Escudo de la República de Colombia
Adquirir servicios del exterior MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.042
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Adquirir servicios del exterior Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: GESTIONAR ACTIVIDADES DE COMERCIO EXTERIOR

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Gestionar la adquisición y pago de servicios provenientes del exterior de acuerdo con la normatividad cambiaria y tributaria vigente y aplicable a la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la recepción del acto administrativo que soporta la contratación del servicio y termina con el archivo de la documentación soporte del servicio adquirido en el exterior, según la tabla de retención documental TRD. Aplica para las áreas de comercio exterior de las Sedes Bogotá y Medellín.

DEFINICIONES:
  1. Declaración de cambio: Formulario diseñado por el Banco de la República cuyo diligenciamiento corresponde a los residentes y no residentes en el país que efectúan en Colombia una operación de cambio y se constituye en prueba de la realización de la misma.

  2. Liquidación definitiva: Es el documento mediante el cual se registran los costos y gastos generados en el proceso de adquisición y que no fueron considerados dentro de la Liquidación Parcial.

  3. Medio escrito: Se refiere pra efectos del presente Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  4. Mensaje SWIFT: (The Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) Red internacional de comunicaciones financieras que asigna códigos internacionales para  identificar de manera única a los Bancos del mundo y sus diferentes oficinas. El SWIFT también se utiliza como un documento físico en el cual consta entre otros datos, la fecha del giro, el valor, nombre y cuenta del beneficiario.

  5. Preliquidación: Estimación, para efectos de comercio exterior, de los costos en pesos colombianos en los que se incurrirá en un proceso de importación

  6. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Adquirir servicios del exterior

    1. Régimen Cambiario (Ley 9 de 1991, Resolución 8 de 2000 J.D.R.B., Decreto 1735 de 1993) y sus modificaciones.
    2. Circular externa  DCIN – 83 “Manual de cambios Internacionales Banco de la Republica”, con sus modificaciones.
    3. Decreto 4000 del 30 de noviembre de 2004, Presidencia de la República (Expedición de visas, control de extranjeros y otras disposiciones en materia de migración).
    4. Resolución 5512 de 2015 del Ministerio de Relaciones Exteriores (Disposiciones en materias de visas)
    5. Resolución 439 de 2016 del Ministerio de Relaciones Exteriores (Disposiciones sobre exoneración de visa)
    6. Acuerdo de Consejo Superior Universitario No. 002 de 2008. “Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia”.
    7. Resolución de Rectoría 293 de 2006, “Por la cual se delegan funciones y se dictan disposiciones en materia de comercio exterior”, con sus modificaciones.
    8. Resolución No. 1566 de 2009 de Rectoría, "Por la cual se deroga la resolución No. 079 de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia".
    9. Resolución No. 040 de 2010 de Rectoría, “Por la cual se modifica la Resolución de Rectoría 1566 de 2009”.
    10. Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1551 de 2014

    Anexos asociados al procedimiento Adquirir servicios del exterior:

    1. Declaración de cambio por Servicios, Transferencias y otros conceptos - Formulario 5 Banco de la República.
    2. Formato para solicitar pago al exterior, establecido por cada banco sí el banco lo exige.
    3. Formato para informar legalización o complemento de información por el pago de importaciones anticipadas, establecido por cada banco sí el banco lo exige.
  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Adquirir servicios del exterior

    1. Formato Constancia de finalización del servicio
    2. Formato Preliquidación para la adquisición de bienes y/o servicios provenientes del exterior
    3. Formato Liquidación definitiva por servicios del exterior
CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Los responsables de adelantar las actividades relacionadas con los procedimientos de comercio exterior por parte de la Universidad son:

2.1.  El área de Comercio Exterior de la Sede Bogotá para los trámites correspondientes al Nivel Nacional, las Sedes Bogotá, Manizales, Palmira y las de Presencia Nacional, así como las Unidades Especiales.

2.2.  El área de Comercio Exterior de la Sede Medellín se encargará de los trámites de dicha Sede.

3. Este procedimiento aplica para la adquisición de servicios que se desarrollen y se paguen en el exterior en moneda extranjera, así como para la contratación de personas o entidades que presten el servicio en territorio nacional, pero su pago se deba hacer en el exterior. No aplica para contratación de personas naturales del exterior cuyo pago sea en pesos colombianos.

4. La aplicación de retenciones sobre los servicios prestados por entidades o personas extranjeras, sin domicilio en Colombia, se realiza de acuerdo a la normatividad tributaria colombiana vigente.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Radicar Solicitud Radicar la solicitud para iniciar el pago de la adquisición del servicio del exterior mediante medio escrito, para lo cual deberán adjuntarse copia de los siguientes documentos: Resolución de Autorización del Gasto u orden contractual o contrato. Jefe de Contratación o Jefe de dependencia o Director de proyecto.

Copia Resolución de Autorización del Gasto u orden contractual o contrato debidamente perfeccionado y legalizado.

N/A

2 Recibir y revisar documentos para pago del servicio Recibir y revisar el contenido de los documentos radicados que sean coincidentes con la preliquidación emitida. -------------------------------------- ¿Los documentos cumplen con los requisitos establecidos? Si, Adelantar ¿El pago es vencido? No, Adelantar actividad 3 Profesional del área de Comercio Exterior

Copia Resolución de Autorización del Gasto u orden contractual o contrato debidamente perfeccionado y legalizado.

N/A

3 Informar al solicitante Informar al área solicitante las inconsistencias evidenciadas en la documentación recibida, con el fin de realizar los ajustes a que haya lugar. -------------------------- ¿El pago es vencido? Si: Adelantar actividad 4 No: Adelantar actividad 5 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito

N/A

4 Elaborar y remitir documentos para trámite de giro Elaborar la declaración de cambio, modelo de comunicación dirigida a la entidad bancaria o diligenciar el formato que exija la entidad bancaria; para solicitar el trámite de giro y remitir a las áreas de Tesorería. ----------------------------------- Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar Profesional del área de Comercio Exterior

Modelo Oficio, formulario de declaración de cambio y medio escrito.

---------------------------------

Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.  

N/A

5 Enviar soporte del giro Enviar al Área de Comercio Exterior copia del soporte del giro (nota débito, declaración de cambio numerada y mensaje Swift) Tesorero de la Universidad Nacional de Colombia.

Medio escrito y copia del soporte de giro 

N/A

6 Elaborar y enviar confirmación de giro al contratista Según soportes de giro, elaborar comunicación al contratista confirmando el giro realizado y anexar copia mensaje Swift. Copiar al interventor o supervisor Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

7 Elaborar y enviar comunicación informando el valor pagado y gastos bancarios de la adquisición. Elaborar y enviar al Jefe de la Dependencia o Director de Proyecto comunicación informando el valor pagado y gastos bancarios del servicio, para que solicite al área de Presupuesto la anulación del saldo de la orden contractual, cuando haya lugar. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito.

N/A

8 Solicitar constancia de finalización del servicio Solicitar al interventor y/o supervisor la constancia de finalización del servicio, para el caso de órdenes contractuales o contratos ----------------------------- ¿Se recibió la constancia de finalización del servicio? Si: Adelantar actividad 9 No: Devolver actividad 8 Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito, Formato constancia de finalización del servicio.

N/A

9 Elaborar y remitir liquidación definitiva Verificar la información de gastos por concepto de servicios prestados, comparando los soportes existentes del trámite con los registros en el sistema SGF- QUIPU y elaborar liquidación definitiva para visto bueno del área de Contabilidad, adjuntando la constancia de finalización del servicio. Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito, Formato constancia de finalización del servicio y formato liquidación definitiva por servicios del exterior.

N/A

10 Recibir la liquidación definitiva aprobada Recibir del área de Contabilidad la liquidación definitiva firmada y aprobada Profesional del área de Comercio Exterior

Medio escrito, Formato liquidación definitiva por servicios del exterior.

N/A

11 Archivar los documentos soportes Archivar la documentación soporte según la tabla de retención documental TRD. Profesional del área de Comercio Exterior

N/A

N/A

Archivo U.PR.12.002.042_adquirir_comercio_exterior.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Teresita de Jesús Duarte, Mónica Liliana Moreno, Jhon Edgar Vanegas, Graciela Urrea Pardo REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio Cesar Morales Castañeda, Adriana Estella Serna Garces, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas APROBÓ Gerardo Mejía Alfaro
CARGO Profesional Especializada Sede Bogotá, Apoyo Profesional Sección de Contratación Sede Bogotá, Asistente Administrativo Sección de contratación Sede Bogotá, Contratista Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios. CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Jefe División de Contratación y Gestión de Bienes Sede Medellín, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA febrero 09 de 2017 FECHA abril 26 de 2017 FECHA abril 18 de 2018
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