Escudo de la República de Colombia
Efectuar recaudo de Unisalud en el SISS – caja o de la Editorial Universidad Nacional de Colombia en el SYSLIB MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.004.046
Versión: 1.0
INSTRUCTIVO: Efectuar recaudo de Unisalud en el SISS – caja o de la Editorial Universidad Nacional de Colombia en el SYSLIB Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Recibir y registrar el recaudo por concepto de venta de bienes y/o servicios de UNISALUD y de la Editorial Universidad Nacional de Colombia, mediante diversos medios de pago, tales como: efectivo, cheque de gerencia, cheque de persona jurídica, tarjeta débito o crédito, en las cajas recaudadoras de UNISALUD o de la Editorial UN.

ALCANCE: Inicia con la solicitud del documento de identidad del usuario, incluye la generación de los soportes de los recaudos efectuados, y finaliza con la firma del comprobante de ingreso generado por el SGF - QUIPU. Aplica para las áreas de Tesorería en UNISALUD de Bogotá, Manizales, Medellín, Palmira y para los puntos de venta de la Editorial de la Universidad Nacional de Colombia o ferias del libro en las que participe.

DEFINICIONES:
  1. ATI – Autorización de Transferencias Internas: Documento utilizado en el SGF – QUIPU para formalizar un compromiso entre empresas y/o proyectos, con o sin contraprestación, mediante el traslado de recursos.

  2. Base de caja: Suma de dinero que debe reposar de manera permanente en las cajas recaudadoras de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de facilitar el cambio de dinero en las transacciones de recaudo en efectivo que se llevan a cabo.

  3. Bono institucional: Comprobante de compra vendido anticipadamente a dependencias de la Universidad Nacional de Colombia, a través de ATI y mediante el cual el portador puede retirar publicaciones por el valor del mismo. El comprobante tiene medidas de seguridad como son firma del Tesorero de la Editorial y sello seco.

  4. Bono regalo: Comprobante de compra vendido anticipadamente, mediante el cual el portador puede retirar publicaciones por el valor del mismo. El comprobante tiene medidas de seguridad como son firma del Administrador de las librerías de la Universidad Nacional de Colombia y sello seco. 

  5. Cheques fiscales: Aquellos que son girados por cualquier concepto a favor de las entidades públicas y que tienen las características descritas en la ley 1 de 1980.

  6. Datáfono: Dispositivo compacto que permite realizar transacciones de pago en línea por medio de red telefónica, o IP vía GMS, GPRS, Wifi, etc. con tarjeta de débito o Crédito.

  7. Imprinter: Máquina utilizada para registrar en los voucher la información de las transacciones con tarjeta de crédito. 

  8. Pagaré institucional: Comprobante de compra expedido por la Cooperativa de Profesores de la Universidad Nacional de Colombia mediante el cual el afiliado realiza la adquisición de publicaciones en los puntos de venta de la Editorial Universidad Nacional de Colombia. 

  9. Recibo de caja: Soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos recaudados a través de caja recaudadora.

  10. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  11. SYSLIB: Programa que permite el control de inventarios (entradas, salidas, ventas, compras ajustes, traslados entre bodegas), de los bienes que vende la Editorial de la Universidad Nacional de Colombia.

  12. Tarjetahabiente: Persona titular de la tarjeta débito o crédito.

  13. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

  14. Voucher: Comprobante de compra, en donde se establece el valor total de la compra realizada por medio de una tarjeta débito o crédito. 

CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. El recaudo en caja de pagos en efectivo, cheques de gerencia, cheque de personas jurídicas, tarjetas de crédito, tarjetas débito, bono regalo, bono institucional y pagaré institucional debe realizarse en forma simultánea al registro del respectivo ingreso en el módulo de recaudos del SGF – QUIPU, con excepción del recaudo en circunstancias especiales.
  3. En el recaudo de la Universidad Nacional de Colombia, por ningún concepto se aceptarán pagos con cheques de personas naturales ni cheques posfechados.
  4. El recaudo por medio de tarjeta débito o crédito se realizará a través de datáfonos y el pagaré institucional mediante máquina imprinter. Bajo este sistema, el dinero recaudado es transferido directamente a la cuenta bancaria de la Universidad Nacional de Colombia.
  5. En ningún caso el funcionario responsable de caja podrá fraccionar el recaudo por un mismo concepto, de tal forma que la suma de dichas fracciones supere la cuantía autorizada.
  6. No habrá topes para el recaudo mediante cheques de gerencia, cheque de persona jurídica, tarjeta crédito y débito, bono regalo, bono institucional y pagaré institucional.
  7. Los recaudos de dinero, bono regalo, bono institucional y pagaré institucional se deben custodiar en cajas fuertes de la Universidad Nacional de Colombia.
  8. En el proceso de registro en el SGF – QUIPU de los recibos de caja que se generaron en forma manual, con ocasión de alguna de las circunstancias especiales, se deberá indicar en el concepto de los recibos que se genere en el SGF – QUIPU, el número del recibo de caja preimpreso entregado al beneficiario del pago.
  9. El datáfono deberá custodiarse en cajas fuertes durante las horas no laborales.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
Archivo IN_Efectuar_recaudo_UNISALUD_SISS_V1.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL INSTRUCTIVO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 12 de 2018 FECHA junio 22 de 2018
Volver