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Reclamar indemnización por pérdida de bienes o valores asegurados o por afectación de la póliza responsabilidad civil servidores públicos MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.003.043
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Reclamar indemnización por pérdida de bienes o valores asegurados o por afectación de la póliza responsabilidad civil servidores públicos Página: 1/1

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES SUBPROCESO: GESTIONAR OPERACIONES DE SEGUROS PARA BIENES E INTERESES PATRIMONIALES DE LA UNIVERSIDAD

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Reclamar ante la compañía de seguros la indemnización por la materialización de un riesgo amparado por la póliza de seguro, derivado de la pérdida de bienes y valores o por la afectación de los intereses patrimoniales de la Universidad Nacional de Colombia como consecuencia de actos u omisiones de un servidor público amparado por la póliza responsabilidad civil servidores públicos.

ALCANCE: Inicia con el reporte del siniestro a la División Nacional de Servicios Administrativos - Sección de Gestión de Bienes y la respectiva solicitud de reclamación y finaliza con la remisión del documento que estípula el cierre de la solicitud o la remisión a la Tesorería del soporte de la transferencia electrónica del pago del siniestro. Aplica Para las áreas de Almacén, Inventarios y Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales y para funcionarios amparados por la póliza responsabilidad civil servidores públicos.

DEFINICIONES:
  1. Asegurado(a): Persona natural o jurídica que en sí misma o en sus bienes o intereses económicos está expuesta al riesgo. Aquél sobre cuya cabeza o bienes van a recaer las consecuencias del siniestro (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

  2. Asegurador: Persona jurídica que asume los riesgos, debidamente autorizada para ello con arreglo a las leyes y reglamentos.(Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Artículo 1037).

  3. Aviso de Siniestro: Obligación de informar por escrito a la aseguradora sobre la ocurrencia del evento o siniestro asegurado (Cfr. Creación propia).

  4. Bien.: (1) Cosas materiales o inmateriales susceptibles de valoración económica y sobre las cuales la Universidad Nacional tiene o puede tener derecho de uso o dominio. En comercio exterior se refiere a aquellos bienes, productos o mercancías clasificables en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

  5. Cobertura o Garantía: Compromiso aceptado por un asegurador en virtud del cual se hace cargo, hasta el límite estipulado, de las consecuencias económicas derivadas de un siniestro. Es también sinónimo de seguro (estar garantizado es igual que estar asegurado) o de capital asegurado (la garantía de la póliza es igual que el capital asegurado por ella). (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

  6. Deducible: Monto o porcentaje del daño indemnizable establecido en una póliza, que invariablemente se deduce del pago de la indemnización y que siempre queda a cargo del asegurado  

  7. Exclusión de riesgo: Decisión, que generalmente corresponde a la entidad aseguradora, en virtud de la cual no quedan incluidos en las garantías de la póliza determinados riesgos o, quedando incluidos estos, las garantías del contrato no surtirán efecto cuando concurran respecto a ellos determinadas circunstancias o condiciones preestablecidas. (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros).

  8. Medio Escrito: Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario. (Cfr. Gestión de Bienes)

  9. Póliza:  El documento por medio del cual se perfecciona y prueba el contrato de seguro se denomina póliza. (Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Artículo 1046)

  10. Prima: Precio que el tomador del seguro paga a la entidad aseguradora como contraprestación de la cobertura del riesgo asegurado que ésta le ofrece. La prima es un elemento real del contrato de seguro, dependiendo de la eficacia de las obligaciones de la entidad aseguradora del pago de la misma. (Cfr. Diccionario asegurador, Seguro Broker).

  11. Ramo: Conjunto de modalidades de seguro relativas a riesgos de características o naturaleza semejantes.  (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

  12. Riesgo: (1) Posibilidad de ocurrencia de situaciones que afecten el normal desarrollo de las funciones y que impacten el logro de los objetivos.

    (2) Grado de variabilidad o contingencia del retorno de una inversión. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

    (3)Suceso incierto que no depende exclusivamente de la voluntad del tomador, del asegurado o del beneficiario, y cuya realización da origen a la obligación del asegurador (Cfr. Código de Comercio, Decreto 410, Articulo 1054).

  13. Siniestro : Se denomina siniestro la realización del riesgo asegurado (Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Articulo 1072)

  14. Sobreprima : Recargo a la prima cuando se trata de riesgos agravados.

  15. Título valor: Documento negociable necesario para legitimar y ejercer los derechos en él incorporados. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) tarjeta débito o crédito. 

  16. Tomador :  Persona que, obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos (Cfr.Código de Comercio, Decreto 410 de 1971,Articulo 1037)

  17. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  18. Valor Asegurado : Valor asignado en la póliza como la responsabilidad máxima que debe pagar la compañía de seguros en caso de pérdida o daño a los beneficiarios de la misma.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Reclamar indemnización por pérdida de bienes o valores asegurados o por afectación de la póliza responsabilidad civil servidores públicos

    a.       Normatividad asociada al procedimiento: Reclamar indemnización por pérdida de bienes o valores asegurados o por afectación de la póliza responsabilidad civil servidores públicos

    1.       Código de comercio, Título V, Capítulo I, II y III.

    b.      Manuales asociados al procedimiento: Reclamar indemnización por pérdida de bienes o valores asegurados o por afectación de la póliza responsabilidad civil servidores públicos

    1.       Manual de Seguros del Intermediario de seguros.

    2.       Cartilla del programa de seguros.

    c.      Modelos asociados al procedimiento: Reclamar indemnización por pérdida de bienes o valores asegurados o por afectación de la póliza responsabilidad civil servidores públicos

    1.       Modelo aceptación de indemnización.  

    2.       Modelo Recibo de indemnización.

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Reclamar indemnización por pérdida de bienes o valores asegurados o por afectación de la póliza responsabilidad civil servidores públicos

    1. Formato Listado de documentos que se deben adjuntar para reclamación de pérdida de bienes ante la compañía de seguros
CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Para efectos del presente procedimiento, se entenderá por pérdida de bienes, el daño total, el hurto o el extravío de los mismos, y por pérdida de valores el hurto o extravío de dinero o títulos valores.
  3. Toda reclamación por daño, hurto o extravío de bienes a excepción del parque automotor deberá ser reportada en primera instancia por el responsable del bien a su respectiva área de almacén e inventario o quien haga sus veces en la Sede, quien a su vez es la dependencia autorizada para reportar a la División Nacional de Servicios Administrativos - Sección de Gestión de Bienes para su consolidación y trámite.
  4. Las reclamaciones por daño o hurto del parque automotor deberán ser reportadas por el área de transporte o quien hace sus veces en la Sede a la División Nacional de Servicios Administrativos -  Sección de Gestión de Bienes. 
  5. Toda reclamación por hurto extravío de dinero y/o títulos valores deberá ser reportada por el área de Tesorería afectada a la División Nacional de Servicios Administrativos – Sección de Gestión de Bienes.
  6. Toda reclamación asociada a gastos de defensa de funcionarios amparados por la póliza responsabilidad civil servidores públicos deberá ser reportada exclusivamente por el funcionario afectado y amparado a la División Nacional de Servicios Administrativos - Sección de Gestión de Bienes.
  7. La reclamación de un tercero afectado podrá ser reportada directamente a la compañía de seguros, caso en el cual esta deberá informar inmediatamente a la Universidad.
  8. La relación con el intermediario de seguros y con la compañía de seguros es coordinada a través de la División Nacional de Servicios Administrativos y de la sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional. Las áreas que generan información deberán abstenerse de remitirla directamente al intermediario o a la compañía de seguros.
  9. Las reclamaciones podrán ser objetadas por la compañía de seguros en aquellos casos en los cuales las circunstancias de modo, tiempo y lugar que dieron lugar al siniestro, no se encuentren amparadas en el contrato de seguros. 
  10. Para los eventos en los cuales no se tenga certeza de las circunstancias de tiempo, modo y lugar o cuantía del siniestro, la Universidad estará obligada a dar aviso a la compañía de seguros de la ocurrencia del siniestro dentro de los tres días siguientes a la fecha que haya tenido conocimiento del mismo o lo haya debido conocer. Ese término podrá ampliarse de acuerdo con las condiciones pactadas en el contrato de seguros. Lo anterior no exime al área o funcionario responsable de presentar formalmente la reclamación de siniestro.
  11. La acción de reclamación tiene un término de prescripción ordinaria de dos años, contados desde el momento en que el interesado haya tenido o debido tener conocimiento del hecho que da la base a la acción, y extraordinaria de cinco años, que empezará a contarse desde el momento en que nace el respectivo derecho en los términos del Código de Comercio.
  12. Todas las reclamaciones que sean indemnizadas en dinero por la compañía de seguros excluirán el valor del IVA del bien indemnizado.  
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Procedimiento: Reportar y registrar la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío Procedimiento: Efectuar trámites por pérdida o hurto de dineros y títulos valores ------------- Reportar el siniestro y solicitar trámite de indemnización Reportar a la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional el siniestro y solicitar la reclamación de indemnización por parte de la compañía de seguros, bien sea por: a) daño o hurto / extravío de bienes b) hurto de dineros y/o títulos valores, o c) por los perjuicios ocasionados a la Universidad o a terceros, a consecuencia de acciones u omisiones culposas imputables a uno o varios funcionarios que afecten la póliza de responsabilidad civil servidores públicos. Toda solicitud deberá llevar adjuntos los documentos necesarios según el formato listado anexo. N/A Jefe de Almacén y/o Inventarios; Jefe del área de Tesorería; tercero afectado; Ordenador del gasto o funcionario amparado en la póliza; Jefe de transportes; Jefe de Dirección de ordenamiento y desarrollo físico o quien haga sus veces

Formato listado de documentos que se deben adjuntar para reclamación de pérdida de bienes ante la compañía de seguros. 

N/A.

2 Recibir, revisar y remitir la solicitud de reclamación Recibir y revisar el reporte del siniestro y la solicitud de reclamación. En caso de estar incompleta la documentación, devolver al área solicitante indicándole los ajustes necesarios. Si la documentación está completa, remitir al intermediario para su análisis y trámite de reclamación de la indemnización ante la compañía de seguros. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bines Nivel Nacional

Comunicación escrita 

N/A.

3 Recibir y analizar las solicitudes de reclamación Analizar las reclamaciones presentadas para verificar si los documentos se encuentran completos y determinar la póliza y el amparo a afectar.------------------------------ ¿La documentación está completa? No: Ir a la actividad No. 2. Si: Ir a la actividad No. 4. N/A Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

N/A

N/A

4 Recibir y analizar la reclamación Recibir y analizar la reclamación. N/A Aseguradora Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

N/A

N/A

5 Emitir y enviar la liquidación o la objeción de la reclamación Emitir y enviar la liquidación de la indemnización al intermediario de seguros. La liquidación deberá contener, como mínimo, la siguiente información: a) relación y breve descripción de los elementos a indemnizar; b) detalle del valor unitario por elemento; c) IVA discriminado, para los casos en que este aplique; d) conceptos deducibles, si a ellos hubiere lugar; e) valor total a indemnizar; y f) identificación del proveedor que emitió la cotización base para la liquidación, la cual deberá ser anexada. En los casos en los que se determine objetar la solicitud de reclamación deberá remitirse comunicación escrita a la Universidad, con copia al intermediario de seguros, indicando las causales de dicha decisión. N/A Aseguradora Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

Liquidación u objeción; Comunicación escrita

N/A

6 Recibir la liquidación o la objeción de la reclamación Recibir de la compañía de seguros la liquidación de la indemnización o la objeción de la reclamación. ------------- ¿La decisión se encuentra debidamente justificada? No: Ir a la actividad No. 7. Si: Ir a la actividad No. 8. N/A Ejecutivo de cuenta (para la liquidación y copia de la objeción); Jefe de la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional.

N/A

N/A

7 Solicitar la reconsideración de la liquidación u objeción del siniestro Solicitar a la compañía de seguros la reliquidación de la indemnización o la reconsideración de la objeción de la reclamación con base en los argumentos o soportes que la Universidad y el intermediario, de común acuerdo, estimen convenientes para garantizar una indemnización en las mejores condiciones para la Universidad, e ir a la actividad No. 5, Emitir y enviar la liquidación o la objeción de la reclamación. N/A Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

Comunicación escrita

N/A

8 Remitir la liquidación u objeción a la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional Remitir a la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional la liquidación de la indemnización indicando que se encuentra debidamente efectuada. En los casos en los que se haya objetado la reclamación, deberá realizarse y anexarse un informe en relación con las causas que dieron origen a la objeción.---------- ¿El documentado entregado es una liquidación o una objeción? Liquidación: Ir a la actividad No. 9. Objeción: Ir a la actividad No. 13. N/A Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

Informe, comunicación escrita

N/A

9 Remitir copia al área de Inventarios para su registro Enviar copia de la liquidación al área de Inventarios para que registre la cancelación total o parcial de la responsabilidad creada en el SGF -QUIPU – Módulo de Responsabilidades y de esta forma, generar la respectiva cuenta por cobrar a la compañía de seguros. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bines Nivel Nacional

Copia de la liquidación 

SGF - QUIPU

10 Elaborar y remitir el oficio de aceptación de la indemnización Elaborar el recibo de indemnización para firma del Gerente Nacional Financiero y Administrativo y remitirlo con oficio al intermediario de seguros, anexando copia de los siguientes documentos: a) Resolución de nombramiento y acta de posesión del Gerente Nacional Financiero y Administrativo; b) acto administrativo de la Universidad mediante el cual se delega la responsabilidad en el Gerente Nacional Financiero y Administrativo; c) fotocopia de la cédula de ciudadanía del Gerente Nacional Financiero y Administrativo; d) copia del formato de autorización de pago por transferencias de fondos; e) los demás que solicite la compañía de seguros. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bines Nivel Nacional

Oficio de aceptación de indemnización

N/A

11 Recibir, revisar y remitir a la Compañía el oficio de aceptación Recibir y revisar el oficio de aceptación de la indemnización y los soportes requeridos por la compañía de seguros para iniciar el proceso de pago. N/A Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

Comunicación escrita

N/A

12 Realizar el pago y enviar el reporte Realizar el pago o transferencia electrónica a las cuentas bancarias designadas por sede de acuerdo con los valores aceptados por la Universidad Nacional de Colombia y enviar la información. N/A Aseguradora Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

N/A

N/A

13 Realizar el cierre de la solicitud de reclamación Realizar el cierre de la solicitud de reclamación informando al área encargada el pago del siniestro o las razones por las cuales fue objetada por parte de la compañía de seguros. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bines Nivel Nacional

Comunicación escrita

N/A

14 Archivar los documentos Archivar la documentación según lo establecido en la Tabla de retención Documental. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bines Nivel Nacional

N/A

N/A

Archivo GB_3_PR_Reclamar_indemnizacion_perdida_bienes.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Luz Stella Godoy, Yolanda Giselle Montoya, Andrea Sendoya Ospina. REVISÓ Secciones de Gestión de Bienes o dependencias que hagan sus veces, Pilar Cristina Céspedes, María Fernanda Forero e Ingrith Paola Rivera APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Jefe de la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional, Profesional Universitario y Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Jefes Sección de Gestión de Bienes o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional Servicios de Administrativos, Asesora y contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
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