Escudo de la República de Colombia
Formalizar autorizaciones para avances MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.029
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Formalizar autorizaciones para avances Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: ADQUIRIR Y FORMALIZAR BIENES Y SERVICIOS POR OTRAS MODALIDADES

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Tramitar la autorización de avances para desarrollar actividades tendientes a garantizar el cumplimiento de los fines misionales de la Universidad Nacional de Colombia, dando cumplimiento a la normatividad vigente.

ALCANCE: Inicia con la verificación del tercero creado en el SGF-QUIPU y finaliza con el archivo de la copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG para autorizar avances. Aplica para las áreas Financieras y Administrativas en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y las Unidades de Gestión General y las Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:
  1. Apoyo económico: Recursos económicos autorizados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes y administrativos, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.

  2. Auxilio de Viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente a la Sede de vinculación en que los estudiantes deben desarrollar actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares, estudiantes vinculados a proyectos de investigación, representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional y aquellos a quienes por alguna situación académica, científica, artística, cultural o deportiva deban representar a la Universidad en lugar distinto de su sede habitual de vinculación

  3. Auxilio o gasto de marcha: Desembolsos realizados por la Universidad a los estudiantes para cubrir gastos ocasionados en una práctica extramural o salida de campo, de conformidad con el Acuerdo 23 de 1997, modificado por el Acuerdo 42 de 1997, ambos del Consejo Superior Universitario

  4. Avance: Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios

  5. CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Manual de convenios y contratos: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Para cualquier acuerdo de voluntades en el que se comprometa el presupuesto de la Universidad, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  6. Gastos de transporte y estadía: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad Nacional de Colombia, en que debe incurrir una persona natural que para la ejecución del objeto de la misma, requiera desplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual.

  7. Gastos por concepto de adquisición de bienes y/o servicios: Erogaciones que se efectúan de manera excepcional, para atender compromisos urgentes e imprescindibles previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente resolución.

  8. Ordenador del gasto: Se refiere al funcionario que en virtud de sus funciones tiene la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto. 

  9. Resolución de Autorización de Gasto – RAG: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

  10. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  11. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  12. Viáticos y gastos de viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Formalizar autorizaciones para avances

    1. Decreto Anual del Departamento Administrativo de la Función Pública. Por medio del cual se fija la escala de viáticos para funcionarios públicos.

    2. Acuerdo No. 67 de 1996 del Consejo Superior Universitario, capítulo VII. Estatuto del Personal Administrativo.

    3. Acuerdo No. 35 de 2002 del Consejo Superior Universitario, “Por el cual se adopta el Estatuto de Personal Académico de la Universidad Nacional de Colombia”.

    4. Acuerdo No.11 de 2005 del Consejo Superior Universitario, “Por el cual se adopta el Estatuto General de la Universidad Nacional de Colombia”.

    5. Acuerdo No. 22 de 2007 del Consejo Superior Universitario, “Por el cual se determinan los tipos de Comisión que se pueden otorgar a los docentes de la Universidad Nacional de Colombia”.

    6. Acuerdo No. 24 de 2007 de Consejo Superior Universitario, “Por el cual se reglamentan las Comisiones que se pueden otorgar a los docentes de la Universidad Nacional de Colombia”.

    7. Resolución de Rectoría No. 040 de 2001 "Por la cual se delegan funciones y se dictan otras disposiciones para los efectos del funcionamiento del Nivel Nacional y las Sedes, Facultades y Centros e Institutos de la Universidad Nacional de Colombia.” Modificada por las Resoluciones número: 2030 de 2002, 425, 793 y 980 de 2004 de Rectoría.

    8. Resolución de Rectoría No. 1494 de 2009 “Por la cual se unifica la normatividad interna en materia de delegaciones y competencias en asuntos de personal académico y administrativo”.

    9. Resolución  de Rectoría No. 1566 de 2009 "Por la cual se deroga la resolución No. 079 de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia".  Modificada por la Resolución de Rectoría No.040 de 2010. 

  2. Instructivos asociados al procedimiento Formalizar autorizaciones para avances

    1. Instructivo Verificar el cumplimiento de requisitos de autorizaciones para avances
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Formalizar autorizaciones para avances

    1. Formato Solicitud de autorización para comisión y certificado de disponibilidad presupuestal de avances para personal de planta
    2. Formato Solicitud de autorización y disponibilidad presupuestal para gastos de estadía contratistas
    3. Formato Autorización de descuento por avance no legalizado
    4. Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
    5. Formato Declaración explícita para gastos de transporte y estadía de contratistas
    6. Formato Declaración explícita Otros conceptos - Para uno o más de un beneficiario
    7. Formato Declaración explícita para viáticos de funcionarios docentes y administrativos
    8. Formato Legalización de avances para adquisición de bienes y servicios
CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Se podrán tramitar avances para el pago de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios en la Universidad Nacional de Colombia.

3. Todos los actos administrativos definidos para trámite de avances y que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos, que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos no sean destinados a ningún otro fin. En consecuencia, no se podrán adquirir bienes o servicios, ni autorizar viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, apoyos económicos, gastos de transporte y estadía sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible.

4. Para la movilización en desarrollo de comisiones o actividades encomendadas, se deberán utilizar medios de transporte público o institucional en los viajes oficiales, a menos que el Rector o el ordenador del gasto autoricen otro medio de transporte.

5. Para los viajes por vía aérea se autorizará el uso de pasajes en la clase económica o, en su defecto, la tarifa más baja disponible en el mercado y se reconocerá el valor de los impuestos y/o tasas aeroportuarias. Si el beneficiario desea utilizar un servicio más costoso al autorizado, deberá asumir el excedente. Cuando se presente un cambio de fecha u hora en el viaje, sin justificación, y esto genere un sobrecosto, el beneficiario deberá asumir el gasto con sus propios recursos.

6. Únicamente se podrá autorizar el uso de pasajes en clase ejecutiva a personalidades que en razón de su especial prestancia intelectual, profesional, cultural, académica, científica, política, empresarial, comercial, social, deportiva o artística lo exijan como condición para asistir a los eventos a los cuales la Universidad los haya convocado.

7. El comisionado podrá recibir viáticos y gastos de viaje de otra entidad o institución, cuando la entidad externa asuma parcialmente los conceptos que configuran los viáticos o gastos de viaje (alojamiento, alimentación y transporte o movilización dentro del perímetro urbano o rural), el respectivo ordenador del gasto podrá autorizar proporcionalmente, de acuerdo con la escala establecida en el Decreto del Departamento Administrativo de la Función Pública, el gasto relativo al concepto de viático o gasto de viaje no asumido por la entidad externa.

8. Si ocurriere la cancelación o suspensión de una comisión o actividad objeto del avance, o si fuera cumplida en un término inferior al previsto, el beneficiario del avance se obliga a reintegrar dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a su retorno  el valor de los viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje que no hayan sido ejecutados. En este caso se requiere derogar o modificar la resolución que ordenó el gasto, indicando los nuevos valores y períodos, según corresponda.

9. Los viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje autorizados para viajes al exterior se liquidarán y pagarán con la tasa representativa del mercado (TRM) del día en que se registre presupuestalmente el gasto, lo cual deberá quedar indicado en la resolución de ordenación del gasto. En todo caso, el valor a pagar no podrá superar el valor del registro presupuestal.

10. No se autorizarán viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje superiores a un día para salir un viernes o un día previo a festivo, salvo cuando se trate de asistencia a actividades o eventos cuya realización esté programada en forma tal que exija la presencia de los asistentes durante el fin de semana o día festivo o cuando en desarrollo de actividades docentes sean necesarias tales como salidas de campo, prácticas académicas con estudiantes, o se programen actividades con fines investigativos durante esos días. Esta excepción debe ser autorizada por quien otorga el avance.

11. Los docentes que se encuentren en año sabático tendrán derecho a viáticos y gastos de viaje, solamente en desarrollo de proyectos académicos iniciados antes de esta situación administrativa, siempre y cuando exista autorización expresa del Consejo de Facultad respectivo, de conformidad con lo dispuesto en el literal h del numeral 6 del artículo 39 del Acuerdo No. 35 de 2002 del Consejo Superior Universitario.

12. Se podrá conceder en forma simultánea hasta tres (3) avances a un mismo docente o administrativo, el giro de los recursos se realizará siempre y cuando los avances anteriores estén debidamente legalizados ante la División Nacional de Gestión de Tesorería. 

13. Podrá adicionarse en tiempo y/o valor el acto administrativo que ordena el gasto, previo al vencimiento del plazo establecido y siempre que se haya justificado una situación específica que así lo exija. En estos casos, deberá expedirse un nuevo acto administrativo que modifique el primero y que deberá contar con la disponibilidad y registro presupuestal correspondiente al valor adicionado, en caso de haberse requerido.

14. Cuando, por situaciones de las aerolíneas o para viajes al exterior, se requiera viajar con anticipación al inicio del evento y el retorno se deba efectuar con posterioridad a la fecha del mismo, el valor de los viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje, cubrirán desde la fecha de salida del viaje hasta la fecha de regreso.

15. Se podrán conceder avances a contratistas para sufragar gastos de alojamiento, alimentación y transporte. El interventor o supervisor de la orden contractual ejercerá el control sobre el cumplimiento del objeto del avance autorizado al contratista.  En la orden de servicio se debe especificar que se le pueden reconocer gastos de transporte y estadía

16. Se podrá conceder avances para adquisición de bienes y servicios, únicamente a docentes y administrativos.

17. Los docentes, administrativos y contratistas a quienes se les concedan avances, tendrán responsabilidad fiscal, pecuniariamente y disciplinariamente por el manejo de los recursos entregados y por incumplimiento de la legalización oportuna.

18. Se podrá elaborar una sola resolución de ordenación del gasto para cubrir varios desplazamientos a una misma persona, cuando el período de tiempo entre uno y otro sea inferior al plazo establecido para trámite de legalización del avance, es decir, cinco (5) días hábiles. En tal caso, se entenderá como un solo avance.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Verificar o crear tercero en el SGF- QUIPU Verificar o crear tercero en el SGF- QUIPU Verificar si el tercero del beneficiario del RAG esta creado en el SGF-QUIPU. En caso contrario, se debe realizar el proceso de creación ante el área de Contabilidad. Jefe de dependencia o Director de proyecto.

Formato Creación y actualización de terceros

N/A

2 Diligenciar y radicar solicitud de autorización de avance Diligenciar y radicar en el área de Presupuesto o quien haga sus veces el formato de solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal, teniendo en cuenta el tipo de avance que aplique. Para todo trámite es requisito obligatorio adjuntar el formato de Autorización de Descuento por Avance no Legalizado y la documentación que soporte lo solicitado en dicho formato. -----------------------------Ir al Procedimiento:“Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal” Jefe de dependencia o Director de proyecto.

Formato de Solicitud de Autorización para Comisión y Certificado de Disponibilidad Presupuestal de Avances para Personal de Planta; Formato Solicitud de Autorización y Disponibilidad Presupuestal para Gastos de Estadía Contratistas; Formato Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal; Formato de Autorización de Descuento por Avance no Legalizado. ------------------------------------- Ir al Procedimiento:“Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal”

N/A

3 Recibir y verificar la solicitud y documentos soporte de avance Recibir y verificar la solicitud de avance con sus respectivos soportes.---------------------- ¿La solicitud de avance y los documentos de soporte cumplen con los requisitos para elaborar la RAG? Si, Adelantar actividad No. 5 No, Adelantar actividad No. 4 Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Solicitud debidamente diligenciada, firmada; CDP y Formato de Autorización de Descuento por Avance no Legalizado.

N/A

4 Informar al solicitante Informar al área solicitante las inconsistencias evidenciadas en la documentación recibida con el fin de realizar los ajustes a que haya lugar. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Medio escrito

N/A

5 Elaborar y remitir la RAG Elaborar y remitir la RAG para aprobación por parte del Jefe del área Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

RAG

N/A

6 Aprobar y suscribir la RAG Aprobar la RAG mediante firma por parte del Ordenador del Gasto. Una vez suscrita la resolución debe ser enviada al Área Administrativa y/o Financiera para llevar su respectivo control y solicitar registro presupuestal. ------------------------ Ir al procedimiento “Efectuar registros presupuestales del compromiso” Ordenador del gasto

RAG con sus respectivos soportes--------------- Ir al procedimiento “Efectuar registros presupuestales  del compromiso”

N/A

7 Comunicar y remitir copia de la RAG Comunicar y remitir a la dependencia o proyecto solicitante y al área de Comercio Exterior (si el gasto corresponde a un pago de un servicio en el exterior) copia de la RAG debidamente registrada, para que continúe con el trámite de pago ante el área de Tesorería. ------------------ Ir al procedimiento “Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”. Jefe áreas Administrativas y/o Financieras responsables

RAG registrada.-------------- Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.

N/A

8 Archivar RAG Archivar copia de la RAG con la documentación soporte (si la hay) según la Tabla de retención Documental-TRD Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Copia de la RAG con la documentación soporte 

N/A

9 Solicitar adición y/o prórroga y/o modificación Solicitar a las áreas Administrativas o Financieras la elaboración del documento de adición y/o prórroga y/o modificación de la RAG y realizar las actividades de la 1 a la 9. Jefe de dependencia o Director de proyecto solicitante

Documento de adición y/o prórroga y/o modificación de la RAG

N/A

Archivo U.PR.12.002.029_formalizar_autorizaciones_avances__1_.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Luz Mery Patiño Delgado, Graciela Urrea Pardo. REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas. APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Secretaria Ejecutiva, Contratista Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios. CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 07 de 2017 FECHA abril 24 de 2017 FECHA abril 17 de 2018
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