Escudo de la República de Colombia
Realizar importaciones por tráfico postal y entrega rápida MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.043
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Realizar importaciones por tráfico postal y entrega rápida Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: GESTIONAR ACTIVIDADES DE COMERCIO EXTERIOR

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Adelantar los trámites para la adquisición de un bien de procedencia internacional bajo la modalidad de tráfico postal y entrega rápida de acuerdo con la normatividad vigente y asociada a la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la recepción de la Orden Contractual de Compra, que soporta la adquisición y finaliza con el archivo de los documentos soportes de la importación, según la tabla de retención documental TRD. Aplica para las áreas de comercio exterior de las Sedes Bogotá y Medellín.

DEFINICIONES:
  1. Bien, producto y/o Mercancía: En comercio exterior se refiere a aquellos que son clasificables en el Arancel de Aduanas, son susceptibles de ser transportados y están sujetos a un régimen aduanero (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

  2. Declaración de cambio: Formulario diseñado por el Banco de la República cuyo diligenciamiento corresponde a los residentes y no residentes en el país que efectúan en Colombia una operación de cambio y se constituye en prueba de la realización de la misma.

  3. Derechos e impuestos a la importación: Son todos los otros derechos, impuestos o recargos percibidos en la importación o con motivo de la importación de mercancías.

  4. Empresas de Mensajería Especializada: Son las empresas de transporte internacional legalmente establecidas en el país, para actuar como intermediarios en la modalidad de importación y exportación de tráfico postal, las Empresas de Mensajería Especializada deberán obtener su inscripción ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

  5. Importación: Introducción al territorio Nacional de mercancías de procedencia extranjera o de Zona Franca Industrial de Bienes  

  6. Importación por tráfico postal: Es el régimen que permite la importación de los envíos de correspondencia y encomiendas que lleguen al Territorio Aduanero Nacional por la red del Operador Postal Oficial, y que requieren ágil entrega a su destinatario, luego del pago de los derechos e impuestos a la importación exigibles.

  7. Liquidación definitiva: Es el documento mediante el cual se registran los costos y gastos generados en el proceso de adquisición y que no fueron considerados dentro de la Liquidación Parcial.

  8. Liquidación parcial: Es el documento mediante el cual se registran los valores girados al exterior por los productos y las comisiones bancarias derivadas del giro, si éstas ya han sido notificadas al área de comercio exterior.

  9. Medio escrito: Se refiere pra efectos del presente Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  10. Mensaje SWIFT: (The Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) Red internacional de comunicaciones financieras que asigna códigos internacionales para  identificar de manera única a los Bancos del mundo y sus diferentes oficinas. El SWIFT también se utiliza como un documento físico en el cual consta entre otros datos, la fecha del giro, el valor, nombre y cuenta del beneficiario.

  11. ODC: Orden Contractual de Compra.

  12. ODS: Orden Contractual de prestación de Servicios. 

  13. Preliquidación: Estimación, para efectos de comercio exterior, de los costos en pesos colombianos en los que se incurrirá en un proceso de importación

  14. Resolución de Autorización de Gasto – RAG: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

  15. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Realizar importaciones por tráfico postal y entrega rápida

    1. Régimen Cambiario (Ley 9 de 1991, Resolución 8 de 2000 J.D.R.B., Decreto 1735 de 1993) y sus modificaciones.
    2. Estatuto Aduanero - Decreto 2685 de 1999, con sus modificaciones.
    3. Decreto 390 de 2016 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Regulación aduanera.
    4. Resolución DIAN N°4240 de 2000 y Reglamentación del Decreto 2685 de 1999.
    5. Circular externa  DCIN – 83 “Manual de cambios Internacionales Banco de la Republica” y sus modificaciones.
    6. Resolución de Rectoría 293 de 2006, “Por la cual se delegan funciones y se dictan disposiciones en materia de comercio exterior”, con sus modificaciones.
    7. Resolución No. 1566 de 2009 de Rectoría, "Por la cual se deroga la resolución No. 079 de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia".
    8. Resolución No. 040 de 2010 de Rectoría, “Por la cual se modifica la Resolución de Rectoría 1566 de 2009”.
    9. Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1551 de 2014.

    Anexos asociados al procedimiento Realizar importaciones por tráfico postal y entrega rápida:

    1. Declaración de cambio por Importaciones de bienes- Formulario 1 Banco de la República.
    2. Formato para solicitar pago al exterior, establecido por cada banco sí el banco lo exige.
    3. Formato para informar legalización o complemento de información por el pago de importaciones anticipadas, establecido por cada banco sí el banco lo exige.

     

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Realizar importaciones por tráfico postal y entrega rápida

    1. Formato Acta de reconocimiento para importación y exportación de bienes
    2. Formato Liquidación definitiva por servicios del exterior
CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Los responsables de adelantar las actividades relacionadas con los procedimientos de comercio exterior por parte de la Universidad son:

2.1.  El área de Comercio Exterior de la Sede Bogotá para los trámites correspondientes al Nivel Nacional, las Sedes Bogotá, Manizales, Palmira y las de Presencia Nacional, así como las Unidades Especiales.

2.2.   El área de Comercio Exterior de la Sede Medellín se encargará de los trámites de dicha Sede.

3.  Este procedimiento aplica a los envíos que lleguen al territorio nacional por la red del operador postal oficial de correos y los envíos de entrega rápida que requieran ágil entrega a su destinatario, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: que su valor no exceda de dos mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$2.000) y que su peso no exceda 50 Kg, siempre y cuando las mercancías no tengan restricciones legales o administrativas para su importación. según lo establecido para esta modalidad y queda en libre disposición.

4.  El Área de comercio exterior debe verificar el aseguramiento del transporte internacional de los bienes, de acuerdo con las condiciones pactadas.

5.  En los casos en que se realice la importación de bienes y no requiera pago de impuestos o gastos de transporte no se requerirá elaboración de liquidación parcial, si no la liquidación definitiva.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Solicitar el inicio del trámite de importación del bien Enviar solicitud escrita al área de comercio exterior, para iniciar el trámite de importación del bien del exterior, para lo cual deberá informar el No. de la ODC legalizada, con su respectiva fecha y código de empresa QUIPU para realizar la consulta de la información en el Sistema. Jefe de Contratación o Administrativas y Financieras

Medio escrito 

N/A

2 Recibir y revisar documentos para trámite de giro Recibir y revisar que el contenido de los documentos radicados sean coincidentes con la preliquidación emitida. -------------------------- ¿Los documentos cumplen con los requisitos establecidos? Si, Adelantar actividad 4 No, Adelantar actividad 3 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito

N/A

3 Informar al solicitante Informar al área solicitante las inconsistencias evidenciadas en la documentación recibida con el fin de realizar los ajustes a que haya lugar. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito

N/A

4 Elaborar y remitir documentos para trámite de giro Elaborar la declaración de cambio, modelo de comunicación dirigida a la entidad bancaria o diligenciar el formato que exija la entidad bancaria; para solicitar el trámite de giro y remitir a las áreas de Tesorería. -------------------------- Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar Profesional del área de Comercio Exterior

Modelo Oficio, formulario de declaración de cambio y medio escrito.

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Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.   

N/A

5 Informar el valor de los impuestos y/o gastos de transporte Informar al solicitante el valor de los impuestos y/o gastos de transporte de la entrada del bien al país, y el nombre del tercero al que se le realizará el pago, para que se trámite la elaboración de la RAG. ------------------------------ Ir a procedimiento: RAG Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito. 

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Autorizar gastos para estímulos académicos y pagos administrativos

N/A

6 Enviar copia de RAG para pago de impuestos y/o gastos de transporte Enviar por medio escrito la copia de la RAG firmada y registrada presupuestalmente. Jefes Áreas Administrativos y Financieros

Medio escrito y copia de RAG 

N/A

7 Enviar soporte del pago del bien Enviar al área de Comercio Exterior copia del soporte del pago del bien. Tesorero

Medio escrito y copia del soporte de pago 

N/A

8 Elaborar y enviar confirmación de pago e instrucciones de embarque al contratista. Según el soporte de pago, elaborar y enviar al contratista copia de la confirmación del giro realizado, las instrucciones de embarque y el mensaje Swift Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

9 Elaborar y enviar comunicación informando el valor pagado y gastos bancarios de la adquisición. Elaborar y enviar al Jefe de la Dependencia o Director de Proyecto comunicación informando el valor pagado y gastos bancarios de la adquisición, para que solicite al área de Presupuesto la anulación del saldo de la orden contractual, cuando haya lugar. ------------------------------- ¿La entrega del bien fue pactada en territorio internacional? Si, Adelantar actividad 10 No, Adelantar actividad 11 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

10 Programar la recepción del bien en territorio internacional Contactar a las empresas de mensajería especializada, y comunicarle por escrito la instrucción para que reciba el bien y realice el transporte del mismo hasta el lugar acordado. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito

N/A

11 Recibir información respecto de la fecha de recepción del bien Recibir el aviso por parte del proveedor o de la empresa de mensajería especializada, según sea el caso, la fecha de llegada del bien al país y número de documento de transporte. ---------------------------- ¿Se requiere pago de impuestos y/o gastos de transporte? Si, Adelantar actividad 12 No, Adelantar procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito y copia de documento de transporte

N/A

12 Enviar factura de los impuestos y/o transporte y RAG Enviar la factura original al Área de Tesorería para gestión del pago, y la copia del RAG. ------------------------------ Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito y copia del RAG.

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Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.   

N/A

13 Enviar soporte del pago Enviar al Área de Comercio Exterior copia del soporte del pago de impuestos y/o transporte. Tesorero de la Universidad Nacional de Colombia.

Medio escrito y copia del soporte del pago 

N/A

14 Remitir el soporte de pago Remitir el soporte de pago de los impuestos y/o transporte a la empresa de mensajería especializada. Profesional del área de Comercio Exterior.

Medio escrito y copia del soporte del pago

N/A

15 Coordinar el recibo del bien al interior de la Universidad Coordinar el recibo del bien al interior de la Universidad Contactar las empresas de mensajería especializada para la entrega del bien en la Universidad Nacional de Colombia. Profesional del área de Comercio Exterior.

Medio escrito.

N/A

16 Suscribir acta de reconocimiento Diligenciar y suscribir el acta de reconocimiento y remitir una copia al área de Comercio Exterior. Jefe de dependencia o Jefe de proyecto.

Medio escrito y copia del acta de reconocimiento

N/A

17 Elaborar y remitir liquidación definitiva Elaborar la liquidación definitiva de la adquisición, teniendo en cuenta los valores girados al exterior por bien, las comisiones bancarias derivadas por cada uno de los mismos y los demás gastos que se hayan podido generar en el proceso de tráfico postal. Y remitir copia del formato de liquidación definitiva y el acta de reconocimiento al área de Almacén. ------------------------------------ Ir al procedimiento del proceso de Gestión de Bienes : Recibir y entregar bienes de consumo y/o devolutivos Profesional del Área de Comercio Exterior.

Medio escrito, formato de liquidación definitiva y acta de reconocimiento.

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Recibir y entregar bienes de consumo

 

“Recibir y entregar bienes devolutivos”

N/A

18 Recibir el soporte de entrada al Almacén Recibir del área de Almacén el comprobante de movimientos que demuestre el ingreso del bien o bienes importados. Profesional del Área de Comercio Exterior.

Entrada almacén 

SGF QUIPU 

19 Informar legalización de los giros anticipados Informar a la entidad bancaría el ingreso del bien al país con los documentos soportes de acuerdo a la norma cambiaria. Profesional del Área de Comercio Exterior y/o Jefes de las Áreas Administrativas o Financieras.

Medio escrito 

N/A

20 Archivar los documentos soportes de la importación Archivar la documentación soporte según la tabla de retención documental TRD. Profesional del Área de Comercio Exterior.

N/A

N/A

Archivo U.PR.12.002.043_realizar_importacion_trafico__postal2.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Mildred Faride Hernández Quintero, Teresita de Jesús Duarte, Mónica Liliana Moreno, Jhon Edgar Vanegas, Graciela Urrea Pardo REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, Adriana Estella Serna Garces, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas APROBÓ Gerardo Mejía Alfaro
CARGO Jefe Sección Contratación Sede, Profesional Especializada Sede Bogotá, Profesional Sección de Contratación Sede Bogotá, Asistente Administrativo Sección de Contratación Sede Bogotá. CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Jefe División de Contratación y Gestión de Bienes Sede Medellín, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA febrero 15 de 2017 FECHA abril 26 de 2017 FECHA abril 18 de 2018
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