Escudo de la República de Colombia
Realizar importaciones de bienes MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.044
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Realizar importaciones de bienes Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: GESTIONAR ACTIVIDADES DE COMERCIO EXTERIOR

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Adelantar los trámites para la adquisición de un bien de procedencia internacional bajo la modalidad ordinaria de acuerdo con la normatividad vigente y asociada a la Universidad.

ALCANCE: El procedimiento inicia con la recepción de la Resolución de Autorización del Gasto u Orden Contractual o Contrato, que soporta la adquisición y finaliza con el archivo de la documentación soporte de la importación, según la tabla de retención documental TRD. Aplica para las áreas de comercio exterior de las Sedes Bogotá y Medellín.

DEFINICIONES:
  1. Agencia de aduanas y/o agente aduanero: Personas jurídicas cuyo objeto social principal es el ejercicio es el agenciamiento aduanero para lo cual deben obtener autorización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

  2. Bien producto y/o mercancía: Es todo bien clasificable en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero (definición Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

  3. Declaración de cambio: Formulario diseñado por el Banco de la República cuyo diligenciamiento corresponde a los residentes y no residentes en el país que efectúan en Colombia una operación de cambio y se constituye en prueba de la realización de la misma.

  4. Desaduanamiento: El cumplimiento de las formalidades aduaneras necesarias para permitir a las mercancías, importarlas para el consumo. Para los regímenes de importación, comprende desde la presentación de la declaración aduanera hasta la culminación del régimen.

  5. Empresas de Mensajería Especializada: Son las empresas de transporte internacional legalmente establecidas en el país, para actuar como intermediarios en la modalidad de importación y exportación de tráfico postal, las Empresas de Mensajería Especializada deberán obtener su inscripción ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

  6. Importación: Introducción al territorio Nacional de mercancías de procedencia extranjera o de Zona Franca Industrial de Bienes  

  7. IVA - Impuesto al Valor Agregado: Gravamen indirecto al consumo, que se aplica a todas las transacciones del proceso de producción y circulación de bienes y servicios. Este gravamen es nacional. 

  8. Liquidación definitiva: Es el documento mediante el cual se registran los costos y gastos generados en el proceso de adquisición y que no fueron considerados dentro de la Liquidación Parcial.

  9. Liquidación parcial: Es el documento mediante el cual se registran los valores girados al exterior por los productos y las comisiones bancarias derivadas del giro, si éstas ya han sido notificadas al área de comercio exterior.

  10. Mandato aduanero: Contrato suscrito  por un  importador y un Agente Aduanero  para que este adelante en nombre de aquel todas las gestiones de índole aduanero que sean necesarias en relación a las mercancías del importador.

  11. Medio escrito: Se refiere pra efectos del presente Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  12. Mensaje SWIFT: (The Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) Red internacional de comunicaciones financieras que asigna códigos internacionales para  identificar de manera única a los Bancos del mundo y sus diferentes oficinas. El SWIFT también se utiliza como un documento físico en el cual consta entre otros datos, la fecha del giro, el valor, nombre y cuenta del beneficiario.

  13. Preliquidación: Estimación, para efectos de comercio exterior, de los costos en pesos colombianos en los que se incurrirá en un proceso de importación

  14. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  15. VUCE- Ventanilla única de comercio exterior: Es un instrumento informático que permite el trámite electrónico de las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos exigidos por las respectivas entidades del Estado para la realización de las operaciones de comercio exterior. 

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Realizar importaciones de bienes

    1.       Régimen Cambiario (Ley 9 de 1991, Resolución 8 de 2000 J.D.R.B., Decreto 1735 de 1993) y sus modificaciones.

    2.       Estatuto Aduanero - Decreto 2685 de 1999, con sus modificaciones.

    3.       Decreto 390 de 2016 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Regulación aduanera.

    4.       Resolución DIAN N°4240 de 2000 y Reglamentación del Decreto 2685 de 1999.

    5.       Circular externa DCIN – 83 “Manual de cambios Internacionales Banco de la Republica”, con sus modificaciones.

    6.       Acuerdo de Consejo Superior Universitario No. 002 de 2008. “Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia”.

    7.       Resolución de Rectoría 293 de 2006, “Por la cual se delegan funciones y se dictan disposiciones en materia de comercio exterior”, con sus modificaciones.

    8.       Resolución de Rectoría 1522 de 2010, "Por la cual se establecen las normas generales para la aceptación, recepción y legalización de las donaciones que recibe la Universidad Nacional de Colombia".

    9.       Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1551 de 2014.

              Anexos asociados al procedimiento Realizar importaciones de bienes:

    1.       Declaración de cambio por Importaciones de bienes- Formulario 1 Banco de la República.

    2.       Formato para solicitar pago al exterior, establecido por cada banco sí el banco lo exige.

    3.       Formato para informar legalización o complemento de información por el pago de importaciones anticipadas, establecido por cada banco sí el banco lo exige.

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Realizar importaciones de bienes

    1. Formato Acta de reconocimiento para importación y exportación de bienes
    2. Formato Preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior
    3. Formato Liquidación parcial para adquisicion de bienes del exterior
    4. Formato Liquidación definitiva para adquisición de bienes del exterior
CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Los responsables de adelantar las actividades relacionadas con los procedimientos de comercio exterior por parte de la Universidad son:

2.1. El área de Comercio Exterior de la Sede Bogotá para los trámites correspondientes al Nivel Nacional, las Sedes Bogotá, Manizales, Palmira y las de Presencia Nacional, así como las Unidades Especiales.

2.2.  El área de Comercio Exterior de la Sede Medellín se encargará de los trámites de dicha sede.

3.  Este procedimiento aplica para la importación de bienes adquiridos bajo la modalidad de adquisición a través de orden contractual o contrato,  que por su monto, características de peso y medidas establecidas por la regulación aduanera vigente requieran trámite de desaduanamiento ante la DIAN; así como para donaciones que reciba la Universidad de una entidad extranjera, que requieran trámite de desaduanamiento.

4.  Para dar inicio al trámite de importación, deberá haberse surtido y legalizado el proceso de adquisición del bien, así como de los servicios conexos, tales como agenciamiento aduanero y  transporte nacional e internacional, cuando haya lugar. Además de la resolución de autorización del gasto para el pago del IVA).

5.  Las Sedes deberán suscribir mandatos con un agente aduanero, con el fin de que el mismo adelante en nombre de la Universidad, todas las gestiones de índole aduanero que sean necesarias para la importación de los bienes.

6.  El área de comercio exterior debe verificar el aseguramiento del transporte internacional de los bienes, de acuerdo con las condiciones pactadas.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Radicar solicitud Radicar la solicitud de importación del bien en el área de Comercio Exterior para lo cual deberán adjuntarse los siguientes documentos: formato de preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior, órdenes contractuales o contratos perfeccionados y legalizados que soporten la adquisición del bien, órdenes contractuales para amparar los gastos conexos, tales como gastos de nacionalización y/o transporte cuando a ello haya lugar, y la resolución de autorización del gasto para el pago de IVA. En los casos de donaciones el documento a radicar corresponde a la Resolución de aceptación de la donación. Jefe de Contratación o Jefe de dependencia o Director de proyecto.

Medio escrito y Copia de la resolución de donación (en caso que aplique) u orden contractual o contrato debidamente perfeccionado y legalizado.

N/A

2 Recibir y revisar documentos Recibir y revisar el contenido de los documentos radicados que sean coincidentes con la preliquidación emitida.--------------------------------------------- ¿Los documentos cumplen con los requisitos establecidos? Si, Adelantar actividad 4 No, Adelantar actividad 3 Profesional del área de Comercio Exterior

Resolución de donación u orden contractual o contrato debidamente perfeccionado y legalizado para la adquisición del bien, ordenes contractuales que amparan los gastos conexos a que haya lugar.

N/A

3 Informar al solicitante Informar al área solicitante las inconsistencias evidenciadas en la documentación recibida con el fin de realizar los ajustes a que haya lugar. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito

N/A

4 Tramitar licencia de importación Solicitar al Agente aduanero contratado la elaboración de la licencia de importación adjuntando copia de la orden contractual o contrato o carta de donación y demás documentos requeridos por este, quien a su vez deberá tramitar la solicitud ante el VUCE e informará al área de comercio exterior de la Universidad, sobre los requerimientos especiales del Ministerio de Comercio, INVIMA, INGEOMINAS y demás entes externos, que intervienen en la aprobación de las licencias. -------------------------- ¿La importación del bien requiere pago al exterior? Si, Adelantar actividad 5 No, Adelantar actividad 6 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

5 Elaborar y remitir documentos para trámite de giro Elaborar la declaración de cambio, modelo de comunicación dirigida a la entidad bancaria o diligenciar el formato que exija la entidad bancaria; para solicitar el trámite de giro y remitir a las áreas de Tesorería. --------------------------- Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar Profesional del área de Comercio Exterior

Modelo Oficio, formulario de declaración de cambio y medio escrito.

-----------------------

Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.   

N/A

6 Enviar soporte del giro Enviar al área de Comercio Exterior copia del soporte del giro. Tesorero de la Universidad Nacional de Colombia.

Medio escrito y copia del soporte de giro 

N/A

7 Elaborar y enviar confirmación de giro e instrucciones de embarque al contratista. Según el soporte de giro, elaborar y enviar al contratista copia de la confirmación del giro realizado y las instrucciones de embarque. ------------------------------- ¿La entrega del bien fue pactada en territorio internacional? Si, Adelantar actividad 8 No, Adelantar actividad 9 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

8 Programar la recepción del bien en territorio internacional Contactar y dar instrucción a la empresa de mensajería especializada, para que reciba el bien y realice el transporte del mismo hasta el lugar acordado. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

9 Recibir información respecto de la fecha de recepción del bien Recibir la confirmación de la fecha de llegada del bien al país y número de documento de transporte, por parte del proveedor o el transportador, según sea el caso. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito y copia de documento de transporte

N/A

10 Elaborar y enviar comunicación informando el valor pagado y gastos bancarios de la adquisición Elaborar y enviar al Jefe de la Dependencia o Director de Proyecto comunicación informando el valor pagado y gastos bancarios de la adquisición, para que solicite al área de Presupuesto la anulación del saldo de la orden contractual, cuando haya lugar. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

11 Solicitar desaduanamiento del bien Solicitar al agente aduanero el desaduanamiento del bien y la autorización de liberación del documento de transporte, con sus correspondientes soportes (factura del proveedor). ----------------------------- ¿Se requiere pago de IVA? Si, Adelantar actividad 12 No, Adelantar actividad 15 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

12 Recibir la declaración de importación Recibir del agente aduanero la declaración de importación del bien objeto de la adquisición. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

13 Remitir solicitud de pago del IVA Remitir al área de Tesorería la solicitud para pago de IVA correspondiente a la importación con cargo a la resolución de autorización del gasto para el pago. -------------------- Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

------------------------

Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.   

N/A

14 Recibir declaración del pago de IVA Recibir del área de Tesorería la declaración del pago de IVA y remitirla al Agente Aduanero para el trámite correspondiente ante la DIAN. Profesional del área de Comercio Exterior

Original de la declaración de IVA pagada

N/A

15 Coordinar el recibo del bien al interior de la Universidad. Una vez confirmada la disponibilidad del bien por parte de la DIAN, coordinar las condiciones de entrega (fecha y lugar de recepción) del bien adquirido con el Agente Aduanero, la persona designada como responsable del bien, el representante en Colombia del proveedor extranjero (cuando aplique) y suscribir entre las partes la respectiva acta de reconocimiento. Profesional del área de Comercio Exterior.

Medio escrito.

N/A

16 Verificar recepción del bien adquirido. Confirmar con el solicitante por medio escrito, la entrega del bien y solicitar copia del acta de reconocimiento suscrita. Profesional del área de Comercio Exterior.

Medio escrito y copia del acta de reconocimiento.

N/A

17 Elaborar y remitir liquidación parcial Una vez recibida el acta de reconocimiento suscrita, elaborar la liquidación parcial de la adquisición, teniendo en cuenta los valores girados al exterior por bien y las comisiones bancarias derivadas por cada uno de los mismos (para el caso de donaciones el soporte es el valor declarado en aduanas). Remitir copia del formato de liquidación parcial y el acta de reconocimiento al área de Almacén para la modalidad por adquisición. --------------------------------- Ir al procedimiento: Recibir y entregar bienes de consumo y/o devolutivos Profesional del Área de Comercio Exterior.

Medio escrito, formato de liquidación parcial y acta de reconocimiento.

----------------------------

Recibir y entregar bienes de consumo

 

“Recibir y entregar bienes devolutivos”

N/A

18 Recibir el soporte de entrada al Almacén Recibir del área de Almacén el comprobante de movimientos que demuestre el ingreso del bien o bienes importados. Profesional del Área de Comercio Exterior.

Entrada almacén 

SGF QUIPU

19 Recibir la factura de servicios conexos y remitir al área de tesorería Recibir y verificar la factura de servicios conexos prestados por el Agente Aduanero derivados de la importación y remitirla con los soportes correspondientes al área de Tesorería para realizar el respectivo pago. ---------------------------- Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar Profesional del Área de Comercio Exterior o el asistente de cada sede.

Facturas originales y soportes para pago.

----------------------

Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.  

N/A

20 Enviar soporte del pago Enviar al Área de Comercio Exterior copia del soporte del pago de los servicios conexos. Tesorero de la Universidad Nacional de Colombia

Medio escrito 

N/A

21 Elaborar y remitir liquidación definitiva Una vez recibido el soporte de pago de los servicios conexos, elaborar la liquidación definitiva con los demás gastos que se hayan podido generar en el proceso de importación y que no hayan sido registrados previamente en la liquidación parcial y enviar copia de dicha Liquidación al área de Almacén. Profesional del Área de Comercio Exterior.

Medio escrito  y Formato de Liquidación definitiva

N/A

22 Recibir el soporte definitivo de entrada al Almacén Recibir del área de Almacén el comprobante definitivo de movimientos que demuestre el ingreso del bien importado, incluyendo el mayor valor por concepto de pago de los servicios conexos. Profesional del Área de Comercio Exterior.

Medio escrito y entrada almacén SGF QUIPU

N/A

23 Informar legalización de los giros anticipados Informar a la entidad bancaría el ingreso del bien al país con los documentos soportes de acuerdo a la norma cambiaria (no aplica para donaciones). Profesional del Área de Comercio Exterior y/o Jefes de las Áreas Administrativas o Financieras.

Medio escrito 

N/A

24 Archivar los documentos soportes de la importación Archivar la documentación soporte según la tabla de retención documental TRD. Archivar la documentación soporte según la tabla de retención documental TRD. Profesional del Área de Comercio Exterior.

N/A

N/A

Archivo U.PR.12.002.044_realizar_importaciones_ordinarias.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Teresita de Jesús Duarte, Mónica Liliana Moreno, Jhon Edgar Vanegas, Graciela Urrea Pardo REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, Adriana Estella Serna Garces, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas APROBÓ Gerardo Mejía Alfaro
CARGO Profesional Especializada Sede Bogotá, Apoyo Profesional Sección de Contratación Sede Bogotá, Asistente Administrativo Sección de Contratación Sede Bogotá, Contratista Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Jefe División de Contratación y Gestión de Bienes Sede Medellín, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA febrero 21 de 2017 FECHA abril 26 de 2017 FECHA abril 23 de 2018
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