Escudo de la República de Colombia
Realizar exportaciones temporales  de bienes MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.041
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Realizar exportaciones temporales de bienes Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: GESTIONAR ACTIVIDADES DE COMERCIO EXTERIOR

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Enviar bienes al extranjero temporalmente, mediante la formalización de la exportación de acuerdo con la normatividad cambiaria y tributaria vigente y aplicable a la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la solicitud de exportación temporal de bienes y finaliza con el archivo de la documentación soporte, según la tabla de retención documental TRD. Aplica para las áreas de comercio exterior de las Sedes Bogotá y Medellín.

DEFINICIONES:
  1. Bien producto y/o mercancía: Es todo bien clasificable en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero (definición Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)

  2. Declaración de cambio: Formulario diseñado por el Banco de la República cuyo diligenciamiento corresponde a los residentes y no residentes en el país que efectúan en Colombia una operación de cambio y se constituye en prueba de la realización de la misma.

  3. Divisas: Cualquier moneda negociable en el mercado interbancario internacional

  4. Empresas de Mensajería Especializada: Son las empresas de transporte internacional legalmente establecidas en el país, para actuar como intermediarios en la modalidad de importación y exportación de tráfico postal, las Empresas de Mensajería Especializada deberán obtener su inscripción ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

  5. Exportación temporal: Modalidad de exportación que regula la salida temporal, del territorio aduanero nacional, de mercancías nacionales o nacionalizadas, para ser sometidas a transformación, elaboración o reparación en el exterior o en una zona franca, y que deben ser reimportadas dentro del plazo señalado en la declaración de exportación correspondiente, prorrogable por un año más.

  6. Importación por tráfico postal: Es el régimen que permite la importación de los envíos de correspondencia y encomiendas que lleguen al Territorio Aduanero Nacional por la red del Operador Postal Oficial, y que requieren ágil entrega a su destinatario, luego del pago de los derechos e impuestos a la importación exigibles.

  7. Medio Escrito: Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario. (Cfr. Gestión de Bienes)

  8. Mensaje SWIFT: (The Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) Red internacional de comunicaciones financieras que asigna códigos internacionales para  identificar de manera única a los Bancos del mundo y sus diferentes oficinas. El SWIFT también se utiliza como un documento físico en el cual consta entre otros datos, la fecha del giro, el valor, nombre y cuenta del beneficiario.

  9. Preliquidación: Estimación, para efectos de comercio exterior, de los costos en pesos colombianos en los que se incurrirá en un proceso de importación

  10. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Realizar exportaciones temporales de bienes

    • Régimen Cambiario (Ley 9 de 1991, Resolución 8 de 2000 J.D.R.B., Decreto 1735 de 1993) con sus modificaciones.
    • Estatuto Aduanero - Decreto 2685 de 1999 con sus modificaciones.
    • Decreto 390 de 2016 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Regulación aduanera.
    • Resolución DIAN N°4240 de 2000 y Reglamentación del Decreto 2685 de 1999.
    • Circular externa  DCIN – 83 “Manual de cambios Internacionales Banco de la Republica”, con sus modificaciones.
    • Acuerdo de Consejo Superior Universitario No. 002 de 2008. “Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia”.
    • Resolución de Rectoría 293 de 2006, “Por la cual se delegan funciones y se dictan disposiciones en materia de comercio exterior”, con sus modificaciones.
    • Resolución No. 1566 de 2009 de Rectoría, "Por la cual se deroga la resolución No. 079 de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia".
    • Resolución No. 040 de 2010 de Rectoría, “Por la cual se modifica la Resolución de Rectoría 1566 de 2009”.
    • Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1551 de 2014.

     

     

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Realizar exportaciones temporales de bienes

    1. Formato Preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior
CONDICIONES GENERALES:

1.  Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Los responsables de adelantar las actividades relacionadas con los procedimientos de comercio exterior por parte de la Universidad son:

2.1. El área de Comercio Exterior de la Sede Bogotá para los trámites correspondientes al Nivel Nacional, las Sedes Bogotá, Manizales, Palmira y las de Presencia Nacional, así como las Unidades Especiales.

2.2. El área de Comercio Exterior de la Sede Medellín se encargará de los trámites de dicha sede.

3.  Este procedimiento aplica para exportaciones temporales de bienes donde se presenten las siguientes situaciones: revisión, reparación sin garantía, con garantía, actualización tecnológica, préstamos y exposiciones.

 

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Radicar solicitud Radicar la solicitud de exportación temporal de bienes en el área de Comercio Exterior. Para los casos de solicitud de reparación por garantía, el solicitante deberá adjuntar el Certificado de reparación por garantía. Jefe de dependencia o Director de proyecto

Medio escrito

N/A

2 Recibir y revisar documentos Recibir y revisar que el contenido de los documentos que soportan la solicitud de exportación contenga la información necesaria para adelantar dicho trámite. Adicionalmente se debe validar si la exportación del bien requiere el pago de gastos conexos por servicio aduanero y/o empresa de mensajería especializada. ------------------------------------ ¿Los documentos cumplen con los requisitos establecidos? Si, Adelantar pregunta ¿La exportación requiere estimación de costos de los servicios conexos? No, Adelantar actividad 3 Profesional del área de Comercio Exterior

N/A

N/A

3 Informar al solicitante las inconsistencias evidenciadas Informar al área solicitante las inconsistencias evidenciadas en la documentación recibida, con el fin de realizar los ajustes a que haya lugar. --------------------------------- ¿La exportación requiere estimación de costos de los servicios conexos? Si, Adelantar actividad 4 No, Adelantar actividad 8 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito

N/A

4 Solicitar a los agentes de los servicios conexos los costos estimados Solicitar los costos estimados de los servicios conexos para la exportación de acuerdo con los siguientes casos según aplique: tarifas del agente aduanero, fletes internacionales según lo estipulado por el agente de carga. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

5 Recibir y remitir al solicitante los costos de los servicios conexos Recibir por parte de los agentes de los servicios conexos la información asociada a los costos de aduana y/o transporte y remitirla al solicitante. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

6 Seleccionar proveedores y formalizar la adquisición Tener en cuenta el subproceso Seleccionar proveedores y formalizar la adquisición.

Subproceso Seleccionar proveedores y formalizar la adquisición.

7 Recibir y revisar orden contractual de servicios conexos Una vez recibida la copia de la orden contractual remitida por parte del área de contratación o quien haga sus veces, se verifica la información contenida en las órdenes contractuales a que haya lugar para el proceso de exportación. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito y copia de orden contractual debidamente legalizada y perfeccionada

N/A

8 Solicitar información al receptor del bien en el exterior En caso que el receptor asuma los costos conexos, solicitar la información del agente aduanero y/o empresa de mensajería especializada para el trámite de exportación. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito

N/A

9 Coordinar la salida del bien al exterior Coordinar con el solicitante, el agente aduanero y/o la empresa de mensajería especializada y el proceso de la salida del bien del país. El solicitante deberá garantizar el trámite del Movimiento transitorio de bienes. Profesional del área de Comercio Exterior

Formato solicitud movimiento transitorio de bienes

N/A

10 Confirmar el recibo del bien en el exterior Notificar envío del bien al receptor en el exterior y solicitar confirmación de su recepción de acuerdo a los términos previstos, recibiendo medio escrito de confirmación. -------------------------------------- ¿Se requiere pago de servicios adicionales? Si, Adelantar actividad 11 No, Adelantar actividad 13 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito

N/A

11 Informar la necesidad de pago de servicios adicionales Informar al solicitante de la exportación, sobre el pago de servicios adicionales requeridos por el receptor del bien en el exterior, adjuntando la preliquidación respectiva, para su análisis y decisión de suscripción del contrato de servicio.--------------------------------------- Ir al procedimiento: Adquirir servicios del exterior Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito y formato de preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior--------------------------------- Adquirir Servicios en el exterior

N/A

12 Informar del pago de los servicios adicionales al receptor del bien en el exterior Informar del pago de los servicios adicionales al receptor del bien en el exterior, para que inicie su ejecución. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito 

N/A

13 Recibir confirmación del receptor del bien en el exterior Recibir confirmación de devolución del bien por parte receptor del bien en el exterior. -------------------------------- ¿La devolución del bien será asumida por la Universidad Nacional de Colombia? Si, Adelantar actividad 14 No, Adelantar actividad 15 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito

N/A

14 Programar la recepción del bien en territorio internacional Contactar y dar instrucción a la empresa de mensajería especializada, para que reciba el bien y realice el transporte del mismo hasta el lugar acordado. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

15 Recibir información respecto de la fecha de recepción del bien Recibir confirmación de la fecha de llegada del bien al país y número de documento de transporte, por parte del receptor del bien en el exterior o la empresa de mensajería especializada, según sea el caso. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito y copia de documento de transporte

N/A

16 Solicitar nacionalización del bien Solicitar al agente aduanero la nacionalización del bien y la autorización de liberación del documento de transporte, con sus correspondientes soportes (factura de los servicios adicionales por parte del receptor del bien en el exterior). ------------------------------------ ¿Se requiere pago de IVA? Si, Adelantar actividad 17 No, Adelantar actividad 21 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito

N/A

17 Informar el valor del IVA Informar a las Áreas Administrativas o Financieras el valor del IVA, para el trámite de la Resolución de Autorización del Gasto. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito. 

N/A

18 Recibir la declaración de importación Recibir del agente aduanero la declaración de importación del bien objeto de la devolución. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

19 Remitir solicitud de pago del IVA Una vez confirmada la suscripción de la Resolución de Autorización del Gasto, remitir al área de Tesorería la solicitud para el pago del IVA. -------------------------- Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.----------------------- Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.   

N/A

20 Recibir declaración del pago de IVA Recibir del área de Tesorería la declaración del pago de IVA y remitirla al Agente Aduanero para el trámite correspondiente ante la DIAN. Profesional del área de Comercio Exterior

Original de la declaración de IVA pagada

N/A

21 Coordinar el recibo del bien al interior de la Universidad Una vez confirmada la disponibilidad del bien por parte de la DIAN, coordinar las condiciones de entrega (fecha y lugar de recepción) del bien con el Agente Aduanero, la persona designada como responsable, y suscribir entre las partes la respectiva acta de reconocimiento. Profesional del área de Comercio Exterior.

Medio escrito.

N/A

22 Verificar recepción del bien Confirmar con el solicitante por medio escrito, la entrega del bien y solicitar copia del acta de reconocimiento suscrita. Profesional del área de Comercio Exterior.

Medio escrito y copia del acta de reconocimiento.

N/A

23 Archivar los documentos soportes Archivar la documentación soporte según la tabla de retención documental TRD. Profesional del área de Comercio Exterior.

N/A

N/A

Archivo U.PR.12.002.041_realizar_exportaciones__temporales_bienes1.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Teresita de Jesús Duarte, Mónica Liliana Moreno, Jhon Edgar Vanegas, Graciela Urrea Pardo REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, Adriana Estella Serna Garces, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas APROBÓ Gerardo Mejía Alfaro
CARGO Profesional Especializada Sede Bogotá, Apoyo Profesional Sección de Contratación Sede Bogotá, Asistente Administrativo Sección de Contratación Sede Bogotá, Contratista Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Jefe División de Contratación y Gestión de Bienes Sede Medellín, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA febrero 23 de 2017 FECHA abril 26 de 2017 FECHA abril 17 de 2018
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