Escudo de la República de Colombia
Verificar el cumplimiento de requisitos de autorizaciones para avances MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.002.006
Versión: 1.0
INSTRUCTIVO: Verificar el cumplimiento de requisitos de autorizaciones para avances Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: ADQUIRIR Y FORMALIZAR BIENES Y SERVICIOS POR OTRAS MODALIDADES

INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para las resoluciones de autorización de avances para viáticos y gastos de viaje, auxilios o gastos de marcha, auxilios de viaje, gastos de transporte y estadía y adquisición de bienes y servicios en la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con la normatividad vigente.

ALCANCE: Inicia con la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal que aplique según el tipo de avance requerido y finaliza con la legalización del avance en el área de Tesorería. Aplica para las áreas Financieras y Administrativas en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y las Unidades de Gestión General y las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Apoyo económico: Recursos económicos autorizados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes y administrativos, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.

  2. Auxilio de Viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente a la Sede de vinculación en que los estudiantes deben desarrollar actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares, estudiantes vinculados a proyectos de investigación, representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional y aquellos a quienes por alguna situación académica, científica, artística, cultural o deportiva deban representar a la Universidad en lugar distinto de su sede habitual de vinculación

  3. Auxilio o gasto de marcha: Desembolsos realizados por la Universidad a los estudiantes para cubrir gastos ocasionados en una práctica extramural o salida de campo, de conformidad con el Acuerdo 23 de 1997, modificado por el Acuerdo 42 de 1997, ambos del Consejo Superior Universitario

  4. Avance: Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios

  5. Gastos de transporte y estadía: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad Nacional de Colombia, en que debe incurrir una persona natural que para la ejecución del objeto de la misma, requiera desplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual.

  6. Gastos por concepto de adquisición de bienes y/o servicios: Erogaciones que se efectúan de manera excepcional, para atender compromisos urgentes e imprescindibles previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente resolución.

  7. Legalización de avances: Trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido, con la presentación de documentos soporte que cumplan los requisitos exigidos en el estatuto tributario, para la respectiva revisión, aprobación y registro contable de las operaciones efectuadas. 

  8. Resolución de Autorización de Gasto – RAG: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

  9. Servicios materiales no calificados: Servicios técnicos o asistenciales prestados por personas naturales, en los cuales predominan las actividades materiales y que se requieren para el desarrollo de una actividad específica. 

  10. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  11. Viáticos y gastos de viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento

CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Los dineros de los avances no podrán ser utilizados para efectuar las siguientes operaciones:

a. Préstamos a empleados.

b. Cambio de cheques.

c. Pago de sueldos, vacaciones o prestaciones sociales que deban pagarse como consecuencia de una vinculación legal y reglamentaria o de contraprestaciones o anticipos derivados de una orden contractual.

d. Préstamos transitorios a otras dependencias.

e. Realizar pagos diferentes a los presupuestados en la resolución que autorizó el avance.

3. En concordancia con las disposiciones de austeridad y eficiencia en el gasto, los superiores jerárquicos de los docentes y administrativos, y los interventores para el caso de contratistas, deberán racionalizar los recursos de los desplazamientos autorizados.

4. Los viáticos y gastos de viaje para comisiones de servicios de docentes y administrativos para desplazarse a sitios diferentes a su sede habitual de trabajo se calcularán teniendo en cuenta la escala definida en el decreto anual que expide el Departamento Administrativo de la Función Pública, se liquidarán de acuerdo con la asignación básica y gastos de representación.

5. Los gastos de transporte y estadía para contratistas, se liquidarán tomando como referencia la escala de viáticos establecida en el decreto expedido anualmente por el Departamento Administrativo de la Función Pública, tomando como base el valor mensualizado de la orden contractual.

6. Para el trámite de la solicitud de avance para viáticos y gastos de viaje, se debe verificar que haya sido radicada, con una anticipación mínima de cinco (5) días hábiles para destinos nacionales y de diez (10) días hábiles para destinos internacionales.

7. Con el diligenciamiento del formato de autorización de descuento por avance no legalizado, el docente o administrativo autoriza a descontar de su sueldo o de sus prestaciones sociales, el valor del avance en caso de no legalizarlo.

Todo avance debe ser legalizado mediante el formato de declaración explicita ante las áreas de Tesorería (5) días hábiles siguientes de haber ejecutado el gasto.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
Archivo U.IN.12.002.006_verificar_cumplimiento_requisitos_autorizaciones_avances..pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL INSTRUCTIVO
ELABORÓ Luz Mery Patiño Delgado, Graciela Urrea Pardo REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Secretaria Ejecutiva, Contratista Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA abril 05 de 2017 FECHA abril 24 de 2017 FECHA abril 18 de 2018
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