Escudo de la República de Colombia
Efectuar giros MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.004.062
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Efectuar giros Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: REGISTRAR EGRESOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Efectuar los giros en el área de Tesorería, de acuerdo con las obligaciones adquiridas y a través de los medios de pago autorizados por la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la clasificación de las órdenes de pago y la verificación de los recursos disponibles para efectuar pagos. Comprende efectuar giros al exterior, efectuar giros electrónicos, girar y entregar cheques, así como la organización y entrega de la documentación del pago de la nómina. Finaliza con la expedición de certificados. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Cheque: Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  2. Cheque de Gerencia: Título valor de contenido crediticio que, como el cheque corriente, contiene una orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero con la característica especial de que el importe de ese valor se provisiona previamente según pacto realizado con el cliente y con cargo a las dependencias del establecimiento bancario que ha librado el título valor. (cfr. Concepto Superbancaria 97047900-2 del 16 de diciembre de 1997)

  3. Comprobante de egreso: Soporte de contabilidad que respalda los pagos realizados y que registra la fecha, el beneficiario, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la contabilidad, la afectación presupuestal, así  como las firmas del pagador y del beneficiario del pago.

  4. Contribución financiera ó Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF: Gravamen a las transacciones financieras, cuyo hecho generador lo constituye la realización de las transacciones financieras, en las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así como en cuentas de depósito en el Banco de la República, y los giros de cheques de gerencia. No aplica para transacciones efectuadas con recursos de la Nación.

  5. Nota débito: (1) Nota débito bancaria. Documento que un banco envía a un cuentahabiente, para informar el movimiento de cargo o disminución de recursos en su cuenta.

    (2) Nota débito contable. Documento contable que expresa un cargo en la cuenta de un tercero e identifica el concepto respectivo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)-

    (3) En el SGF – QUIPU. Documento que se genera como soporte de los pagos realizados a través de giros electrónicos.

  6. ODC: Orden Contractual de Compra.

  7. ODS: Orden Contractual de prestación de Servicios. 

  8. Orden de pago – ORPA: Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en la Tesorería. 

  9. Ordenador del gasto: Se refiere al funcionario que en virtud de sus funciones tiene la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto. 

  10. Pago electrónico: Sistema mediante el cual se ejecuta de forma automática un abono en cuenta por giro a través de portales bancarios en Internet o módem. 

  11. Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC: Instrumento mediante el cual se determina el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, para los órganos financiados con recursos de la Nación. 

  12. Resolución de Autorización de Gasto – RAG: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

  13. SARA: Sistema de Información de Talento Humano de la Universidad Nacional de Colombia.

  14. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  15. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Efectuar giros

    a.   Normatividad asociada al procedimiento efectuar giros

    1.   Decreto 380 de 1996, Art. 7o., sobre contenido del certificado de retención por IVA.

    2.   Decreto 410 de 1971- Código de Comercio, Art. 203, la Universidad Nacional de Colombia no está obligada a tener revisor fiscal.

    3.   Decreto 836 de 1991, Art. 10, certificados de retención en la fuente. Las personas jurídicas podrán entregar los certificados de retención en la fuente, en forma continúa impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa.

    4.   Estatuto Tributario Arts. 378, 379, 381 y 617, expedir certificados de ingresos y retenciones por concepto de salarios, contenido del certificado de ingresos y retenciones por concepto de salarios, certificado de ingresos y retenciones por otros conceptos y requisitos en la factura de venta.

    5.   Ley 223 de 1995, Art. 181, sobre aportes al SENA.

    6.   Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

    7.   Ley 789 de 2002, Art. 50, sobre control a la evasión de los recursos parafiscales.

    8.   Resolución de Rectoría 506 del 22 de abril de 2008 sobre tarjeta de crédito empresarial, “Por la cual se modifica el artículo 9 de la Resolución de Rectoría No. 344 del 12 de abril de 2004 “Por la cual se establece el manejo interno de inversiones financieras, cuentas bancarias y en general el manejo de recursos financieros en la Universidad Nacional de Colombia”.

    9.   Resolución de Rectoría No. RG-02 del 16 de mayo de 2011. “Por la cual se determinan los medios de pago aceptables en la Universidad Nacional de Colombia, se dictan disposiciones en relación con el manejo de las cuentas bancarias y se hacen algunas delegaciones”.

    10. Resolución de Rectoría No. RG-03 del 1 de junio de 2011. “Por la cual se modifica y adiciona la Resolución de Rectoría No. RG-002 de 2011”.

    11. Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009.” Por la cual se deroga la resolución No. 079 del 28 de enero de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia.”

    12. Resolución de Rectoría No. 293 del 22 de marzo de 2006 “Por la cual se delegan funcionarios y se dictan disposiciones en materia de Comercio Exterior”.

    13. Resolución de Rectoría No. 40 del 15 de enero de 2010, “Por la cual se modifica la Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009”.

    b.   Instructivos asociados al procedimiento efectuar giros

    1.   Instructivo clasificar órdenes de pago y verificación de recursos disponibles para efectuar pagos.

    2.   Instructivo para administrar chequeras.

    3.   Instructivo para efectuar giros al exterior.

    4.   Instructivo para efectuar giros electrónicos.

    5.   Instructivo para efectuar pagos con tarjeta de crédito empresarial virtual.

    6.   Instructivo para expedir certificados.

    7.   Instructivo para girar y entregar cheques.

    8.   Instructivo para solicitar autorización de tarjeta de crédito empresarial virtual.

    c. Formatos asociados al procedimiento efectuar giros

    1.   Formato autorización de giros al exterior.

    2.   Formato control de grupos de giros electrónicos.

    3.   Formato datos básicos para creación de terceros. (Proceso Contable).

    4.   Formato informe de pagos de servicios de transporte y/o intermediación aduanera.

    5.   Modelo oficio de comercio exterior.

    6.   Formato seguimiento para entrega de cheques en caja.

    7.   Planilla de control de entrega de consignaciones.

    8.   Certificación de retención en la fuente (por otros conceptos)

    9.   Certificación industria y comercio (por otros conceptos)

    10. Certificación de retención por concepto de contribución de contratos de obra pública.

    11. Certificación de gastos de transporte y estadía de contratistas.

    12. Certificación de viáticos y gastos de viaje de servidores públicos.

    13.  Certificación paz y salvo pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales (consolidada).

    14.  Certificación paz y salvo pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales (por sedes o unidades especiales).

    15.  Certificación de pagos de matrícula posgrado.

    16.  Certificación por concepto de descuentos por nómina.

  2. Instructivos asociados al procedimiento Efectuar giros

    1. Instructivo Clasificar órdenes de pago y verificar recursos disponibles para efectuar pagos
    2. Instructivo Administrar chequeras
    3. Instructivo Efectuar giros al exterior
    4. Instructivo Efectuar giros electrónicos
    5. Instructivo Efectuar pagos con tarjeta de crédito empresarial virtual
    6. Instructivo Expedir certificados
    7. Instructivo Girar y entregar cheques
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Efectuar giros

    1. Formato Autorización de giros al exterior
    2. Formato Control de grupos de giros electrónicos
    3. Formato Creación y actualización de terceros
    4. Formato Relación de pagos de servicios de transporte y/o intermediación aduanera
    5. Modelo Oficio de comercio exterior
    6. Formato Seguimiento para entrega de cheques en caja
    7. Formato Planilla de control de entrega de consignaciones
    8. Formato Certificado de retención en la fuente
    9. Formato Certificado de retención industria y comercio
    10. Formato Certificación de retención por concepto de contribución de contratos de obra pública
    11. Formato Certificación de gastos de transporte y estadía de contratistas
    12. Formato Certificación paz y salvo pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales Universidad Nacional de Colombia
    13. Formato Certificación paz y salvo pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales por sede o unidad especial
    14. Formato Certificación por concepto de descuentos por nómina
CONDICIONES GENERALES:

1.   Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2.   Todas las operaciones bancarias y las de tesorería (constitución, reinversión, prórroga y redención de inversiones financieras) que se deban adelantar ante las entidades financieras, sin importar la cuantía, requerirán la firma o aprobación conjunta de dos (2) servidores públicos, delegados según la normatividad vigente,  según el área de gestión en que se efectúen las transacciones.

La denominación de primera y segunda firma o primer o segundo aprobador de giros, no es condición restrictiva del orden en el que los servidores delegados deben firmar los cheques o aprobar las transacciones electrónicas, como quiera que se exige que ambos autoricen cada uno de los giros.

3.   Las cuentas bancarias de la Universidad Nacional de Colombia no se pueden sobregirar.

4.   Se debe propender por mantener los recursos necesarios para realizar los pagos en cada una de las áreas de tesorería verificando que no se tengan recursos ociosos en cuentas corrientes, situación que impide percibir rendimientos financieros.

5.   La Universidad Nacional de Colombia podrá hacer uso de los siguientes medios para efectuar transferencia de recursos y el pago de sus obligaciones, así: cheques, libretas de ahorro, y otros medios físicos utilizados por entidades financieras, transacciones a través de portales bancarios o mecanismos virtuales ofrecidos por las entidades financieras y transacciones a través del Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE).

6.   La Universidad efectuará los giros y los traslados entre cuentas bancarias preferiblemente utilizando medios electrónicos a través de abono en cuenta bancaria. Para el efecto, el servidor público, pensionado, contratista y demás personas vinculadas en las diferentes modalidades que se presenten en la Universidad Nacional de Colombia, tendrá que informar los datos necesarios de su cuenta bancaria en el formato datos básicos para creación o actualización de terceros en el SGF – QUIPU. Se exceptúan de esta situación los pagos de nómina cuya información es suministrada en archivo plano por el área de nómina respectiva o la de pagos a servidores públicos cuya información está registrada en el Sistema de Talento Humano – SARA, y que puede ser tomada de esa base de datos.

7.   Será aceptable el uso de cartas de autorización para efectuar operaciones financieras, exclusivamente en los siguientes casos:

a.   Operaciones sobre valores,

b.   Operaciones sobre divisas,

c.   Operaciones de comercio exterior,

d.   Transferencias vía SEBRA que se realicen directamente a través de las tesorerías de las entidades financieras,

e.   Cuando la entidad bancaria no permita la solicitud de cheques de gerencia a través de portales bancarios,

f.    Operaciones para el pago de tarjeta de crédito empresarial.

g.   Debido a contingencias derivadas de fuerza mayor o caso fortuito que impidan la realización de las transacciones por medios electrónicos.

8.   Todo movimiento efectuado en las cuentas bancarias de la Universidad Nacional de Colombia debe estar justificado y soportado.

9.   Por ser un procedimiento que conlleva tiempo y trámites adicionales a los requeridos en un pago normal, sólo se deberá realizar pagos a través de tarjeta de crédito, en los casos en que dicha operación genere valor agregado dentro del proceso administrativo o que el proveedor exija únicamente este medio de pago.

10. El término para el trámite de pago en general, desde que se radica la documentación hasta que se realiza el giro, debe ser de hasta cinco (5) días hábiles, siempre y cuando la documentación no presente ninguna inconsistencia.

11. Por razones del cierre contable del mes, no se efectúan giros durante los dos (2) últimos días hábiles de cada mes (de febrero a noviembre), con excepción de nómina de los empleados de la Universidad Nacional de Colombia y de avances. En los meses de enero y diciembre, se expedirá circular donde se dan las directrices específicas para dichos meses por corresponder a cierre e inicio de vigencia.

12.  El envío de documentos a los bancos que contengan información relacionada con firmas en operaciones bancarias deben ser remitidos en original en sobre cerrado y la copia con firma abreviada u original firmado.

13. Será responsabilidad del tesorero o quien haga sus veces en cada Sede, Facultad o Unidad Especial, realizar las gestiones ante cada entidad financiera para registrar las firmas autorizadas de los servidores autorizados para operaciones bancarias.

14. Los servidores públicos autorizados en la normatividad vigente para aprobar los giros electrónicos a través de los portales bancarios, serán los responsables de los movimientos que se realicen efectivamente mediante el uso de las claves asignadas en virtud de su cargo.

15. Cuando los servidores públicos delegados como segundo aprobador de giros electrónicos, como segunda firma en el giro de los cheques, o como segunda clave en el control dual de cajas fuertes, deban ausentarse temporalmente de su cargo en virtud de alguna de las situaciones administrativas previstas, los servidores públicos delegados en el artículo 4 de la Resolución de Rectoría RG-002 de 2011, determinarán quién actuará en su reemplazo. La asignación temporal de esta responsabilidad deberá hacerse en forma escrita, indicando la fecha en que inicia y la fecha en que termina el reemplazo por parte del suplente, así como la situación administrativa que da lugar a tal suplencia.

16. Deberá comunicarse por escrito a la entidad bancaria cualquier novedad en relación con el personal autorizado para la firma de cheques y para el caso de aprobadores de giros en los portales bancarios deberá solicitarse al superusuario respectivo, la habilitación del nuevo usuario y la inactivación o eliminación del usuario que se encuentra en la situación administrativa que dio lugar a la designación  de un suplente. De igual manera, deberán  reportarse a los superusuarios las novedades relacionados con los servicios, montos máximos, número de procesos, y cuentas bancarias, entre otros, autorizadas a los servidores públicos que actúan como aprobadores de pagos en portales bancarios.

17. Con el fin de mitigar los riesgos que se presentan en el trámite de cobro de cheques en las entidades bancarias girados para avances, es indispensable que los beneficiarios cumplan con el tiempo de trámite establecido en la normatividad interna de avances y legalizaciones para que el área administrativa pueda tomar las medidas de seguridad necesarias inherentes a esta operación. De igual manera, los tesoreros deberán apoyar al beneficiario del avance en el trámite del cobro del cheque de la siguiente manera:

a.  Solicitar a la entidad bancaria atención preferencial para el cobro del cheque.

b. Informar al beneficiario del avance que podrá solicitar a la entidad financiera protección especial para el traslado de los recursos desde el banco hasta el lugar de domicilio, según corresponda.

c.  Informar al docente o administrativo o contratista que podrá autorizar el abono electrónico a su cuenta bancaria, de los recursos que le serán girados por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía o adquisición de bienes y servicios.

18. El trámite de novedades ante las áreas de personal de situaciones administrativas que puedan ser previstas deberán realizarse con mínimo treinta (30) días calendario de anticipación con el fin de contar oportunamente con el acto administrativo que da lugar al reemplazo del funcionario.

19. Las claves de las cajas fuertes principales, deberán registrarse en un documento que será custodiado en sobre sellado y lacrado en otra caja fuerte principal, las cuales podrán retirarse por el aprobador habilitado cuando ocurran situaciones administrativas de fuerza mayor o caso fortuito al otro aprobador,  así:

a.   Para el caso de la caja fuerte de la División Nacional de Tesorería, en la caja fuerte del Nivel Central de la Sede Bogotá, administrada por el tesorero del Nivel Central de la sede Bogotá.

b.   Para el caso de la caja fuerte del nivel central de la sede Bogotá, en la caja fuerte de la División Nacional de Tesorería, administrada por el Jefe de la División Nacional de Tesorería.

c.   Para el caso de las cajas fuertes de las tesorerías del nivel central de sede, diferentes de la Sede Bogotá, en la caja fuerte ubicada en la tesorería de Unisalud de la respectiva sede, la cual será administrada por el tesorero de dicha Unidad Especial.

d.   Para el caso de las cajas fuertes de las tesorerías de Unisalud, diferentes de la Sede Bogotá, en la caja fuerte ubicada en la tesorería del Nivel Central de Sede, la cual será administrada por el tesorero del Nivel Central de Sede.

e.   Para el caso de las cajas fuertes de las tesorerías de la Sede Bogotá, diferentes a la del Nivel Central de Sede, en la caja fuerte ubicada en la tesorería del nivel central de sede, la cual será administrada por el tesorero del nivel central de sede.

f.    Para el caso de las cajas fuertes de las Unidades Especiales del nivel nacional, en la caja fuerte de la División Nacional de Tesorería, administrada por el Jefe de la División Nacional de Tesorería.

20. El cambio de claves de cajas fuertes se hará por lo menos dos (2) veces al año. Sin perjuicio de que el responsable de la misma, cambie la clave cuando lo considere necesario por medidas de seguridad o por periodos de vacaciones o retiro del cargo de quien ejerce el rol.

En los casos en que el responsable de la clave deba ausentarse temporal o definitivamente de sus funciones, deberá hacer entrega de la misma al servidor público a quien se le haya asignado la responsabilidad de reemplazarlo, con el fin de que este último efectúe el cambio de clave.

21. Los servidores públicos que manejen recursos financieros y hagan uso de equipos de cómputo para las operaciones transaccionales deberán atender las medidas de seguridad establecidas por la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones en sus procesos y procedimientos.

22. Las medidas de seguridad que deben contener las cartas de autorización o solicitudes escritas de la Universidad Nacional de Colombia a los bancos para efectuar transacciones bancarias sin el uso de los medios electrónicos serán las siguientes, como mínimo:

a.   Papel membreteado.

b.   Sello restrictivo

c.   Protectógrafo

d.   Sellos húmedos con el logotipo de la Universidad que acompañen cada una de las firmas registradas

e.   Las demás medidas de seguridad que las entidades bancarias requieran o exijan.

23. Los cheques girados por la Universidad deben contener sello restrictivo, protectógrafo y sellos húmedos con el logotipo de la Universidad que acompañen cada una de las firmas registradas, las cuales deberán quedar consignadas en las tarjetas de registro de apertura de las cuentas corrientes y de ahorros. Se exceptúa del requisito del protectógrafo los cheques girados por el Fondo Pensional de la Universidad Nacional de Colombia.

24. Los jefes del área de tesorería deberán efectuar controles que permitan garantizar la debida custodia de los cheques en blanco y girados en poder de la tesorería.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Clasificar órdenes de pago y verificar recursos disponibles para efectuar pagos Clasificar las órdenes de pago y verificar que existan los recursos disponibles en las cuentas bancarias para tramitar los giros pendientes. Área de Tesorería Auxiliar de tesorería, Tesorero.

N/A.

N/A.

2 Efectuar giros al exterior Remitir autorización escrita a la entidad bancaria donde se tienen consignados los recursos de la Universidad, para que, en cumplimiento de las obligaciones contraídas por la misma, se efectúe el giro a una cuenta bancaria en el exterior. Área de Tesorería Auxiliar de tesorería, Tesorero.

N/A.

N/A.

3 Efectuar giros electrónicos Realizar el pago de obligaciones a través de giros electrónicos, por medio de los portales bancarios de las entidades financieras donde la Universidad administra sus recursos, de acuerdo con la información de la cuenta bancaria suministrada por los beneficiarios. Área de Tesorería Auxiliar de tesorería, Tesorero.

N/A.

N/A.

4 Girar y entregar cheques Elaborar los comprobantes de egreso, y girar y entregar cheques correspondientes a los diferentes pagos que debe realizar el área de Tesorería de acuerdo con las obligaciones adquiridas por la Universidad Nacional de Colombia. Área de Tesorería Auxiliar de tesorería, Tesorero.

N/A.

N/A.

5 Administrar chequeras Solicitar ante la entidad bancaria los cheques necesarios para el normal funcionamiento del área de Tesorería. Una vez recibidos hacer su registro y habilitación en el SGF ? QUIPU. Área de Tesorería Auxiliar de tesorería, Tesorero y funcionario delegado como segunda firma registrada

Comunicación escrita.

N/A.

6 Organizar y entregar documentación del pago de nómina Realizar las siguientes tareas: 1. Adjuntar los recibos de pago de nómina a los reportes movimiento pagado por línea de costo con variables ? mlcv2 ?. 2. Elaborar formato con el nombre de las diferentes dependencias a las que se les entregarán los comprobantes de pago de nómina generados en SARA. 3. Entregar los comprobantes de pago de nómina a las personas designadas por cada dependencia, dejando constancia de dicha entrega con la firma de formato de entrega. Área de Tesorería Auxiliar de tesorería.

Lista de entrega de los comprobantes de pago de nómina.

N/A.

7 Expedir certificados Expedir el certificado que el usuario solicita. Área de Tesorería Auxiliar de tesorería, Tesorero.

N/A.

N/A.

Archivo TES_3_PR_efectuar_giros.vsd
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero. REVISÓ Áreas de tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen APROBÓ Ángel Múnera Pineda
CARGO Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista CARGO Tesorero, auxiliar de tesorería o quienes ejercen este rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 30 de 2010 FECHA abril 12 de 2010 FECHA abril 09 de 2012
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