Escudo de la República de Colombia
Autorizar gastos para estímulos académicos MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.002.030
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Autorizar gastos para estímulos académicos Página: 1/1

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: ADQUIRIR Y FORMALIZAR BIENES Y SERVICIOS POR OTRAS MODALIDADES

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Gestionar la autorización de un gasto para el reconocimiento de un estímulo académico, garantizando la aplicación de la normatividad vigente.

ALCANCE: El procedimiento inicia con la verificación del tercero creado en el SGF-QUIPU y finaliza con el archivo de la copia de la Resolución de Autorización del Gasto – RAG para el reconocimiento del estímulo académico. Aplica para las áreas Administrativas y Financieras del Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y las Unidades de Gestión General y las Unidades Especiales y para Becarios, Pares Académicos y Evaluadores Externos.

DEFINICIONES:
  1. Apoyo económico: Recursos económicos autorizados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes y administrativos, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.

  2. CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Manual de convenios y contratos: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Para cualquier acuerdo de voluntades en el que se comprometa el presupuesto de la Universidad, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  3. Registro presupuestal del compromiso: Acto mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal en razón de un compromiso que ha adquirido una entidad, garantizando que estos recursos sólo se utilizarán para ese fin. Con este acto se perfecciona el compromiso.

  4. Resolución de Autorización de Gasto – RAG: Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. 

  5. Ordenador del gasto: Se refiere al funcionario que en virtud de sus funciones tiene la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto. 

  6. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  7. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Autorizar gastos para estímulos académicos

    Pares académicos y evaluadores

    1. Decreto No.1279 de 2002 del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia “Por el cual se establece el régimen salarial y prestacional de los docentes de las Universidades Estatales”

    2. Acuerdo No. 035 de 2002 del Consejo Superior Universitario “Por el cual se adopta el Estatuto de Personal Académico de la Universidad Nacional de Colombia” y sus modificaciones.

    3. Acuerdo 040 de 2004 del Consejo Superior Universitario. “Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 012 de 2004 del Consejo Superior Universitario, el cual establece la figura de Estudiante Auxiliar en la Universidad Nacional de Colombia”.

    4. Acuerdo No. 005 de 2003 del Consejo Superior Universitario “Por el cual se conformó el Comité Interno de Asignación y Reconocimiento de Puntaje de la Universidad Nacional de Colombia”

    5. Acuerdo No. 023 de 2008 del Consejo Superior Universitario “Por el cual se modifica el Acuerdo 011 de 2003, relacionado con la reglamentación de la aplicación del Decreto 1279 de 2002, que establece el régimen salarial y prestacional de los docentes de las Universidades Estatales”.

    6. Acuerdo No. 029 de 2008 del Consejo Superior Universitario “Por el cual se establecen estímulos económicos para el personal docente de la Universidad Nacional de Colombia que realice actividades docentes en sedes de la Universidad Nacional diferentes a su sede habitual de trabajo o en convenio con otras instituciones”

    7. Resolución de Rectoría No. 329 de 2009 “Por la cual se reglamenta la remuneración de evaluadores externos en el marco de promociones docentes, proyectos de investigación, de publicaciones y de la productividad académica”.

    8. Resolución de Rectoría No. 1494 de 2009 “Por la cual se unifica la normatividad interna en materia de delegaciones y competencias en asuntos de personal académico y administrativo"

    9. Resolución de Rectoría No. 1566 de 2009 “Por la cual se deroga la resolución No. 079 de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia”. Modificada por la Resolución de Rectoría No.040 de 2010.

    Becarios

    1. Acuerdo No. 008 de 2008 del Consejo Superior Universitario reglamentado por los artículos 22 al 29 del Acuerdo No. 070 de 2009 del Consejo Académico “Por el cual se reglamentan algunos estímulos y distinciones para los estudiantes de la Universidad Nacional de Colombia”

    2. Acuerdo No. 25 de 2008 del Consejo Superior Universitario “Por el cual se deroga el Acuerdo 37 de 1983 del Consejo Superior Universitario y se reglamenta el otorgamiento de becas a los estudiantes de programas de pregrado con los mejores promedios en la Universidad Nacional de Colombia”

    3. Acuerdo No. 028 de 2010 del Consejo Superior Universitario “Por el cual se organiza el Sistema Nacional de Becas para Estudiantes de Posgrado de la Universidad Nacional de Colombia”.

    4. Acuerdo No. 117 de 2016 del Consejo Académico. “Por el cual se modifican los Artículos 23, 24, 25, 29 y se deroga el parágrafo del Articulo 26 del Acuerdo No. 070 de 2009 del Consejo Académico”.

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Autorizar gastos para estímulos académicos

    1. Formato Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal para vinculación de evaluadores o pares académicos
CONDICIONES GENERALES:

1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Pares académicos y evaluadores

2.1. Para efectos del pago a los evaluadores externos, la Universidad Nacional de Colombia reconocerá a:

 i. Los Evaluadores Externos en el marco de la promoción docente, la suma equivalente al 70% del valor del salario mínimo legal mensual  vigente (SMLMV).

 ii. Los Evaluadores Externos de proyectos de investigación o publicaciones, la suma equivalente al 56% del salario mínimo legal mensual  vigente (SMLMV).

 iii. Los Evaluadores externos de la productividad académica, la suma equivalente al 60% del salario mínimo legal mensual  vigente (SMLMV) para la evaluación o traducción de libros y al 30% del salario mínimo legal mensual  vigente (SMLMV) para la evaluación de cualquier otro tipo de producto.

2.2. En el evento de que un evaluador externo deba desplazarse para el desarrollo de sus labores a un lugar distinto al de su sede habitual de trabajo, la Universidad Nacional de Colombia asumirá los gastos de desplazamiento y los viáticos a que haya lugar, de conformidad con las tarifas aplicadas por:

 i. Colciencias, previo pronunciamiento de la Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios respecto a la base que se utilizará para su liquidación en proyectos de investigación y de publicaciones. (Evaluadores)

 ii. La Universidad, previo pronunciamiento del Comité Interno de Asignación de Puntaje respecto a la base que se utilizará para su liquidación. (Pares Académicos)

2.3. Los evaluadores externos serán designados por:

 i. La Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios en el caso de proyectos de investigación y de publicaciones. (Evaluadores).

 ii. La Vicerrectoría Académica en el caso de la evaluación de la producción académica de otro docente. (Pares Académicos).

3. Becarios

3.1. El beneficiario de la beca de posgrado no podrá recibir simultáneamente otros estímulos económicos provenientes de la Universidad, sin embargo, podrá recibir un apoyo económico adicional siempre y cuando esté estrictamente asociado con una pasantía contemplada en el plan de estudios del posgrado o avalado por el Consejo de Facultad correspondiente.

3.2. La duración de la beca de posgrado corresponderá al tiempo de duración reglamentario establecido en el plan de estudios de cada programa.

3.3. Existen diferentes modalidades de becas para estudiantes de posgrado:

 i. Beca estudiante sobresaliente de posgrado, cuyos recursos serán administrados por el nivel Nacional, se reconocerá la exención del 100% del pago de los derechos académicos y un apoyo económico mensual de tres (3) salarios mínimos para cada beneficiario de maestría o especialidad del área de la salud y de cuatro (4) salarios mínimos para cada beneficiario de doctorado, durante seis (6) meses por semestre por el tiempo que conserve la calidad de becario.

 ii. Beca asistente docente, cuyos recursos serán administrados por los niveles de sede, se reconocerá la exención del 100% del pago de los derechos académicos y un apoyo económico mensual de tres (3) salarios mínimos para cada beneficiario durante cuatro (4) meses por semestre, por el tiempo que conserve la calidad de becario.

 iii. Beca auxiliar docente, cuyos recursos serán administrados por cada facultad, se reconocerá la exención del 100% del pago de los derechos académicos y un apoyo económico mensual de dos (2) salarios mínimos para cada beneficiario durante cuatro (4)  meses al semestre.

 iv. Beca exención derechos académicos, las disposiciones relacionadas con los requisitos para ser beneficiario, beneficios, causales de pérdida del apoyo, entre otros serán determinados por los Consejos de Facultad o Comités Académicos Administrativos correspondientes.

 v. Beca con apoyo externo, este tipo de beca está sujeta al convenio celebrado por la Universidad y la institución externa.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Verificar o crear tercero en el SGF- QUIPU Verificar si el tercero esta creado en el SGF-QUIPU. En caso contrario, se debe realizar el proceso de creación ante el área de Contabilidad. Asistente Dependencia Solicitante

Formato Creación y actualización de terceros

N/A

2 Diligenciar el formato de solicitud Diligenciar, según corresponda, el formato de CDP para el pago de Estímulo a Becarios o el formato de Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal para Vinculación de Evaluadores o Pares Académicos y radicarlo en el Área de Presupuesto.---------------- Ir al procedimiento: Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Asistente Dependencia Solicitante

Formato Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal para Vinculación de Evaluadores o Pares Académicos, Certificado de Disponibilidad Presupuestal ----------------- Ir al procedimiento “Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal”

N/A

3 Recibir y verificar la solicitud y documentos soporte Recibir la solicitud de vinculación de Evaluadores o Pares Académicos o Becarios junto con la documentación enviada y verificar que esté acorde con los requisitos establecidos.------------------- ¿La solicitud y los documentos de soporte cumplen con los requisitos para elaborar la RAG? Si, Adelantar actividad 5 No, Adelantar actividad 4 Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Solicitud diligenciada, firmada, CDP  y documentos soporte

N/A

4 Informar al solicitante Informar al área solicitante las inconsistencias evidenciadas en la documentación recibida con el fin de realizar los ajustes a que haya lugar. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Medio escrito 

N/A

5 Elaborar y Revisar RAG Elaborar la RAG correspondiente y remitirla al Jefe del área para su revisión y visto bueno. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

RAG

N/A

6 Aprobar y Suscribir RAG Aprobar y suscribir la RAG y remitirla al Área de Presupuesto para su respectivo registro. -------------------- Ir al procedimiento: Efectuar registro presupuestal del compromiso. Ordenador del Gasto

RAG con sus respectivos soportes. ----------------- Ir al procedimiento “Efectuar registro presupuestal  del compromiso”

N/A

7 RAG registrada Una vez registrado el compromiso por parte del área de Presupuesto, remitir copia de la RAG a la dependencia solicitante para que continúe con el trámite de pago ante el área de Tesorería. ------------------------ Ir al procedimiento: Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar. Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Copia de la RAG. -------------- Ir al procedimiento Gestionar documentos y liquidar cuentas por pagar”.  

N/A

8 Archivar RAG Archivar copia de la RAG con la documentación soporte (si la hay) según la Tabla de retención Documental-TRD Asistente áreas Administrativas y/o Financieras responsables

Copia de la RAG con la documentación soporte 

N/A

Archivo U.PR.12.002.030_autorizar_gastos_estimulos_academicos.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Luz Mery Patiño Delgado, Graciela Urrea Pardo. REVISÓ Pilar Cristina Céspedes Bahamón, Julio César Morales Castañeda, María Fernanda Forero Siabato, Mónica Carrillo Rojas. APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Secretaria Ejecutiva, Contratista Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios. CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe Sección Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional, Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, Contratista Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 09 de 2017 FECHA abril 24 de 2017 FECHA abril 25 de 2018
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