Escudo de la República de Colombia
Radicar y verificar documentos soporte de la liquidación de la orden de pago MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.004.011
Versión: 3.0
INSTRUCTIVO: Radicar y verificar documentos soporte de la liquidación de la orden de pago Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: TRAMITAR CUENTAS POR PAGAR

INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Radicar y verificar los documentos soporte para pago, con el fin de establecer que cumplen con los requisitos de ley y la normativa interna de la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la recepción de los documentos para liquidar órdenes de pago, y finaliza con la radicación de los documentos soporte para la liquidación de la orden de pago. Aplica para las áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces en las Unidades de Gestión General y Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. Archivo plano: Archivo conformado por un conjunto de caracteres secuenciales separado por espacios, comas u otro carácter especial, el cual tiene una extensión que lo identifica como tipo texto y que permite que sea interpretado por los diferentes sistemas.

  2. ATI – Autorización de Transferencias Internas: Documento utilizado en el SGF – QUIPU para formalizar un compromiso entre empresas y/o proyectos, con o sin contraprestación, mediante el traslado de recursos.

  3. Auditoria médica: Proceso de revisión adelantado por la dependencia que evalúa las facturas presentadas por parte de los prestadores de servicio de salud a UNISALUD, para establecer la calidad de la atención médica que reciben los pacientes, y que da como resultado las conformidades o no conformidades (glosas) en algunos de los pagos.

  4. Glosa: (1) No conformidad identificada a partir de una auditoría realizada a un procedimiento o actividad específica.
    (2) No conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud.

  5. ODC: Orden Contractual de Compra.

  6. ODS: Orden Contractual de prestación de Servicios. 

  7. Orden de pago – ORPA: Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en la Tesorería. 

  8. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  9. Resolución de Autorización de Gasto – RAG: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

  10. SAR – Servicio Académico Remunerado: Documento mediante el cual se registra en el SGF – QUIPU el valor del estímulo al que tiene derecho un docente por su participación en un proyecto de extensión. 

  11. SARA: Sistema de Información de Talento Humano de la Universidad Nacional de Colombia.

  12. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Para las Tesorerías del Nivel Nacional, las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira, el horario de atención a los usuarios para el proceso de radicación de documentación soporte para la liquidación de órdenes de pago será en horas de la mañana en un horario de 8:00 a.m. a 12:00 m. Las áreas de Tesorería de las Sedes Orinoquía, Amazonía y Caribe definirán sus horarios de atención a los usuarios para el proceso de radicación de documentación soporte para la liquidación de órdenes de pago de acuerdo con las necesidades del servicio.
  3. El auxiliar de cuentas por pagar debe verificar los documentos soporte para liquidar la orden de pago una vez sean radicados, excepto en los casos en que por el número de personal presente en ventanilla para radicación de documentos no sea posible revisarlos de manera inmediata, en caso tal, se realizará la verificación de los mismos una vez finalizado el horario de atención a los usuarios.
  4. Las dependencias que cuentan con aplicativos para la radicación de documentos soportes para la liquidación de órdenes de pago, podrán seguir utilizándolos, en reemplazo del formato Radicador de cuentas por pagar.
  5. Cuando sean radicados documentos que corresponden a orden judicial para embargo de pagos a contratistas, éstos deben hacerse llegar a la División Nacional de Gestión de Tesorería, para su divulgación a las demás Tesorerías de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de que se revise si hay pendientes pagos al contratista del que se está solicitando el embargo y proceder según los lineamientos del ente judicial externo.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
Archivo TES_2_IN_Radicar_y_verificar_documentos_soporte_de_liquidacion_V3.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL INSTRUCTIVO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falón, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 12 de 2018 FECHA junio 25 de 2018
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