Escudo de la República de Colombia
Archivar los documentos de tesorería según tabla de retención documental MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.004.034
Versión: 1.0
INSTRUCTIVO: Archivar los documentos de tesorería según tabla de retención documental Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA

INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Recopilar y ordenar la documentación generada en la Tesorería teniendo en cuenta las series, subseries y tipos documentales indicados en la Tabla de Retención Documental de las Tesorerías, para su respectivo archivo.

ALCANCE: Inicia recopilando los soportes de los movimientos diarios de Tesorería y finaliza organizando y archivando el boletín diario de caja y bancos según los tipos documentales relacionados en la Tabla de Retención Documental. Aplica para las áreas de Tesorería en Unidades de Gestión General y en Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas

  2. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  3. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 

  4. Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

  5. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla y describirla

  6. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

CONDICIONES GENERALES:

 
  1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. El archivo de la Tesorería debe ser organizado conservando la estructura de las series, subseries y tipos documentales de la Tabla de Retención Documental definida para este fin.
  3. Para organizar el boletín diario de caja y bancos, se cuenta con tres días (3) hábiles siguientes a la realización de los pagos, tiempo requerido para obtener las respuestas del estado de los pagos realizados a través de portales bancarios.
  4. El boletín se organiza siempre que haya movimiento en la Tesorería (ingresos, egresos, traslados, anulaciones).
  5. La documentación archivada en el boletín diario de caja y bancos debe ser validada, con el fin de que los movimientos realizados y que aparecen registrados en los reportes generados desde el SGF – QUIPU, estén debidamente soportados.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
Archivo IN_Archivar_documentos_tesoreria_TRD_V2_.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL INSTRUCTIVO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA marzo 12 de 2017 FECHA junio 01 de 2018
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