Escudo de la República de Colombia
Efectuar registros presupuestales del compromiso MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.001.010
Versión: 4.0
PROCEDIMIENTO: Efectuar registros presupuestales del compromiso Página: 1/1

PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Afectar definitivamente la apropiación presupuestal, garantizando que los recursos apropiados preliminarmente mediante la expedición de CDP se destinarán únicamente para la asunción de un compromiso específico.

ALCANCE: Inicia con el recibo y radicación de los documentos soporte del compromiso, con los cuales se efectúa el registro presupuestal y finaliza con el envío de los compromisos registrados y autorizados presupuestalmente en el SGF – QUIPU, a la dependencia que corresponda. Aplica para las áreas de Presupuesto en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades especiales de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:
  1. CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Manual de convenios y contratos: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Para cualquier acuerdo de voluntades en el que se comprometa el presupuesto de la Universidad, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  2. Ordenación del gasto: La ordenación del gasto se refiere a la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto.

  3. Registro presupuestal: Es la operación mediante el cual se perfecciona el compromiso o acuerdo de voluntades y se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

  4. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  5. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Efectuar registros presupuestales del compromiso

    1.   Acuerdo del Consejo Superior Universitario 153 de 2014

    2.   Resolución 040 de 2001 de Rectoría y sus modificaciones.

    3.   Resolución 407 de 2004 de Rectoría. Por la cual se establecen parámetros sobre austeridad y eficiencia en el gasto.

    4.   Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1551 de 2014.

    5.   Resolución de Rectoría N° 1566 de 2009 por la cual “se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia”

  2. Instructivos asociados al procedimiento Efectuar registros presupuestales del compromiso

    1. Instructivo Elaborar el registro presupuestal del compromiso en el SGF – QUIPU
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Efectuar registros presupuestales del compromiso

    1. Formato Devolución de documentos presupuestales
    2. Hojas de trabajo Listado de chequeo revisión registros presupuestales
CONDICIONES GENERALES:

1.     Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2.     Es posible elaborar una única resolución de ordenación del gasto que tenga el mismo objeto del CDP y que contenga en forma detallada cada uno de los terceros (nombre, cédula y valor) para el caso de pago a estudiantes. El registro presupuestal se debe efectuar por cada tercero. Para esto es necesario que se ordene el gasto con el número de la resolución identificando con literales cada tercero para que con éste se efectúe el registro presupuestal.

3.     Ningún registro presupuestal de compromiso puede ser anulado total o parcialmente en el SGF – QUIPU sin el acta de liquidación o el acto administrativo de anulación correspondiente.

4.     Los registros presupuestales  que se generan desde el módulo de Adquisición de Bienes y Servicios del SGF – QUIPU como son las ordenes de servicio (ODS), órdenes de compra (ODC), ATIS y SAR,  en el formato tendrán frente a la etiqueta de “Registro Presupuestal “, el número consecutivo y la vigencia del registro presupuestal, y por lo tanto, no requieren ser impresos.

5.     Los registros presupuestales de contratos y órdenes contractuales que no se generan desde el módulo de Adquisición de Bienes y Servicios del SGF – QUIPU requieren ser impresos. Para el caso de Resolución de Autorización del Gasto (RAG), se podrá escribir el número del registro presupuestal sobe el documento en forma manuscrita o preimpresa a través de un sello.

6.    El consecutivo de los registros presupuestales puede ser consultado en el SGF – QUIPU en la la ruta: Reportes Unal / Comp con Saldo, con código PPSREGV3.

7.    Los registros presupuestales no se pueden eliminar (borrar), en caso de requerir algún ajuste en la información digitada en el SGF- QUIPU se debe proceder a anular. Los estados de los registros presupuestales en el SGF-QUIPU son: grabado (cuando se elabora), autorizado o anulado.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Recibir y radicar documentos para registro presupuestal del compromiso Recibir y radicar los documentos correspondientes a los acuerdos de voluntades mediante los cuales la Universidad nacional de Colombia adquiere compromisos presupuestales, así como los actos administrativos de ordenación del gasto para el registro presupuestal del compromiso. Los documentos son los siguientes: a) ODC (orden de compra); b) ODS (orden de prestación de servicios); c) contratos para la adquisición de bienes y servicios (Original); d) convenios en virtud de los cuales se adquieran compromisos presupuestales; e) nóminas; f) resoluciones ordenando gastos; g) ATI (autorización de transferencias internas); h) otrosí (adición); ó i) SAR (Servicios académicos remunerados). Área de Presupuesto Asistente

Documentos radicados: a) ODC; b) ODS; c) contrato para la adquisición de bienes y servicios (original); d) convenios (original); e) nóminas; f) resoluciones ordenando gastos; g) ATI; h) otrosí; ó i) SAR

N/A

2 Revisar y verificar la información de los documentos recibidos con la lista de chequeo Revisar y verificar la información de los documentos con la lista de chequeo para elaborar el registro presupuestal del compromiso. Área de Presupuesto Técnico

N/A

N/A

3 Diligenciar formato de devolución y entregar a dependencia correspondiente Devolver el acuerdo de voluntades o el acto administrativo adjuntando el formato de devolución donde se indican las inconsistencias encontradas. Área de Presupuesto Técnico

Documento devueltos en el formato

N/A

4 Elaborar el registro presupuestal del compromiso en el SGF-QUIPU Elaborar el registro presupuestal en el SGF - QUIPU. Con esta actividad se afecta definitivamente la apropiación. Área de Presupuesto Técnico

Registro del compromiso en el SGF – QUIPU en estado grabado

SGF - QUIPU

5 Revisar con la lista de chequeo y autorizar en el SGF - QUIPU el registro presupuestal elaborado Revisar con la lista de chequeo la información del registro presupuestal elaborado y autorizar en el SGF-QUIPU. Área de Presupuesto Jefe de Presupuesto /profesional presupuesto

Registro del compromiso en el SGF – QUIPU en estado autorizado

SGF - QUIPU

6 Enviar los documentos a la dependencia correspondiente o informar de la autorización del registro presupuestal Enviar los acuerdos de voluntades y actos administrativos registrados presupuestalmente y autorizados en el sistema financiero a la dependencia correspondiente o informar de su autorización. Área de Presupuesto Auxiliar

N/A

N/A

7 Diligenciar y enviar formato de devolución y acto administrativo y anular el registro presupuestal en el SGF-QUIPU Diligenciar y enviar a la dependencia solicitante el formato de devolución de documentos, anexar el acuerdo de voluntades o el acto administrativo y anular en el SGF - QUIPU el registro presupuestal que se encuentra en estado grabado. Área de Presupuesto Técnico

Documento devueltos en el formato

SGF - QUIPU

Archivo
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Amanda Almanza Celis REVISÓ Socorro Cardozo Miranda, María Fernanda Forero Siabato, cielo Murcia Moreno APROBÓ Gerardo Ernesto Mejí Alfaro
CARGO Asistente Administrativo CARGO Jefe División Nacional de Gestión Presupuestal, asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA marzo 30 de 2016 FECHA marzo 31 de 2016 FECHA marzo 31 de 2016
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