Escudo de la República de Colombia
Como adelantar procesos de invitación directa para adquisición de bienes y/o servicios MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-GU-12.002.005
Versión: 1.0
GUÍA: Como adelantar procesos de invitación directa para adquisición de bienes y/o servicios Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN

INFORMACIÓN GENERAL DE LA GUÍA

OBJETIVO: Brindar orientaciones sobre las mejores prácticas a utilizar para adelantar procesos de invitación directa a presentar ofertas para la adquisición de un determinado bien, servicio u obra, a través de órdenes contractuales.

ALCANCE: Aplica para las invitaciones directas dirigidas a varios proveedores mediante la modalidad de comparación de ofertas para la adquisición de bienes, servicios, o para la realización de obras, a través de órdenes contractuales.

 

Incluye recomendaciones sobre el contenido mínimo de una invitación directa a presentar ofertas, los criterios de habilitación y de asignación de puntaje, los criterios de desempate, la declaratoria de desierta, entre otros.

 

Aplica para los responsables de las invitaciones, las áreas técnicas competentes, y todos aquellos actores que requieran la adquisición de un bien, servicio u obra mediante un proceso de contratación a través de órdenes contractuales, en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Adenda: Es el instrumento mediante el cual la Universidad puede explicar, aclarar, modificar o ajustar el pliego de condiciones integrando con estos un solo documento. Dichas modificaciones se deben dar a conocer a los posibles oferentes de manera oportuna, a través del mismo medio en que se dio a conocer el pliego de condiciones (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  2. Concepto técnico: Proceso mediante el cual se evalúan y verifican las especificaciones o características técnicas de los bienes y/o servicios ofrecidos por los oferentes, para determinar si se adecuan a las directrices técnicas y a los requerimientos institucionales (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  3. Directriz técnica: Es el conjunto de características y especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios a adquirir por la Universidad, definidas por la instancia competente, que serán requeridas a los oferentes para garantizar el desempeño eficiente, la vigencia tecnológica, la conectividad, la compatibilidad y la interoperabilidad con la plataforma tecnológica de la  Universidad (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  4. Estudios previos: Conjunto de documentos  que soportan el análisis previo de la conveniencia, pertinencia y oportunidad de la adquisición del bien y/o servicio, el trámite de las autorizaciones y las aprobaciones previas necesarias para la contratación o el desarrollo de los estudios y diseños técnicos previos y/o la formulación de proyectos requeridos para tal fin, determinando las especificaciones técnicas y el valor del bien y/o servicio y analizando los riesgos en los que incurrirá la Universidad al contratar.Dichos documentos previos, serán de responsabilidad del área o proyecto que requiere la adquisición de un bien y/o servicio y serán el insumo fundamental para la elaboración del estudio de mercado y del posterior pliego  de condiciones, de manera que los posibles oferentes puedan valorar  adecuadamente el alcance de lo requerido por la Universidad, así como la distribución de riesgos (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  5. Estudios de mercado: Es la etapa previa a la invitación a presentar ofertas, en la que se documentan las actividades adelantadas por el área o proyecto que requiere la adquisición de un bien y/o servicio, con el fin de establecer y analizar las especificaciones técnicas, comerciales, económicas y jurídicas de lo que se requiere contratar, para satisfacer de la mejor manera las necesidades de la institución de acuerdo con las tendencias y condiciones del mercado. 

  6. Experiencia: Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas durante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. La experiencia se clasifica en profesional, técnica, tecnológica, relacionada, laboral y docente. 

  7. Experiencia profesional: Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. 

  8. Experiencia relacionada: Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o el contrato a celebrar.  

  9. Experiencia laboral: Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio. 

  10. Factores de asignación de puntaje: Son aquellos factores que permiten evaluar las condiciones particulares ofertadas por los proponentes, asignando una calificación cuantitativa a dichos ofrecimientos y permitiendo definir la oferta más favorable para la Universidad. Dichos factores deben ser definidos en detalle, explicando como mínimo: en qué consiste cada criterio, indicando que puntaje o porcentaje se asignará a cada uno de ellos, cual es la fórmula para obtener dicho puntaje, como se hará la sumatoria de los puntajes obtenidos para cada criterio, y como se obtiene el puntaje máximo. En todo caso, su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

  11. Invitación directa: Es la convocatoria dirigida a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas, para que con base en los requisitos y condiciones exigidos por la Universidad, presenten una oferta o propuesta susceptible de ser seleccionada para la celebración de un acuerdo de voluntades.

  12. Medio escrito: Se refiere pra efectos del presente Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  13. Requisitos de habilitación: Son aquellos que verifican las condiciones del proponente, tales como su capacidad jurídica, experiencia general o mínima requerida, capacidad financiera y de organización, los cuales, una vez verificados en el caso de cada oferente, los habilita para participar en las subsiguientes etapas del proceso de invitación y selección. En todo caso, su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

  14. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. La invitación directa escrita para presentar ofertas, por la modalidad de comparación de ofertas, es de carácter obligatorio para adelantar el procedimiento de selección de proveedores y formalización de Órdenes Contractuales Menores y Superiores.

3. No aplica para el procedimiento de selección de proveedores y formalización de órdenes contractuales Mínimas, ni para los casos en los que apliquen causales de selección directa, ni para selección de proveedores y formalización de órdenes contractuales con oferentes sin representación en Colombia.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA GUÍA
Archivo U.GU.12.002.005_Como_adelantar_procesos_invitacion_directa.docx
CUADRO DE APROBACIÓN DE LA GUÍA
ELABORÓ Graciela Urrea Pardo Luz Piedad Avendaño Rodríguez Julio Cesar Morales REVISÓ Pilar Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera Almanza. APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno
CARGO Contratistas Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios– Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios CARGO Jefe de la División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios, Asesora y contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
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