Escudo de la República de Colombia
Realizar preliquidación para importación y exportación de bienes y/o servicios MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.045
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Realizar preliquidación para importación y exportación de bienes y/o servicios Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: GESTIONAR ACTIVIDADES DE COMERCIO EXTERIOR

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Estimar los costos en pesos colombianos en los que podrá incurrir la Universidad Nacional de Colombia para la importación y/o exportación de bienes y para la adquisición de servicios.

ALCANCE: El procedimiento inicia con la solicitud de la preliquidación al área de Comercio Exterior para la adquisición del bien o servicio proveniente del exterior y finaliza con el envío de la preliquidación al solicitante. Aplica para las áreas de adquisición de Bienes y Servicios a Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y Unidad Especial.

DEFINICIONES:
  1. Agencia de aduanas y/o agente aduanero: Personas jurídicas cuyo objeto social principal es el ejercicio es el agenciamiento aduanero para lo cual deben obtener autorización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

  2. Bien producto y/o mercancía: Es todo bien clasificable en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero (definición Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

  3. Desaduanamiento: El cumplimiento de las formalidades aduaneras necesarias para permitir a las mercancías, importarlas para el consumo. Para los regímenes de importación, comprende desde la presentación de la declaración aduanera hasta la culminación del régimen.

  4. Divisa: (1) Dinero en moneda extranjera manejado por un país en el comercio internacional. (2) Moneda extranjera referida a la unidad del país de que se trata. (3) Monedas, billetes de banco o efectos mercantiles de cualquier país extranjero. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  5. Empresas de Mensajería Especializada: Son las empresas de transporte internacional legalmente establecidas en el país, para actuar como intermediarios en la modalidad de importación y exportación de tráfico postal, las Empresas de Mensajería Especializada deberán obtener su inscripción ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

  6. Importación: Introducción al territorio Nacional de mercancías de procedencia extranjera o de Zona Franca Industrial de Bienes  

  7. Mandato aduanero: Contrato suscrito  por un  importador y un Agente Aduanero  para que este adelante en nombre de aquel todas las gestiones de índole aduanero que sean necesarias en relación a las mercancías del importador.

  8. Medio escrito: Se refiere pra efectos del presente Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  9. Preliquidación: Estimación, para efectos de comercio exterior, de los costos en pesos colombianos en los que se incurrirá en un proceso de importación

  10. Tasa de cambio: La tasa de cambio es el precio de la moneda de un país expresado en términos de la moneda de otro país. En otras palabras, la tarifa por la cual una moneda puede cambiarse por otra.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Realizar preliquidación para importación y exportación de bienes y/o servicios

    1. Régimen Cambiario (Ley 9 de 1991, Resolución 8 de 2000 J.D.R.B., Decreto 1735 de 1993) con sus modificaciones.
    2. Estatuto Aduanero - Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones.
    3. Decreto 390 de 2016 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, “Regulación aduanera”.
    4. Resolución DIAN N°4240 de 2000. Reglamentación del Decreto 2685 de 1999.
    5. Circular externa  DCIN – 83 “Manual de cambios Internacionales Banco de la Republica”, con sus modificaciones.
    6. Resolución de Rectoría 293 de 2006, “Por la cual se delegan funciones y se dictan disposiciones en materia de comercio exterior” con sus modificaciones.
    7. Resolución de Rectoría 229 de 2007, "Por Ia cual se establecen los procedimientos para Ia aceptación, legalización, recepción y registro de las donaciones que recibe Ia Universidad Nacional de Colombia" con sus modificaciones.
    8. Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1551 de 2014.        

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Realizar preliquidación para importación y exportación de bienes y/o servicios

    1. Formato Solicitud preliquiacion para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior
    2. Formato Preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior
CONDICIONES GENERALES:

1.  Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2.  Este procedimiento aplica para toda importación o exportación  de bienes y adquisición de servicios por parte de la Universidad, o para pagos en el exterior de cualquier modalidad  o para pagos en el exterior de servicios prestados en Colombia. No incluye contratación de personas del exterior y que su pago sea en pesos colombianos.

3.  Los responsables de adelantar las actividades relacionadas con los procedimientos de comercio exterior por parte de la Universidad son:

3.1. El área de Comercio Exterior de la Sede Bogotá para los trámites correspondientes al Nivel Nacional, las Sedes Bogotá, Manizales, Palmira y las de Presencia Nacional, así como las Unidades Especiales.

3.2. El área de Comercio Exterior de la Sede Medellín se encargará de los trámites de dicha sede.

4.   La preliquidación deberá solicitarse de manera obligatoria, siempre que se requiera la adquisición de un bien o servicio con proveedor extranjero o con representación en Colombia.

5. La competencia de la expedición de toda solicitud de preliquidación corresponde exclusivamente a las áreas de Comercio Exterior indicadas en el numeral 3.

6.  a aplicación de retenciones e impuestos sobre los servicios prestados por entidades o por personas extranjeras sin domicilio en Colombia, se realizará de acuerdo a la norma tributaria colombiana vigente.

 

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Solicitar preliquidación del bien o servicio Diligenciar el formato Solicitud de preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior. Siempre se deberá anexar la cotización o documento que describa las condiciones técnicas y económicas pactadas para la adquisición del bien y/o servicio. En caso de que la adquisición se refiera a productos químicos se deberá adjuntar la ficha técnica correspondiente. Para el caso de donación se anexará la carta de intención de la donación. Jefe de dependencia o Director de proyecto.

Solicitud de preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior.

N/A

2 Recibir formato de solicitud de preliquidación y verificar documentación Recibir el formato y verificar la información contenida en el mismo así como los documentos anexos. Asignar el número de preliquidación según consecutivo interno del área de Comercio Exterior. --------------------------------- ¿La solicitud cumple con todos los requisitos y documentos exigidos? Si, Adelantar pregunta ¿La preliquidación requiere estimación de costos de los servicios conexos? No, Adelantar actividad 3 Profesional del área de Comercio Exterior.

Formato de solicitud de preliquidación, cotización, catalogo y/o ficha técnica ( si lo requiere)

N/A

3 Devolver el formato de solicitud de preliquidación al solicitante Informar al solicitante las aclaraciones o ajustes que debe hacer a la solicitud. ---------------------------- ¿La preliquidación requiere estimación de costos de los servicios conexos? Si, Adelantar actividad 4 No, Adelantar actividad 6 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

4 Solicitar a los agentes de los servicios conexos los costos estimados Solicitar los costos estimados de los servicios conexos para la preliquidación de acuerdo con los siguientes casos según aplique: tarifas del agente aduanero, fletes internacionales según lo estipulado por la empresa de mensajería especializada. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

5 Recibir los costos de los servicios conexos Recibir por parte de los agentes de los servicios conexos la información asociada a los costos de aduana y/o transporte. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

6 Elaborar la Preliquidación Elaborar la preliquidación con los costos recibidos por los agentes que se deben incurrir para la adquisición del bien o los costos que se requieren para la adquisición del servicio. Profesional del área de Comercio Exterior

Formato de preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior y medio escrito.

N/A

7 Remitir el formato de preliquidación al solicitante Remitir el formato Preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior a la Dependencia o Proyecto solicitante. Profesional del área de Comercio Exterior

Formato de preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior y medio escrito.

N/A

Archivo U.PR.12.002.045_realizar_preliquidacion_comercio.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Teresita de Jesús Duarte, Mónica Liliana Moreno, Jhon Edgar Vanegas, Graciela Urrea Pardo REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, Adriana Estella Serna Garces, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas APROBÓ Gerardo Mejía Alfaro
CARGO Jefe Sección Contratación Sede, Profesional Especializada Sede Bogotá, Apoyo Profesional Sección de Contratación Sede Bogotá, Asistente Administrativo Sección de Contratación Sede Bogotá, Contratista Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Jefe División de Contratación y Gestión de Bienes Sede Medellín, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA febrero 17 de 2017 FECHA abril 26 de 2017 FECHA abril 23 de 2018
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