Escudo de la República de Colombia
Manejar y ejecutar recursos de caja menor MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.032
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Manejar y ejecutar recursos de caja menor Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: ADQUIRIR Y FORMALIZAR BIENES Y SERVICIOS POR OTRAS MODALIDADES

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Manejar adecuadamente el monto establecido y asignado a la caja menor siguiendo los parámetros establecidos en la normatividad vigente.

ALCANCE: El procedimiento inicia con el envío de la solicitud de apertura de Caja Menor y finaliza con la legalización al culminar la vigencia presupuestal. Aplica para las áreas Administrativas y Financieras en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Caja Menor: Fondos fijos establecidos a cargo de un servidor público de la Universidad Nacional de Colombia, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos, identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.

  2. Medio escrito: Se refiere pra efectos del presente Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  3. Ordenador del gasto: Se refiere al funcionario que en virtud de sus funciones tiene la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto. 

  4. Registro presupuestal: Es la operación mediante el cual se perfecciona el compromiso o acuerdo de voluntades y se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

  5. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  6. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Manejar y ejecutar recursos de caja menor

    1.     Resoluciones anuales de Rectoría por las cuales se establecen disposiciones para el funcionamiento de las cajas menores en la Universidad Nacional de Colombia.

    2.     Resolución Anual de Rectoría por la cual se determina el monto y el número de las cajas menores para el total de dependencias de la Universidad Nacional de Colombia.

    3.     Resolución No. 1722 de 2010 de Rectoría. “Por la cual se establecen disposiciones para el manejo de las cajas menores en la Universidad Nacional de Colombia”. 

       

       

  2. Instructivos asociados al procedimiento Manejar y ejecutar recursos de caja menor

    1. Instructivo Administrar chequeras
    2. Instructivo Revisar requisitos exigidos para legalizar avances y cajas menores
    3. Instructivo Efectuar arqueos
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Manejar y ejecutar recursos de caja menor

    1. Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
    2. Formato Vale provisional de caja menor
    3. Formato Comprobante de caja menor para gastos de transporte
    4. Formato Relación de reembolso o legalización de gastos por concepto de cajas menores
    5. Formato Listado tarifas retefuente por renta e IVA
CONDICIONES GENERALES:

 1.  Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de   Colombia.

2. Para que las cajas menores creadas por el Rector inicien su funcionamiento, es requisito previo que el ordenador del gasto correspondiente, mediante Resolución, designe y establezca el servidor público responsable de la administración y manejo de la caja menor. En ningún caso el Tesorero podrá ser responsable de la caja menor.

3. Para el control de la caja menor se deben llevar los siguientes libros: Libro General, Libro de Bancos y Libro de Presupuesto. Para la apertura de los Libros debe elaborarse un acta como evidencia y deben ser utilizados hasta su último folio.

4. Los reembolsos se harán por la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, cuando se haya consumido más del 70% de alguno o de todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

5.  Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la caja menor, el responsable anterior deberá legalizar el total de los gastos realizados con corte a la fecha de entrega y reintegrar a la Tesorería correspondiente, antes de su traslado o retiro, el saldo de los fondos que recibió.

6.  El último día hábil del mes de noviembre se deberá legalizar de manera parcial la caja menor por finalización de vigencia presupuestal con el fin de asegurar su adecuada legalización para el año en curso. Se realizará el reembolso, así no se hubiese ejecutado más del 70% del fondo permanente, con el fin de efectuar el cierre contable de la vigencia, con gastos que correspondan a dicho período fiscal.

7.   Como soporte de la legalización de la caja menor adjuntar a los soportes de la legalización, la siguiente documentación, según corresponda:

i.   Formato Relación de reembolso de gastos por conceptos de cajas menores y avances por compras

ii.    Copia de la Resolución de Rectoría con la cual se creó la caja menor (para el caso del primer   desembolso de caja menor)

iii.   Copia de la Resolución de ordenación del gasto con la que fue girada la caja menor que se está legalizando

iv.   Comprobante de caja menor para gastos de transporte

v.    Facturas que cumplan con lo establecido en el Art. 617 del Estatuto Tributario o documentos equivalentes a la factura

vi.   Orden de alta (para elementos devolutivos)

vii.   Declaración explícita (para las cajas menores de transporte que manejen viáticos)

viii.  Consignación por retenciones en la fuente (en el caso en que haya lugar a efectuar retenciones en la fuente a título de renta, IVA e ICA)

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Enviar solicitud para la apertura o reembolso de caja menor Solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal según las necesidades de la unidad ejecutora, sin superar el monto total autorizado por el Rector. Para el reembolso se solicitará y expedirá el CDP, de acuerdo con la ejecución de la caja menor. --------------------------- Ir al procedimiento: Expedir certificado de disponibilidad presupuestal CDP. -------------------------- ¿El CDP fue aprobado? Si, Adelantar actividad 2 No, regresar a la actividad 1 Funcionario designado para el manejo de caja menor

Formato solicitud certificado de disponibilidad presupuestal

---------------------------

Expedir certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)

N/A

2 Elaborar y revisar Resolución Elaborar la Resolución de apertura de caja menor o de reembolso de la misma, según corresponda y remitirla para la aprobación y firma del ordenador del gasto. Funcionario designado para el manejo de caja menor

Resolución de apertura o de reembolso de caja menor

N/A

3 Aprobar Resolución Aprobar la Resolución mediante firma. ----------------------------- Ir al procedimiento: Efectuar registros presupuestales del compromiso ---------------------------- Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar ---------------------------- ¿Se deben manejar recursos superiores a 4 SMLMV? No, adelantar actividad 4 Si, ¿Existe cuenta bancaria para el manejo de los recursos? Si, Adelantar actividad 4 No, Adelantar procedimiento Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS -------------------------------- Ir al procedimiento: Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS Ordenador del gasto

Resolución firmada

----------------------------

Efectuar registros presupuestales del compromiso

------------------------------

Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar

-----------------------------

 

Abrir o saldar cuentas bancarias y FICS

 

 

N/A

4 Efectuar cobro de cheque o retiro de recursos de caja menor en la entidad bancaria Para las cajas menores de cuantía inferior a cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes, efectuar el cobro del cheque ante la entidad bancaria respectiva; para las cajas menores de cuantía superior, administrar la cuenta bancaria que ha sido abierta con anterioridad. ----------------------------- ¿Se cuenta con los libros de registro requeridos? Si, adelantar actividad 6 No, adelantar actividad 5 Funcionario designado para el manejo de caja menor

Transacción bancaria/Chequera

N/A

5 Solicitar y recibir autorización y rubricación de libros de caja menor Solicitar que los libros de caja menor sean autorizados y rubricados por el Gerente Nacional Financiero y Administrativo para las cajas menores del Nivel Nacional, y por el Jefe del área Administrativa y Financiera en las Sedes y Unidades Especiales. Recibir la autorización junto con el acta de apertura. ------------------------- ¿Existen recursos en el rubro presupuestal solicitado? Si, Adelantar actividad 7 No, Fin del procedimiento Funcionario designado para el manejo de caja menor

Acta de apertura de libros de control

N/A

6 Recibir solicitud para ejecución de recursos Recibir de los usuarios de la caja menor las solicitudes de recursos para ejecución de gastos, verificando que los mismos se refieran al objeto y funciones de la Universidad y correspondan a los rubros presupuestales autorizados en la Resolución de constitución. Dependencia designada para el manejo de caja menor Funcionario designado para el manejo de caja menor

Solicitudes de gasto

N/A

7 Entregar recursos y elaborar vale provisional Entregar el dinero al solicitante, dejando como constancia el formato de vale provisional, debidamente diligenciado y firmado por parte del responsable de la ejecución del gasto. Funcionario designado para el manejo de caja menor

Formato Vale Provisional

N/A

8 Solicitar y recibir los soportes de legalización de gastos de caja menor Solicitar y recibir del usuario los documentos que soportan la ejecución de los recursos de caja menor, según Instructivo: “Revisar requisitos exigidos para legalizar avances y cajas menores”. -------------------------- ¿Se practicó retención? Si, Adelantar actividad 9 No, Adelantar actividad 10 Funcionario designado para el manejo de caja menor

Documentos que soportan el gasto y comprobante de caja menor para gastos de transporte, cuando aplique.

N/A

9 Verificar las retenciones practicadas Verificar las retenciones practicadas, para ello tener en cuenta las tarifas de retención en la fuente por renta, IVA y timbre del año en curso. Funcionario designado para el manejo de caja menor

N/A

N/A

10 Registrar en libros la ejecución de los recursos Registrar en el libro de control correspondiente cada una de las operaciones ejecutadas con los recursos de caja menor. -------------------------- ¿Se debe efectuar legalización definitiva o reembolso de caja menor? Legalización definitiva, Adelantar actividad 11 Reembolso, adelantar actividad 12 Funcionario designado para el manejo de caja menor

Libros de control de caja menor

N/A

11 Realizar el reintegro de los recursos no ejecutados de caja menor Consignar en la cuenta de la entidad bancaria que indique la respectiva Tesorería los recursos autorizados y no ejecutados de caja menor. Funcionario designado para el manejo de caja menor

Comprobante de consignación

N/A

12 Elaborar acta de entrega de cheques sin utilizar y entregar cheques Elaborar acta de entrega de cheques sin utilizar y entregar cheques al tesorero de la respectiva Tesorería para que sean custodiados hasta la siguiente vigencia. Funcionario designado para el manejo de caja menor

Acta de entrega de cheques sin utilizar

N/A

13 Tramitar creación del tercero en el SGF-QUIPU Diligenciar el Formato datos básicos para creación y actualización de terceros SGF - QUIPU junto con los soportes para la creación, para que la dependencia encargada de la revisión de la documentación soporte de la legalización, realice el trámite de radicación de la solicitud ante la dependencia encargada de la creación de los terceros. ---------------------------- Ir al procedimiento: Legalizar avances y cajas menores ---------------------------- ¿Se debe realizar reembolso de caja menor? Si, Regresar a la actividad 1. No, Fin del procedimiento. Funcionario designado para el manejo de caja menor

Formato Creación de usuarios SGF - QUIPU

---------------------

Legalizar avances y cajas menores

SGF -QUIPU

Archivo U.PR.12.002.032_manejar_recursos_caja_menor.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Giovanna Milena Moreno Meneses, Graciela Urrea Pardo. REVISÓ Pilar Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera Almanza, Mónica Carrillo Rojas APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Asistente Administrativo División Nacional de Servicios Administrativos, Contratista Sección Adquisiciones de Bines y Servicios CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bines y Servicios, Asesora, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA septiembre 21 de 2016 FECHA abril 24 de 2017 FECHA abril 25 de 2018
Volver