Escudo de la República de Colombia
Retirar bienes del servicio MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.003.037
Versión: 5.0
PROCEDIMIENTO: Retirar bienes del servicio Página: 1/1

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES SUBPROCESO: GESTIONAR OPERACIONES DE INVENTARIOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Tramitar, legalizar y actualizar en el SGF – QUIPU las solicitudes de retiro de bienes del servicio por ser considerados como inservibles, obsoletos o innecesarios, con el fin de mantener actualizado el inventario de bienes devolutivos.

ALCANCE: Este procedimiento inicia con la radicación de la solicitud de retiro de bienes del servicio en las áreas de Inventarios y finaliza con el archivo de la solicitud de retiro de bienes del servicio. Aplica para las áreas de Inventarios a nivel de Sede.

DEFINICIONES:
  1. Bien innecesario: Bien que ya ha cumplido con la función principal para la cual fue adquirido o que ha perdido utilidad para la Universidad, siendo susceptible únicamente de traspaso a otra entidad, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, destrucción, permuta o dación en pago.

  2. Bien inservible: Bien que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no es útil para la finalidad a la cual estaba destinado. No puede ser reparado, reconstruido o mejorado tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico y/o a que tal inversión resultaría onerosa para la Universidad.

  3. Bien obsoleto: Bien que, a pesar de encontrarse en buen estado físico, mecánico y técnico, ha quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos, o cuyo desempeño es insuficiente para el volumen, velocidad y complejidad de la labor exigidos.

  4. Responsable de la tenencia y custodia de un bien: Funcionario o contratista de la Universidad Nacional de Colombia, al cual se le han asignado bienes para su cuidado, uso y/o administración, según las funciones propias del cargo o del objeto contratado.

  5. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  6. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Retirar bienes del servicio

     

    1. Ley 734 del 5 de febrero de 2002. Código Disciplinario Único

    2. Resolución 288 de 2006 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, “Por la cual se establece el procedimiento para asignación de bienes muebles a contratistas”.

    b. Manual asociado al procedimiento retirar bienes del servicio

    1. Manual Operativo para el Módulo de Activos Fijos – SGF – QUIPU  

     

     

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Retirar bienes del servicio

    1. Formato Solicitud de retiro de bienes del servicio
CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. El área de Almacén e Inventarios de la Sede Bogotá realiza las operaciones para la gestión de inventarios de las sedes Bogotá y Tumaco, de las Unidades Especiales y del Nivel Nacional.

3. Todo bien que no se esté utilizando por las dependencias de la Universidad Nacional de Colombia deberá retirarse del servicio a través del formato Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio.

4. Los bienes que no tienen asignado un responsable en el SGF – QUIPU deberán surtir el mismo procedimiento para retiro del servicio, el cual debe ser debidamente autorizado por el jefe de la dependencia a la que pertenezca el bien.

5. El formato de Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio no puede ser procesado si no ha sido autorizado por el jefe inmediato de la dependencia en donde está ubicado el bien y por el responsable del mismo en el SGF – QUIPU y se haya entregado físicamente el bien al área de inventarios.

6. En el evento en que los responsables de bienes se retiren de la universidad o se trasladen a otra dependencia sin legalizar los bienes que tenían a cargo, los mismos se podrán retirar del servicio únicamente con la firma del jefe inmediato de donde están ubicados los bienes.

7. La descripción de los bienes debe coincidir con la información en el SGF – QUIPU.

8. El hecho de haber tramitado el formato de Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio no exime al responsable de la tenencia y custodia del bien de hacer la entrega física de los elementos a los responsables de las áreas de Inventarios encargados de recogerlos.

9. Los conceptos técnicos para soportar la solicitud de retiro del bien del servicio, serán emitidos únicamente para los bienes registrados en el SGF – QUIPU como propiedad planta y equipo, los cuales deberán iniciar: las características del bien, la placa, el atributo, empresa, la ubicación y el estado, de acuerdo con la información registrada en el SGF – QUIPU, en este se deberá describir, si el bien esta inservible, obsoleto o innecesario; los mismo serán emitidos por las siguientes áreas:

a. Cuando se trate de equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos: por el gestor ambiental o quien haga sus veces en cada Sede y por la División de Laboratorios para la Sede de Bogotá; para las demás sedes, el área de Laboratorios o el delegado del Vicerrector o Director de Sede

b. Cuando se trate de equipos de cómputo y licencias de software: por la Oficina de Tecnologías para el caso del Nivel Nacional y de la Sede de Bogotá, en las demás sedes, las Oficinas de Tecnologías respectivas o el delegado del Vicerrector o Director de Sede.

c. Cuando se trate del parque automotor: por el gestor ambiental y por el área de transporte o quien haga sus veces en las sedes 

10. La adecuada custodia de los documentos, la administración y actualización de la información de los bienes en el SGF – QUIPU, producto de la aplicación de este procedimiento, les corresponde a las áreas de Inventarios.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Diligenciar y tramitar la solicitud de retiro de bienes del servicio Diligenciar en su totalidad la Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio y entregarla al área de Inventarios con los conceptos técnicos a que hubiere lugar. El concepto de análisis técnico de los bienes a retirar deberá ser tramitado por el responsable de la tenencia y custodia de los mismos ante la instancia competente, así: a. Cuando se trate de equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos: por el gestor ambiental o quien haga sus veces en cada Sede y por la División de Laboratorios para la Sede Bogotá, para las demás Sedes, el área de Laboratorios o el delegado del Vicerrector o Director de Sede. b. Cuando se trate de equipos de cómputo y licencias de software: por la Oficina de Tecnologías para el caso del Nivel Nacional y de la Sede Bogotá, en las demás Sedes, las Oficinas de Tecnologías respectivas o el delegado del Vicerrector o Director de Sede. c. Cuando se trate del parque automotor: por el gestor ambiental y por el área de transporte o quien haga sus veces en las sedes. El concepto de análisis técnico aplica para los bienes registrados en el SGF QUIPU como propiedad planta y equipo, el cual debe indicar las características del bien, placa, atributo, empresa, ubicación y estado, de acuerdo con la información registrada en el SGF – QUIPU, deberá describir en el concepto si el bien esta inservible, obsoleto o innecesario. Para el parque automotor además deberá sugerir el posible destino de los mismos. N/A Responsable de la tenencia y custodia del bien

Formato Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio

N/A

2 Recibir y radicar la solicitud de retiro de bienes del servicio. Recibir la solicitud y validar que se haya diligenciado adecuadamente. Revisar que la descripción de los bienes corresponda con la información registrada en el SGF – QUIPU y que de acuerdo al tipo del bien se adjunte el original del concepto técnico correspondiente. N/A Asistente de Inventarios

N/A

SGF - QUIPU

3 ¿La solicitud presenta inconsistencias? Si: Ir a la actividad No. 1 No: Ir a la actividad No. 4
4 Verificar físicamente las características de los bienes. Con base en la Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio y el concepto de análisis técnico, verificar el lugar en el que se encuentra ubicado el bien y revisar físicamente las características del mismo. Programar con el responsable de la tenencia y custodia del bien, el día y la hora en que el delegado del área de Inventarios podrá recoger el bien para trasladarlo a las bodegas de bienes retirados del servicio. N/A Asistente de Inventarios

N/A

N/A

5 ¿El bien coincide con las características descritas en la solicitud? Si: Ir a la actividad No. 6 No: Ir a la actividad No. 1
6 Recoger el bien y trasladarlo a las bodegas de bienes retirados del servicio. Recoger el bien y trasladarlo a las bodegas de bienes retirados del servicio. Como constancia de la entrega y recibo de los bienes, el delegado del área de Inventarios debe firmar la copia de la Solicitud de retiro de Bienes del Servicio y entregársela al responsable de la tenencia y custodia del bien. N/A Asistente de Inventarios

Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio firmada por el delegado de inventarios 

N/A

7 Recibir y almacenar los bienes en las bodegas de bienes retirados del servicio. Recibir en las bodegas de bienes retirados del servicio los bienes recogidos por los delegados del área de Inventarios, previa verificación de que las condiciones y características de los bienes coincidan con la información de la Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio. El encargado de las bodegas deberá firmar la Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio, clasificar y almacenar los bienes de acuerdo con su atributo y tipo. N/A Asistente de bodega de bienes retirados del servicio

Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio firmada por el asistente de la bodega

N/A

8 Registrar en el SGF - QUIPU la solicitud de retiro de bienes del servicio. Registrar en el SGF – QUIPU la Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio, revisar y validar que la información consignada esté correctamente diligenciada. N/A Asistente de Inventarios

Registro Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio

SGF - QUIPU

9 Archivar en la carpeta del responsable la solicitud de retiro de bienes del servicio. Archivar la Solicitud de Retiro de Bienes del Servicio (Original en la carpeta del responsable que entrega y copia en el consecutivo del área de Inventarios), de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. N/A Asistente de Inventarios

N/A

N/A

Archivo GB_2_PR_Retirar_bienes_del_servicio_-REMFFS.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Luz Stella Godoy REVISÓ Pilar Cristina Céspedes, Secciones de Gestión de Bienes o dependencias que hagan sus veces, María Fernanda Forero Siabato, Andrea Sendoya Ospina APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Jefe Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional CARGO Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos, Jefes Sección de Gestión de Bienes o quienes ejercen este rol, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA junio 27 de 2017 FECHA julio 03 de 2017 FECHA julio 18 de 2017
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