disponibilidades, características y precios, para obtener información y realizar reservas de vuelos, hoteles, coches de alquiler y otros servicios. El sistema, además, imprime los billetes y liquida las deudas correspondientes. Los GDS se utilizan esencialmente por las agencias de viajes.

  7. Herramienta de Autogestión (OBT – ONLINE BOOKING TOOL): Es una página web que ofrece una interfaz gráfica a través  de la cual los usuarios pueden realizar solicitudes desde una reserva hasta la confirmación de un tiquete. Para lo cual el proveedor le asigna a cada solicitante un usuario y contraseña para acceder al sistema. El sistema permite hacer parametrizaciones del flujo de aprobación en el sentido que por cada solicitud haya al menos un nivel de autorización. Además de generar ahorro en tiempo y costos, permite controlar la facturación, generar informes corporativos y supervisar el presupuesto que se destine para el programa de viajes.

  8. IATA: Licencia de funcionamiento de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo, la cual corresponde a un código específico asignado a una agencia de viajes autorizada para emitir tiquetes.

  9. No show: Se hace efectivo cuando se deja activa y sin uso la reserva en el sistema, no fue cancelada a tiempo o no cuenta con un boleto emitido. También se puede dar por no presentarse al vuelo teniendo un tiquete emitido o no presentándose al hotel teniendo ya reservación.

  10. RNT: Registro Nacional de Turismo. Autorización para comercializar servicios turísticos.

  11. SEUDO: Es el código de un sistema global de distribución utilizado para identificar la ubicación geográfica de una agencia de viajes.

  12. Tiquete reembolsable: Es la devolución del valor total o parcial del tiquete que hace el transportador al Pasajero en caso del desistimiento voluntario o involuntario del viaje y que podrá estar sometido a determinadas condiciones para su aplicación. La devolución se puede realizar utilizando el mismo medio de pago utilizado para la compra del tiquete. Las tarifas identificadas como no reembolsables, por condiciones tarifarias aceptadas previamente por el Pasajero, no serán reembolsadas.

  13. Tiquete revisado: Actualización de boleto electrónico ya expedido cuando se han hecho cambios en el itinerario.

  14. TMC (Travel Manager Company): Administrador o Gestor de viajes corporativos

  15. UP Grade: Asenso de clase, es decir, el pasajero tiene la opción de viajar en una clase superior a la adquirida al comprar el tiquete.

  16. Waiver: Exoneración de penalidad ocasionada por cambios en un tiquete previamente expedido.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Lineamientos para la solicitud de tiquetes y servicios conexos a los gastos de viaje

    1. Decreto No. 502 de 1997, Articulo No. 1 "Por el cual se definen la naturaleza y funciones de cada uno de los tipos de agencias de viajes de que trata el artículo 85 de la Ley 300 de 1996" del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. 

    2. Resolución No. 407 de 2004 de Rectoría, "Por la cual se establecen parámetros sobre austeridad y eficiencia en el gasto".

    3. Resolución No. 1566 de 2009 de Rectoría, "Por la cual se deroga la resolución No. 079 de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia".

    4. Resolución No. 112 de 2015 de Rectoría, "Por lo cual se establece la estructura interna de funcionamiento de la Gerencia Nacional Financiera Y Administrativa y se determinan sus funciones". 

     

    b. Política asociada al procedimiento Lineamientos para la Solicitud de Tiquetes y Servicios Conexos.

    1. Política de viajes emitida por la Rectoría. 

CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Toda solicitud para la adquisición de tiquetes aéreos debe acogerse a lo establecido en el Articulo No. 28 de la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009, en el sentido que para vuelos internacionales la solicitud se debe realizar con 10 días hábiles de antelación al viaje y para vuelos nacionales hacer la solicitud 5 días hábiles antes del viaje.

3. Criterios para la selección del proveedor

Con el propósito de obtener un mejor servicio en la adquisición de tiquetes y servicios conexos a gastos de viaje, al elaborar la invitación a presentar propuesta se debe dirigir a agencias de viajes dedicadas al sector corporativo y que cumplan con las siguientes características:

a) Herramienta de reservaciones en línea:

i. Debe dar la posibilidad de la integración de todos los servicios de viaje (tiquetes, hoteles, traslados, gastos de viaje, entre otros, incluidas aerolíneas de bajo costo) con el fin de tener un solo punto de contacto para la elaboración de las solicitudes de forma tal que garantice el control de las mismas.

ii. Los valores de los tiquetes aéreos que muestra la herramienta deben tener incluidos todos los costos asociados, incluida la tarifa administrativa, así como los convenios corporativos celebrados entre las aerolíneas y la universidad.

iii. Debe permitir cargar las tarifas de hoteles negociadas directamente por la UNIVERSIDAD, las cuales podrán ser solicitadas en forma independiente sin que esté atada a un tiquete o algún otro servicio complementario.

iv. Deberá permitir realizar integraciones con otros sistemas de información propios.

v. Deberá permitir parametrizar la política de viajes de la Universidad.

vi. No deberá generar sobre costos adicionales por reserva.

vii. Deberá permitir la combinación de aerolíneas para viajes nacionales (ida por una aerolínea y regreso por otra) con el fin de optimizar el costo del tiquete.

viii. Tiempo de implementación no debe superar los 20 días después de la iniciación del contrato.

b) Informes de Gestión: la agencia deberá proveer informes mensuales que permitan a la dependencia hacer seguimiento al consumo y a las prácticas de los usuarios en el marco del programa de viajes de la Universidad. Así mismo, estos informes son insumos para la toma de decisiones en pro de optimizar los recursos de cada dependencia e implementar estrategias para la mejora en la gestión de viajes.

c) Cobro tarifa administrativa: cumplir con el cobro de la tarifa administrativa de acuerdo a lo establecido por ley, sin que haya lugar a cobro de valores adicionales.

d) Tecnología: la agencia deberá contar con herramientas, que permitan a los viajeros tener información en tiempo real sobre sus viajes, además de permitirles el control, sincronización y manejo de información relacionada con sus desplazamientos (Ejemplo: Aplicaciones -APP´s).

e) Medidas de protección de la información: la agencia deberá contar con los procedimientos y herramientas que le permitan salvaguardar la información de la Universidad, tales como los datos de tarjetas de crédito, información del viajero e información propia de la institución.

f) Descripción del servicio:

i. Deberá proveer toda la información relacionada con el alcance del servicio. Así como la descripción del soporte ofrecido por parte de la agencia, tal como: líneas telefónicas, chat, página web, oficinas en otras ciudades, oficinas en aeropuertos, entre otros.

ii. Debe presentar un modelo de reportes de indicadores y acuerdo de niveles de servicio con los cuales se haría el manejo del contrato.

iii. Deberá acreditar que cuenta con servicio 24 horas al día durante siete (7) días a la semana, que le permita atender cualquier eventualidad que pueda tener la Universidad.

iv. Servicio en aeropuerto para las principales ciudades.

v. Ofrecimiento de convenios de la agencia (Hoteles, Aerolíneas y otros).

vi. Servicios adicionales de contraprestación, tales como: beneficios para la comunidad universitaria en programas vacacionales, entre otros.

g) Experiencia: Debe adjuntar una lista de los 5 principales clientes corporativos con los que ha tenido una relación de trabajo (contrato o convenio) formal durante más de un año. Debe incluir datos de contacto, valor y duración del contrato.

h) Servicios de valor agregado: Deberá ofrecer, sin costo alguno, servicios adicionales que le permitan a la Universidad tener valores agregados tales como:

i. Ejecutivos permanentes durante el todo el periodo de la relación comercial.

ii. Asesoría y recomendaciones en procesos de documentación y visas ante los consulados.

iii. Administración y mejora de convenios corporativos con aerolíneas y hoteles.

iv. Trámite y administración de beneficios y reembolsos ante las aerolíneas.

4. Obligaciones específicas

a) Realizar cotizaciones y reservas para el suministro de tiquetes aéreos en las rutas nacionales e internacionales en las clases y tarifas más económicas disponibles entre las ofertadas por cualquiera de las aerolíneas que operan en el país según las solicitudes realizadas por la Universidad Nacional de Colombia, y expedirlos oportunamente.

b) Contar con un software -herramienta de autogestión-, para apoyar las labores de búsqueda, reserva y expedición de tiquetes, concordantes con la política de viajes de la Universidad.

c) Efectuar los trámites para los reembolsos por la no utilización total o parcial de tiquetes en cualquiera de las tarifas ofrecidas.

d) Realizar cambios de hora, destino y nombre del pasajero en las reservas, de acuerdo con las políticas de las aerolíneas.

e) Verificar con las aerolíneas la correcta aplicación del código corporativo asignado a la Universidad y su aplicación a cada uno de los tiquetes emitidos.

f) Acoger y gestionar los beneficios up grade, waivers y descuentos otorgados por las aerolíneas en el marco de los convenios corporativos suscritos por la Universidad Nacional de Colombia y los que llegare a suscribirse.

g) Retomar oportunamente las reservas cuando se requiera, para no perder los cupos en las tarifas económicas.

h) Designar un asesor debidamente seleccionado, entrenado y capacitado que garantice la atención personalizada y conexión a la Universidad (dependencia solicitante y viajero) con la agencia y la aerolínea, los siete (7) días de la semana las 24 horas del día, mediante servicio telefónico, call center y/o correo electrónico. Los costos que se generen por la utilización de estos sistemas de comunicación son asumidos en su totalidad por el contratista.

i) Capacitar, asesorar y apoyar la implementación de la herramienta de autogestión para la adquisición de tiquetes al interior de las diferentes dependencias.

j) Entregar informes periódicos o cuando el supervisor los solicite del consumo de tiquetes con las aerolíneas, con el fin de tener un reporte real de los consumos de la Universidad. El reporte debe informar como mínimo: viajero, ruta, fecha de viaje, valor, aerolínea, ciudad de origen y destino, dependencia contratante, contrato asociado, factura relacionada, componente de tarifas y ahorros, reembolsos efectuados y estado de cuenta de la orden suscrita con la Universidad.

k) Durante toda la ejecución de la orden contractual, garantizar los beneficios adicionales que haya especificado en su propuesta.

l) Mantener vigente la licencia de funcionamiento de la asociación internacional de transporte aéreo - IATA, la inscripción ante el Registro Nacional de Turismo.

m) En caso que la Universidad lo considere y lo requiera, la agencia deberá asesorarla en los servicios adicionales de viajes tales como traslados, hoteles, tarjetas de asistencia y otros.

n) Atender durante la vigencia de la orden contractual, todas las recomendaciones que la Universidad considere pertinentes para la adecuada ejecución del objeto contractual.

o) Contar con al menos un GDS que permita reservar y emitir en tiempo real las diferentes opciones de tiquetes aéreos. Cuando una aerolínea no esté disponible en el GDS del proveedor pero este disponible en el sistema GDS, el proveedor deberá suministrar el tiquete aéreo de esta aerolínea en el plazo definitivo en el contrato.

5. Criterios para la evaluación de la oferta

Considerando que las tarifas de tiquetes no son precios fijados o regulados por las agencias de viajes, si no que están sujetos a la variación de la oferta y demanda fijadas por las aerolíneas, se recomienda no considerar como factores de evaluación los siguientes:

a) El precio del tiquete.

b) Criterios que apunten a beneficios que contravengan las normas de la Aeronáutica Civil, tales como:

i. Solicitar a un proveedor no cobrar la tarifa administrativa, dado que, este es el único elemento susceptible de generarle utilidad.

ii. No cobrar penalidad por cancelación o cambios de tiquetes, la penalidad no la cobra la agencia si no la aerolínea.

iii. Mantener la reserva por un tiempo superior al otorgado por la aerolínea (3 días), este tipo de criterio induce al posible oferente a generar sobre costos a la Universidad.

Por lo anterior, se hace necesario recomendar otros criterios para la evaluación de las ofertas, entre los cuales se encuentran:

a) Tiempo de implementación de la herramienta para uso de los funcionarios de la Universidad: Se otorgará el mayor puntaje al proponente que en el menor tiempo implemente y ponga en funcionamiento la herramienta para uso de los funcionarios de la UNIVERSIDAD. La implementación de la herramienta en la Universidad, no puede superar los veinte días calendario después del inicio del contrato.

b) Experiencia en el manejo de eventos: El PROPONENTE deberá allegar con su propuesta, certificaciones de contratos de realización de eventos suscritos con diferentes entidades, en las cuales se especifiquen el tipo de evento realizado y los servicios ofrecidos por la Agencia durante la ejecución del contrato.

c) Entre los criterios a evaluar en las certificaciones se pueden contemplar los siguientes: i. Número de asistentes al evento ii. Alquiler de espacios iii. Ayudas audiovisuales iv. Alimentos y bebidas v. Hospedaje en diferentes categorías vi. Apoyo logístico durante el desarrollo del evento

d) Descuento sobre tarifa administrativa por el uso de la herramienta de autogestión (de acuerdo a los lineamientos dados por los entes de control).

6. Criterios para la ejecución del contrato

A continuación, se relacionan los criterios establecidos para la ejecución del contrato.

a) La solicitud de reserva y tiquetes deben realizarse a través de una Agencia de Viajes Especializada en el sector corporativo, la cual debe estar previamente inscrita dentro de los convenios corporativos suscritos por la Universidad.

b) Toda solicitud de adquisición de tiquetes y servicios conexos a los gastos de viaje debe contar con la disponibilidad presupuestal, de lo contrario el área solicitante deberá realizar los traslados necesarios, para poder autorizar la compra ante la agencia de viajes.

c) Previo a la emisión de cualquier tiquete o servicio se debe haber realizado todo el proceso contractual de una orden de compra (ODC) o de servicios (ODS), no se podrán realizar emisiones si este documento no existe.

d) Para acceder a los beneficios que las aerolíneas le otorgan a la Universidad, se requiere que al momento de adquirir el tiquete la agencia que lo expide haya codificado el número del convenio corporativo asignado por cada aerolínea.

e) Las reservas no deben ser modificadas más de dos veces, dado que esto genera una penalidad o churning, lo cual implica costos excesivos de reservas y cancelaciones. Esta penalidad, se cobrará por pasajero, independientemente de la existencia de un tiquete o de que el viajero haya realizado su viaje.

f) En concordancia con lo estipulado en la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009 Articulo 28, las solicitudes de tiquetes se deben tramitar en lo posible, con cinco (5) días hábiles de antelación para viajes nacionales y con diez (10) para viajes internacionales, al inicio de la comisión o de la actividad objeto del desplazamiento.

g) En concordancia con lo estipulado en la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009, para los viajes por vía aérea se autorizará el uso de pasajes en la clase económica o en su defecto la tarifa más baja disponible en el mercado. Si el beneficiario desea utilizar un servicio más costoso al autorizado deberá asumir el valor del excedente.

h) Cuando se presente un cambio de fecha u hora en el viaje, con justificación de carácter institucional debidamente soportado y esto genere un sobrecosto se podrá gestionar el pago de la penalidad ante las aerolíneas. Dicho costo podrá ser asumido por la Universidad a través de los beneficios obtenidos con los convenios corporativos (waivers) otorgados por las distintas aerolíneas, esta solicitud debe ser tramitada ante la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa – División Nacional de Servicios Administrativos adjuntando la información del nuevo itinerario requerido (nueva reserva). En caso de no existir waivers disponibles, deberá ser asumido con cargo a la orden de compra que generó el tiquete.

i) Cuando se presente un cambio de fecha u hora en el viaje, sin justificación o por razones de carácter personal y esto genere un sobrecosto, el beneficiario deberá asumir el costo de sus propios recursos.

j) En concordancia con lo estipulado en la Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009 y específicamente en el parágrafo del artículo 9, únicamente se podrá autorizar el uso de pasajes en clase ejecutiva a personalidades que en razón de su especial prestancia intelectual, profesional, cultural, académica, científica, política, empresarial, comercial, social, deportiva o artística lo exijan como condición para asistir a los eventos a los cuales la Universidad los haya convocado. Para este tipo de casos y con el propósito de optimizar los recursos se podrá gestionar el ascenso de clase (up grade) otorgado en los convenios corporativos suscritos por la Universidad con las aerolíneas, a través de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa – División Nacional de Servicios Administrativos, la aprobación de esta solicitud estará sujeta:

i. A la disponibilidad de la aerolínea.

ii. Que el tiquete no haya sido adquirido en tarifa promocional.

iii. Que la solicitud se tramite con mínimo 72 horas de anticipación a la hora del vuelo.

iv. Que existan up grade disponibles en los convenios corporativos. En caso de no existir up grade disponibles, podrá adquirirse dicho tiquete en clase ejecutiva con cargo a la orden de compra que generó el tiquete.

k) Entregar dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada mes el reporte de tiquetes aéreos no volados, del mes anterior, expedido a través del GDS.

l) El Proveedor debe facturar semanalmente los Tiquetes Aéreos y las penalidades correspondientes a cambios y cancelaciones en el periodo. El Proveedor debe discriminar en la factura: (i) el precio del Tiquete Aéreo, (ii) el valor del descuento ofrecido para cada una de las Aerolíneas y Rangos Tarifarios sobre el valor neto del Tiquete Aéreo, (iii) la Tarifa Administrativa, (iv) el valor del Service Fee, y (v) el IVA, impuestos y tasas aeroportuarias aplicables. Las penalidades facturadas deben corresponder al monto que cobre la Aerolínea por la cancelación del Tiquete Aéreo, el cambio de Tiquete Aéreo y el cambio de Rango Tarifario en los casos que apliquen.

m) Las dependencias deben consolidar las facturas y pagar el total consolidado dentro de los quince (15) días calendario, siguientes a la fecha de consolidación de las facturas. Igualmente es obligación del Proveedor remitir a la dependencia Compradora los soportes de pago de seguridad social del personal que prestó el servicio durante el mes a facturar.

n) Los Proveedores deben presentar las facturas de los Tiquetes Aéreos suministrados, teniendo en cuenta que los tiquetes adquiridos pueden ser facturados incluso antes de ser usados.

o) El Proveedor puede interrumpir el suministro de Tiquetes Aéreos si la dependencia Compradora está en mora en el pago de sus facturas por 30 días calendario o más.

p) Los supervisores de contratos de adquisición de tiquetes deberán velar por la reutilización de cualquier tiquete no reembolsable que tengan en su poder de algún viaje de carácter institucional que haya sido cancelado. Estos tiquetes solo pueden ser utilizados para viajes institucionales.

q) Los supervisores de contratos de adquisición de tiquetes deberán gestionar los reembolsos de tiquetes que no hayan sido utilizados y que no puedan ser revisados. Este trámite se realiza a la aerolínea a través de la agencia de viajes que expidió el tiquete.

r) Cuando el tiquete no sea utilizado, el viajero debe reportar el caso al Supervisor del contrato para que se notifique a la agencia de viajes, máximo al quinto día de la fecha en que había sido programado el viaje, en caso contrario el no reporte oportuno será considerado como una falta grave y es causal para el inicio de un proceso disciplinario.

s) En el caso que exista un conflicto entre la tarifa ofrecida por una aerolínea preferencial y una tarifa más económica ofrecida por otra aerolínea, se seleccionará siempre la tarifa más baja.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Identificar la necesidad para la solicitud de tiquetes Identificar si la solicitud de los tiquetes es para cubrir desplazamientos de funcionarios, docentes, estudiantes, contratistas o invitados externos a la Universidad, para el desarrollo de un evento específico o para realizar diferentes desplazamientos a lo largo del año, con destinos nacionales y/o internacionales. Jefe de dependencia o Director de proyecto.

N/A

N/A

2 Realizar la invitación para seleccionar la agencia de viajes a contratar Elaborar la invitación de acuerdo a los criterios establecidos por la Universidad y enviarla a las agencias de viajes corporativas, avaladas por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. ---------------------- Ir al subproceso Seleccionar proveedores y formalizar la adquisición ------------------------- ¿Se requiere adquisición de un servicio conexo? Si: Ir a la actividad No. 11. No: ¿El trámite de la Adquisición o compra de los tiquetes, será realizado a través de que medio? Oficina administrativa: Ir a la actividad 3 Viajero: Ir a la actividad 4 Jefe de dependencia o Director de proyecto.

Medio escrito y/o verbal

N/A

3 Recibir la solicitud para la adquisición o compra de los tiquetes y/o servicios conexos Recibir la solicitud por el medio establecido para tal fin con la información de la(s) persona(s) que va(n) a viajar y con su respectivo itinerario (Nombre y apellidos, número de documento de identidad, número de celular, correo electrónico, fecha de nacimiento, ruta, fechas y horarios). Para radicar la solicitud se debe tener en cuenta lo siguiente: en lo posible, con cinco (5) días hábiles de antelación para viajes nacionales y con diez (10) para viajes internacionales, al inicio de la comisión o de la actividad objeto del desplazamiento. Asistente áreas de contratación, administrativas o financieras responsables

Medio escrito

N/A

4 Realizar la solicitud del tiquete por medio de la herramienta de autogestión Ingresar a la herramienta de autogestión, con el usuario y contraseña asignado, digitar la información relacionada con ruta y fecha para obtener las diferentes opciones del itinerario requerido. Funcionario que requiere el desplazamiento y/o persona delegada del área de contratación, administrativa o financiera.

Registro en la herramienta de autogestión

Herramienta de autogestión 

5 Enviar para aprobación el tiquete seleccionado Luego de verificar las opciones disponibles en la herramienta de autogestión, seleccionar la que se ajuste a las necesidades y enviar aprobación al supervisor del contrato. --------------------- ¿El tiquete seleccionado ha sido aprobado? Si: Ir a la actividad No. 6. No: Ir a la actividad No. 4. Funcionario que requiere el desplazamiento y/o persona delegada del área de contratación, administrativa o financiera.

Registro en la herramienta de autogestión 

Herramienta de autogestión

6 Recibir tiquete emitido Recibir a través del correo electrónico el tiquete emitido. --------------¿El tiquete requiere algún cambio? Si: Ir a la actividad No. 7. No: Fin del procedimiento. Asistente áreas administrativas o financieras responsables y/o solicitante

Medio escrito 

N/A

7 Solicitar ajuste al tiquete emitido Solicitar al supervisor del contrato, los ajustes requeridos en el tiquete emitido, ya que es la persona encargada de gestionarlos. ------------------- ¿El cambio solicitado requiere el pago de penalidades? Si: Ir a la actividad No. 8. No: Ir a la actividad No. 12 Jefe de dependencia o Director de proyecto

Medio escrito 

N/A

8 Solicitar a la GNFA la exoneración de penalidad Solicitar al correo electrónico divnalsa_nal@unal.edu.co, con al menos 24 horas de anticipación el cambio requerido, relacionando los datos del funcionario que va a realizar el desplazamiento, los datos tanto de la reserva original como de la nueva reserva y la correspondiente justificación. Jefe de dependencia o Director de proyecto

Medio escrito 

N/A

9 Verificar la justificación para la exoneración de la penalidad Verificar que la justificación para la exoneración de penalidad este acorde a los siguientes criterios: a) Cuando pese haberse planeado con anticipación el desplazamiento ocurra un cambio de fecha de último momento, debidamente soportado y justificado por el autorizador del viaje. b) Situaciones de fuerza mayor En caso de no cumplir con estos criterios, se devolverá la solicitud, para que el costo de la penalidad sea asumido por el viajero o con cargo al contrato que expidió el tiquete. Jefe División Nacional de Servicios Administrativos

Medio escrito 

N/A

10 Solicitar el cambio de tiquete requerido Solicitar a la agencia de viaje el cambio de acuerdo a las necesidades del pasajero. Jefe División Nacional de Servicios Administrativos

Medio escrito

N/A

11 Enviar solicitud a la agencia de viajes de los servicios conexos requeridos En caso de requerir servicios conexos, tales como: transporte terrestre, hospedaje, alimentación, seguros de viaje, entre otros, se debe enviar solicitud escrita a la agencia de viajes con las especificaciones claras del servicio. Jefe de dependencia o Director de proyecto.

Medio escrito 

N/A

12 Hacer seguimiento a la solicitud realizada a la agencia de viajes De acuerdo a la solicitud enviada a la Agencia de viajes, realizar un seguimiento a las solicitudes de tal manera que se pueda evaluar la oportunidad del servicio. Supervisor / interventor o Director de proyecto.

Medio escrito 

N/A

Archivo U.PR.12.002.047_lineamientos_solicitud__tiquetes_servicios_conexos.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Olga Lucia Galindo, Giovanna Moreno Meneses REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas. APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Asistente Administrativa División Financiera Sede Bogotá, Asistente Administrativa División Nacional de Servicios Administrativos. CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA abril 19 de 2017 FECHA noviembre 01 de 2017 FECHA noviembre 01 de 2017
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