Escudo de la República de Colombia
Recaudar por bancos MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.004.059
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Recaudar por bancos Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: VeVerificar y registrar los ingresos recibidos por concepto de venta de bienes y/o servicios, a través de entidades financieras en cuentas bancarias de la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la recepción y verificación de los datos de los documentos idóneos, suficientes y válidos para registrar y soportar el recaudo, y finaliza con el registro del recaudo en SGF– QUIPU. Aplica para las áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces en las Unidades de Gestión General y Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. ACH – Automated Clearing House: Cámara de compensación automatizada que permite el intercambio de transacciones entre diferentes entidades financieras.

  2. Archivo plano: Archivo conformado por un conjunto de caracteres secuenciales separado por espacios, comas u otro carácter especial, el cual tiene una extensión que lo identifica como tipo texto y que permite que sea interpretado por los diferentes sistemas.

  3. Declaración de cambio: Formulario diseñado por el Banco de la República cuyo diligenciamiento corresponde a los residentes y no residentes en el país que efectúan en Colombia una operación de cambio y se constituye en prueba de la realización de la misma.

  4. Divisa: (1) Dinero en moneda extranjera manejado por un país en el comercio internacional. (2) Moneda extranjera referida a la unidad del país de que se trata. (3) Monedas, billetes de banco o efectos mercantiles de cualquier país extranjero. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  5. Encuesta balanza de pago: Formato del Banco de la República destinado a recopilar información relativa a las divisas de un país.  El formato se diligencia trimestralmente por la Universidad Nacional de Colombia, registrando los gastos e ingresos en moneda extranjera.

  6. Encuesta muestra trimestral de Servicios Otros Sectores – MTS del DANE: Formato a diligenciar por la Universidad Nacional de Colombia ante el Departamento Administrativo nacional de estadística – DANE y que tiene por objetivo obtener información específica del sector, relacionada con ingresos, gastos y empleo, además de las operaciones de comercio exterior de servicios realizadas a nivel empresarial.

  7. Monetizar divisas: Convertir moneda extranjera en moneda nacional.

  8. Portal bancario: Sitio Web de los bancos, disponible para el manejo integral de las transacciones de la Universidad tales como consultas, pagos, transferencias, solicitud de extractos, etc.

  9. PSE – Proveedor de Servicios Electrónicos: Sistema centralizado y estandarizado mediante el cual las Empresas ofrecen a los Usuarios la posibilidad de realizar pagos en línea, debitando los recursos de la entidad financiera donde el usuario tiene su dinero y depositándolos en la cuenta de las empresas recaudadoras.

  10. Reintegro de divisas: Canalización a través del mercado cambiario o mediante la utilización de las cuentas corrientes de compensación, las divisas provenientes de las exportaciones, mediante el diligenciamiento del formulario respectivo (Declaración de cambio por exportación de bienes).

  11. Remesa: Archivo plano en medio magnético generado por la entidad bancaria, que contiene los registros correspondientes a los recaudos efectuados durante el día, a partir de la lectura del código de barras de los recibos de matrícula.

  12. Residente: Persona natural o jurídica con domicilio en un país a efectos legales y fiscales. Esta puede tener la nacionalidad del país o ser extranjero. Para efectos del Estatuto Tributario, la residencia consiste en la permanencia continua en el país por más de seis (6) meses en el año o período gravable, o que se completen dentro de éste; lo mismo que la  permanencia discontinua por más de seis (6) meses en el año o período gravable.

  13. Resolución de Autorización de Gasto – RAG: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

  14. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  15. SIA – Sistema de Información Académica: Aplicación del sistema operativo Universitas XXI, desarrollada por la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de administrar información de carácter académico administrativo.

  16. Tasa de Referencia del Mercado – TRM: Tasa indicativa del precio del dinero en el mercado financiero y de valores.

  17. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  18. Universitas XXI: Sistema operativo adquirido por la Universidad Nacional de Colombia en el año 2002. La aplicación de dicho sistema se denomina Sistema de Información Académica (SIA), la cual realiza la gestión de la información académica de la Universidad.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Recaudar por bancos

    a.    Normativa asociada al procedimiento Recaudar por bancos

    1. Ley 30 de 1992, “Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior”. (2% - artículo 43, literal d).
    2. Resolución de Rectoría No. 344 del 12 de abril de 2004 Art. 6. "Por la cual se establece el manejo interno de inversiones financieras, cuentas bancarias y en general el manejo de recursos financieros en la Universidad Nacional de Colombia".
    3. Resolución de Rectoría No. 293 del 22 de marzo de 2006 “Por la cual se delegan funcionarios y se dictan disposiciones en materia de Comercio Exterior”.
    4. Resolución de Rectoría No. 786 de 2013 “por la cual se reglamenta el manejo de recursos financieros provenientes del proceso de inscripción a exámenes de admisión de pregrado”.
    5. Resolución de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa No. 246 del 13 de mayo de 2008. “Por la cual se reglamenta el recaudo de recursos en la Universidad Nacional de Colombia”.
  2. Instructivos asociados al procedimiento Recaudar por bancos

    1. Instructivo Conciliación pagos de matrícula en Universitas XXI
    2. Instructivo Registrar recaudo de bancos en el SGF - QUIPU
    3. Instructivo Solicitar reintegro de divisas
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Recaudar por bancos

    1. Formato Recaudo consolidado de matrículas
CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Las dependencias internas que venden productos y servicios son las únicas responsables de enviar diariamente las consignaciones a la respectiva Tesorería, con el fin de evitar la duplicidad de registros.
  3. Modalidades de recaudo a través de entidades bancarias: el recaudo en entidades bancarias se podrá presentar a través de los siguientes medios:

    1.  Recaudo con comprobante de consignación: se podrá llevar a cabo la venta de bienes o servicios, recibiendo la consignación directamente en las cuentas bancarias destinadas por la Universidad Nacional de Colombia para tal fin.
    2. Recaudo con código de barras: se podrá utilizar el sistema de código de barras en los recibos de matrícula o documento equivalente para los recaudos que tengan número de referencia.
    3. Recaudo por transferencia interna: se podrán llevar a cabo recaudos por transferencias internas entre tesorerías de la Universidad a través de ACH.
    4. Recaudo a través de medios electrónicos: se podrá realizar el recaudo a través de ACH, PSE, tarjetas de crédito y débito. Este sistema de recaudo opera mediante mecanismos electrónicos como Internet o cualquier dispositivo electrónico que permita enviar, recibir y archivar o procesar los mensajes de datos relacionados con la información de los recaudos, que garantizan la identificación del usuario, la integridad de los mensajes, la conservación y no repudio de los mismos.
    5. Recaudo con base de datos o archivo previo: Consiste en el recaudo que se hace a través del pago en ventanilla de una entidad bancaria, a la que previamente la Universidad le ha remitido información relativa al concepto de pago, identificación del usuario, valor adeudado y fecha de pago oportuno y extemporáneo, para que ésta la cargue en su sistema. Una vez efectuada la transacción, la entidad bancaria hará entrega al usuario de un recibo en el que consta que efectuó el pago.

  4. Documentos idóneos, suficientes y válidos para registrar y soportar los recaudos (ingresos):

    1. Recibo de caja generado en el SGF – QUIPU.
    2. Formato de recibo de caja diligenciado manualmente para el recaudo en circunstancias especiales.
    3. Comprobante de consignación (original, copia al carbón o fotocopia), con el respectivo timbre del banco, en el caso de que el banco lo utilice. El Auxiliar de Tesorería debe validar en el portal de la entidad bancaria que los recursos están efectivamente depositados en la cuenta, previo al debido registro.
    4. Extracto bancario para recaudos masivos en el cual se señale la operación que se está contabilizando. Para registrar estas transacciones en el sistema financiero se debe conocer el concepto por el cual se está recaudando.
    5. Reporte generado del portal de la entidad bancaria.
    6. Recibo de pago o documento equivalente con el respectivo timbre del banco, en el caso de que el banco lo utilice.
    7. Archivos planos generados por las entidades bancarias los cuales se cargan al Sistema de Información Académica – SIA o SGF – QUIPU.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Establecer si se requiere recoger cheque girado a favor de la Universidad Determinar la necesidad de autorizar a un funcionario para recoger los cheques que hayan sido girados por terceros a favor de la Universidad, en cumplimiento de obligaciones con la misma. ---- ¿Se requiere recoger cheque girado a favor de la Universidad? ---Si: Ir a la actividad No. 2. ---No: ¿Es un ingreso recibido en divisas del exterior? ----Si: Ir a la actividad No. 3. ---No: Ir a la actividad No. 4. N/A Tesorero

N/A

N/A

2 Autorizar, recoger y consignar el cheque La persona autorizada recogerá los cheques que hayan sido girados por terceros a favor de la Universidad, y deberá consignarlos a la cuenta bancaria de la Universidad que informe la tesorería correspondiente. Ir a la Actividad No. 4 N/A Auxiliar Tesorería, Mensajero, Tesorero

N/A

N/A

3 Solicitar reintegro de divisas a la entidad bancaria Elaborar oficio y diligenciar la documentación soporte con el fin de solicitar a la entidad bancaria el reintegro de divisas. N/A Auxiliar Tesorería, Tesorero

N/A

N/A

4 Recibir y verificar los datos de los documentos soportes del ingreso Recibir del banco la información y verificar que se encuentre relacionada en los documentos soportes del ingreso. -----¿La información está completa? ---No: Ir a la actividad No. 5. ---Si: ¿El recaudo es por matrículas a través de SIA? ---No: Ir a la actividad No. 7. ---Si: Ir a la actividad No. 6. N/A Recibir del banco la información y verificar que se encuentre relacionada en los documentos soportes del ingreso. Auxiliar de Tesorería

Comprobante de consignación en original, copia al carbón o fotocopia, con el respectivo timbre y/o sello del banco (en el caso de que el banco lo utilice); extracto bancario; reporte generado del portal de la entidad bancaria; recibo de pago o documento equivalente con el respectivo timbre y/o sello del banco (en el caso de que el banco lo utilice); archivos planos generados por las entidades bancarias, los cuales se cargan al Sistema de Información Académica – SIA o SGF – QUIPU, u otro sistema de información; Facturas generadas en SGF – QUIPU.

N/A

5 Solicitar información faltante Solicitar la información faltante a las dependencias internas, beneficiario del bien o servicio, o entidades bancarias, según corresponda, e ir a la actividad No. 4. N/A Auxiliar Tesorería

Solicitud de información

N/A

6 Cargar remesas de matrícula en el Sistema de Información Académica - SIA Efectuar el cargue de remesas de matrículas en el Sistema de Información Académica. N/A Auxiliar de tesorería, tesorero o Auxiliar de Cartera

Aplicativo de remesas, Sistema de Información Académica - Universitas XXI.

Aplicativo de remesas, Sistema de Información Académica - Universitas XXI.

7 Registrar recaudo de bancos en QUIPU -----Ir al Instructivo para archivar los documentos de tesorería según TRD. Efectuar el registro de los recaudos en SGF – QUIPU, verificando que queden correctamente ingresados. Por último, imprimir el comprobante de ingreso correspondiente para revisión y firma. N/A Auxiliar Tesorería, Tesorero

Comprobante de ingreso

SGF– QUIPU: Tesorería>Operativo>Movimiento>Ingresos

Archivo PR_Recaudar_por_Bancos_V1.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 12 de 2018 FECHA junio 25 de 2018
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