Escudo de la República de Colombia
Cerrar Presupuesto MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.001.017
Versión: 5.0
PROCEDIMIENTO: Cerrar Presupuesto Página: 1/1

PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Efectuar el cierre presupuestal mensual o anual, como medio de control de la afectación definitiva del presupuesto, para dar cumplimiento a las disposiciones legales y, en el caso del cierre anual, para determinar las cuentas por pagar y reservas presupuestales a que haya lugar.

ALCANCE: Inicia con el envío de la información de los valores aforados y las apropiaciones presupuestales actualizadas al cierre de cada mes y finaliza con el cierre presupuestal de un periodo en el Sistema de Gestión Financiera SGF-QUIPU. Aplica para las áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces en las Unidades de Gestión General y Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
  1. CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Régimen Financiero: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, mediante el cual se garantiza la existencia de la apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para atender un determinado compromiso con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia. Todos los actos administrativos y acuerdos de voluntades que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

  2. Cuentas por pagar: (1) Presupuestales: La Universidad Nacional de Colombia constituirá a 31 de diciembre del año cuentas por pagar correspondientes a las obligaciones no pagadas, pero cuyo bien o servicio han sido recibidos a satisfacción, así como los anticipos pactados en los acuerdos de voluntades (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

    (2) Contable: Obligaciones adquiridas con terceros relacionadas con las operaciones de la entidad. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)

  3. Registro presupuestal: Es la operación mediante el cual se perfecciona el compromiso o acuerdo de voluntades y se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

  4. Reservas presupuestales: Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 27 del presente régimen, al cierre de la vigencia fiscal la Universidad Nacional de Colombia podrá constituir reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

  5. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

  6. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de diciembre de cada año.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Cerrar Presupuesto

    1. Acuerdo No. 153 del 2014 del Consejo Superior Universitario (Régimen Financiero).
    2. Acuerdo No. 208 de 2015 del Consejo Superior Universitario (Modificatorio del Régimen Financiero).
    3. Resolución No. 216 de 2016 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa (Aplicación de reservas presupuestales).
  2. Instructivos asociados al procedimiento Cerrar Presupuesto

    1. Instructivo Cierre presupuestal de proyectos en el SGF – QUIPU
    2. Instructivo Cierre presupuestal mensual y anual en el SGF-QUIPU
    3. Instructivo Validar la información de proyectos para el cierre anual de presupuesto
  3. Formatos y anexos asociados al procedimiento Cerrar Presupuesto

    1. Formato Acta de cancelación de saldos de reservas presupuestales
    2. Formato Validación del cierre mensual y anual del presupuesto
    3. Hojas de trabajo Control de valores aforados y apropiados
CONDICIONES GENERALES:

1.  Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. Antes de hacer el cierre del mes de diciembre en el SGF- QUIPU se debe constituir las reservas presupuestales y las cuentas por pagar.

3.  El SGF-QUIPU no permite realizar el cierre presupuestal anual,  cuando existen proyectos activos y no liquidados con fecha de finalización a 31 de diciembre de la vigencia, por lo tanto, se debe liquidar o ampliar el plazo de finalización.

4.  Una vez cerrado el mes o el año, el SGF- QUIPU no permitirá efectuar más movimientos presupuestales para el periodo correspondiente.

5.  Las sedes y Unidades Especiales que realizaron modificaciones presupuestales con recursos propios, deben remitir copia de los actos administrativos a la División Nacional de Gestión Presupuestal (DNGP).

6.  Para elaborar el acta de cancelación de saldos de reservas presupuestales, en el formato establecido, se debe registrar en la columna correspondiente el documento soporte del fenecimiento de la reserva presupuestal. En caso, que no se allegue a presupuesto el documento soporte, la reserva presupuestal fenecerá sin excepción, sin que requiera acto administrativo que lo declare. 

INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Enviar la información de los valores aforados y las apropiaciones presupuestales al cierre de cada mes. Enviar Hoja de trabajo Control de los valores aforados y las apropiaciones presupuestales acumuladas al cierre de cada mes a las áreas de presupuesto. Profesional, División Nacional de Gestión Presupuestal

Hoja de trabajo : Control de los valores aforados y apropiados  - Acumulado

N/A

2 Revisar y analizar la información presupuestal de ingresos y gastos. Verificar la información presupuestal de: ingresos y gastos; certificados de disponibilidad presupuestal no comprometidos o con saldos pendientes; saldos por pagar de las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas; revisión de proyectos para el cierre mensual haciendo uso del Formato de validación del cierre mensual y anual del presupuesto. ------------------------¿La información presenta inconsistencias? Si: Ir a la actividad No. 3. No: Ir a la pregunta ¿Corresponde a cierre mensual o anual?--------------------- Jefes, Áreas de Presupuesto y de Nivel Nacional, de Sedes, de Facultad, |Centro e Institutos (Dirección Académica - Sede Bogotá) y/o en las Unidades especiales

Formato: Validación del cierre mensual y anual del presupuesto

SGF - QUIPU

3 Informar a la dependencia respectiva las inconsistencias para realizar las correcciones. Comunicar a las áreas de Contratación, y Tesorería, a Soporte SGF - QUIPU o a la oficina encargada de la ejecución del presupuesto, sobre las inconsistencias presentadas en los documentos soporte de la ejecución presupuestal, para su correspondiente ajuste. Asistente, Área de Presupuesto

Correo electrónico de notificación de inconsistencias

N/A

4 Recibir información de la corrección efectuada. Una vez efectuado el ajuste presupuestal por la dependencia respectiva, recibir la información a través de cualquier medio escrito para poder efectuar el cierre presupuestal. --------------¿Corresponde a cierre mensual o anual? Mensual: Ir a la actividad No. 9. Anual: Ir a la actividad No. 5. --------------------- Asistente, Área de Presupuesto

Información de ajustes

N/A

5 Validar la información de proyectos. Validar la información de proyectos teniendo en cuenta el instructivo Validar la información de proyectos para el cierre anual de presupuesto. Asistente, Área de Presupuesto

N/A

6 Solicitar la liquidación del proyecto antes del cierre presupuestal o realizar la ampliación del plazo de finalización del proyecto. Una vez identificados, se debe solicitar a los directores de proyecto o a las oficinas de planeación respectiva, la liquidación antes del cierre o la remisión del acto Director de proyecto/Jefe oficina de planeación

Comunicación escrita

N/A

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Luego ir al Procedimiento:  Realizar la liquidación financiera de proyectos

7 Constituir reservas presupuestales y cuentas por pagar para la siguiente vigencia (Cierre anual) Constituir en el SGF - QUIPU: a) Las reservas presupuestales (compromisos pendientes de obligación) el cual es validado y firmado por el responsable de presupuesto y el ordenador del gasto. b) Las cuentas por pagar (obligaciones pendientes de pago), el cual es validado y firmado por el Tesorero y por el ordenador del gasto. Cada área de presupuesto genera los reportes por empresa en el SGF-QUIPU y las custodias en su dependencia debidamente firmados. Ruta: Presupuesto/Reportes/Reservas y cxp/Reservas y cxp – Det. Áreas de Presupuesto o Tesorería / Ordenador del gasto

Relación constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar generados en QUIPU firmado

SGF –QUIPU

Ruta: Presupuesto/Reportes/Reservas y cxp/Reservas y cxp – Det.

8 Elaborar acta anual de cancelación de saldos de reservas presupuestales y cuentas por pagar no pagadas de la vigencia en cierre Con base en la información de las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas y no pagadas se debe elaborar las actas de cancelación de saldos de los compromisos presupuestales y obligaciones no pagadas al cierre de la vigencia anterior, para ser firmadas, según corresponda así: las de reservas presupuestales por el Ordenador del gasto y el Jefe de Presupuesto; y las de anulación de saldos de cuentas por pagar por el Ordenador del gasto y el Jefe de Tesorería. Servidores público designado en cada una de las dependencias (Presupuesto y Tesorería) / Jefe de Unidad (Sede Bogotá) / Tesorero / Ordenador del gasto

Actas de constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar

N/A

9 Efectuar el cierre presupuestal mensual o anual en el SGF – QUIPU Ejecutar el cierre presupuestal mensual o anual en el SGF – QUIPU, teniendo en cuenta el instructivo “Cierre mensual y anual presupuestal en el SGF- QUIPU” Profesional Presupuesto / Jefe de Presupuesto

Cierre presupuestal en el SGF -QUIPU

SGF –QUIPU

10 Efectuar cierre anual presupuestal de proyectos en el SGF-QUIPU Efectuar el cierre anual de cada uno de los proyectos en el SGF – QUIPU, teniendo en cuenta el instructivo “cierre anual presupuestal de proyectos en el SGF-QUIPU”. Profesional Presupuesto

Registro de cierre presupuestal de proyectos en el SGF – QUIPU

SGF – QUIPU


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Luego ir al procedimiento: Validar y consolidar la información presupuestal

Archivo 1._U-PR-12.001.017_Cerrar_presupuesto_v5.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Amanda Almanza REVISÓ Socorro Cardozo Miranda, María Fernanda Forero Siabato, Pilar Garcia Valencia APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Jefe, Auxiliar de Presupuesto o quienes ejercen este rol, Asistente Administrativo CARGO Jefe División Nacional de Gestión Presupuestal, Asesora y Contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo
FECHA octubre 11 de 2017 FECHA octubre 18 de 2017 FECHA octubre 20 de 2017
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