Escudo de la República de Colombia
Reportar transporte de valores y mercancías MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.003.042
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO: Reportar transporte de valores y mercancías Página: 1/1

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES SUBPROCESO: GESTIONAR OPERACIONES DE SEGUROS PARA BIENES E INTERESES PATRIMONIALES DE LA UNIVERSIDAD

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Reportar las novedades derivadas de los desplazamientos de valores y mercancías, que se encuentran cubiertos por el Programa de Seguros, fuera de las instalaciones de la institución ya sea a destinos nacionales e internacionales, con el fin de garantizar el adecuado aseguramiento de los bienes de la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: El procedimiento inicia con el envío a la División Nacional de Servicios Administrativos – Sección de Gestión de Bienes del reporte de las novedades por parte de las áreas de Almacén, Inventarios y/o Tesorerías y finaliza con la aprobación y archivo del anexo modificatorio a la póliza de seguros expedida por la comañia aseguradora. Aplica para las áreas de Almacén, Inventarios y Tesorerías del Nivel Nacional, de Sede y de las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Asegurador: Persona jurídica que asume los riesgos, debidamente autorizada para ello con arreglo a las leyes y reglamentos.(Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Artículo 1037).

  2. Bien de consumo: Bienes que se gastan o consumen por el primer uso que se hace de ellos, o dentro de un período corto de tiempo.

  3. Bien devolutivo: Bienes muebles, inmuebles, semovientes o intangibles, que no se extinguen o consumen de manera inmediata, y que, desde el punto de vista de su administración, control y seguimiento, requieren ser controlados. Se asocian a una placa de inventarios como bienes principales o componentes, pertenecen a una empresa, se les asigna una ubicación permanente y estarán bajo la custodia y tenencia de un responsable.

  4. Bien.: (1) Cosas materiales o inmateriales susceptibles de valoración económica y sobre las cuales la Universidad Nacional tiene o puede tener derecho de uso o dominio. En comercio exterior se refiere a aquellos bienes, productos o mercancías clasificables en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

  5. Cobertura o Garantía: Compromiso aceptado por un asegurador en virtud del cual se hace cargo, hasta el límite estipulado, de las consecuencias económicas derivadas de un siniestro. Es también sinónimo de seguro (estar garantizado es igual que estar asegurado) o de capital asegurado (la garantía de la póliza es igual que el capital asegurado por ella). (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

  6. Deducible: Monto o porcentaje del daño indemnizable establecido en una póliza, que invariablemente se deduce del pago de la indemnización y que siempre queda a cargo del asegurado  

  7. Exclusión de riesgo: Decisión, que generalmente corresponde a la entidad aseguradora, en virtud de la cual no quedan incluidos en las garantías de la póliza determinados riesgos o, quedando incluidos estos, las garantías del contrato no surtirán efecto cuando concurran respecto a ellos determinadas circunstancias o condiciones preestablecidas. (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros).

  8. ICOTERM: Formas internacionales de negociación para venta de productos, donde se determina la responsabilidad del vendedor y comprador. Se encuentran agrupados por la ICC (International Chamber of Comerce, Paris), en once modalidades.

  9. Inclusión de bienes: Mecanismo mediante el cual se amparan nuevos bienes dentro de la póliza de seguros contratada por la Universidad. 

  10. Medio Escrito: Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario. (Cfr. Gestión de Bienes)

  11. Medio escrito: Se refiere pra efectos del presente Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  12. Póliza:  El documento por medio del cual se perfecciona y prueba el contrato de seguro se denomina póliza. (Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Artículo 1046)

  13. Prima: Precio que el tomador del seguro paga a la entidad aseguradora como contraprestación de la cobertura del riesgo asegurado que ésta le ofrece. La prima es un elemento real del contrato de seguro, dependiendo de la eficacia de las obligaciones de la entidad aseguradora del pago de la misma. (Cfr. Diccionario asegurador, Seguro Broker).

  14. Ramo: Conjunto de modalidades de seguro relativas a riesgos de características o naturaleza semejantes.  (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

  15. Sobreprima : Recargo a la prima cuando se trata de riesgos agravados.

  16. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  17. Valor Asegurado : Valor asignado en la póliza como la responsabilidad máxima que debe pagar la compañía de seguros en caso de pérdida o daño a los beneficiarios de la misma.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Reportar transporte de valores y mercancías

    Manuales asociados al procedimiento: Reportar transporte de valores y mercancías

    1. Manual de Seguros del Intermediario de seguros.
    2. Cartilla del programa de seguros.

    b.       Modelos asociados al procedimiento: Reportar transporte de valores y mercancías

    1. fileadmin/user_upload/Modelo_reporte_de_incluisones_o_exclusiones_de_bienes_o_transporte_de_valores_y_mercancias.docxModelo comunicado para el envío de Reporte de Inclusiones o Exclusiones de Bienes o Transporte de Valores y Mercancías.
  2. Instructivos asociados al procedimiento Reportar transporte de valores y mercancías

    1. Instructivo Reportar transporte de mercancías
    2. Instructivo Reportar transporte de valores
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Reportar transporte de valores y mercancías

    1. Formato Reporte transporte de mercancías despachos nacionales y urbanos
    2. Formato Reporte transporte de mercancías operaciones de comercio exterior
    3. Formato Reporte transporte de valores
CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Los reportes de valores y mercancías suministrados por las Sedes y Unidades Especiales son insumo para determinar el valor de la póliza de transporte de valores y mercancías, dentro del Programa de Seguros de la Universidad Nacional de Colombia.
  3. Todos los reportes de transporte de valores y mercancías, consolidados por Sedes, deberán ser radicados en la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional para su análisis, agregación y posterior entrega al intermediario de seguros, en las fechas establecidas.
  4. La relación con el intermediario de seguros y con la compañía de seguros es coordinada a través de la División Nacional de Servicios Administrativos y de la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional. Las áreas que generan información deberán abstenerse de remitirla directamente al intermediario o a la compañía de seguros.
  5. Para el caso de transporte de valores, deberán reportarse todos los trayectos múltiples, urbanos y nacionales, de dinero en efectivo, títulos valores, cheques y documentos que puedan ser convertidos fácilmente en efectivo, ya sean de propiedad de la Universidad o que estén bajo su responsabilidad. Los reportes deben incluir movilizaciones entre dependencias de la Universidad, entre la Universidad y entidades financieras, o entre la Universidad y cualquier otro destino.
  6. Se reportarán todos los desplazamientos de valores realizados a través de medios terrestres, marítimos, aéreos, fluviales y férreos.
  7. En relación con los avances, solo deberán reportarse aquellos que tienen por objeto la adquisición de bienes y servicios y que requieran el traslado del efectivo.
  8. Para el caso de transporte de mercancías, deberán reportarse todos los trayectos nacionales, interdepartamentales y urbanos. Igualmente deberá reportarse la movilización entre predios de la Universidad, incluidas las bodegas.
  9. Deberán reportarse los trayectos no cubiertos dentro de la negociación de una importación desde cualquier lugar del mundo hasta su destino final en las instalaciones de la Universidad, de acuerdo con las condiciones INCOTERM de compra. Se reportarán todos los desplazamientos de mercancías, a través de medios terrestres, tráileres marítimos, aéreos, cabotaje, fluviales y férreos.
  10. No serán objeto de reporte las movilizaciones de los equipos móviles y portátiles, entendiéndose estos como equipos de cómputo, médicos, de laboratorio, de música, de periodismo, de topografía y demás bienes eléctricos, electrónicos y no electrónicos que requieran ser movilizados a la mano o en vehículos propios o de terceros por el responsable debidamente autorizado por la Universidad.
  11. Las movilizaciones de mercancías deberán ser reportadas por las áreas de Almacén y/o Inventarios. La movilización de valores deberá ser reportada por las Tesorerías de Facultad y consolidadas por las Tesorerías en los Niveles Centrales de cada Sede.
  12. Los reportes deberán ser remitidos en las fechas establecidas en la circular anual de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, para la rendición de informes financieros y de gestión de bienes y servicios. 
  13. Los formatos de reporte son el documento oficial ante la compañía de seguros para las novedades que reporta la Universidad, por lo tanto, deberá, sin excepción, ser suscritos con nombre y firma de la persona responsable de la elaboración, y avalados por el Jefe del área de Almacén, Inventarios o Tesorería.
  14. En los meses en los cuales no se registren novedades por movilizaciones de valores y mercancías, cada Sede deberá informar a la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional que en el periodo no se llevó a cabo desplazamiento alguno. Está información deberá remitirse de manera independiente para cada uno de los reportes.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Reportar las novedades de transporte de valores y mercancías Reportar a la División Nacional de Servicios Administrativos - Sección de Gestión de Bienes, en los plazos fijados y mediante el diligenciamiento de los formatos establecidos, las novedades con respecto a las movilizaciones de valores y mercancías que se efectuaron en el mes inmediatamente anterior. N/A Comercio exterior, Jefe de Almacén, Inventarios y Tesorería

Comunicación escrita, Formato según aplique

Reportar Transporte de Mercancías

Reportar Transporte de Valores

N/A

2 Recibir, revisar y consolidar la información de los reportes y enviar al intermediario de seguros Recibir, revisar y consolidar la información de los reportes de movilizaciones de valores y mercancías y enviarla al intermediario de seguros. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bines Nivel Nacional

Reportes; comunicación escrita

N/A

3 Analizar los reportes recibidos Analizar los reportes de movilizaciones de valores y mercancías remitidos mensualmente por la Universidad, para determinar los amparos y coberturas que deben ser afectados. ----------¿La información se encuentra debidamente reportada? Si: Ir a la actividad No. 5. No: Ir a la actividad No. 4. N/A Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

N/A

N/A

4 Recibir e informar solicitudes de ajustes Recibir las solicitudes de ajustes y dar traslado a las áreas que generaron la información para que efectúen las correcciones necesarias, e ir a la actividad No. 2, Recibir, revisar y consolidar la información de los reportes y enviar al intermediario de seguros. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bines Nivel Nacional

Comunicación escrita

N/A

5 Elaborar y remitir anexos modificatorios Recibir los reportes y elaborar los anexos modificatorios derivados de la movilización de valores y mercancías. Los anexos modificatorios deberán ser remitidos al intermediario de seguros. N/A Aseguradora

Anexo modificatorio de las pólizas

N/A

6 Recibir y revisar los anexos modificatorios Verificar en el anexo modificatorio que los valores liquidados y las condiciones correspondan a los parámetros contratados por la Universidad en la póliza de transporte de valores y mercancías. --------- ¿La información es correcta? Si: Ir a la actividad No. 7. No: Ir a la actividad No. Devolverse a la actividad 5. N/A Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

N/A

N/A

7 Radicar y aceptar los anexos modificatorios Recibir los anexos modificatorios de la póliza y verificar los datos asociados, tales como el número de póliza, la vigencia, la fecha de expedición y los valores de prima. -----¿La información es correcta? Si: Ir a la actividad No. 8. No: Ir a la actividad No. 6. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bines Nivel Nacional

N/A

N/A

8 Archivar los documentos Archivar los documentos según lo establecido en la Tabla de Retención Documental. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bines Nivel Nacional

Expediente archivado

N/A

Archivo GB_3_PR_Reportar_transporte_valores_mercancias.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Luz Stella Godoy O, Yolanda Giselle Montoya y Andrea Sendoya Ospina REVISÓ Secciones de Gestión de Bienes o dependencias que hagan sus veces, Pilar Cristina Céspedes María Fernanda Forero e Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Jefe de la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional, Profesional Universitario y Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Jefes de Almacén e Inventarios o quienes hagan sus veces y servidores públicos responsables del procedimiento, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA mayo 03 de 2017 FECHA febrero 09 de 2018 FECHA marzo 01 de 2018
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