Escudo de la República de Colombia
Administrar información de usuarios en los portales bancarios MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.004.039
Versión: 4.0
INSTRUCTIVO: Administrar información de usuarios en los portales bancarios Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA

INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Administrar la información de usuarios en los portales bancarios en los cuales la Universidad Nacional de Colombia realiza transacciones electrónicas, a través de la creación, activación, modificación, bloqueo, inactivación o eliminación de usuarios con roles de aprobador, preparador o de consulta y de la modificación de privilegios a los perfiles en cuanto a asociación de cuentas, montos asignados y demás permisos requeridos, así como adelantar las actividades relacionadas con el ingreso de novedades en los portales bancarios para dar cumplimiento a las políticas de seguridad en el manejo de transacciones bancarias.

ALCANCE: Inicia con la revisión de la solicitud de creación, activación, modificación, bloqueo, inactivación o eliminación de usuarios y finaliza con la comunicación al solicitante sobre la aprobación del requerimiento realizado ante la entidad bancaria o la existencia de inconsistencias en la solicitud. Aplica para las áreas de Tesorería y dependencias con funcionarios designados con roles de superusuarios, usuarios aprobadores, preparadores y de consulta en Unidades de Gestión General en las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Aprobador de giros: Servidor público que tiene la responsabilidad de aprobar los procesos de pagos previamente creados por el preparador. También puede tener funciones de consulta de movimientos de las cuentas bancarias en el portal bancario en sus diferentes modalidades.  

  2. Portal bancario: Sitio Web de los bancos, disponible para el manejo integral de las transacciones de la Universidad tales como consultas, pagos, transferencias, solicitud de extractos, etc.

  3. Preparador de giros: Servidor público que tiene la responsabilidad de preparar y enviar archivos planos en los portales bancarios para la posterior aprobación del pago electrónico por parte del servidor público que tenga el rol de aprobador. También puede tener funciones de consulta de los movimientos de las cuentas bancarias en el portal bancario en sus diferentes modalidades. 

  4. Superusuario: Servidor público delegado en calidad de administrador de los portales bancarios de las entidades financieras en las que la Universidad tiene cuentas, para asignar los niveles de acceso. 

  5. Token: Mecanismo de seguridad, que genera periódica y aleatoriamente un número de caracteres determinado, válido para el acceso y la autenticación del usuario en un portal bancario determinado durante un período corto de tiempo. Este elemento de seguridad, será de uso exclusivo del servidor público al cual se le haya asignado.

  6. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  7. Usuario de consulta: Servidor público que, previa solicitud del tesorero, tiene la autorización para ingresar a los portales bancarios a realizar consultas sobre los productos autorizados.

CONDICIONES GENERALES:

1.     Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia

2.     Los servidores públicos delegados para administrar los portales bancarios, en calidad de superusuario principal_1, superusuario principal_2, y superusuario suplente, se encuentran en la normativa interna de la Universidad.

3.     La delegación de los servidores públicos para aprobar giros electrónicos en los portales bancarios, se encuentra en la normativa interna de la Universidad.

4.     Los servidores públicos delegados para aprobar giros electrónicos en los portales bancarios, son responsables de los movimientos que se realicen mediante el uso de las claves asignadas en virtud de su cargo.

5.     Los superusuarios deberán asignar los roles de aprobador y preparador, según sea el caso, a los servidores públicos autorizados que participan en el proceso de pagos electrónicos, transferencias y consultas en los diferentes portales bancarios, siempre y cuando los servidores públicos a quienes se les vayan a asignar dichos roles hayan sido vinculados por carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, supernumerarios y provisionalidad en cargos de carrera, y notificados por el superior jerárquico correspondiente.

6.     Los servidores públicos relacionados a continuación, desde su correo institucional o en físico, deben hacer llegar al superusuario correspondiente el formato de solicitud para crear, activar, modificar, desbloquear, inactivar y/o eliminar perfiles de usuario en el portal bancario informando las novedades sobre los usuarios aprobadores, con los documentos soportes a que haya lugar (Resolución, entre otros).

 

ÁREA DE GESTIÓN

DELEGADO

1.     Nivel Nacional y Sede Tumaco:

Gerente Nacional Financiero y Administrativo

2.     Sedes de Presencia Nacional:

Director de Sede.

3.     Editorial U.N.:

Director de la Editorial U. N.

4.     Unimedios:

Director de Unimedios.

5.     Unisalud y Fondo Pensional Bogotá:

Director de Unisalud Bogotá, cuando corresponda a Unisalud

Director del Fondo Pensional, cuando corresponde al Fondo Pensional.

6.     Nivel Central de la Sede Bogotá:

Vicerrector de la Sede Bogotá.

7.     Fondos Especiales de las Facultades de la Sede Bogotá:

Decanos de Facultades de la Sede Bogotá.

8.     Sede Medellín:

Vicerrector de la Sede Medellín.

9.     Unisalud y Fondo Pensional Medellín:

Director de Unisalud Medellín.

10.  Sede Manizales:

Vicerrector de la Sede Manizales.

11.  Unisalud y Fondo Pensional Manizales:

Director de Unisalud Manizales.

12.  Sede Palmira:

Vicerrector de la Sede Palmira.

13.  Unisalud y Fondo Pensional Palmira:

Director de Unisalud Palmira.

14.  Fondo Especial de la Dirección Académica de la Sede Bogotá:

Vicerrector de la Sede Bogotá.

Los servidores públicos delegados relacionados en la tabla anterior, con excepción del Director del Fondo Pensional y el Jefe de la División Nacional de Gestión de Tesorería, están facultados para determinar quién deberá reemplazar a un servidor público delegado para actuar como segundo aprobador de giros electrónicos cuando deba ausentarse temporalmente de su cargo en virtud de alguna de las situaciones administrativas previstas.

La asignación temporal de esta responsabilidad deberá solicitarse en forma escrita al superusuario correspondiente, indicando la fecha en que inicia y la fecha en que termina el reemplazo por parte del suplente, así como la situación administrativa que da lugar a tal suplencia.

Así mismo, deberán solicitar al superusuario respectivo, la creación o activación del nuevo usuario y la inactivación o eliminación del usuario que se encuentra en la situación administrativa que dio lugar a la delegación.

7.     Los tesoreros, serán los encargados de informar a los superusuarios las novedades que se presenten en relación con el personal autorizado para realizar el rol de preparador y de consulta en los portales bancarios en el formato solicitud para crear, activar, modificar, desbloquear, inactivar y/o eliminar perfiles de usuario en el portal bancario  Adicionalmente, cuando el rol de consulta se autorice para un servidor público contratista, el Tesorero deberá informar la justificación de dicha autorización.

 

El Jefe de la División Nacional de Gestión de Tesorería, será el encargado de informar las novedades que se presenten con relación al personal autorizado para realizar el rol de segundo aprobador en dicha División.

8.     Cuando el tesorero deba ausentarse de su cargo temporal o definitivamente, deberá indicar en el Formato de acta de entrega del cargo de tesorero lo relacionado con la gestión de creación o activación e inactivación de usuario en los portales bancarios y la relación y entrega de token para la respectiva solicitud de reasignación.

9.     El usuario a quien se le haya asignado el rol de aprobador de giros en los portales bancarios no deberá tener el rol de preparador. Excepcionalmente, el usuario aprobador podrá asumir simultáneamente y de forma temporal los dos roles de aprobador y preparador, en los siguientes eventos:

  1. Cuando el servidor que ejerza el rol de usuario preparador se encuentre en situaciones administrativas que impliquen separación temporal de sus funciones.
  2. Cuando no exista en la Sede, Facultad o Unidad Especial ningún otro servidor que pueda ejercer de manera transitoria las funciones del rol de preparador.

10.  El superusuario está delegado para firmar los documentos que se deben enviar a las entidades bancarias con el reporte de novedades acerca de las respectivas cuentas bancarias, en los casos que se requiera.

11.  En caso de pérdida de token entregados al servidor público para su custodia, éste deberá instaurar la denuncia ante la entidad competente y presentarla al Superusuario respectivo para la asignación del nuevo token.            

12.  El tiempo máximo para que el superusuario responda el requerimiento de administración de información de usuarios y cuentas bancarias en portales bancarios, es de dos (2) días hábiles.

13.  Los superusuarios deben acceder a los portales bancarios a través de equipos transaccionales, los cuales deben estar previamente configurados por la Oficina de Tecnología y Comunicaciones (OTIC) o quien haga sus en la sede.

14.  Las solicitudes de servicios a los equipos transaccionales de los superusuarios, deberán ser requeridas por los mismos superusuarios a la Oficina de Tecnología y Comunicaciones (OTIC) o quien haga sus veces en la sede.

15.  Los superusuarios, de requerirlo, podrán solicitar periódicamente a la entidad financiera programas de capacitación para el manejo y control de los portales bancarios.

16.  Para las características que se deben asociar al perfil de aprobador, preparador y consulta en los portales bancarios, los superusuarios tendrán en cuenta las directrices y particularidades propias establecidas por las entidades financieras en los procesos de capacitación de los superusuarios

17.  En caso de solicitudes de novedades de inactivación o eliminación del rol de aprobador, preparador, y consulta, el respectivo rol saliente debe hacer la devolución del token, ya sea al funcionario que lo va a reemplazar o al superusuario respectivo en caso de que no exista una persona designada para el reemplazo.

18. Los superusuarios deben remitir trimestralmente, a través de correo institucional, a la OTIC o quien haga sus veces, la información de los usuarios con acceso a portales bancarios, así como las novedades que se produzcan, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el instructivo “Para la atención de servicios a equipos transaccionales con roles de consulta, preparador, aprobador y superusuario para portales bancarios” (Proceso Gestión de Información).

19. Los tesoreros deben remitir, a través de correo institucional a la OTIC o quien haga sus veces, las novedades que se produzcan, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el instructivo instructivo “Para la atención de servicios a equipos transaccionales con roles de consulta, preparador, aprobador y superusuario para portales bancarios” (Proceso Gestión de Información).

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
Archivo TES_5_IN_Administrar_informacion_de_usuarios_en_los_portales_V4.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL INSTRUCTIVO
ELABORÓ María Elvira García, Audith Conde Falon REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Fernanda Forero Siabato. Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, asesora y contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 15 de 2017 FECHA marzo 17 de 2018 FECHA mayo 29 de 2018
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