Escudo de la República de Colombia
Cerrar operaciones y consignar recaudos en la Universidad Nacional de Colombia MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-IN-12.004.047
Versión: 1.0
INSTRUCTIVO: Cerrar operaciones y consignar recaudos en la Universidad Nacional de Colombia Página: 1/1

PROCESO: TESORERÍA SUBPROCESO: RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Generar reportes de cierre, conciliación de valores, cierre de caja y consignación de recaudos de cajas recaudadoras de la Universidad Nacional de Colombia para su respectivo registro.

ALCANCE: Inicia con la generación de reportes de cierre, y finaliza con la firma del comprobante de ingreso por el tesorero. Aplica para las áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces en las Unidades de Gestión General y Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  2. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

CONDICIONES GENERALES:


  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. Los recursos recaudados a través de caja deberán consignarse en las cuentas bancarias de la Universidad Nacional de Colombia a más tardar el día siguiente de su recaudo, en horas de la mañana. Este procedimiento deberá ser controlado por el tesorero del fondo o dependencia beneficiaria del ingreso y por el cajero que sea responsable de la caja recaudadora.
  3. Los recursos recaudados el día hábil anterior a un fin de semana o día festivo y que no se hayan consignado en cuenta bancaria deberán reposar en custodia en la caja fuerte de la respectiva Tesorería.
  4. Se debe mantener un stock de formatos de consignaciones bancarias de todas las entidades donde se tengan cuentas (si aplica).
  5. La consignación debe ser efectuada el mismo día en que es entregado el dinero por parte del cajero al mensajero. Por lo que el mensajero deberá entregar la consignación debidamente timbrada y/o sellada por la entidad bancaria respectiva.
  6. Para los recaudos a través de tarjeta débito o crédito se debe llevar a cabo la verificación del dinero recaudado el siguiente día hábil utilizando la información generada a través de los portales bancarios.
  7. Una vez efectuado el cierre diario de la caja recaudadora, el cajero deberá entregar al tesorero, el efectivo y demás títulos valores para que sean custodiados en la caja fuerte principal de la respectiva tesorería. En caso de requerirse se podrá dejar en custodia el efectivo y demás títulos valores en caja fuerte secundaria (del cajero) previa validación, verificación y aprobación del cierre por parte del tesorero.
  8. Para la impresión de recibos de caja se debe tener en cuenta que desde el SGF-QUIPU solo se puede generar un único recibo original, todos los demás recibos que se generen correspondientes a una misma transacción serán generados como copia con marca de agua.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
Archivo IN_Cerrar_operaciones_consignar_recaudos_Universidad_V1.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL INSTRUCTIVO
ELABORÓ María Elvira García Correa, Audith Silenia Conde Falon, Carolina Ducuara Guzmán. REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Elvira García Correa, María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera. APROBÓ Álvaro Viña Vizcaíno
CARGO Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente Administrativo y Contratista División Nacional de Gestión de Tesorería CARGO Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 12 de 2018 FECHA junio 27 de 2018
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