Escudo de la República de Colombia
Liquidar órdenes de pago MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.004.012
Versión: 1.0
INSTRUCTIVO: Liquidar órdenes de pago Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: TRAMITAR CUENTAS POR PAGAR

INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Realizar la liquidación de la orden de pago en el SGF – QUIPU, a partir del análisis y revisión de los soportes radicados para pago.

ALCANCE: Inicia con el análisis y verificación de los documentos radicados para liquidar órdenes de pago, y finaliza con la firma de la orden de pago o con la anulación de la misma, de ser el caso. Aplica para las áreas de Tesorerías o dependencias que hagan sus veces en las Unidades de Gestión General y Unidades Especiales..

DEFINICIONES:
  1. ACH – Automated Clearing House: Cámara de compensación automatizada que permite el intercambio de transacciones entre diferentes entidades financieras.

  2. Archivo plano: Archivo conformado por un conjunto de caracteres secuenciales separado por espacios, comas u otro carácter especial, el cual tiene una extensión que lo identifica como tipo texto y que permite que sea interpretado por los diferentes sistemas.

  3. Glosa: (1) No conformidad identificada a partir de una auditoría realizada a un procedimiento o actividad específica.
    (2) No conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud.

  4. Interfaz: Proceso informático a través del cual se transfiere información de un sistema a otro.

  5. Orden de pago – ORPA: Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en la Tesorería. 

  6. SARA: Sistema de Información de Talento Humano de la Universidad Nacional de Colombia.

  7. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  8. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Cuando los contratos, órdenes contractuales u otros actos administrativos que generen obligaciones de pago para la Universidad, sean consultados en el SGF – QUIPU y se encuentren en estado legalizado, se entiende que la dependencia encargada de cuentas por pagar, puede llevar a cabo la liquidación de la orden de pago, previa entrega de los soportes de pago por parte del interesado.
  3. Es obligación del supervisor o interventor expedir la constancia de cumplimiento de las obligaciones del contratista para efectos de autorizar los pagos, según lo previsto en la orden contractual o contrato, previo cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones ante el Sistema de Seguridad Social Integral, el SENA, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, según sea el caso.
  4. Los trámites de legalización y perfeccionamiento de los contratos u órdenes contractuales son competencia del área de contratación.
  5. La devolución del dinero se hace a nombre de la persona jurídica que efectuó el pago, o de la personal natural que requirió el bien o servicio brindado por la Universidad independiente de quien efectuó el pago.
  6. Los viáticos, gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje autorizados para viajes al exterior, se liquidarán y pagarán con la Tasa Representativa del Mercado (TRM) del día en que se registre presupuestalmente el gasto, lo cual deberá quedar indicado en la resolución de ordenación del gasto. En todo caso, el valor a pagar no podrá superar el valor del registro presupuestal.
  7. Se podrá conceder en forma simultánea hasta tres (3) avances a un mismo docente o administrativo.
  8. Las órdenes de pago de nómina de funcionarios de la Universidad, se cargan a través de interfaz entre el Sistema de Información de Talento Humano – SARA- y el SGF – QUIPU.
  9. Cuando se liquiden órdenes de pago por devolución de ingresos, y se causa el Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF-, este impuesto se descontará del valor a girar. Esta política no aplica para el caso de solicitud de devolución de ingresos, cuando por iniciativa de la Universidad no se preste el servicio.
  10. Los tiempos para el trámite de pago, desde que se radica la documentación (y que no tenga ninguna inconsistencia) hasta que se realiza el giro, será máximo de cinco (5) días hábiles.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
Archivo IN_Liquidar_ordenes_pago_V1.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL INSTRUCTIVO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO GGerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 12 de 2018 FECHA junio 25 de 2018
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