Escudo de la República de Colombia
Autorizar vigencias futuras MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: U-PR-12.001.024
Versión: 0.0
PROCEDIMIENTO: Autorizar vigencias futuras Página: 1/1

PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Autorizar la afectación de presupuestos futuros para la adquisición de compromisos cuya ejecución supera la anualidad presupuestal de la vigencia en la que se van a adquirir.

ALCANCE: Inicia con la solicitud de autorización de cupo para comprometer presupuesto con cargo a vigencias futuras y finaliza con la inclusión de los valores autorizados en la programación del presupuesto de la vigencia afectada. Aplica para la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, para las áreas Financieras y Administrativas en el Nivel de Sede y en las Unidades Especiales y para las Oficinas de Planeación en el Nivel Nacional y de Sede.

DEFINICIONES:
  1. Apropiaciones presupuestales: Son autorizaciones máximas de gastos incluidas en el presupuesto de la Universidad para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada vigencia estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contraacreditarse.

  2. CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Manual de convenios y contratos: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Para cualquier acuerdo de voluntades en el que se comprometa el presupuesto de la Universidad, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

  3. Compromiso presupuestal: Asunción de un gasto de la Universidad en cumplimiento de su función misional, con un proveedor o tercero  en desarrollo de un objeto especifico, el cual deberá ser pagado como remuneración por los bienes y/o servicios entregados o prestados; así como todas las obligaciones concernientes a las transferencias de ley y aquellos actos administrativos que causen erogación del presupuesto. Compromiso: Actos realizados por las entidades públicas que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos, los cuales deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. 

  4. Registro presupuestal: Es la operación mediante el cual se perfecciona el compromiso o acuerdo de voluntades y se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)

  5. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de diciembre de cada año.

  6. Vigencia futura: Es la autorización dada por el Consejo Superior Universitario para comprometer apropiaciones de vigencias fiscales futuras, cuando su ejecución se inicie con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en más de una vigencia (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

  1. Normatividad asociada al procedimiento Autorizar vigencias futuras

    1. Acuerdo 153 del 2014 del Consejo Superior Universitario. (Régimen Financiero) y su modificatoria.
    2. Plan Global de Desarrollo de la Universidad Nacional de Colombia establecido para el periodo rectoral.
    3. Resoluciones de distribución del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia.

     

  2. Formatos y anexos asociados al procedimiento Autorizar vigencias futuras

    1. Formato Devolución de documentos presupuestales
CONDICIONES GENERALES:

  1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
  2. La solicitud de vigencias futuras se realiza cuando, por motivos económicos, sociales y misionales, la adquisición de un compromiso por un plazo superior al de la anualidad presupuestal favorece los intereses de la Universidad Nacional de Colombia.
  3. La Sede o Unidad Especial, por conducto del Vicerrector o Director de Sede o el Director de la Unidad Especial, presentará ante la Dirección Nacional de Planeación y Estadística las solicitudes de autorización de vigencias futuras que correspondan al presupuesto de inversión y a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa si se trata de presupuesto de funcionamiento o fondos especiales, la cual deber ir acompañada del concepto técnico y económico. Estas dependencias las evaluarán y emitirán el concepto previo respectivo y tramitarán ante el Rector, para su aprobación.
  4. Para la solicitud de la vigencia futura se debe tener en cuenta el principio presupuestal de la anualidad.
  5. El Comité Nacional Financiero en sesión del 13 de octubre de 2016 aprobó el porcentaje mínimo de afectación presupuestal de la vigencia en que se aprueba la vigencia futura:

    • Para contratos que se cataloguen como contratos de obra el porcentaje mínimo será del 30%.
    • Para contratos que se sean de soporte operativo, que se deban mantener vigentes permanentemente y por consiguiente son de tracto sucesivo, el porcentaje mínimo será del 5%.
    • Para los demás casos el porcentaje mínimo será del 15%.

  6. Las vigencias futuras pueden ser autorizadas para atender gastos de funcionamiento y de inversión, siempre y cuando se destinen a gastos de programas estratégicos o asociadas a proyectos en el marco de los lineamientos, objetivos y programas del Plan de Desarrollo de la Universidad Nacional de Colombia en los que se demuestre el desarrollo institucional, el beneficio económico o la disminución de trámites precontractuales contractuales al comprometer los recursos anticipadamente.
  7. La solicitud de vigencias futuras debe estar plenamente justificada y acompañada de las proyecciones de ingresos y gastos de las vigencias que se van a afectar, indicando la fuente de financiación y especificando el nivel rentístico de los ingresos corrientes o de capital que la respaldará. Si la vigencia futura se va a financiar con el excedente financiero, éste debe corresponder a recursos del balance liquidados en la vigencia anterior disponibles para incorporar al presupuesto a la fecha de la solicitud o que se demuestre que existe un sobre recaudo que permitirá incorporar el excedente financiero anticipadamente.
  8. En ningún caso, los saldos de autorizaciones de vigencias futuras podrán ser utilizados para complementar otras autorizaciones otorgadas, ni ser utilizados en nuevos compromisos con cargo a presupuestos futuros. Estas fenecen el 31 de diciembre del año para el cual fueron aprobadas.
  9. Las vigencias futuras del presupuesto de funcionamiento serán exclusivamente para atender gastos generales o transferencias y se otorgarán en forma desagregada, es decir, por rubro presupuestal, monto y tiempo determinado. Las vigencias futuras del presupuesto de inversión deben corresponder únicamente a gastos incluidos en los programas o proyectos del Plan Global de Desarrollo de la Universidad y se otorgarán en forma desagregada por proyectos, monto y tiempo determinado.
  10. Las vigencias futuras podrán ser financiadas con los recursos propios de los ingresos recurrentes o recursos de capital recaudados, siempre y cuando no afecten la financiación de los demás gastos de funcionamiento y los proyectos que conforman el Plan de Acción Institucional de las vigencias que se están comprometiendo. Para los proyectos de destinación específica, se podrán autorizar vigencias futuras siempre y cuando los dineros se hayan recibido en la vigencia en que se autoriza la vigencia futura y se ejecutan en varias vigencias. De igual manera, pueden financiarse con aportes de la Nación sin que se exceda el monto total asignado para funcionamiento e inversión en los términos previstos en cada decreto de liquidación para cada una de las vigencias fiscales a comprometer, y una vez se hayan atendido los gastos de funcionamiento de conformidad con las prioridades establecidas por la Universidad.
  11. Las vigencias futuras de inversión también podrán financiarse con los recursos del crédito, caso en el cual la autorización por parte del Consejo Superior Universitario está supeditada a la autorización y perfeccionamiento del crédito por parte del Gobierno Nacional en los términos previstos por la ley.
  12. La solicitud de las vigencias futuras de UNISALUD de las Sedes se realiza a través de la Gerencia Nacional de UNISALUD y deberán contar con previo concepto de su Junta Directiva Nacional para aprobación del Rector.
  13. La solicitud de autorización de vigencia futura deberá presentarse por cada contrato (mismo objeto contractual) que se va a suscribir.
  14. El Rector presentará en el proyecto de presupuesto anual, un articulado sobre la asunción de compromisos para vigencias futuras en caso que éstas hayan sido autorizadas.
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID Actividad Descripción Responsable Registros Sistemas de información o aplicativos
Dependencia o unidad de gestión Cargo y/o puestos de trabajo
1 Elaborar concepto técnico y/o económico y enviar solicitud escrita para autorización de vigencias futuras firmadas Previo envío de la solicitud y remisión de la justificación técnica y económica de la Dirección del Proyecto o jefe de dependencia a quien se le haya asignado presupuesto, se debe elaborar el concepto técnico y/o económico que sustente la conveniencia de celebrar un compromiso con cargo a vigencias futuras y enviar solicitud de autorización de vigencias futuras a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa o a la Dirección Nacional de Planeación y Estadística de conformidad con el numeral 3 de las condiciones generales. Jefe, Direcciones Financieras y Administrativas de las Sedes y Unidades Especiales (para presupuesto de funcionamiento y fondos especiales)

Comunicación Escrita/ Concepto técnico y/o económico firmado

N/A

2 Recibir y analizar la solicitud con base en el concepto técnico y/o económico Recibir el requerimiento para asumir compromisos con cargo a presupuesto de vigencias futuras y analizar la solicitud con base en el concepto técnico y/o económico. -------¿Es viable la solicitud? Si: Ir a la actividad No. 4 No: Ir a la actividad No. 3 --------- Jefe, Gerencia Nacional Financiera y Administrativa / Dirección Nacional de Planeación y Estadística

Comunicación Escrita/ Concepto técnico y/o económico firmado

N/A

3 Informar al solicitante sobre la devol Comunicación Escrita/ Concepto técnico y/o económico firmado ución de la solicitud Diligenciar formato de devolución informando al solicitante los motivos por las cuales no es viable la solicitud. Luego, ir a la actividad No. 1. Asistente, Jefe, Áreas Financieras y Administrativas de las Sedes y Unidades Especiales

Formato de Devolución de Documentos presupuestales

N/A

4 Elaborar el concepto técnico y/o económico (definitivo) para vigencias futuras Elaborar el concepto técnico y/o económico (definitivo) de presupuestos de vigencias futuras. Jefe, División Nacional de Gestión Presupuestal de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa / Dirección Nacional de Planeación y Estadística

Concepto técnico y/o económico firmado 

N/A

5 Elaborar y remitir proyecto de acto administrativo Elaborar el proyecto de acto administrativo que autoriza el cupo presupuestal con cargo a vigencias futuras y remitirlo al Rector para su aprobación. Jefe, Gerencia Nacional Financiera y Administrativa/ División Nacional de Gestión Presupuestal / Dirección Nacional de Planeación y Estadística

Proyecto acto administrativo

N/A

6 Comunicar aprobación de la vigencia futura aprobada Comunicar al solicitante que el Rector emitió acto administrativo que autoriza el cupo para comprometer el presupuesto con cargo a vigencias futuras. Jefe, Gerencia Nacional Financiera y Administrativa/ División Nacional de Gestión Presupuestal / Dirección Nacional de Planeación y Estadística

Comunicación escrita/Acto administrativo firmado

N/A

7 Incluir en el proyecto de Acuerdo de aprobación del presupuesto de la vigencia fiscal, las vigencias futuras aprobadas Registrar en el proyecto de acto administrativo de aprobación del presupuesto de la vigencia fiscal, las vigencias futuras que se aprobaron para la siguiente vigencia, relacionando cada una con sus fuentes de financiación. Profesional, División Nacional de Gestión Presupuestal

Proyecto de Acuerdo 

N/A

8

¿Es primer día hábil de la vigencia fiscal?

Si: Ir al Procedimiento: Expedir certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).

Luego,   Procedimiento: Efectuar registros presupuestales del compromiso.

No: Fin del procedimiento.

Archivo U-PR-12.001.024-Autorizar_vigencias_futuras-REMFFS.pdf
CUADRO DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ Áreas de Presupuesto o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Amanda Almanza REVISÓ Socorro Cardozo Miranda, María Fernanda Forero Siabato, Pilar Garcia Valencia APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro
CARGO Jefe, Auxiliar de Presupuesto o quienes ejercen este rol, Asistente Administrativo CARGO Jefe División Nacional de Gestión Presupuestal, Asesora , Contratistas de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiera y Administrativa
FECHA febrero 10 de 2017 FECHA abril 19 de 2017 FECHA agosto 01 de 2017
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