Escudo de la República de Colombia
Administrar el flujo de fondos con aportes del gobierno nacional y 	 recursos propios girados por el nivel nacional a las sedes MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.001.008
Versión: 3.0
PROCEDIMIENTO: Administrar el flujo de fondos con aportes del gobierno nacional y recursos propios girados por el nivel nacional a las sedes Página: 1/1

PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS INGRESOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Programar, consolidar, distribuir y controlar el Flujo de Fondos para atender las obligaciones pendientes de pago que son financiadas con aportes de la Nación, los recibidos por otras fuentes de la Nación y recursos propios girados por el Nivel Nacional a las diferentes Sedes y Unidades Especiales.

ALCANCE: Inicia con la generación de reportes de la ejecución presupuestal financiada con aportes de la Nación y los recibidos por otras fuentes de la Nación y recursos propios girados por el Nivel Nacional y finaliza con la validación de las obligaciones y pagos financiados con base en el Flujo de Fondos autorizado. Aplica para las áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces en las Unidades de Gestión General y Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:
  1. Flujo de fondos: Es el instrumento de manejo de la ejecución del presupuesto de la Universidad Nacional de Colombia que define el monto máximo mensual de fondos disponibles producto de los ingresos provenientes de la Nación y de los recursos propios, cuya finalidad es el cumplimiento de los compromisos institucionales para optimizar el manejo de los recursos y la liquidez de tesorería.

  2. Proyecto de inversión: Conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre sí, que vinculan tiempo y recursos específicos para lograr un objetivo y unas metas definidas (Resolución 309 de 2009 de Rectoría).

  3. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  4. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Administrar el flujo de fondos con aportes del gobierno nacional y recursos propios girados por el nivel nacional a las sedes

    1. Acuerdo 153 del 2014 del Consejo Superior Universitario. (Régimen Financiero).
    2. Resoluciones de distribución del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia.
  2. Instructivos asociados al procedimiento Administrar el flujo de fondos con aportes del gobierno nacional y recursos propios girados por el nivel nacional a las sedes

    1. Instructivo Control de ejecución del flujo de fondos – Recursos asignados por el gobierno nacional y recursos propios nivel nacional
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Administrar el flujo de fondos con aportes del gobierno nacional y recursos propios girados por el nivel nacional a las sedes

    1. Procedimiento Planear, programar y aprobar el presupuesto
    2. Formato Solicitud de flujo de fondos - recursos asignados gobierno nacional y recursos propios asignados por el nivel nacional
    3. Formato Autorización de flujo de fondos - Recursos asignados gobierno nacional
    4. Formato Devolución de documentos presupuestales
    5. Formato Control asignación flujo de fondos - Recursos asignados gobierno nacional
    6. Formato Autorización de fondos - Recursos Propios
CONDICIONES GENERALES:

1.  Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2.  Las modificaciones al Flujo de Fondos con aportes nación que pueden solicitarse son las siguientes: 

2.1. Adición: Por faltantes en el Flujo de Fondos asignado.

2.2. Reducción: Por sobrantes en el Flujo de Fondos asignado.

2.3. Traslado Interno de Funcionamiento: Para traslado entre las partidas asignadas a gastos generales, gastos de personal y transferencias.

3.  La programación de pagos de los compromisos asumidos en los proyectos de inversión financiados con aportes de la nación deben ser reportados por los directores de proyectos.

4.  Es responsabilidad de las áreas de Personal de cada Sede, solicitar mensualmente al área Financiera correspondiente el flujo de Fondos con aportes de la nación de gastos de personal. La proyección de flujo de fondos debe remitirse al inicio del año con la información anual mensualizada.

5.  La solicitud de Flujo de Fondos se debe realizar en las fechas que establezca la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Generar reportes de ejecución presupuestal de aportes de la Nación. Generar reportes de ejecución de ingresos y gastos presupuestal mensuales financiada con aportes de la Nación para verificar las obligaciones que se encuentran pendientes de pago. Asistente, Área de Presupuesto

Reporte de Ejecución presupuestal del SGF - QUIPU

SGF -QUIPU

2 Verificar las obligaciones de los compromisos a pagar en el mes y los saldos de Flujo de Fondos disponibles registrados en el formato. El Jefe financiero y administrativo coordinará con las áreas de Presupuesto, Tesorería y Personal, las obligaciones y posibles compromisos a pagar durante el mes, financiados con aportes de la Nación y los saldos de Flujo de Fondos disponibles. Jefes, Áreas de Presupuesto, Tesorería y Personal

Formato Control de la ejecución del flujo de fondos -Recursos asignados gobierno nacional y giro recursos propios del nivel nacional

N/A

 

 

3 Programar y solicitar el Flujo de Fondos Establecer el valor del Flujo de Fondos, por cuentas del gasto, que se requiere en un mes determinado y enviar a la División Nacional de Gestión Presupuestal por correo electrónico Jefe de Presupuesto, Área de Presupuesto de Sede y de Unidades Especiales

Formato Solicitud de flujo de fondos - recursos asignados gobierno nacional y recursos propios asignados por el nivel nacional

N/A

4 Recibir y consolidar solicitudes de Flujo de Fondos remitidas por las Sedes y Unidades Especiales Recibir y consolidar las solicitudes mensuales de Flujo de Fondos que deben ser girados del Nivel Nacional, efectuadas por las Sedes y Unidades Especiales. ------------ ¿La información de la solicitud es correcta? Si: Ir a la actividad No. 6 No: Ir a la actividad No. 5 ------------ Asistente, División Nacional de Gestión Presupuestal

Formato Solicitud de flujo de fondos - recursos asignados gobierno nacional y recursos propios asignados por el nivel nacional

N/A

5 Diligenciar formato de devolución y enviarlo al solicitante Devolver la solicitud de modificación de Flujo de Fondos adjuntando el formato de devolución, donde se consignan los motivos de la misma. Asistente, División Nacional de Gestión Presupuestal

Formato Devolución de documentos presupuestales

N/A

6 Solicitar Flujo de Fondos consolidado al Ministerio de Educación Nacional Proyectar oficio dirigido al Ministerio de Educación Nacional para la solicitud de Flujo de Fondos con autorización del Gerente. Jefe, Gerente, División Nacional de Gestión Presupuestal, Gerencia Nacional Financiera y Administrativa

Oficio de Solicitud del Flujo de Fondos con aportes nación

N/A

7 Recibir la Orden de pago del Ministerio Educación Nacional Recibir del Ministerio de Educación Nacional la orden de pago que determina el monto mensual disponible para efectuar pagos en la Universidad Nacional de Colombia. Asistente, Jefe de la División Nacional de Gestión Presupuestal

Orden de Pago del Ministerio de Educación Nacional.

N/A

8 Elaborar y aprobar documento mensual de autorización de Flujo de Fondos y enviar a Tesorería para giro e informar a las Sedes y Unidades Especiales Elaborar documento mensual de autorización, en el cual se asigna el Flujo de Fondos, a cada una de las Sedes y Unidades Especiales teniendo en cuenta su solicitud y lo asignado por parte del Ministerio de Educación Nacional, y enviarlo a la División Nacional de Tesorería para giro y a las áreas de presupuesto de las sedes y Unidades Especiales. Profesional del área de Presupuesto (en la elaboración); Jefe de la División Nacional de Gestión Presupuestal y Gerente Nacional Financiero y Administrativo y Jefe de la División Nacional de Gestión Presupuestal (en la aprobación del documento)

Autorización de flujo de fondos - Recursos asignados gobierno nacional
Autorización de fondos - Recursos Propios

N/A

9 Recibir documento de Autorización de Flujo de Fondos y diligenciar el formato de control de la ejecución de flujo de fondos Recibir documento de autorización de Flujo de Fondos y diligenciar el formato de control de la ejecución de flujo de fondos validando que el monto acumulado de Flujo de Fondos mensual asignado no supere las apropiaciones por cuentas del gasto financiadas con recursos de la Nación. -------- ¿Se requiere alguna modificación? Si: 3 No: Fin ----------- Asistente, Área de Presupuesto de las Sedes y/o Unidades especiales

 Control de la ejecución del flujo de fondos - Recursos asignados gobierno nacional y giro recursos propios del nivel nacional
 Autorización de flujo de fondos - Recursos asignados gobierno nacional

N/A

Archivo U-PR-12_001_008-Administrar_Flujo_Fondos-REMFFS21072017.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Amanda Almanza REVISÓ Socorro Cardozo Miranda, María Fernanda Forero Siabato, Pilar Garcia Valencia APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Jefe, Auxiliar de Presupuesto o quienes ejercen este rol, Asistente Administrativo CARGO Jefe División Nacional de Gestión Presupuestal, Asesora , Contratistas de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA febrero 06 de 2017 FECHA abril 21 de 2017 FECHA julio 25 de 2017
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