Escudo de la República de Colombia
Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.004.073
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Gestionar el trámite para abrir o saldar cuentas bancarias o Fondos de Inversión Colectiva –FICs- para el manejo de recursos propios y exentos del Gravamen a los Movimientos Financieros –GMF- en los casos que aplique, en las diferentes Tesorerías de la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la solicitud de autorización para abrir o saldar una cuenta bancaria o FICS, continúa con el trámite ante la entidad financiera y finaliza con el registro en el SFI-QUIPU y el control de cuentas bancarias y FICS en la Universidad Nacional de Colombia. Aplica para las áreas de Tesorería en Unidades de Gestión General y en Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Contribución financiera ó Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF: Gravamen a las transacciones financieras, cuyo hecho generador lo constituye la realización de las transacciones financieras, en las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así como en cuentas de depósito en el Banco de la República, y los giros de cheques de gerencia. No aplica para transacciones efectuadas con recursos de la Nación.

  2. Cuenta corriente: (1) Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de fondos solicitados. (2) Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  3. Cuenta de ahorro: Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee, mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  4. Cuentas inactivas: Cuentas corrientes o de ahorro sobre las cuales no se hubiere realizado movimiento de depósito, retiro, transferencia o, en general, cualquier débito o crédito por parte del titular, ya sea directamente o por parte de un tercero. Las operaciones débito o crédito de abono de intereses o cobro de comisiones y/o servicios bancarios no impiden que se considere la cuenta como inactiva. Si la cuenta bancaria durante (3) años ininterrumpidos presenta inactividad se configura en una cuenta abandonada - Ley 1777 de 2016.

  5. Fondos de Inversión Colectiva - FICS: Mecanismo o vehículo de captación y administración de sumas de dinero con recursos a la vista, lo que facilita realizar movimientos de tesorería diariamente, evita el gravamen financiero en operaciones entre la misma entidad, mejora la rentabilidad de los recursos que están en cuentas de ahorro y corrientes, y facilita la desconcentración de recursos financieros. A partir de 2014 las Carteras Colectivas tomaron el nombre de Fondos de Inversión Colectiva.

  6. Saldar cuentas bancarias o FICS: Se presenta cuando el contrato de cuenta bancaria o FICS, se termina unilateralmente por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por el titular de la cuenta, o de común acuerdo entre el banco y el cliente.

  7. Sustituir cuenta bancaria o FICS: Se presenta por dos situaciones: (1) Como cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta bancaria; por deficiente prestación de los servicios por parte de las entidades bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, entre otros, lo que hace necesario abrir una nueva cuenta o FICS para el manejo de los recursos y saldar la cuenta bancaria o FICS existente. (2) Cuando se haya culminado un contrato o convenio y no se haga exigible el cierre de la cuenta bancaria por parte del contratante y pueda ser utilizada para otro fin (un nuevo contrato o convenio, entre otros), siempre y cuando la Entidad Financiera permita cambiar la denominación de la cuenta bancaria y sea autorizada la sustitución por parte de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. 

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS

    1. Acuerdo 153 de 2014, “Por el cual se adopta el régimen financiero de la Universidad Nacional de Colombia”. 
    2. Resolución de Rectoría No. 1427 del 28 de diciembre de 2015 “Por la cual se determinan los medios de pago aceptables en la Universidad Nacional de Colombia, se dictan disposiciones en relación con el manejo de las cuentas bancarias y fondos de inversión colectiva y se hacen algunas delegaciones”.
    3. Decreto 1525 de 2008 “Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”.
    4. Ley 1777 del 1 de febrero de 2016 “Por medio de la cual se definen y regulan las cuentas abandonadas y se les asigna un uso eficiente a estos recursos”.
  2. Instructivos asociados al procedimiento Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS

    1. Instructivo Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS

    1. Otros Cuenta reportada para la exención del gravamen a los movimientos financieros
    2. Formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS
    3. Formato Seguimiento y control de cuentas bancarias y FICS
CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Para generar eficiencia y eficacia en la gestión, el Gerente Nacional Financiero y Administrativo podrá, además, suscribirterminar o adicionar contratos de cuenta bancaria y FICS, para los servicios de recaudo y pago, en donde se incluya el total de sedes de la Universidad.
  3. El Gerente Nacional Financiero y Administrativo y el Jefe de la División Nacional de Gestión de Tesorería podrán tener la opción de consulta de saldos y movimientos de las cuentas bancarias y FICS de la Universidad Nacional de Colombia.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Elaborar y enviar solicitud para abrir o saldar una cuenta bancaria o FICS----- ¿La información es correcta?----- No, Ir a la actividad No. 1.----Si, ir a la actividad No. 2. Elaborar y enviar solicitud escrita dirigida al Gerente Nacional Financiero y Administrativo y firmada por el respectivo delegado, en la que se exponen claramente los motivos por los cuales se requiere abrir o saldar la respectiva cuenta bancaria o FICS, relacionando la siguiente información, según sea el caso. N/A Área de Tesorería / Dependencia delegada, Tesorero / Delegado

Solicitud escrita

N/A

2 Abrir o saldar cuenta bancaria o FICS Tramitar la autorización para abrir o saldar cuentas bancarias o FICS ante la entidad bancaria, así como la exención del Gravamen a los Movimientos Financieros –GMF- para los casos en que aplique, para el manejo de recursos de las diferentes tesorerías de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con las políticas y normatividad establecidas. N/A Área de Tesorería / Dependencia delegada / Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Tesorero / Delegado / Gerente Nacional Financiero y Administrativo.

Comunicaciones escritas

Formato cuenta reportada para la exención del Gravamen a los Movimientos Financieros - Dirección del Tesoro Nacional (Anexo 2).

Instructivo Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS.

N/A

3 Registrar la autorización para abrir o saldar cuenta bancaria o FICS Tramitar el registro de apertura o cancelación de la cuenta bancaria o FICS ante el Soporte del Sistema de Gestión Financiera y ante la División Nacional de Gestión de Tesorería para su respectiva actualización en el Sistema de Gestión Financiera SGF-QUIPU y en el control de cuentas bancarias y FICS de la Universidad Nacional de Colombia. N/A Área de Tesorería / División Nacional de Gestión de Tesorería / Grupo de Administración y Soporte al SGF - QUIPU, Tesorero / Auxiliar de tesorería / Auxiliar del Grupo de Administración y Soporte al SGF – QUIPU.

Formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias y FICS.

Formato de seguimiento y control de cuentas bancarias y FICS.

SFI-QUIPU

Archivo PR_abrir_saldar_cuentas_bancarias_FICS_.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 12 de 2018 FECHA junio 20 de 2018
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