Escudo de la República de Colombia
Efectuar apertura y cierre diario de tesorería MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.004.067
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Efectuar apertura y cierre diario de tesorería Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Hacer seguimiento diario de las entradas y salidas de recursos financieros en las cuentas bancarias, y recopilar, ordenar y archivar la documentación soporte generada en cada uno de los procedimientos del proceso de Tesorería.

ALCANCE: Inicia consultando en portales bancarios y en el SFG – QUIPU la información de saldos y movimientos bancarios de las cuentas de la Tesorería y finaliza realizando el proceso de cierre en el SGF – QUIPU y verificando si hay inconsistencias por pérdida o hurto de dineros y títulos valores. Aplica para las áreas de Tesorería en Unidades de Gestión General y en Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas

  2. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  3. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 

  4. Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

  5. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla y describirla

  6. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Efectuar apertura y cierre diario de tesorería

    a.    Normatividad asociada al procedimiento Efectuar apertura y cierre diario de tesorería.

     

    1. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.

    b.     Documentos asociados al procedimiento Efectuar apertura y cierre diario de tesorería.

    1. Tablas de retención documental de tesorería. 
CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Consultar la información de saldos y movimientos bancarios de las cuentas de la Tesorería Ingresar al menos una vez al día al portal Web de las entidades bancarias donde la tesorería tiene cuentas bancarias, FICS (Cuando pueda accederse al portal bancario) y generar los saldos de las mismas. Asimismo, ingresar al SGF – QUIPU (ruta SGF -QUIPU: Tesorería>Consultas>Saldos Bancos) y generar la consulta saldo de bancos N/A Tesorero, Auxiliar de Tesorería

N/A

SGF – QUIPU ruta: Tesorería > Consultas > Saldos Bancos

2 Cruzar la información bancaria con la de libros en el SGF – QUIPU Confrontar de manera aleatoria la información de los saldos de las cuentas bancarias generada en el portal bancario con la información de saldos en libros generada en el SGF – QUIPU. En los casos en los que se considere pertinente, confrontar la información registrada en el día con los documentos soporte que generaron la transacción.------¿Se detectó pérdida o hurto de recursos? No: Ir a la actividad No. 3. ----Si: Ir al procedimiento Efectuar trámites por pérdida o hurto de dineros y títulos valores. N/A Tesorero, Auxiliar de Tesorería

N/A

SGF – QUIPU

3 Ejecutar los procedimientos de Tesorería Ejecutar los procedimientos rutinarios del proceso de Tesorería a que haya lugar durante el día.----¿Es fin del día? ---No: Ir a la actividad No. 3. ---Si: Ir a la actividad No. 4. N/A Tesorero, Auxiliar de Tesorería

N/A

SGF – QUIPU

4 Consultar la información de saldos y movimientos bancarios de las cuentas de la tesorería Ingresar al portal Web de las entidades bancarias donde la Tesorería tiene cuentas bancarias y generar los saldos de las mismas. Asimismo, ingresar al SGF – QUIPU (ruta SGF -QUIPU: Tesorería > Consultas > Saldos Bancos) y generar la consulta saldo de bancos. N/A Tesorero, Auxiliar de Tesorería

N/A

SGF – QUIPU  Ruta: Tesorería > Consultas > Saldos Bancos

5 Cruzar la información bancaria con la de libros en el SGF – QUIPU Confrontar de manera aleatoria la información de los saldos de las cuentas bancarias generada en el portal bancario con la información de saldos en libros generada en el SGF – QUIPU. En los casos en los que se considere pertinente, confrontar la información registrada en el día con los documentos soporte que generaron la transacción. ----¿Se detectó pérdida o hurto de recursos? Si: Ir al procedimiento Efectuar trámites por pérdida o hurto de dineros y títulos valores --- No: Ir a la actividad No. 6. N/A Tesorero, Auxiliar de Tesorería

N/A

SGF – QUIPU

6 Generar proceso de cierre del día en SGF – QUIPU Generar el proceso diario de cierre con el fin de revisar la información registrada, una vez terminado el día y de acuerdo con los horarios establecidos (ruta SGF - QUIPU: Tesorería>Operativo>Cierre Diario). Al llevar a cabo el cierre en el módulo de Tesorería, el sistema no permite realizar operaciones para el día cerrado, es decir, no permite hacer ingresos, egresos ni traslados con fecha igual o inferior a la del día que ya se cerró, no se pueden hacer giros electrónicos con fecha de pago inferior o igual a la del día cerrado, ni se pueden anular transacciones registrándolas con la fecha del día cerrado o una fecha anterior. El cierre no interfiere en el proceso de conciliaciones bancarias. ---- ¿Se requiere deshacer el cierre en el SGF – QUIPU? Si: Ir a la actividad No. 7. No: Ir a la actividad No. 9. N/A Tesorero, Auxiliar de Tesorería

N/A

SGF – QUIPU

Ruta: Tesorería > Operativo > Cierre Diario

7 Deshacer el cierre diario en el SGF ? QUIPU Deshacer el cierre diario en el SGF ? QUIPU, seleccionando la opción "Deshacer último cierre" en la pantalla del SGF ? QUIPU (ruta SGF - QUIPU: Tesorería>Operativo>Cierre Diario). Área de Tesorería Tesorero, Auxiliar de Tesorería

N/A

SGF ? QUIPU

8 Revisar y hacer los ajustes correspondientes Revisar los procedimientos que se adelantaron durante el día para identificar las inconsistencias existentes y realizar los ajustes a que haya lugar, e ir a la actividad No. 6. N/A Tesorero, Auxiliar de Tesorería

N/A

SGF – QUIPU

9 Organizar boletín diario de caja y bancos y archivar documentos Organizar boletín diario de caja y bancos y archivar documentos según las series documentales de la Tabla de Retención Documental – TRD. N/A Tesorero, Auxiliar de Tesorería

Instructivo para organizar los documentos según tabla de retención documental.

SGF – QUIPU

Archivo TES_5_PR_apertura_cierre_tesoreria.vsd
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA marzo 12 de 2018 FECHA junio 22 de 2018
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