Escudo de la República de Colombia
Anular cheques MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.004.065
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO: Anular cheques Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Identificar la ocurrencia de eventos que conlleven a la anulación de cheques y llevar a cabo la respectiva anulación, revisando que se cumpla con los requisitos establecidos para ello.

ALCANCE: Inicia identificando los cheques para anular y el motivo de anulación y finaliza con la anulación temporal o definitiva de cheques. Aplica para las áreas de Tesorería en Unidades de Gestión General y en Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Acreedor: Persona natural o jurídica legítimamente facultada para exigir de un deudor el pago o cumplimiento de una obligación contraída con anterioridad.

  2. Cheque: Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  3. ODC: Orden Contractual de Compra.

  4. ODS: Orden Contractual de prestación de Servicios. 

  5. Orden de pago – ORPA: Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en la Tesorería. 

  6. Prescripción: Figura jurídica, en virtud de la cual se adquieren o se extinguen derechos, por haber agotado un término de tiempo fijado por la Ley. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  7. Resolución de Autorización de Gasto – RAG: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

  8. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  9. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Anular cheques

    1. Decreto 410 de 1971- Código de Comercio Arts. 721 y1389, sobre el pago de cheques presentados fuera de tiempo y sobre terminación del contrato bancario.
    2. Circular 048 del 27 de Junio de 2008 del Consejo Superior de la Judicatura.
    3. Memorando de la Oficina Jurídica Bogotá No. 1292 del 8 de septiembre de 2003, concepto sobre prescripción cambiaria.
    4. Memorando de la Oficina Jurídica Nacional No. 0631 del 30 de abril de 2008, concepto sobre prescripción cambiaria.
    5. Resolución de Rectoría N° 1427 del 28 de noviembre de 2015 “Por la cual se determinan los pagos aceptables en la Universidad Nacional de Colombia, se dictan disposiciones en relación con el manejo de las cuentas bancarias y fondos de inversión colectiva y se hacen algunas delegaciones”.
  2. Instructivos asociados al procedimiento Anular cheques

    1. Instructivo Anular cheques
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Anular cheques

    1. Formato Cheques anulados sin movimiento
    2. Formato Seguimiento para entrega de cheques en caja
CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Identificar cheques para anular y motivo de anulación Identificar los cheques que requieren ser anulados por alguno de los siguientes motivos: a) pérdida, hurto, destrucción o deterioro del cheque; b) cheques en blanco que generaron movimiento y tienen como soporte un comprobante de egreso anulado, o que no tienen movimiento y no serán utilizados; c) llevan más de 60 días en caja; d) llevan más de 180 días de girados sin haber sido aún cobrados. -------¿La anulación es por pérdida, hurto, destrucción o deterioro del cheque? ---- Si: Ir a la actividad No. 2.--- No: ¿La anulación es de un cheque en blanco? --- Si: Ir a la actividad No. 3. ---No: ¿El cheque lleva más de 60 días en caja, o más de 180 días de girado? ----Si: Ir a la actividad No. 4. ----No: ¿La anulación del cheque es definitiva? ---Si: Ir a la actividad No. 5. ---No: ¿La anulación corresponde a un cheque girado para pago de prestaciones laborales? ----Si: Ir a la actividad No. 6. No: ¿El beneficiario del cheque solicitó el giro? Si: Efectuar Giros. No: Regresar a la pregunta ¿La anulación del cheque es definitiva? No: Regresar pregunta ¿La anulación es por pérdida, hurto, destrucción o deterioro del cheque? Si: Ir a la actividad No. 5. N/A Tesorero.

N/A.

N/A.

2 Anular cheques por pérdida, hurto, destrucción o deterioro del cheque Identificar y llevar a cabo la anulación de cheques por pérdida, hurto, destrucción o deterioro del cheque, revisando que cumpla con los requisitos establecidos para su anulación.-----Se debe volver a girar el cheque? ----Si: Ir al procedimiento Efectuar Giros. ---No: Fin del procedimiento. N/A Auxiliar de tesorería, Tesorero.

Instructivo Anular Cheques

N/A.

3 Anular cheques en blanco Identificar los cheques que llevan: a) más de sesenta (60) días en caja; o b) más de ciento ochenta (180) días de haber sido girados, verificando si se encuentran en poder del beneficiario. Posteriormente, efectuar la anulación de los mismos, revisando que cumplan con los requisitos establecidos para ello, y la constitución del acreedor. N/A Auxiliar de tesorería, Tesorero.

N/A.

N/A.

4 Anular cheques y constituir acreedores Identificar y llevar a cabo la anulación de los cheques en blanco, cuando se requiera, revisando que cumpla con los requisitos establecidos para su anulación. N/A Auxiliar de tesorería, Tesorero.

N/A.

N/A.

5 Anular cheques definitivamente Identificar los cheques que llevan: a) más de sesenta (60) días en caja; o b) más de ciento ochenta (180) días de girados, verificando si se encuentran en poder del beneficiario. Posteriormente, efectuar la anulación de los mismos, revisando que cumplan con los requisitos establecidos para ello, y la constitución del acreedor. N/A Auxiliar de tesorería, Tesorero.

N/A

N/A

6 Anular Cheques para constituir un Título de Depósito Judicial Identificar y llevar a cabo la anulación de cheques girados como pago de prestaciones laborares para constituir Títulos de Depósito Judicial, revisando que cumpla con los requisitos establecidos para su anulación. N/A Auxiliar de tesorería, Tesorero.

N/A

N/A

7 Constituir nuevo cheque a favor del Banco Agrario ----- Ir al Instructivo para archivar los documentos de tesorería según TRD. Se debe constituir un nuevo cheque a favor del Banco Agrario, realizando el proceso de pago de consignación de prestaciones laborales respectivo, de acuerdo a los requerimientos establecidos por dicha entidad bancaria para el manejo de constitución de títulos judiciales. N/A. Auxiliar de tesorería, Tesorero.

N/A.

N/A.

Archivo PR_Anular_cheques.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO esorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA abril 12 de 2017 FECHA abril 08 de 2010 FECHA junio 01 de 2018
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