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Constituir  y pagar vigencias expiradas MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.001.041
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PROCEDIMIENTO: Constituir y pagar vigencias expiradas Página: 1/1

PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Constituir y pagar vigencias expiradas, para cumplir las obligaciones que se constituyeron y no se pagaron en el periodo previsto.

ALCANCE: Inicia con la revisión de los requisitos para constitución de vigencias expiradas y finaliza con el pago de la vigencia expirada. Aplica para las áreas de Presupuesto en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:
  1. ATI – Autorización de Transferencias Internas: Documento utilizado en el SGF – QUIPU para formalizar un compromiso entre empresas y/o proyectos, con o sin contraprestación, mediante el traslado de recursos.

  2. Ordenador del gasto: Se refiere al funcionario que en virtud de sus funciones tiene la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto. 

  3. Registro presupuestal: Es la operación mediante el cual se perfecciona el compromiso o acuerdo de voluntades y se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

  4. Reservas presupuestales: Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 27 del presente régimen, al cierre de la vigencia fiscal la Universidad Nacional de Colombia podrá constituir reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

  5. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  6. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  7. Vigencia expirada: Es el mecanismo mediante el cual se atiende la cancelación de compromisos originados en vigencias fiscales anteriores con cargo al presupuesto vigente, que en su oportunidad se adquirieron con las formalidades legales y contaron con apropiación presupuestal que las amparaba. Los gastos que así se apropien deben clasificarse en el concepto de gasto que les dio origen, indicando que se tratan de vigencias expiradas, para garantizar que estos se orienten a cancelar las obligaciones que las sustentaron (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Constituir y pagar vigencias expiradas

    Acuerdo 153 del 2014 del Consejo Superior Universitario. (Régimen Financiero)

CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Las obligaciones por concepto de gastos de personal, servicios médico - asistenciales, servicios públicos, comunicaciones, transporte, seguros, la tarifa de control fiscal y los impuestos, se pueden pagar con cargo al presupuesto vigente por el rubro que corresponda, cualquiera sea el año de su causación, sin necesidad de afectar el rubro de vigencias expiradas.
  3. Dado que los recursos no se encuentran disponibles en el presupuesto para el pago de vigencias expiradas se requiere el traslado presupuestal al rubro de vigencias expiradas y por lo tanto se debe expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP por el rubro que respalde el traslado presupuestal.
  4. La constitución de vigencias expiradas no procede para el pago de hechos cumplidos ni cuando se de incumplimiento del contrato u orden contractual.  No obstante, en caso que la entrega a satisfacción del bien o servicio se haya efectuado por fuera del plazo contractual, se requerirá el Certificado de Disponibilidad Presupuestal con cargo al rubro de Vigencia Expirada como requisito previo para la suscripción del acta de liquidación del contrato en el que se reconozcan los saldos a pagar al contratista (memorando DJN – ASCONT-002-2016 de la Dirección Jurídica Nacional).
  5. Los siguientes son los requisitos para constituir una vigencia expirada, según sea el caso:

    • Que se haya constituido como reserva presupuestal en la vigencia respectiva.
    • Que el bien o el servicio haya sido recibido a satisfacción.
    • Que se trate del cumplimiento de una obligación originada en la ley, exigible en vigencias anteriores.
    • Acta de liquidación cuando el Manual de Convenios o Contratos lo requiera o cuando la entrega a satisfacción del bien servicio se haya efectuado por fuera del plazo contractual.
    • Factura, donde conste el valor adeudado, cuando aplique.
    • Justificación por parte del interventor del Contrato, Orden Contractual, SAR, Resolución Ordenación del Gasto en la que se indique las razones por las cuales no se pagaron los compromisos en una vigencia anterior, adjuntando, según corresponda:
    • Copia Contrato, Orden Contractual, SAR, Resolución Ordenación del Gasto; con el cual se comprometieron los recursos en la vigencia respectiva.

  6. A la solicitud de pago de vigencia expirada se debe anexar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que garantiza la existencia de recursos en la vigencia fiscal en que se constituye la vigencia expirada.
  7. Cuando el compromiso presupuestal se haya afectado con cargo a gastos de inversión que hayan finalizado la ejecución presupuestal, el autorizador del gasto deberá solicitar a la Oficina de Planeación de Sede, y esta lo tramita ante la Dirección Nacional de Planeación y Estadística la asignación de presupuesto por vigencias expiradas, dependencia que evaluará el asunto y, si lo considera ajustado, requerirá a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa el trámite correspondiente.
  8. Los compromisos con cargo al rubro de vigencias expiradas deben pagarse en su totalidad en la vigencia en que se autorizó, y por lo tanto no se puede constituir ni como reservas presupuestales ni como cuentas por pagar.
  9. Las vigencias expiradas no aplican para las autorizaciones de transferencias internas –ATIS- por cuanto se pueden ejecutar en la siguiente vigencia en que suscribieron sin necesidad de constituirse como reservas presupuestales. (Parágrafo 2, Art. 1 del Acuerdo 208 de 2015 CSU, modificatorio del Art. 33 del Acuerdo 153 de 2014). En tal sentido, cuando el pago del saldo de la obligación corresponda a un ATI, debe afectar por el rubro que dio origen al gasto, sin necesidad de constituir vigencia expirada.
  10. El Régimen Financiero (artículo 44), delega a los Ordenadores del gasto de los recursos propios, para expedir el acto administrativo de las modificaciones al presupuesto de ingresos y de gastos que les sea asignado y por lo tanto tienen la competencia para expedir los traslados presupuestales al rubro de vigencias expiradas.
  11. En los siguientes reportes se pueden consultar las vigencias expiradas constituidas:

    • VIG. EXPIRADA X SEDE. Este reporte relaciona el proyecto, la imputación, recursos y valores de las vigencias expiradas registradas para la vigencia por cada sede.  Ruta: Reportes Unal/Reportes/Presupuesto/VIG.EXPIRADA X SEDE.
    • VIG. EXPIRADAS.UNAL. Este reporte relaciona igualmente el proyecto, la imputación, recursos y valores de las vigencias expiradas consolidadas para toda la Universidad. (este reporte esta únicamente habilitado en el Nivel Nacional de donde se genera la información consolidada. Ruta: Reportes Unal/Reportes/Presupuesto/VIG. EXPIRADAS UNAL

  12. En cada vigencia la Sede o Unidad Especial expedirá el cronograma para la solicitud de los traslados presupuestales.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Verificar requisitos para constituir vigencias expiradas Revisar que cumpla los requisitos para constituir vigencias expiradas indicados en el numeral 5 de condiciones generales. ---------¿Cumple los requisitos de vigencia expirada? Si: Ir a la actividad No. 2. No: Ir a la actividad No. 1. ------------ Director del Proyecto o Jefe de Dependencia

N/A

N/A

2 Solicitar mediante comunicación escrita el traslado presupuestal para el pago de las vigencias expiradas Solicitar mediante comunicación escrita la autorización del traslado presupuestal para el pago de las vigencias expiradas adjuntando Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que lo ampare. Director del Proyecto o Jefe de Dependencia

Comunicación escrita

N/A

3 Recibir y validar la solicitud de modificación presupuestal Recibir la solicitud de modificación presupuestal y validar el cumplimiento de los requisitos establecido en el numeral 5 de condiciones generales. --------------- Ir al procedimiento: Modificar apropiaciones presupuestales --------------- Ir al procedimiento: Expedir certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) --------------- Profesional del Área presupuesto

Comunicación escrita radicada

N/A

4 Elaborar y suscribir la resolución de ordenación de pago de la vigencia expirada Elaborar y suscribir la resolución de ordenación de pago de la vigencia expirada. Ordenador del Gasto

Resolución de ordenación de pago suscrita

N/A

 

Ir al procedimiento: Efectuar registros presupuestales del compromiso

 

Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar

 

Ir al procedimiento: Efectuar giros

Archivo U-PR-12.001.041-Constituir_pagar_vigencias_expiradas-REMFFS2.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Amanda Almanza REVISÓ Socorro Cardozo Miranda, María Fernanda Forero Siabato, Pilar Garcia Valencia APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Jefe, Auxiliar de Presupuesto o quienes ejercen este rol, Asistente Administrativo CARGO Jefe División Nacional de Gestión Presupuestal, Asesora y Contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 22 de 2017 FECHA abril 12 de 2017 FECHA agosto 01 de 2017
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