Escudo de la República de Colombia
Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.004.061
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: TRAMITAR CUENTAS POR PAGAR

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Recibir y verificar los documentos soporte para pago, realizando el respectivo análisis y liquidación de la orden de pago en el SGF – QUIPU.

ALCANCE: Inicia con la radicación y verificación de documentos para pago, y finaliza con la autorización y firma de la orden de pago o el informe general de órdenes de pago en el SGF – QUIPU. Aplica para las tesorerías o dependencias que hagan sus veces en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Apoyo económico: Recursos económicos autorizados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes y administrativos, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.

  2. Archivo plano: Archivo conformado por un conjunto de caracteres secuenciales separado por espacios, comas u otro carácter especial, el cual tiene una extensión que lo identifica como tipo texto y que permite que sea interpretado por los diferentes sistemas.

  3. ATI – Autorización de Transferencias Internas: Documento utilizado en el SGF – QUIPU para formalizar un compromiso entre empresas y/o proyectos, con o sin contraprestación, mediante el traslado de recursos.

  4. Auditoria médica: Proceso de revisión adelantado por la dependencia que evalúa las facturas presentadas por parte de los prestadores de servicio de salud a UNISALUD, para establecer la calidad de la atención médica que reciben los pacientes, y que da como resultado las conformidades o no conformidades (glosas) en algunos de los pagos.

  5. Auxilio de Viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente a la Sede de vinculación en que los estudiantes deben desarrollar actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares, estudiantes vinculados a proyectos de investigación, representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional y aquellos a quienes por alguna situación académica, científica, artística, cultural o deportiva deban representar a la Universidad en lugar distinto de su sede habitual de vinculación

  6. Auxilio o gasto de marcha: Desembolsos realizados por la Universidad a los estudiantes para cubrir gastos ocasionados en una práctica extramural o salida de campo, de conformidad con el Acuerdo 23 de 1997, modificado por el Acuerdo 42 de 1997, ambos del Consejo Superior Universitario

  7. Avance: Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios

  8. CON: Sigla utilizada en SGF – QUIPU para denominar los contratos. 

  9. Gastos de transporte y estadía: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad Nacional de Colombia, en que debe incurrir una persona natural que para la ejecución del objeto de la misma, requiera desplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual.

  10. Glosa: (1) No conformidad identificada a partir de una auditoría realizada a un procedimiento o actividad específica.
    (2) No conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud.

  11. Interfaz: Proceso informático a través del cual se transfiere información de un sistema a otro.

  12. Obligación presupuestal: Monto adeudado por el ente público como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento -total o parcial- de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos y/o servicios prestados , incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  13. ODC: Orden Contractual de Compra.

  14. ODS: Orden Contractual de prestación de Servicios. 

  15. Orden contractual: Es una de las formas de contratos que celebra la Universidad para crear, modificar o extinguir obligaciones y cuya cuantía no exceda los 800 salarios mínimos legales mensuales vigentes (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  16. Orden de pago – ORPA: Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en la Tesorería. 

  17. Resolución de Autorización de Gasto – RAG: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

  18. SAR – Servicio Académico Remunerado: Documento mediante el cual se registra en el SGF – QUIPU el valor del estímulo al que tiene derecho un docente por su participación en un proyecto de extensión. 

  19. SARA: Sistema de Información de Talento Humano de la Universidad Nacional de Colombia.

  20. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  21. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  22. Viáticos y gastos de viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar

    a.     Normatividad asociada al procedimiento gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar

    1.   Estatuto Tributario, Art. 617  – Requisitos de la factura de venta.

    2.   Decreto No. 4747 de 2007. “Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones”.

    3.   Decreto Reglamentario No. 1189 de 1988 Art. 6 “Reintegro de las retenciones practicadas en exceso”.

    4.   Resolución No. 3047 de 2008 del Ministerio de la Protección Social, “Por medio de la cual se definen los formatos, mecanismos de envío, procedimientos y términos a ser implementados en las relaciones entre prestadores de servicios de salud y entidades responsables del pago de servicios de salud, definidos en el Decreto 4747 de 2007”.

    5.   Ley 30 de 1992, “Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior” (2% - artículo 43, literal d).

    6.   Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 036 de 2009. “Por el cual se reglamenta la extensión en la Universidad Nacional de Colombia”.

    7.   Circular de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa No. 024 – T del 20 de octubre de 2009, Disminución de la base de la retención con los aportes obligatorios a salud, pensión y los aportes voluntarios a pensiones para trabajadores independientes.

    8.   Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009. “Por la cual se deroga la resolución No. 079 del 28 de enero de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia”.

    9.   Resolución de Rectoría No. 40 del 15 de enero de 2010, “Por la cual se modifica la Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009”.

    10. Resolución de Rectoría No. 1952 del 22 de diciembre de 2008 – Manual de Convenios y Contratos Universidad Nacional de Colombia. 

    b.    Instructivos asociados al procedimiento gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar

    1.   Instructivo para liquidar órdenes de pago.

    2.   Instructivo para radicar y verificar documentos soporte de la liquidación de la orden de pago. 

    c.     Formatos asociados al procedimiento gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar

    1.   Formato autorización de descuento por avance no legalizado.

    2.   Formato constancia de cumplimiento.

    3.   Formato de devolución de documentos radicados para liquidación de órdenes de pago.

    4.   Formato declaración explícita, según corresponda.

    5.   Formato listado de requisitos de documentos soportes para giro de devoluciones de ingresos.

    6.   Formato listado de requisitos de documentos soportes para tramitar giros.

    7.   Formato radicador de cuentas por pagar.

    8.   Formato solicitud de conceptos de liquidación cuentas por pagar.

    9.   Certificación para solicitar la aplicación del artículo 173 de la Ley 1450 de 2011 y su Decreto Reglamentario 3590 de 2011.

  2. Instructivos asociados al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar

    1. Instructivo Liquidar órdenes de pago
    2. Instructivo Radicar y verificar documentos soporte de la liquidación de la orden de pago
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar

    1. Formato Autorización de descuento por avance no legalizado
    2. Formato Constancia de cumplimiento contractual
    3. Formato Causales de devolución de documentos radicados para liquidación de órdenes de pago
    4. Formato Listado de requisitos de documentos soportes para tramitar giros
    5. Formato Radicador de cuentas por pagar
CONDICIONES GENERALES:

1.     Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2.     Para las tesorerías del Nivel Nacional, de las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira, el horario de atención a los usuarios para el proceso de radicación de documentación soporte para la liquidación de órdenes de pago será en horas de la mañana en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 m. Las Sedes Orinoquía, Amazonía y Caribe definirán sus horarios de atención a los usuarios para el proceso de radicación de documentación soporte para la liquidación de órdenes de pago, de acuerdo con las necesidades del servicio.

3.   Las dependencias que cuentan con aplicativos para la radicación de documentos soportes para la liquidación de órdenes de pago, podrán seguir utilizándolos, en reemplazo del formato radicador de cuentas por pagar.

4.   Cuando los contratos, órdenes contractuales u otros actos administrativos que generen obligaciones de pago para la Universidad, sean consultados en el SGF – QUIPU y se encuentren en estado legalizado, no se requiere presentar copia de los mismos y se entiende que la dependencia encargada de cuentas por pagar, puede llevar a cabo la liquidación de la orden de pago, previa entrega de los soportes de pago por parte del interesado.

5.   Los trámites de legalización y perfeccionamiento de los contratos u órdenes contractuales son de competencia del área de contratación.

6.   La devolución del dinero se hace a nombre de la persona jurídica o natural que efectuó el pago,con excepción de los dineros que corresponden a los cursos de idiomas extranjeros, inscripciones a exámenes de admisión a la Universidad, matrículas, entre otros, cuyos dineros correspondan a usuarios menores de edad. En estos casos, dicho pago se gira a nombre del adulto responsable del menor de edad. En lo posible, la devolución del dinero se efectuará a través de giro electrónico.

7.   Para el pago de la nómina de funcionarios de la Universidad, las órdenes de pago se cargan en el SGF – QUIPU a través de la interfaz con el Sistema de Información del Talento Humano SARA.

8.   El uso del formato “Relación general órdenes de pago”, generado a través del SGF – QUIPU, es opcional.

9.   Cuando se liquiden órdenes de pago por devolución de ingresos, y se causa el Gravamen a los Movimientos Financieros, este impuesto se descontará del valor a girar. Esta política no aplica para el caso de solicitud de devolución de ingresos, cuando por iniciativa de la Universidad no se preste el servicio.

10. Los tiempos para el trámite de pago, desde que se radica la documentación (y que no tenga ninguna inconsistencia) hasta que se realiza el giro, serán de máximo cinco (5) días hábiles.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Radicar y verificar documentos para pago Recibir, radicar y verificar los documentos soporte para pago, con el fin de establecer que cumplen con los requisitos de ley y la normatividad interna de la Universidad. Área de Cuentas por pagar Auxiliar Cuentas por Pagar

Formato radicador de cuentas por pagar y Formato causales de devolución de documentos radicados para liquidación de órdenes de pago.

N/A

2 Liquidar la orden de pago Efectuar la liquidación de la orden de pago en el SGF ? QUIPU, a partir del análisis y revisión de los soportes radicados para pago. Área de Cuentas por pagar Auxiliar Cuentas por Pagar

Orden de pago o informe general de órdenes de pago liquidadas.

SGF ? QUIPU

3 Autorizar y firmar la orden de pago o el informe general de órdenes de pago en el SGF ? QUIPU Autorizar la Orden de Pago en el SGF ? QUIPU y firmar la orden de pago o el informe general de órdenes de pago. La autorización de la Orden de pago se puede realizar con distribución en Pagos Parciales para cambiar el NIT del tercero beneficiario para los siguientes casos: a) giro de impuestos, por el de la entidad bancaria que va a recibir el cheque de los impuestos; b) giros electrónicos entre dependencias de la Universidad; c) por autorización por escrito del proveedor, para que el giro se efectúe a un tercero diferente, teniendo en cuenta la normatividad vigente; d) para cubrir gastos bancarios de un giro al exterior. Área de Cuentas por pagar Tesorero

Orden de pago o informe general de órdenes de pago autorizadas en el SGF ? QUIPU y firmadas.

SGF ? QUIPU: Tesorería>Operativo>Autoriza Ord Pago>Autorizaciones de Ordenes de Pago.

Archivo TES_2_PR_cuentas_pagar.vsd
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ María Elvira García Audith Conde Falon REVISÓ Maria Elvira García, María Fernanda Forero, Cielo Murcia Moreno APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista CARGO Jefe División Nacional de Tesorería, asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiera y Administrativa
FECHA septiembre 13 de 2014 FECHA septiembre 13 de 2014 FECHA octubre 01 de 2014
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