Escudo de la República de Colombia
Clausulado para elaboración de órdenes contractuales o contratos MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-GU-12.002.004
Versión: 1.0
GUÍA: Clausulado para elaboración de órdenes contractuales o contratos Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN

INFORMACIÓN GENERAL DE LA GUÍA

OBJETIVO: Brindar una herramienta para la correcta inclusión de cláusulas al momento de elaborar órdenes contractuales y contratos, por parte de los responsables, según su tipología y naturaleza del objeto contractual.

ALCANCE: Esta guía aplica para Órdenes Contractuales y Contratos, con oferentes nacionales o extranjeros sin representación en Colombia. Aplica para las áreas de contratación o jurídicas en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Adición Contractual: Incremento en el valor de la orden contractual o contrato. 

  2. Cesión: Es el acto jurídico por el cual un contratista (cedente) transfiere a una persona natural o jurídica (cesionario) la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado. La cesión también podrá operar para los casos en los cuales sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad al contratista, durante el período de ejecución de la orden contractual o contrato. Dicho acto solo procederá previa autorización expresa y escrita de la Universidad, y en cualquier caso, el cesionario deberá ostentar superiores o similares capacidades, calidades y habilidades por las cuales fue seleccionado el contratista cedente.

  3. Garantía: Es un mecanismo para respaldar el cumplimiento de las obligaciones que surgen a cargo de las partes en el proceso contractual. Las garantías pueden consistir en pólizas de seguros en favor de entidades estatales o garantías bancarias expedidas por compañías de seguros o entidades bancarias respectivamente y los demás mecanismos que previo análisis financiero respalden efectivamente el cumplimiento de las obligaciones.
    Los principales seguros requeridos por la Universidad Nacional de Colombia a través de tales garantías son:
    1. Seguro de seriedad de la oferta, que ampara la indemnización de los perjuicios causados a la Universidad por el incumplimiento imputable al oferente, de las obligaciones establecidas en el pliego de condiciones y especialmente las de suscribir la orden contractual o contrato objeto del proceso de contratación en los términos de la oferta y en las condiciones que dieron lugar a la asignación del contrato.
    2. Seguro de Cumplimiento, que podrá contener uno o varios de los siguientes amparos, de acuerdo con los riesgos derivados de la celebración, ejecución o liquidación de la orden contractual o contrato:
    a) Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Ampara los perjuicios sufridos por la Universidad con ocasión de la no inversión, el uso o la apropiación indebida que el contratista haga de los dineros o bienes que la Institución le haya entregado en calidad de anticipo, para la ejecución de la orden contractual o contrato respaldado.
    Se entenderá que hay uso o apropiación indebida del anticipo cuando este no sea utilizado en los términos previstos para ello en la respectiva orden contractual o contrato y de acuerdo al plan de manejo e inversión del anticipo aprobado por la Universidad.
    b) Devolución del pago anticipado. Ampara a la Universidad ante los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del contratista garantizado, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.
    c) Cumplimiento. Ampara los perjuicios directos sufridos por la Universidad, derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones emanadas de la orden contractual o contrato garantizado imputable al contratista, el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato imputable al contratista, los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra cuando el contrato no prevé entregas parciales. De igual manera este amparo cubre el pago de multas y el valor de la cláusula penal pecuniaria.
    d) Calidad del servicio. Ampara los perjuicios sufridos por la Universidad imputables al contratista, derivados de la deficiente calidad de los servicios prestados, de acuerdo con lo pactado en la orden contractual o contrato.
    e) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Ampara los perjuicios sufridos por la Universidad imputables al contratista, derivados del incumplimiento de las especificaciones, de los requisitos mínimos, de la deficiente calidad de los elementos y bienes suministrados y de las deficiencias técnicas en el funcionamiento de los equipos suministrados, de acuerdo con lo pactado en la orden contractual o contrato.
    f) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Ampara a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista, relacionadas con el personal utilizado para la ejecución de la orden contractual o contrato.
    g) Estabilidad y calidad de la obra. Ampara a la Universidad contra cualquier daño o deterioro que sufra la obra entregada a satisfacción, en condiciones normales de uso, que impida el servicio para el cual se ejecutó, siempre y cuando sean imputables al contratista.
    Cuando se trate de edificaciones, la estabilidad se determinará de acuerdo con los planos, proyectos, seguridad y firmeza de la estructura.
    3. Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, que podrá contener como mínimo los siguientes amparos:
    a) Predios, labores y operaciones. Ampara la responsabilidad civil extracontractual de la Universidad y/o los gastos médicos por lesiones a terceras personas o daños a propiedades de terceros como consecuencia del uso de los predios y de la realización de las labores y las operaciones derivadas de la ejecución de la orden contractual o contrato.
    b) Responsabilidad civil patronal. Ampara la responsabilidad civil extracontractual que corresponda al patrono asegurado en exceso de las indemnizaciones previstas en el Artículo 216 del Código Sustantivo del Trabajo.
    c) Contratistas y subcontratistas. Ampara la responsabilidad civil extracontractual del asegurado y/o los gastos médicos por los daños que causare a terceros en sus personas o en sus bienes, que sean imputables a consecuencia de actividades ejecutadas por contratistas y subcontratistas.
    d) Vehículos propios y no propios. Este amparo otorga cobertura por los perjuicios patrimoniales que cause el asegurado con ocasión de la responsabilidad civil extracontractual en que incurra como consecuencia directa de la utilización de vehículos automotores de transporte terrestre, remolques o semirremolques, de su propiedad o tomados en arrendamiento, usufructo o comodato, para cumplir con el objeto del contrato afianzado.
    4. Seguro Colectivo de Vida, que ampare al personal contratado para la ejecución de una orden contractual o contrato de obra bajo cualquier modalidad que deberá contener los siguientes amparos:
    1. Muerte. Ampara contra el riesgo de muerte por cualquier causa, a los miembros del grupo asegurado. hasta por la suma asegurada fijada para este amparo.
    2. Incapacidad total y permanente. Se ampara las lesiones orgánicas o alteraciones funcionales incurables que impidan a la persona desempeñar cualquier trabajo remunerado, relacionado con su formación profesional u ocupacional habitual, siempre que dicha incapacidad haya existido por un periodo continuo no menor de 150 días.
    3. Auxilio funerario. Ampara los gastos funerarios o los que se ocasionen como consecuencia del fallecimiento del asegurado (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  4. Interventor: Es la persona natural o jurídica que en razón a su conocimiento especializado o experiencia en el área del objeto contractual es contratada por la Universidad para que ejerza el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, financiero y contable sobre el cumplimiento de la orden contractual o contrato, cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

  5. Modificación Contractual: Variación que se efectúa de común acuerdo por las partes sobre los términos y condiciones contractuales, diferente a valor y plazo, sin que se modifique el objeto de la orden contractual o contrato. 

  6. Prórroga Contractual: Ampliación en el plazo de la orden contractual o contrato. 

  7. Supervisor: Es el servidor público de la Universidad designado para ejercer el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, financiero y contable que garantice el cumplimiento del objeto de una orden contractual o contrato.

  8. Suspensión: Interrupción del plazo de ejecución de una orden contractual por razones de fuerza mayor, conveniencia de las partes o interés público, velando porque, en todo caso, no se vulnere el cumplimiento de los fines estatales. El efecto legal de la suspensión es la interrupción temporal de las principales obligaciones de las partes, como son: el cese de la ejecución de actividades por parte del contratista y la suspensión de la obligación de pago por parte de la Universidad Nacional de Colombia. El término de la suspensión debe ser determinado o determinable. 

  9. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. El responsable de la elaboración de la orden contractual o contrato, debe dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Convenios y Contratos, y en la presente Guía.

3. La elaboración de órdenes contractuales o contratos debe ser ejecutada por personal idóneo y con conocimiento en el área contractual.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA GUÍA
Archivo U.GU.12.002.004_Clausulado_elaboracion_ordenes.docx
CUADRO DE APROBACIÓN DE LA GUÍA
ELABORÓ Luz Piedad Avendaño Rodríguez,Graciela Urrea Pardo Ingrith Paola Rivera Almanza REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, María Fernanda Forero Siabato APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno
CARGO Contratistas CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe de Sección Contratación Nivel Nacional Asesora gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
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