Escudo de la República de Colombia
Recaudar por caja MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.004.058
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Recaudar por caja Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Recibir y registrar el recaudo por concepto de venta de bienes y/o servicios, mediante diversos medios de pago tales como: efectivo, cheque de gerencia, cheque de persona jurídica, tarjeta débito o crédito, en las cajas recaudadoras a favor de la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la apertura de la caja recaudadora en SGF– QUIPU, incluye la generación de los soportes de los recaudos efectuados y finaliza con el cierre de operaciones y consignación de recaudos. Aplica para las áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces en las Unidades de Gestión General y en las Unidades Especiales que tengan caja recaudadora.

DEFINICIONES:
  1. Base de caja: Suma de dinero que debe reposar de manera permanente en las cajas recaudadoras de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de facilitar el cambio de dinero en las transacciones de recaudo en efectivo que se llevan a cabo.

  2. Caja recaudadora: Instalación física en la Universidad Nacional de Colombia, en la que se dispone de recursos humanos para realizar el recaudo de recursos, mediante diversos medios de pago, tales como: efectivo, cheque de gerencia, cheque de persona jurídica, tarjeta débito o crédito.

  3. Cheque de Gerencia: Título valor de contenido crediticio que, como el cheque corriente, contiene una orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero con la característica especial de que el importe de ese valor se provisiona previamente según pacto realizado con el cliente y con cargo a las dependencias del establecimiento bancario que ha librado el título valor. (cfr. Concepto Superbancaria 97047900-2 del 16 de diciembre de 1997)

  4. Cheque: Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  5. Cheques fiscales: Aquellos que son girados por cualquier concepto a favor de las entidades públicas y que tienen las características descritas en la ley 1 de 1980.

  6. Recibo de caja: Soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos recaudados a través de caja recaudadora.

  7. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  8. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Recaudar por caja

    a.       Normativa asociada al procedimiento Recaudar por caja

    1. Resolución de Rectoría No. 1082 de 2004, "Por la cual se delega la creación de Cajas Recaudadoras en las Tesorerías de la Universidad Nacional de Colombia y la expedición de reglamentación en materia de recaudo por caja".
    2. Resolución de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa No. 246 de 2008, "Por la cual se reglamenta el recaudo de recursos en la Universidad Nacional de Colombia".

    b.      Manuales asociados al procedimiento Recaudar por caja

    1. Manual de usuario SISS- CAJA.
    2. Manual programa SYSLIB.
  2. Instructivos asociados al procedimiento Recaudar por caja

    1. Instructivo Cerrar operaciones y consignar recaudos en la Universidad Nacional de Colombia
    2. Instructivo Efectuar apertura de caja recaudadora al inicio de la vigencia, con base de caja en el SGF - QUIPU
    3. Instructivo Efectuar cierre de caja recaudadora por cierre de vigencia con base de caja en el SGF – QUIPU
    4. Instructivo Efectuar recaudo en caja recaudadora de la Universidad Nacional de Colombia
    5. Instructivo Efectuar recaudo de Unisalud en el SISS – caja o de la Editorial Universidad Nacional de Colombia en el SYSLIB
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Recaudar por caja

    1. Formato Información para realizar consignaciones
    2. Formato Planilla de control de entrega de consignaciones
CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. La División Nacional de Gestión de Tesorería no cuenta con caja recaudadora.
  3. Las Facultades de Enfermería, Derecho y Ciencias de la Sede Bogotá no cuentan con caja recaudadora en la Tesorería, por lo que la Tesorería del Nivel Central de la Sede Bogotá, que se encuentra ubicada en el Tercer piso del Edificio Uriel Gutiérrez, lleva a cabo los recaudos por caja correspondientes a estas Facultades.
  4. Constitución de nuevas cajas recaudadoras: La constitución de nuevas cajas recaudadoras estará sujeta a la autorización por parte del Gerente Nacional Financiero y Administrativo, de conformidad con la Resolución de Rectoría No. 1082 del 15 de septiembre de 2004.
  5. Constitución de la base de caja recaudadora: La base de caja recaudadora se constituirá a través de giro directo de la dependencia a la cual pertenezca la caja recaudadora, previa elaboración de la orden de pago en el SGF – QUIPU y teniendo como soporte un acto administrativo expedido por el ordenador de gasto de la dependencia. La base de caja debe mantenerse en efectivo de baja denominación con el fin de que se cumpla su objetivo, de conformidad con la Resolución de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa N° 246 de 2008.
  6. Giro de la base de caja recaudadora: El giro de la base de caja se hará a nombre del responsable de la caja y por el valor autorizado para tal fin. La base de caja es de manejo obligatorio para el funcionario y no podrá ser utilizada para otro fin diferente del que fue creada. Al cierre de la vigencia, el funcionario responsable de la caja debe consignar en la cuenta bancaria, que para el efecto le indique el tesorero de la dependencia, el valor recaudado más la base de caja.
  7. Cuantía para base de caja recaudadora: Se encuentran autorizadas las siguientes cuantías para la base de caja que deberán manejar en las cajas recaudadoras relacionadas a continuación:

    1. La Caja recaudadora de la Facultad de Odontología, ubicada en el Hospital de la Misericordia manejará una base de caja recaudadora equivalente al 3% del SMLMV (salario mínimo legal mensual vigente).
    2. Las Cajas recaudadoras de las Sedes Manizales, Palmira y Medellín manejarán una base de caja recaudadora por cuantía equivalente al 50% de un SMLMV.
    3. Las demás cajas recaudadoras existentes en la Universidad Nacional de Colombia, manejarán una base de caja recaudadora cuya cuantía será el equivalente al treinta por ciento (30%) de un SMLMV. Los valores obtenidos en aplicación de los porcentajes aquí determinados deberán aproximarse al múltiplo de mil inmediatamente superior del valor calculado.

  8. Usuarios suplentes en el SGF – QUIPU: El tesorero de la dependencia beneficiaria del recaudo, debe solicitar a Soporte SGF – QUIPU, la habilitación de un usuario suplente en el SGF – QUIPU, quien reemplazará al funcionario titular de las labores de caja recaudadora en el caso de ausencias temporales que no impliquen interrupción del servicio activo (tales como hora de almuerzo o permisos). El funcionario titular, debe hacer entrega formal del efectivo y demás valores a quien haya sido designado para reemplazarlo y realizar un pre-cierre de la caja recaudadora en el SGF – QUIPU a fin de que la entregue en debida forma. La ausencia temporal del funcionario titular de las labores de caja recaudadora derivada de situaciones administrativas especiales (tales como vacaciones, licencias, incapacidades, etc.), deberán ser oportunamente informadas por el tesorero de la dependencia beneficiaria del recaudo al responsable de realizar el soporte de SGF – QUIPU, con el fin de que se asigne un nuevo usuario temporal del sistema y se desactive el usuario titular hasta cuando éste se reintegre a sus funciones.

    1.       Uso de claves: A los funcionarios que tengan bajo su responsabilidad el manejo de cajas recaudadoras les será asignada la clave de acceso al sistema, la cual deberá ser para su uso exclusivo, es decir que no podrá ser compartida o dada a conocer a otro funcionario.
  9. Apertura y cierre de caja recaudadora: El funcionario responsable de la apertura y cierre diario de la caja recaudadora será el tesorero.
  10. Supervisor suplente para apertura y cierre de caja recaudadora: El área de Tesorería podrá tener la opción de un supervisor suplente que tenga la función de abrir las cajas recaudadoras en el SGF – QUIPU en reemplazo del tesorero. Para poder realizar esta tarea deberá tener un aval escrito del jefe financiero en cada Sede o Unidad Especial.
  11. El supervisor suplente deberá ostentar un cargo de planta de nivel jerárquico superior al del tesorero.
  12. Cuantías máximas autorizadas para recaudo: El valor máximo de cada una de las transacciones en efectivo que se realicen en las cajas recaudadoras de las tesorerías de la Universidad Nacional de Colombia será el equivalente a un (1) SMLMV. Cualquier transacción cuyo valor exceda la cuantía, se recaudará mediante consignación bancaria o cualquier otro medio de pago que realice el usuario en las cuentas de la Universidad que le indique el responsable de la caja recaudadora.
  13. Medidas de seguridad en los recibos de caja y consecutivos: Los tesoreros de los fondos o dependencias beneficiarias del recaudo, tendrán a su cargo la responsabilidad de vigilar e implementar el cumplimiento de las medidas de seguridad en los recibos de caja y verificar el correcto manejo de los consecutivos.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Abrir la caja en el sistema de información correspondiente. Ingresar al sistema de información correspondiente, siguiendo las rutas establecidas en los manuales para abrir la caja e iniciar el registro de operaciones de recaudo. N/A Tesorero o supervisor

N/A

a) Unisalud: SISS - CAJA. Ver: Manual de usuario SISS - CAJA. b) Editorial: SYSLIB.  Ver: Manual de usuario SYSLIB. c) Otro: SGF – QUIPU: Recaudos>Operativo>Apertura de caja>Apertura de caja.

2 Efectuar recaudo en caja de la Universidad. Recibir del usuario el recaudo por concepto de venta de bienes y/o servicios mediante los medios de pago autorizados (efectivo, cheque de gerencia, cheque de persona jurídica, tarjeta débito o crédito) y registrarlo en las cajas recaudadoras a favor de la Universidad Nacional de Colombia, generando los soportes de dichas operaciones. ---¿Es momento de hacer el cierre del día? --Si: Ir a la actividad No. 3. ---No: Ir a la actividad No. 2. N/A Cajero

Recibo de Caja o Factura

a) Unisalud: SISS - CAJA. Ver: Manual de usuario SISS- CAJA b) Editorial: SYSLIB.  Ver: Manual de usuario SYSLIB. c) Otro: SGF – QUIPU: Recaudos>Operativo>Apertura de caja>Apertura de caja.

3 Cerrar operaciones y consignar recaudos. Generar reportes de cierre, y cierre de caja en el sistema de información correspondiente. Así mismo, efectuar la conciliación de valores, y la consignación de recaudos, para su respectivo registro. ----¿Es el momento de presentar el informe mensual de transporte de valores?----Si: Ir al Procedimiento Elaborar, consolidar y presentar informes financieros y administrativos. ---No: Ir al Instructivo para archivar los documentos de tesorería según TRD. N/A Cajero, Tesorero, Auxiliar de Tesorería

Consignación con timbre de Banco, Planilla de control de entrega de consignaciones firmada

SGF – QUIPU

Archivo
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 12 de 2018 FECHA junio 22 de 2018
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