Escudo de la República de Colombia
Constituir reservas presupuestales MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.001.042
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PROCEDIMIENTO: Constituir reservas presupuestales Página: 1/1

PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Constituir las reservas presupuestales de los compromisos que no se ejecutaron al cierre de la vigencia y que se pagarán en la siguiente vigencia fiscal.

ALCANCE: Inicia con remitir la justificación de la constitución de la reserva presupuestal y finaliza con la entrega al área de contratación de la justificación de la reserva presupuestal en los casos 3 y 4 del Acuerdo CSU 208 de 2015. Aplica para las áreas de Presupuesto y Contratación o dependencias que hagan sus veces en las Unidades de Gestión General y Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:
  1. Autorizador del gasto: Se refiere al funcionario (jefe de dependencia o director de proyecto), a quienes se le asigna un presupuesto determinado para su ejecución con cargo a un área de responsabilidad, para solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal y los trámites administrativos para la constitución del compromiso.

  2. Contrato. Manual de convenios y contratos: Acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga con otra a dar, hacer o no hacer algo, a cambio de una contraprestación en dinero o en especie. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  3. Ordenador del gasto: Se refiere al funcionario que en virtud de sus funciones tiene la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto. 

  4. Reservas presupuestales: Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 27 del presente régimen, al cierre de la vigencia fiscal la Universidad Nacional de Colombia podrá constituir reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

  5. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  6. Unidad de gestión general: La Unidad de gestión general tiene como propósito garantizar el adecuado desarrollo de las funciones misionales de la institución y su correspondiente soporte. Se divide en niveles centrales y fondos especiales.

  7. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de diciembre de cada año.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Constituir reservas presupuestales

    1. Acuerdo 153 de 2014 del Consejo Superior Universitario (Régimen Financiero).

    2. Acuerdo 208 de 2015 del Consejo Superior Universitario (Modificación Régimen Financiero). 

    3. Resolución 216 de 2016 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa "Por la cual se definen aspectos necesarios para la aplicación de las reservas presupuestales en la Universidad Nacional de Colombia"

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Constituir reservas presupuestales

    1. Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
    2. Formato Solicitud de orden contractual
    3. Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal para vinculación de evaluadores o pares académicos
    4. Formato Solicitud de autorización para comisión y certificado de disponibilidad presupuestal de avances para personal de planta
    5. Formato Solicitud de autorización y disponibilidad presupuestal para gastos de estadía contratistas
    6. Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal y orden de servicios académicos remunerados (SAR)
    7. Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal para vinculación de estudiantes
    8. Formato Devolución de documentos presupuestales
    9. Formato Solicitud de adición y/o prórroga y/o modificación, o suspensión contractual
CONDICIONES GENERALES:

1.Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Los siguientes casos corresponden a la constitución de las reservas presupuestales contempladas en el Acuerdo 208 de 2015:

Caso 1: Cuando el plazo de ejecución del compromiso supera el 31 de diciembre y finaliza a más tardar el 31 de marzo de la siguiente vigencia, el autorizador del gasto deberá justificar la constitución de la reserva presupuestal en estrictas necesidades para la adquisición de un bien o servicio o cualquier forma de asunción de compromisos para garantizar el funcionamiento de la Universidad o sus actividades misionales de docencia, investigación y extensión. 

Caso 2: Cuando los acuerdos de voluntades o cualquier forma de asunción de compromisos no pueda ejecutarse en la vigencia en la cual se constituye la reserva presupuestal por razones de fuerza mayor o caso fortuito, el supervisor, interventor o responsable del seguimiento deberá solicitar las prórrogas, adiciones, suspensiones o modificaciones a que haya lugar.

Caso 3: Cuando el plazo de ejecución del acuerdo de voluntades o cualquier forma de asunción de compromisos termine en el mes de diciembre de la respectiva vigencia, y por circunstancias relacionadas con el cierre anual no haya sido posible constituir la obligación del pago.

Caso 4: Cuando al cierre de la vigencia no se acredite la totalidad de los requisitos para el pago de un acuerdo de voluntades o cualquier forma de asunción de compromisos y, por lo tanto, no se pueda constituir la obligación del pago.

3. Los saldos de las autorizaciones de transferencias internas (ATIS) no pagadas al cierre de la vigencia fiscal podrán ejecutarse en la siguiente vigencia en que se adquirió el compromiso y no se constituyen como reservas presupuestales y por lo tanto no requieren justificación.

4. El ordenador del gasto con la firma de las ordenes contractuales, contratos o de resolución de ordenación de gasto (RAG), aprobará la constitución de la reserva, previa justificación de las reservas presupuestales remitida por el autorizador del gasto.

5. Los documentos donde conste la justificación de las reservas presupuestales harán parte del expediente contractual o del acto administrativo.

6. La justificación de la reserva presupuestal asociada a una prórroga contractual que supere el 31 de diciembre del año en curso o el 31 de marzo de la siguiente vigencia, debe constar en la solicitud correspondiente.

7. De acuerdo con la estructura organizacional del área financiera y administrativa de la Sede, el trámite de la constitución de las reservas presupuestales lo realiza el área de presupuesto o de contratación.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Remitir la justificación de la constitución de la reserva presupuestal en el formato de solicitud de disponibilidad presupuestal que corresponda . (Se exceptúan los contratos ). Remitir la justificación de la constitución de la reserva presupuestal en los formatos de solicitud de disponibilidad presupuestal que corresponda, la cual debe ceñirse a las estrictas necesidades de la adquisición de un bien o servicio o cualquier forma de asunción de compromisos para garantizar el funcionamiento de la Universidad o sus actividades misionales de docencia, investigación y extensión. (Se exceptúan los contratos ). ------- ¿La constitución de una reserva es para un contrato? Si: Ir a la actividad No. 2. No: Ir a la actividad No. 4------ N/A Autorizador del gasto

-Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal

-Formato Solicitud de orden contractual

-Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal para vinculación de evaluadores o pares académicos

-Formato Solicitud de autorización para comisión y certificado de disponibilidad presupuestal de avances para personal de planta

-Formato Solicitud de autorización y disponibilidad presupuestal para gastos de estadía contratistas

-Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal y orden de servicios académicos remunerados (SAR)

-Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal para vinculación de estudiantes

-Formato de solicitud de adición y/o prórroga y/o modificación, o suspensión contractual

N/A

2 Elaborar y remitir comunicación de justificación de constitución de reserva presupuestal de contratos o adición y/o prórroga y/o modificación del contrato. Remitir comunicación escrita con la justificación de la constitución de la reserva presupuestal a la Secretaria Técnica del Comité de Contratación N/A Autorizador del gasto

Comunicación escrita

N/A

3 Recibir la justificación de la constitución de la reserva presupuestal de contratos o adición y/o prórroga y/o modificación contractual La justificación se remite para consideración del comité de contratación para la respectiva recomendación al ordenador del gasto. N/A Secretaría técnica del comité de contratación

Justificación reserva presupuestal 

N/A

4 Recibir la justificación de la constitución de la reserva presupuestal en el formato de solicitud de disponibilidad presupuestal que corresponda. Esta actividad no aplica para contratos. Recibir la justificación de la constitución de la reserva presupuestal en el formato de solicitud de disponibilidad presupuestal que corresponda. (Se exceptúan los contratos). ------ ¿Las reservas presupuestales corresponden a los casos 3 y 4 ? Si: Ir a la actividad 5. No: Ir al Procedimiento Efectuar seguimiento a las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia fiscal. -------- N/A Áreas de presupuesto

-Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal

-Formato Solicitud de orden contractual

-Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal para vinculación de evaluadores o pares académicos

-Formato Solicitud de autorización para comisión y certificado de disponibilidad presupuestal de avances para personal de planta

-Formato Solicitud de autorización y disponibilidad presupuestal para gastos de estadía contratistas

-Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal y orden de servicios académicos remunerados (SAR)

-Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal para vinculación de estudiantes

-Formato de solicitud de adición y/o prórroga y/o modificación, o suspensión contractual

N/A

5 Generar el reporte de reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia. Generar el reporte en el SGF-QUIPU de reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia. N/A Auxiliar administrativo

Reporte en el SGF-QUIPU

SGF - QUIPU

6 Solicitar a los interventores, supervisores o responsables de seguimiento la justificación de la constitución de la reserva presupuestal para los casos 3 y 4 del Acuerdo CSU 208 de 2015. Solicitar a los interventores, supervisores o responsables de seguimiento la justificación de la constitución de la reserva presupuestal. N/A Jefe Presupuesto o contratación

Comunicación escrita

N/A

7 Recibir la justificación de la reserva presupuestal de los casos 3 y 4 del Acuerdo CSU 208 de 2015. Recibir comunicación escrita de la justificación de la reserva presupuestal para los casos 3 y 4 del Acuerdo CSU 208 de 2015. Esta actividad se realiza antes del 31 de enero de cada año. N/A Auxiliar Administrativo

Comunicación escrita

N/A

8 Remitir al área de contratación la comunicación escrita de la Justificación de la reserva presupuestal en la aplicación de los casos 3 y 4 del Acuerdo CSU 208 de 2015. Remitir al área de contratación la comunicación escrita de la Justificación de la reserva presupuestal en la aplicación de los casos 3 y 4 del Acuerdo CSU 208 de 2015, para su correspondiente archivo en el expediente contractual. N/A Jefe Presupuesto

Comunicación escrita

N/A

Archivo U-PR-12.001.042-Constituir_reservas_presupuestales.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Amanda Almanza REVISÓ Socorro Cardozo Miranda, María Fernanda Forero Siabato, Pilar García Valencia APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Asistente Administrativo CARGO Jefe División Nacional de Gestión Presupuestal, Asesora , Contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA septiembre 14 de 2017 FECHA septiembre 28 de 2017 FECHA septiembre 29 de 2017
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