Escudo de la República de Colombia
Crear cajas menores MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.001.025
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: Crear cajas menores Página: 1/1

PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Disponer de recursos para atender gastos relacionados con el cumplimiento de las actividades académicas, de investigación, extensión o soporte administrativo de la Universidad que, por su carácter urgente e imprescindible, deben ser atendidos de manera inmediata.

ALCANCE: Inicia con la solicitud de la creación de la Caja Menor y termina con la remisión del acto administrativo mediante el cual se crea la caja menor a la dependencia responsable. Aplica para la División Nacional de Gestión Presupuestal de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:
  1. Caja Menor: Fondos fijos establecidos a cargo de un servidor público de la Universidad Nacional de Colombia, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos, identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.

  2. Ordenación del gasto: La ordenación del gasto se refiere a la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto.

  3. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Crear cajas menores

    1. Acuerdo 153 del 2014 del Consejo Superior Universitario y sus modificaciones. (Régimen Financiero).
    2. Resolución 407 de 2004 de Rectoría. Por el cual se establecen parámetros sobre austeridad y eficiencia en el gasto.
    3. Resolución 1722 de 2010 de Rectoría, "Por la cual se establecen disposiciones para el manejo de las cajas menores en la Universidad Nacional de Colombia".
  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Crear cajas menores

    1. Formato Devolución de documentos presupuestales
CONDICIONES GENERALES:

1.     Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2.     Para crear las cajas menores se debe tener aprobado y distribuido el presupuesto de ingresos y gastos para la Universidad Nacional de Colombia.

3.     La creación de las cajas menores se realizará al inicio de cada vigencia fiscal con base en la solicitudes que se recibirán de acuerdo con el cronograma que establece anualmente la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Recibir y radicar solicitud de creación de caja menor Recibir y relacionar los documentos mediante los cuales se solicita la creación de la Caja Menor. Asistente, División Nacional de Gestión Presupuestal

Relación de radicación de documentos recibidos en la dependencia

N/A

2 Revisar y verificar la solicitud de creación de caja menor Validar la información relacionada en el oficio de solicitud de creación de caja menor verificando que se cumplan a) los lineamientos trazados por la normatividad vigente: monto y número de cajas menores determinados por el Rector; y b) los requisitos para su solicitud: que se lleve a cabo al inicio de una vigencia fiscal, indicando la cuantía, especificando la clase de gasto (Nivel central o Fondo especial), y la dependencia responsable de su manejo. -------- ¿Es viable la solicitud de caja menor? Si: Ir a la actividad No. 4. No: Ir a la actividad No. 3 ------- Profesional Presupuesto, División Nacional de Gestión Presupuestal

N/A

N/A

3 Diligenciar formato de devolución y entregar al solicitante Diligenciar formato de devolución de documentos presupuestales indicando las causales por las cuales no es procedente crear la caja menor. ---------¿La causal de improcedencia es subsanable? Si: Ir a la actividad No. 1. No: Fin del procedimiento. ----- Asistente, División Nacional de Gestión Presupuestal

Formato de Devolución de Documentos presupuestales

N/A

4 Elaborar y enviar proyecto Resolución de creación de cajas menores para aprobación del Rector Con base en la normatividad vigente, proyectar la Resolución de creación de las cajas menores para la vigencia, previo análisis del comportamiento de las que se hubiesen creado en la vigencia inmediatamente anterior, y las solicitudes recibidas de los Directores Administrativos y Financieros o quien hago sus veces en el Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales. Asistente/Jefe/Gerente Nacional Financiero y Administrativo, División Nacional de Gestión Presupuestal/Gerencia Nacional Financiera y Administrativa

N/A

N/A

5 Aprobar Resolución de creación de cajas menores Firmar el acto administrativo mediante el cual se crean las cajas menores para la vigencia. Rector

Resolución de creación de cajas menores

N/A

6 Recibir y comunicar resolución de creación de cajas menores Recibir la Resolución de creación de las cajas menores para la vigencia y remitirla a las dependencias solicitantes y responsables de su manejo. Ir al Procedimiento: Expedir certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). Asistente, División Nacional de Gestión Presupuestal

N/A

N/A

Archivo U-PR-12.001.025-Crear_cajas_menores-REMFFS.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Amanda Almanza REVISÓ Socorro Cardozo Miranda, María Fernanda Forero Siabato, Pilar García Valencia APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Asistente Administrativo CARGO Jefe División Nacional de Presupuesto, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA abril 26 de 2017 FECHA abril 26 de 2017 FECHA agosto 17 de 2017
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