Escudo de la República de Colombia
Reportar inclusiones y exclusiones de bienes MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.003.041
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO: Reportar inclusiones y exclusiones de bienes Página: 1/1

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES SUBPROCESO: GESTIONAR OPERACIONES DE SEGUROS PARA BIENES E INTERESES PATRIMONIALES DE LA UNIVERSIDAD

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Reportar a la compañía de seguros las novedades derivadas de la adquisición o baja de bienes, con el fin de garantizar el adecuado aseguramiento de los bienes de la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con el envío del reporte de las novedades por parte de las áreas de Almacén y/o Inventarios y finaliza con la verificación del pago realizado con base en el anexo expedido por la compañía de seguros. Aplica para las áreas de Almacén e Inventarios del Nivel de Sede y de las Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:
  1. Asegurador: Persona jurídica que asume los riesgos, debidamente autorizada para ello con arreglo a las leyes y reglamentos.(Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Artículo 1037).

  2. Bien de consumo: Bienes que se gastan o consumen por el primer uso que se hace de ellos, o dentro de un período corto de tiempo.

  3. Bien devolutivo: Bienes muebles, inmuebles, semovientes o intangibles, que no se extinguen o consumen de manera inmediata, y que, desde el punto de vista de su administración, control y seguimiento, requieren ser controlados. Se asocian a una placa de inventarios como bienes principales o componentes, pertenecen a una empresa, se les asigna una ubicación permanente y estarán bajo la custodia y tenencia de un responsable.

  4. Bien.: (1) Cosas materiales o inmateriales susceptibles de valoración económica y sobre las cuales la Universidad Nacional tiene o puede tener derecho de uso o dominio. En comercio exterior se refiere a aquellos bienes, productos o mercancías clasificables en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

  5. Cobertura o Garantía: Compromiso aceptado por un asegurador en virtud del cual se hace cargo, hasta el límite estipulado, de las consecuencias económicas derivadas de un siniestro. Es también sinónimo de seguro (estar garantizado es igual que estar asegurado) o de capital asegurado (la garantía de la póliza es igual que el capital asegurado por ella). (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

  6. Exclusión de bienes: Mecanismo mediante el cual se suprime la cobertura sobre bienes de la Universidad. Se denomina exclusión transitoria de bienes, aquella que se realiza con ocasión del retiro de un bien ya reportado al seguro, el cual debe  ser devuelto al proveedor por parte del almacén, por efectos de no cumplimiento de los requerimientos estipulados en la adquisición.

  7. Exclusión de riesgo: Decisión, que generalmente corresponde a la entidad aseguradora, en virtud de la cual no quedan incluidos en las garantías de la póliza determinados riesgos o, quedando incluidos estos, las garantías del contrato no surtirán efecto cuando concurran respecto a ellos determinadas circunstancias o condiciones preestablecidas. (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros).

  8. Inclusión de bienes: Mecanismo mediante el cual se amparan nuevos bienes dentro de la póliza de seguros contratada por la Universidad. 

  9. Medio Escrito: Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario. (Cfr. Gestión de Bienes)

  10. Medio escrito: Se refiere pra efectos del presente Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  11. Póliza:  El documento por medio del cual se perfecciona y prueba el contrato de seguro se denomina póliza. (Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Artículo 1046)

  12. Prima: Precio que el tomador del seguro paga a la entidad aseguradora como contraprestación de la cobertura del riesgo asegurado que ésta le ofrece. La prima es un elemento real del contrato de seguro, dependiendo de la eficacia de las obligaciones de la entidad aseguradora del pago de la misma. (Cfr. Diccionario asegurador, Seguro Broker).

  13. Ramo: Conjunto de modalidades de seguro relativas a riesgos de características o naturaleza semejantes.  (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)

  14. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  15. Sobreprima : Recargo a la prima cuando se trata de riesgos agravados.

  16. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  17. Valor Asegurado : Valor asignado en la póliza como la responsabilidad máxima que debe pagar la compañía de seguros en caso de pérdida o daño a los beneficiarios de la misma.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Reportar inclusiones y exclusiones de bienes

    Manuales asociados al procedimiento: Reportar inclusiones y exclusiones de bienes

    1. Manual de Seguros del Intermediario de seguros
    2. Cartilla del programa de seguros
  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Reportar inclusiones y exclusiones de bienes

    1. Formato Reporte inclusión y/o exclusión bienes inmuebles
    2. Formato Reporte mejoras locativas bienes inmuebles
    3. Formato Reporte inclusión bienes muebles diferentes a equipos de transporte tracción y elevación
    4. Formato Reporte exclusión bienes muebles diferentes a equipo de transporte, tracción y elevación
    5. Formato Reporte exclusión de equipos de transporte, tracción y elevación sin incluir vehículos y equipo marítimo y fluvial (Maquinaria amarilla)
    6. Formato Reporte inclusión de equipos de transporte, tracción y elevación sin incluir vehículos y equipo marítimo y fluvial (maquinaria amarilla)
    7. Formato Reporte inclusión y exclusión de vehículos
    8. Formato Reporte inclusión de equipo marítimo y fluvial
    9. Formato Reporte exclusión de equipo marítimo y fluvial
    10. Formato Reporte inclusión bienes de consumo
CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Todos los reportes de inclusiones y exclusiones, consolidados por Sede, deberán ser radicados en la División Nacional de Servicios Administrativos - Sección de Gestión de Bienes para su análisis, agregación y posterior entrega al intermediario de seguros.
  3. La relación con el intermediario de seguros y con la compañía de seguros es coordinada a través de la División Nacional de Servicios Administrativos y la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional. Las áreas que generan información deberán abstenerse de remitirla directamente al intermediario o a la compañía de seguros.
  4. Toda inclusión de bienes genera un mayor valor asegurado y por consiguiente un mayor valor de la prima.
  5. Toda exclusión de bienes genera un menor valor asegurado y por consiguiente una devolución del valor de la prima.
  6. Son bienes sujetos de inclusión todos aquellos que se adquieran con posterioridad al inicio de la vigencia de la póliza contratada, independientemente de la procedencia (adquisición por vía contractual, donaciones, reposiciones, obsequios, bienes recibidos de terceros, sobrante, transferencia entre entidades públicas con la propiedad, recibidos del Gobierno General sin la propiedad y por garantía en compra).
  7. Los traslados entre sedes, por corresponder a movimientos dentro de la misma Universidad, no serán objeto de reporte para inclusiones o exclusiones.
  8. Son bienes sujetos a exclusión todos aquellos que han surtido completamente los procedimientos de Gestionar la baja de bienes y Reportar y registrar la Pérdida por daño, hurto o extravío, así como las devoluciones a proveedores desde las áreas de Almacén, los bienes entregados en arrendamiento siempre y cuando se estipule que el seguro este a cargo del arrendatario. El valor a reportar corresponde al valor en libros registrados en el Módulo de activos fijos del SGF – QUIPU.
  9. Las inclusiones deberán ser reportadas por las áreas de Almacén y las exclusiones por las áreas de Inventarios.
  10. Los reportes deberán ser remitidos en las fechas establecidas en la circular anual de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, para la rendición de informes financieros y de gestión de bienes y servicios.
  11. El formato de reporte de novedades aplicable para cada caso es el documento oficial ante la compañía de seguros, por lo tanto, deberá, sin excepción, ser suscritos con nombre y firma de la persona responsable de su elaboración y ser avalado por el jefe del área del Almacén o Inventarios según corresponda.
  12. En los meses en los cuales no se registren novedades por inclusiones o exclusiones de bienes, cada Sede deberá informar a la “Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional” que en el periodo no se adquirieron ni excluyeron bienes. Información que deberá ser remitida en el modelo establecido.
  13. Para los bienes de consumo deberá reportarse el saldo promedio de bienes de consumo con los cuales cierra el Almacén en el mes inmediatamente anterior, consolidando todas las empresas. La Sede Bogotá deberá reportar todas las adquisiciones del mes, consolidadas por cada una de las empresas de la Sede, para poder determinar los promedios mensuales a asegurar.  
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Procedimiento: Recibir y entregar bienes de consumo --- Procedimiento: Recibir y entregar bienes devolutivos --- Procedimiento: Reportar y registrar la pérdida de bienes por daño, hurto o extravío ---- Procedimiento: Gestionar la baja de bienes muebles ---- Reportar las novedades de inclusiones y exclusiones de bienes Reportar a la División Nacional de Servicios Administrativos - Sección de Gestión de Bienes, en los plazos fijados y mediante el diligenciamiento de los formatos establecidos, todas las novedades respecto de bienes para que sean incluidos o excluidos de las pólizas de seguros. N/A Jefe de Almacén y/o Inventarios

Modelo Reporte de inclusiones o exclusiones de bienes o transporte de valores y mercancías

 

 

SGF – QUIPU

2 Recibir, revisar y consolidar la información de los reportes y enviar al intermediario de seguros Recibir, revisar y consolidar la información de los reportes de inclusiones y exclusiones de bienes y enviar al intermediario de seguros. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bienes Nivel Nacional

N/A

N/A

3 Analizar los reportes recibidos Analizar los reportes de inclusiones y exclusiones de bienes remitidos mensualmente por la Universidad, para determinar los amparos y coberturas que deben ser afectados, así como los cruces de cuentas derivados de la compensación entre inclusiones y exclusiones. N/A Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

Oficio, reporte de Sedes y correo electrónico

N/A

4 Recibir e informar solicitudes de ajustes Recibir del intermediario de seguros las solicitudes de ajuste y dar traslado a las áreas que generaron la información para que efectúen las correcciones necesarias.----------------------- ¿La información se encuentra debidamente reportada? Si: Ir a la actividad No. 5. No: Ir a la actividad No. 4 N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bienes Nivel Nacional

Comunicación escrita

N/A.

5 Elaborar y remitir anexos modificatorios Elaborar y remitir anexos modificatorios Recibir del intermediario de seguros los reportes y elaborar los anexos modificatorios derivados de la inclusión y/o exclusión de bienes, los cuales deberán remitirse al intermediario de seguros. N/A Aseguradora Ejecutivo de cuenta – Corredor de seguros

Anexo modificatorio de las pólizas

N/A.

6 Recibir y revisar los anexos modificatorios Recibir y verificar que los anexos expedidos corresponden a los valores reportados y parámetros contratados por la Universidad.-------------------- ¿El anexo modificatorio está correctamente liquidado? Si: Ir a la actividad No. 7 No: Ir a la actividad No. 5 N/A Ejecutivo de cuenta del corredor de seguros

N/A

N/A

7 Radicar y aceptar los anexos modificatorios Recibir y verificar que los anexos expedidos corresponden a los valores reportados y parámetros contratados por la Universidad. ----------------- ¿La información es correcta? Si: Ir a la siguiente pregunta No: Ir a la actividad No. 6. ¿Los anexos modificatorios generan un pago? Si: Ir a la actividad No. 8. No: Ir a la actividad No. 9. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bienes Nivel Nacional

N/A

N/A

8 Remitir la documentación soporte para iniciar proceso de pago Remitir la documentación soporte a la División Nacional de Gestión de Tesorería para iniciar el proceso de pago a la compañía de seguros. En caso que el anexo modificatorio genere un saldo a favor de la Universidad se deberá elaborar una cuenta de cobro la cual será enviada a la aseguradora para su correspondiente pago. N/A Jefe o usuario Sección de Gestión de Bienes

N/A.

N/A.

9 Archivar los documentos Archivar los documentos según lo establecido en la Tabla de Retención Documental. N/A Jefe o Profesional Universitarios Sección Gestión de Bienes Nivel Nacional

N/A

N/A

Archivo GB_3_PR_Reportar_inclusiones_exclusiones_bienes_V2.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Luz Stella Godoy O. Yolanda Giselle Montoya Andrea Sendoya Ospina REVISÓ Secciones de Gestión de Bienes o dependencias que hagan sus veces, Pilar Cristina Céspedes María Fernanda Forero y Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Jefe de la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional, Profesional Universitario y Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Jefes Sección de Gestión de Bienes o quienes ejercen este rol Jefe División Nacional Servicios de Administrativos, Asesora y contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA mayo 30 de 2017 FECHA febrero 09 de 2018 FECHA marzo 01 de 2018
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