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Efectuar seguimiento a las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia fiscal MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.001.040
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PROCEDIMIENTO: Efectuar seguimiento a las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia fiscal Página: 1/1

PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Efectuar el seguimiento de la ejecución de las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia.

ALCANCE: Inicia con la generación del informe de reservas presupuestales y cuentas por pagar y finaliza con la verificación de los saldos cancelados. Aplica para las áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces en las Unidades de Gestión General y Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:
  1. Cuentas por pagar: (1) Presupuestales: La Universidad Nacional de Colombia constituirá a 31 de diciembre del año cuentas por pagar correspondientes a las obligaciones no pagadas, pero cuyo bien o servicio han sido recibidos a satisfacción, así como los anticipos pactados en los acuerdos de voluntades (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

    (2) Contable: Obligaciones adquiridas con terceros relacionadas con las operaciones de la entidad. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  2. Reservas presupuestales: Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 27 del presente régimen, al cierre de la vigencia fiscal la Universidad Nacional de Colombia podrá constituir reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

  3. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  4. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  5. Unidad de gestión general: La Unidad de gestión general tiene como propósito garantizar el adecuado desarrollo de las funciones misionales de la institución y su correspondiente soporte. Se divide en niveles centrales y fondos especiales.

  6. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de diciembre de cada año.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Efectuar seguimiento a las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia fiscal

    1.    Acuerdo 153 de 2014 del Consejo Superior Universitario (Régimen Financiero).

    2.    Acuerdo 208 de 2015 del Consejo Superior Universitario (Modificación Régimen Financiero).

    3.    Resolución de Rectoría 1551 de 2014 (Manual de Convenios y Contratos).

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Efectuar seguimiento a las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia fiscal

    1. Formato Liquidación definitiva por servicios del exterior
    2. Procedimiento Adquirir servicios del exterior
CONDICIONES GENERALES:

1.  Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2.  Las reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia fiscal deben pagarse en la siguiente vigencia fiscal, y las no pagadas expirarán a 31 de diciembre de la vigencia en ejecución, sin excepción. 

3.   Los documentos requeridos para cancelación de saldos de reservas presupuestales son:

a) Comunicación de Comercio Exterior o quien haga sus veces, donde solicite el valor de la cancelación del saldo y adjunte el formato UF-FT-12.002.034 “Liquidación definitiva por servicios de comercio exterior” el cual hace parte del procedimiento: “Adquirir servicios del exterior” (Proceso Adquisición de Bienes y Servicios) para órdenes de prestación de servicios, órdenes de compra y contratos celebrados con extranjeros sin representación en Colombia.

b) Resolución de cancelación del saldo por viáticos nacionales, estímulos estudiantes y otros compromisos autorizados mediante resolución.

c)  Comunicación escrita de la tesorería donde informa que el saldo de los compromisos obedece a diferencia en cambio, cuando aplique.

d) Acta de liquidación de órdenes contractuales y contratos en aquellos casos en los que existan saldos no ejecutados.

e) De acuerdo con la estructura organizacional de cada Sede, el trámite de seguimiento de reservas presupuestales  lo realiza el área de presupuesto o contratación o la dependencia que la Sede designe.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Generar el reporte de reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia. Generar el reporte en el SGF-QUIPU de reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia. Profesional, Presupuesto

Reporte en el SGF-QUIPU 

SGF - QUIPU

2 Enviar los saldos de reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre en forma periódica, mínimo dos veces en el año. (a 30 Junio y 31 de Octubre) . Remitir los saldos de cada compromiso constituido como reserva presupuestal y cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre en forma periódica (a Julio y Noviembre) a los interventores, supervisores o responsables de seguimiento para que explique las razones por la cuales no se ha efectuado la obligación ni el pago. Jefes, Áreas de Presupuesto o Contratación

Comunicación escrita

N/A

3 Remitir comunicación escrita de respuesta del saldo de la reserva presupuestal no pagada. Los interventores, supervisores o responsables de seguimiento remiten al área de presupuesto la comunicación escrita donde indica el motivo por el cual no se ha pagado la reserva presupuestal. Interventores, supervisores o responsables de seguimiento o áreas de contratación.

Comunicación escrita

N/A

4 Recibir documentos para cancelar los saldos de reservas presupuestales y cuentas por pagar. Radicar en las áreas de presupuesto los documentos relacionados en el numeral 2 de las condiciones generales para cancelar el saldo de la reserva presupuestal y la cuenta por pagar. Auxiliar, Presupuesto

Documentos radicados relacionados en el numeral 2 de las condiciones generales

N/A

5 Cancelar manualmente en el SGF-QUIPU las reservas presupuestales y cuentas por pagar. En el SGF-QUIPU cancelar manualmente las reservas presupuestales y cuentas por pagar. Ruta: Presupuesto/Cancelación Parcial/Cancela Saldos Pendientes. Técnico, Área de Presupuesto

Compromisos cancelados

SGF – QUIPU

Ruta:  Presupuesto/Cancelación Parcial/Cancela Saldos Pendientes.

6 Generar reporte en el SGF-QUIPU de las reservas presupuestales y cuentas por pagar y verificar los saldos cancelados. Generar reporte en el SGF-QUIPU de las reservas presupuestales y cuentas por pagar y verificar que estén canceladas manualmente. Ruta: Reportes UNAL/Reportes/ Proyectos /Reservas y cuentas por pagar UNAL -------- ¿Es cierre de vigencia fiscal? Si: PROCEDIMIENTO: Cerrar Presupuesto actividad 8 No: FIN ------------- Auxiliar, Área de Presupuesto

Reporte Relación de Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar

SGF – QUIPU

Ruta: Reportes UNAL/Reportes/ Proyectos /Reservas y cuentas por pagar UNAL

Archivo U_PR_12.001.040-Efectuar_seguimiento_reservas_presupuestales_V_2_septiembre_28_de_2017.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Amanda Almanza REVISÓ Socorro Cardozo Miranda, María Fernanda Forero Siabato, Pilar García Valencia APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Asistente Administrativo CARGO Jefe División Nacional de Gestión Presupuestal, Asesora y Contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA agosto 25 de 2017 FECHA septiembre 01 de 2017 FECHA octubre 04 de 2017
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