Escudo de la República de Colombia
Vincular estudiantes auxiliares y pasantes MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.031
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Vincular estudiantes auxiliares y pasantes Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: ADQUIRIR Y FORMALIZAR BIENES Y SERVICIOS POR OTRAS MODALIDADES

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Vincular a estudiantes de pregrado y/o posgrado de la Universidad Nacional de Colombia y de otras universidades (en el caso de pasantes), para el desarrollo de actividades propias de la docencia, la investigación, la extensión y la gestión administrativa; reconociendo un estímulo económico por el desarrollo de las mismas de acuerdo con la normatividad vigente.

ALCANCE: El procedimiento inicia con la verificación del tipo de estudiante a vincular (auxiliar o pasante con el respectivo aval de la Facultad y de la Dependencia donde realizará la pasantía y finaliza con el archivo de la copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG para la vinculación de estudiante auxiliar o pasante. Aplica para las áreas Administrativas y Financieras del Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y las Unidades de Gestión General y las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Manual de convenios y contratos: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Para cualquier acuerdo de voluntades en el que se comprometa el presupuesto de la Universidad, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  2. Estudiante auxiliar: Estudiante de pregrado o posgrado de la Universidad Nacional de Colombia que, por cumplir las características determinadas en la normatividad interna, ha sido seleccionado para apoyar la gestión de programas o proyectos en actividades propias de la docencia, investigación, extensión, bienestar universitario y administración, a cambio de un estímulo económico.

  3. Estudiante pasante: Estudiante de pregrado de la Universidad Nacional de Colombia u otra institución que, como requisito de grado, realiza prácticas en actividades propias de  la docencia, investigación, extensión, bienestar universitario y administración.

  4. Ordenador del gasto: Se refiere al funcionario que en virtud de sus funciones tiene la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto. 

  5. Registro presupuestal del compromiso: Acto mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal en razón de un compromiso que ha adquirido una entidad, garantizando que estos recursos sólo se utilizarán para ese fin. Con este acto se perfecciona el compromiso.

  6. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  7. SIA – Sistema de Información Académica: Aplicación del sistema operativo Universitas XXI, desarrollada por la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de administrar información de carácter académico administrativo.

  8. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Vincular estudiantes auxiliares y pasantes

    Estudiante Auxiliar

    1. Acuerdo No. 012 de 2004 del Consejo Superior Universitario. “Por el cual se establece la figura de Estudiante Auxiliar en la Universidad Nacional de Colombia para los estudiantes de pregrado, y se derogan los Acuerdos 79 y 80 de 1992”.

    2. Acuerdo No. 040 de 2004 del Consejo Superior Universitario. “Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo No. 012 de 2004 del Consejo Superior Universitario, el cual establece la figura de Estudiante Auxiliar en la Universidad Nacional de Colombia”.

    3. Acuerdo No. 010 de 2005 del Consejo Superior Universitario. “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 040 de 2004 del Consejo Superior Universitario”.

    4. Acuerdo No. 049 de 2005 del Consejo Superior Universitario. “Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo No. 012 de 2004 del Consejo Superior Universitario, el cual establece la figura de Estudiante Auxiliar en la Universidad Nacional de Colombia”

    5. Acuerdo No. 025 de 2009 del Consejo Superior Universitario. “Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo No. 012 de 2004 del Consejo Superior Universitario, que establece la figura de Estudiante Auxiliar en la Universidad Nacional de Colombia”.

    6. Circular No. 0007del 23 de Julio de 2015 de la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo,” Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones asociadas con la afiliación y pago de estudiantes a la Administradora de Riesgos Laborales”. 

    Estudiante Pasante

    1. Resolución de Rectoría No.1142 de 2008”Por la cual se establece la figura de Estudiante Pasante o Practicante en la Universidad Nacional de Colombia” y sus modificaciones. 

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Vincular estudiantes auxiliares y pasantes

    1. Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal para vinculación de estudiantes
    2. Formato Creación y actualización de terceros
CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

Estudiante Auxiliar

1. La ejecución de las actividades por parte del estudiante auxiliar sólo podrán iniciarse con posterioridad a la fecha del registro presupuestal

2. Para ser Estudiante Auxiliar se requiere:

2.1. Tener la calidad de estudiante de pregrado o postgrado de la Universidad Nacional de Colombia.

2.2. Tener un Promedio Aritmético Ponderado Acumulado – P.A.P.A. igual o superior a 3.5 para estudiantes de pregrado, e igual o superior a 4.0 para estudiantes de postgrado.

3. Los estudiantes no podrán aplicar como estudiante auxiliar si se encuentran en calidad de monitor o becario de la Universidad Nacional de Colombia.

4. En las convocatorias se deberá indicar como mínimo: el perfil del estudiante requerido, las actividades a desarrollar, la disponibilidad de tiempo requerida, el monto del estímulo otorgado y los términos para la presentación de documentos.

5. Se podrá tener la calidad de estudiante auxiliar hasta por un año, prorrogable por un periodo igual.

6. Como reconocimiento por las actividades desarrolladas, los estudiantes podrán recibir un estímulo económico, cuyo monto será determinado por el Jefe de la Dependencia o el Director o responsable del proyecto. En ningún caso el estímulo económico podrá ser superior, a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, para un estudiante de pregrado y para un estudiante de postgrado, a tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

 Estudiante Pasante

1. El estudiante que desee realizar la práctica o pasantía en la Universidad Nacional de Colombia debe:

1.1. Ser estudiante de pregrado.

1.2. Tener como requisito de grado la realización de esta actividad.

1.3. Tener el aval del director del programa curricular.

2. Cuando la Universidad Nacional de Colombia requiera estudiantes externos, sólo podrá vincularlos, mediante acta de adhesión a los convenios Previamente celebrados con otras instituciones universitarias.

3. Cuando los estudiantes pasantes o practicantes provengan de las facultades de la Universidad Nacional de Colombia, se celebrará un acto administrativo entre la Facultad y la dependencia que los recibirá en calidad de pasantes o practicantes.

4. Se podrá tener la calidad de estudiante pasante o practicante hasta por seis (6) meses, prorrogables por un periodo igual.

5. El monto del estímulo será determinado por el Director del proyecto al cual se vinculen los estudiantes, y en ningún caso podrá ser superior a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

6. Para efectos presupuestales el estudiante pasante se asemejará a la figura de estudiante auxiliar en la Universidad Nacional de Colombia.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 ¿La vinculación es de un estudiante auxiliar? Si, Realizar convocatoria de estudiante auxiliar No, Adelantar actividad 3 Diligenciar modelo de convocatoria y publicarlo en las carteleras de las dependencias o proyectos o a través de la página web de la Universidad Nacional de Colombia o de las Dependencias de Nivel Nacional, Sedes, Facultades o Unidades de Gestión General y Unidades Especiales según corresponda. Jefe de la dependencia o Director del Proyecto solicitante

Modelo Solicitud Convocatorias Estudiantes Auxiliares 

N/A

2 Seleccionar estudiante auxiliar Recibir la documentación de los aspirantes y realizar el proceso de selección de acuerdo con los requisitos de vinculación, demás condiciones exigidas en la convocatoria y continuar con la actividad 9.------------------------------ ¿El estudiante pasante es de la Universidad Nacional de Colombia? Si, Adelantar actividad 3 No, ¿Existe convenio vigente de pasantías con otra universidad? Si, Adelanta actividad 5 No, Adelanta actividad 4 Jefe de la dependencia o Director del Proyecto solicitante

Documentación de los estudiantes auxiliares.

N/A

3 Verificar cumplimiento de requisitos y solicitar documentación Verificar que la pasantía este incluida como requisito de grado y que se adjunte el documento con el aval del Director del Programa Curricular correspondiente y solicitar documentación soporte del estudiante pasante. Jefe de la dependencia o Director del Proyecto solicitante

Certificación de requerimiento de pasantía para grado, documento con el aval del Director y soportes.

N/A

4 Suscribir convenio Solicitar al competente (según el art. 4 del Manual de Convenios y Contratos) la suscripción del convenio con la institución educativa de donde proviene el estudiante que requiere realizar sus pasantías en la Universidad Nacional de Colombia. Jefe de la dependencia o Director del Proyecto solicitante

Convenio 

N/A

5 Elaborar Acta de adhesión al convenio Elaborar el acta de adhesión al convenio celebrado con otra universidad con el fin de soportar la vinculación del estudiante. Jefe de la dependencia o Director del Proyecto solicitante

Acta de adhesión al convenio 

N/A

6 Verificar o crear tercero en el SGF- QUIPU Verificar si el tercero esta creado en el SGF-QUIPU. En caso contrario, se debe realizar el proceso de creación ante el área de Contabilidad. Asistente de la Dependencia Solicitante

Formato Creación y actualización de terceros

N/A

7 Solicitar CDP para Vinculación de Estudiantes Diligenciar el formato correspondiente a la solicitud de CDP para la vinculación de estudiante auxiliar y/o pasante y enviar al área de Presupuesto.----------------Ir al procedimiento Expedir Certificado de disponibilidad Presupuestal. Jefe de la dependencia o Director del Proyecto solicitante

Formato Certificado de Disponibilidad Presupuestal para Vinculación de Estudiantes-------- Ir al procedimiento “Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal”

N/A

8 Recibir y verificar la solicitud y documentos soporte Recibir la solicitud de vinculación de estudiante auxiliar o pasante junto con la documentación enviada y verificar que esté acorde con los requisitos establecidos. ------------------------------ ¿La solicitud y los documentos de soporte cumplen con los requisitos para elaborar la RAG? Si, Adelantar actividad 10 No, Adelantar actividad 9 Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Solicitud diligenciada y firmada, CDP para Vinculación Estudiantes y documentos soporte

N/A

9 Informar al solicitante Informar al área solicitante las inconsistencias evidenciadas en la documentación recibida con el fin de realizar los ajustes a que haya lugar. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Medio Escrito

N/A

10 Elaborar y Revisar la RAG Elaborar la RAG y remitirla al Jefe del área para su revisión y visto bueno. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

RAG

N/A

11 Aprobar y Suscribir la RAG Aprobar y suscribir la RAG y remitirla al Área de Presupuesto para su respectivo registro.--------------------- Ir al procedimiento: Efectuar registro presupuestal del compromiso Ordenador del Gasto

RAG con sus respectivos soportes. --------------------- Ir al procedimiento “Efectuar registro presupuestal  del compromiso”

N/A

12 Remitir la RAG registrada Una vez registrado el compromiso por parte del área de Presupuesto, remitir copia de la RAG a la dependencia solicitante para que continúe con el trámite de pago ante el área de Tesorería.-------------------Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Copia de la RAG.--------------------- Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.  

N/A

13 Archivar RAG Archivar copia de la RAG con la documentación soporte según la Tabla de retención Documental - TRD Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Copia de la RAG con la documentación soporte 

N/A

14 Solicitar adición y/o prórroga y/o modificación Solicitar a las áreas Administrativas y/o Financieras la elaboración del documento de adición y/o prórroga y/o modificación de la RAG y realizar las actividades de la 7 a la 14. Jefe de la dependencia o Director del Proyecto solicitante

Documento de adición y/o prórroga y/o modificación de la  RAG

N/A

Archivo U.PR.12.002.031_vincular_estudiante_auxiliar_pasante.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Luz Mery Patiño Delgado, Graciela Urrea Pardo. REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio César Morales Castañeda, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas. APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Secretaria Ejecutiva, Contratista Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios. CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 21 de 2017 FECHA abril 24 de 2017 FECHA abril 20 de 2018
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