Escudo de la República de Colombia
Registrar compromiso por interfaz MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.001.013
Versión: 3.0
PROCEDIMIENTO: Registrar compromiso por interfaz Página: 1/1

PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Registrar en el SGF – QUIPU la información de gastos generada en otros aplicativos de la Universidad Nacional de Colombia a través de interfaz para afectación del presupuesto de gastos.

ALCANCE: Inicia con la recepción del documento soporte de la interfaz a procesar y finaliza con la confirmación en el SGF – QUIPU y la remisión de la información al área de Tesorería para que pueda efectuar los pagos. Aplica para todas las Oficinas encargadas del manejo presupuestal en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades especiales de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:
  1. Apropiaciones presupuestales: Son autorizaciones máximas de gastos incluidas en el presupuesto de la Universidad para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada vigencia estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contraacreditarse.

  2. Interfaz: Proceso informático a través del cual se transfiere información de un sistema a otro.

  3. Registro presupuestal del compromiso: Acto mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal en razón de un compromiso que ha adquirido una entidad, garantizando que estos recursos sólo se utilizarán para ese fin. Con este acto se perfecciona el compromiso.

  4. SARA: Sistema de Información de Talento Humano de la Universidad Nacional de Colombia.

  5. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  6. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Registrar compromiso por interfaz

    1. Acuerdo 153 del 2014 del Consejo Superior Universitario y sus modificaciones. (Régimen Financiero).
    2. Ley anual del presupuesto y Decreto anual de liquidación del presupuesto.
    3. Resoluciones de distribución del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia.
    4. Circulares internas de programación y ejecución presupuestal Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.
  2. Instructivos asociados al procedimiento Registrar compromiso por interfaz

    1. Instructivo Manejo presupuestal de las interfaces
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Registrar compromiso por interfaz

    1. Formato Devolución de documentos presupuestales
CONDICIONES GENERALES:

1.  Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2.  Una vez procesada la información de la interfaz en el SGF – QUIPU, y antes de ser confirmada, debe ser revisada por las áreas de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, ya que una vez confirmado este proceso en el sistema no existe opción de deshacerlo.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Recibir el documento soporte de la interfaz Recibir los documentos de la interfaz que se va a procesar. En el caso de la nómina de empleados, corresponde a un reporte generado por el sistema de talento humano - SARA y, en los demás casos (becarios, estímulo estudiantes, entre otros) la resolución que ordena el gasto, detallando la información de cada beneficiario y el valor a pagar. Auxiliar, Área Financiera

Nómina de personal y/o Resolución ordenación del gasto

N/A

2 Recibir confirmación y procesar presupuestalmente la interfaz Recibir por correo electrónico: a) confirmación, por parte del área de contabilidad o presupuesto, según se haya asignado la actividad, de que la interfaz ha sido cargada para procesarla presupuestalmente en el SGF-QUIPU; y b) el número de la interfaz, generada automáticamente una vez se carguen los archivos planos, para procesarla y registrarla presupuestalmente en el SGF - QUIPU. ------------- ¿Se generó completamente la interfaz? Si: Ir a la actividad No. 3. No: Ir a la actividad No. 5. --------- Asistente, Área financiera

N/A

SGF - QUIPU

3 Revisar información procesada en presupuesto, tesorería y contabilidad Revisar la información de la interfaz procesada en el SGF - QUIPU teniendo en cuenta el Instructivo para el manejo presupuestal de las interfaces y reportar a las áreas de tesorería y contabilidad para que efectúen las validaciones correspondientes. ------- ¿Los registros generados son correctos? Si: Ir a la actividad No. 4. No: Ir a la actividad No. 5. ---------- Área financiera, Área de Presupuesto (revisión y reporte) y áreas de Contabilidad y Tesorería (validación)

Jefe, asistente

SGF – QUIPU

4 Confirmar la información en el SGF - QUIPU y comunicarla La confirmación de la información genera registros definitivos en el sistema financiero que afectan el presupuesto. Para realizar este proceso se debe estar totalmente seguro de que la información registrada en el sistema está correcta, ya que no es posible deshacerlo. Una vez hecha la confirmación, informar por correo electrónico a las áreas de Contabilidad y Tesorería. Jefe de Presupuesto, Área de Presupuesto

Registro en el SGF - QUIPU, correo electrónico de confirmación de interfaz procesada

SGF - QUIPU

 

Ir al procedimiento:

Efectuar giros 

5 Identificar la inconsistencia Identificar en el SGF - QUIPU la inconsistencia del registro de la Interfaz, de requerirse devolución de documentos se usa el Formato de devolución de documentos presupuestales. Asistente, Área de Presupuesto, Área de Tesorería, Área de Contabilidad

N/A

SGF - QUIPU

6 Deshacer proceso de generación de interfaz Reversar el proceso de interfaz en el SGF - QUIPU, ya que la información se puede generar parcial o completamente y se genera nuevamente un número de interfaz. Jefe, Área financiera

N/A

SGF - QUIPU

7 Ajustar la inconsistencia Ajustar la inconsistencia. Volver a la actividad 1 Jefe de Presupuesto, Asistente de Área de nómina

N/A

N/A

Archivo U-PR-12.001.013-Registrar_compromiso_por_interfaz-REMFFS.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Ángela Avendaño REVISÓ Socorro Cardozo Miranda, María Fernanda Forero Siabato, Pilar García Valencia APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Asistente Administrativo CARGO Jefe División Nacional de Gestión Presupuestal , Asesora y Contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiera y Administrativa
FECHA agosto 23 de 2017 FECHA marzo 27 de 2017 FECHA agosto 23 de 2017
Volver