Escudo de la República de Colombia

Optimizar el manejo de los recursos financieros de la Universidad Nacional de Colombia garantizando el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos de manera transparente, eficiente y oportuna así como la administración de los excedentes en forma eficiente y segura, a través de controles en los procedimientos.

Listado de trámites

Tesorería





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de avances por concepto de adquisición de bienes y servicios
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto por concepto adquisición de bienes y servicios, ejemplo de ello: apoyo logistico, inscripción a eventos e internacionales, adquisición de insumos y materiales, entre otros, que se efectúan de manera excepcional, para atender compromisos urgentes e imprescindibles.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

  1. Formato U-FT-12.004.068 - Legalización de avances para adquisición de bienes y servicios, debidamente diligenciado y firmado por el funcionario o docente responsable.
  2. Copia de Resolución que aprueba el gasto, conforme las disposiciones legales establecidas.
  3. Facturas de venta y/o documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos, que soportan la adquisición de bienes y servicios. En caso que el proveedor del bien o servicio le sea imposible, por razones de ubicación geográfica o causas extremas, aportar los documentos que contienen la información mínima requerida para la creación de terceros en SGF – QUIPU, como soporte del costo o gasto, puede diligenciar el Formato U-FT-12.004.003-Recibo de Pago.
  4. Comprobante de consignación, en caso que se deba practicar retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.
  5. Entrada de almacén cuando el bien adquirido así lo requiera.
  6. Cuando se requiera la creación del proveedor del bien o servicio en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el responsable del avance debe, además de los soportes solicitados:

  1. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.
  2. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de avances por concepto de Auxilio de viaje entregados a Estudiantes o auxilio de prácticas académicas
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto ocasionados en una práctica extramural o salida de campo; gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, en que los estudiantes incurran en el  desarrollo de actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia, representantes estudiantiles, entre otros.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

a. Formato U-FT-12.004.066 - Declaración Explícita Otros Conceptos - para uno o más beneficiarios debidamente diligenciado y firmado, por cada estudiante y el funcionario o docente responsable.

b.Copia de Resolución que aprueba la actividad  y auxilio de entregado a estudiantes, conforme las tarifas legales establecidas.

c.Comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los estudiantes según las tarifas vigentes, y dependiendo de su categoría tributaria.  

d.Cuando se requiera la creación del proveedor en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato  U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.

e.Opcionalmente, puede aportar facturas de venta y documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos legales para el reconocimiento de los costos y gastos asociados y comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el responsable del avance debe, además de los soportes solicitados:

a. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.

b. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Personas naturales vinculadas por la Universidad mediante orden contractual, siempre y cuando la orden lo establezca, beneficiarios de avances por concepto de gastos de transporte y estadía
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al contratista, reconociendo el costo o gasto por concepto de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar lo soportes que son:

  1. Formato U-FT-12.004.065 - Declaración Explícita para gastos de transporte y estadía de contratistas debidamente diligenciado y firmado por el contratista y visto bueno del interventor.
  2. Copia de Resolución que otorga la comisión y reconoce los gastos de transporte y estadía conforme las tarifas legales establecidas.
  3. Comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que proceda de acuerdo a la categoría tributaria del contratista.
  4. Opcionalmente, puede aportar facturas de venta y documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos legales para el reconocimiento de los costos y gastos asociados y comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el beneficiario del avance debe, además de los soportes solicitados: a. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro. b. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de avances por concepto de Gastos de viaje entregados a Evaluadores externos, Invitados, Otros.
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto por concepto viáticos.                                                        

Para tramitar la legalización de avance debe aportar lo soportes que son:        

a. Formato U-FT-12.004.066 - Declaración Explícita Otros Conceptos - para uno o más beneficiarios debidamente diligenciado y firmado, por cada uno de los invitados y el funcionario o docente responsable

b. Copia de Resolución que aprueba la actividad y reconoce los gastos de viaje entregados a evaluadores externos, invitados, entre otros, conforme las tarifas legales establecidas.

c. Cuando se requiera la creación del tercero o invitado en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato  U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.

d.Comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los evaluadores externos, invitados y otros, de acuerdo a las tarifas vigentes, y dependiendo de su calidad como extranjero o nacional.

e.Opcionalmente, puede aportar facturas de venta y documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos legales para el reconocimiento de los costos y gastos asociados y comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el responsable del avance debe, además de los soportes solicitados:

a. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.

b. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado. 

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, beneficiarios de avances por concepto de viáticos
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto por concepto viáticos, como alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar lo soportes que son:

  1. Formato U-FT-12.004.067 - Declaración Explicita para Viáticos de funcionarios docentes y administrativos, debidamente diligenciado y firmado por el funcionario, docente o administrativo
  2. Copia de Resolución que otorga la comisión y reconoce los viáticos conforme las tarifas legales establecidas.
  3. Opcionalmente, puede aportar facturas de venta y documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos legales para el reconocimiento de los costos y gastos asociados y comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el beneficiario del avance debe, además de los soportes solicitados:

  1. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.
  2. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de las cajas menores.
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de las cajas menores las cuales constituyen un fondo fijo establecido a cargo de un servidor público de la Universidad, para atender de forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos , identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el caracter de urgente e imprescindible. Se cancela definitivamente al final de la vigencia fiscal, en las fechas que establezca la Rectoría en la resolución anual de creación de cajas menores. Para esta fecha, el responsable deberá reintegrar el saldo sobrante a la cuenta bancaria de donde inicialmente se giraron los recursos

Tenga en cuenta que:

  1. La fecha de los comprobantes soportes del gasto deben corresponder a la vigencia fiscal que se está legalizando.
  2. El gasto debe efectuarse después de la constitución o del reembolso de la caja menor según el caso.
  3. Se debe elaborar mensualmente la conciliación bancaria en el caso de que la caja menor se maneje con cuenta bancaria, y que las partidas conciliatorias no presenten antigüedad superior a un (1) mes.
  4. Los gastos deben referirse al objeto y funciones de la Universidad  y su ejecución corresponder a los rubros presupuestales autorizados en la resolución de constitución.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

  1. Formato U-FT-12.004.006 - Relación de reembolso o legalización de gastos por concepto de cajas menores, debidamente diligenciado y firmado por responsable caja menor.
  2. Copia de la resolución de Rectoría con la cual se creó la caja menor para el caso del primer desembolso de caja menor o Copia de la resolución de ordenación del gasto con la que fue girada la caja menor que se está legalizando.
  3. Facturas que cumplan con lo establecido en el Art. 617 del Estatuto Tributario o documentos equivalentes a la factura, soporte de cada gasto.
  4. Formatos U-FT-12.004.043 - Comprobante de caja menor para gastos de transporte, debidamente diligenciado y firmado por beneficiario del gasto y responsable de la caja menor.
  5. Entrada de almacén cuando el bien adquirido así lo requiera.
  6. Cuando se requiera la creación del proveedor del bien o servicio en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.
  7. Comprobante de consignación, en caso que se deba practicar retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.
  8. Para quienes cuenten con cuenta bancaria, entregar la chequera al jefe del área de Tesorería de la cual se efectuó el giro de los recursos de la caja menor.
  9. comprobante consignación reintegro de los recursos no ejecutados de caja menor.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de las cajas menores.
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de las cajas menores, las cuales constituyen un fondo fijo establecido a cargo de un servidor público de la Universidad, para atender de forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos , identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el caracter de urgente e imprescindible. Procediendo así al respectivo de reembolso de los gastos ya ejecutados.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

  1. Formato U-FT-12.004.006 - Relación de reembolso o legalización de gastos por concepto de cajas menores, debidamente diligenciado y firmado por responsable caja menor.
  2. Copia de la resolución de Rectoría con la cual se creó la caja menor para el caso del primer desembolso de caja menor o Copia de la resolución de ordenación del gasto con la que fue girada la caja menor que se está legalizando.
  3. Facturas que cumplan con lo establecido en el Art. 617 del Estatuto Tributario o documentos equivalentes a la factura, soporte de cada gasto.
  4. Formatos U-FT-12.004.043 - Comprobante de caja menor para gastos de transporte, debidamente diligenciado y firmado por beneficiario del gasto y responsable de la caja menor.
  5. Entrada de almacén cuando el bien adquirido así lo requiera.
  6. Cuando se requiera la creación del proveedor del bien o servicio en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.
  7. Comprobante de consignación, en caso que se deba practicar retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Personas Naturales Contratistas
Descripción: A la categoría Tributaria de Empleado, pertenecen todas las personas  naturales residentes en Colombia, cuyos ingresos del año inmediatamente anterior provengan de la Prestación de Servicios personales en una proporción igual o superior al 80%  del total de los ingresos obtenidos.

Los servicios personales se prestan mediante el ejercicio de  profesiones liberales o servicios técnicos:

  • Se entiende que una persona ejerce una profesión liberal cuando realiza labores propias de tal profesión, independientemente de si tiene las habilitaciones o registros establecidos en las normas vigentes (título y tarjeta profesional). (Artículo 1 del Decreto 3032 de 2013).
  • Se considera servicio técnico, toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona natural en la cual predomina el conocimiento en el ejercicio de un arte, oficio o técnica, sin transferencia de dicho conocimiento. Las profesiones liberales NO se consideran servicios técnicos. (Artículo 1 del Decreto 3032 de 2013).

Condiciones Generales:

  • El "Formato: Determinación Categoría Tributaria Decretos 1070 Y 3032 De 2013" deberá entregarse anualmente en la respectiva tesoreria a mas tardar en el mes de marzo; salvo el caso de los contratos que inicien con posterioridad a dicha fecha , en cuyo caso se entregara con el primer pago.
  • El trámite de pago tiene una duración de 5 días hábiles. el cual  inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago. En caso de presentarse devoluciones el tramite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.
  • En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.

Otros Formatos: Planilla del pago de aportes de seguridad social del periodo del servicio prestado

Certificación de afiliación a ARL (Si Aplica)

Factura o documento equivalente (Si Aplica)

Paz y salvo de inventarios (Si Aplica)

Acta de liquidación anticipada (Si Aplica)

Certificado de Intereses por préstamos para adquisición de vivienda (Si Aplica)

Comprobante Mensual de Medicina Prepagada (Si Aplica)

Certificado de Seguro de Salud (Si Aplica)

Certificado de Cuentas de Ahoro y pago mensual de AFC (Si Aplica)

Ingreso al Almacen (Si Aplica)

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Personas Naturales Contratistas
Descripción: A la categoria Tributaria de Cuenta Propia, pertenecen todas las personas naturales residentes en Colombia, cuyos ingresos del año anterior provengan de la realización de una de las actividades económicas señaladas a continuación, en una proporción igual o superior al 80% del total de los ingresos obtenidos:

Actividades deportivas y otras actividades de esparcimiento, Agropecuario, silvicultura y pesca Comercio al por mayor y por menor, Comercio de vehículos, Construcción, Electricidad, gas y vapor, Fabricación de productos minerales, Fabricación de sustancias químicas, Industria de la madera, corcho y papel, Manufactura alimentos, Manufactura textiles, prendas de vestir y cuero, Minería, Servicio de transporte, almacenamiento y comunicaciones, Servicios de hoteles, restaurantes y similares y Servicios financieros.

Se considera por cuenta y riesgo propio cuando la persona asume las perdidas monetarias, las responsabilidades ante terceros, tiene más de un contratante e incurre en costos y gastos fijos en la prestación del servicio al menos en un 25% del total de ingresos. (Artículo 1 del Decreto 3032 de 2013).

Las personas que no se clasifiquen como Empleado ni Cuenta Propia, corresponderá a otros Contribuyente.

Condiciones Generales:

El “Formato: Determinación Categoría Tributaria Decretos 1070 Y 3032 De 2013” deberá entregarse anualmente en la respectiva tesoreria a mas tardar en el mes de marzo; salvo el caso de los contratos que inicien con posterioridad a dicha fecha , en cuyo cado se entregara con el primer pago.

El trámite de pago tiene una duración de 5 días habiles. el cual inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago. En caso de presentarse devoluciones el tramite incia cuando se rediquen nuevamente los documentos.

En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.Otros Formatos: Acreditar aportes de seguridad social

Factura o documento equivalente (Si Aplica)

Acta de liquidación anticipada (Si Aplica)

Ingreso al Almacen (Si Aplica)

 

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Personas Naturales Contratistas
Descripción: A la categoria Tributaria de Emplado, pertenecen todas las personas naturales residentes en Colombia, cuyos ingresos del año inmediatamente anterior provengan de la Prestación de Servicios personales en una proporción igual o superior al 80% del total de los ingresos obtenidos. Los servicios personales se prestan mediante el ejercicio de profesiones liberales o servicios tecnicos:

Se entiende que una persona ejerce una profesión liberal cuando realiza labores propias de tal profesión, independientemente de si tiene las habilitaciones o registros establecidos en las normas vigentes (título y tarjeta profesional). (Artículo 1 del Decreto 3032 de 2013).

Se considera servicio técnico, toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona natural en la cual predomina el conocimiento en el ejercicio de un arte, oficio o técnica, sin transferencia de dicho conocimiento. Las profesiones liberales NO se consideran servicios técnicos. (Artículo 1 del Decreto 3032 de 2013).

Condiciones Generales:

El “Formato: Determinación Categoría Tributaria Decretos 1070 Y 3032 De 2013” deberá entregarse anualmente en la respectiva tesoreria a mas tardar en el mes de marzo; salvo el caso de los contratos que inicien con posterioridad a dicha fecha , en cuyo cado se entregara con el primer pago.

El trámite de pago tiene una duración de 5 días habiles. el cual inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago. En caso de presentarse devoluciones el tramite incia cuando se rediquen nuevamente los documentos.

En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.Otros Formatos: Acreditar aportes de seguridad social

Factura o documento equivalente (Si Aplica)

Certificado de Intereses por préstamos para adquisición de vivienda (Si Aplica)

Comprobante Mensual de Medicina Prepagada (Si Aplica)

Certificado de Seguro de Salud (Si Aplica)

Certificado de Cuentas de Ahoro y pago mensual de AFC (Si Aplica)

Ingreso al Almacen (Si Aplica)

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Personas Naturales Contratistas
Descripción: Es el trámite mediante el cual se realiza el giro para cubrir los  gastos de por concepto de gastos de viaje, como alojamiento, alimentación y transporte o movilización del contratistas dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

Para el caso de contratistas la orden de servicio debe estar vigente y tener la clausula que autorice los gastos de viaje.Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 





Dirigido: Personas Naturales Contratistas
Descripción: Es el trámite mediante el cual se realiza el giro para cubrir los  gastos de por concepto de viáticos, como alojamiento, alimentación y transporte o movilización del funcionario dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 









Dirigido: Personas Juridicas Contratistas
Descripción: Es la modalidad mediante la cual se entrega al contratista un porcentaje del valor pactado antes de impuestos, con el fin de que pueda sufragar los gastos inherentes al cumplimiento de sus obligaciones y con esa exclusiva destinación.

Las sumas entregadas en esta modalidad pertenecen a la Universidad y deben ser amortizadas en la proporción en que se pacte en la orden contractual o contrato.Otros Formatos: COPIA Poliza de amparo del anticipo

Plan de manejo del anticipo (CUANDO APLIQUE)

 





Dirigido: Personas Juridicas Contratistas
Descripción: El trámite de pago tiene una duración de 5 días habiles, e inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago.

En caso de presentarse devoluciones el tramite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.

En el caso de facturación por computador, esta debe acreditarse con la respectiva Resolución de Autorización emitida por la DIAN.

En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.Otros Formatos: Constancia de pago de aportes al sistema de seguridad social y paz y salvo de parafiscales

Factura o documento equivalente

Acta de entregas parciales de obra (Si Aplica)

Acta de liquidación anticipada (Si Aplica)

Entrada de almacén (Si Aplica)

COPIA Poliza de amparo del anticipo

Plan de manejo del anticipo (CUANDO APLIQUE)

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Estudiantes UNAL
Descripción: Corresponden a los pagos realizado a Estudiantes como retribució o contraprestación por labores prestadas a la Universidad.

El trámite de pago tiene una duración de 5 días habiles. el cual  inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago.

En caso de presentarse devoluciones el tramite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Proveedores, contratistas y funcionarios docentes y administrativos
Descripción: Es el trámite mediante el cual un tercero puede acceder a los certificados que requiera para efectos tributarios. La solicitud del certificado se efectúa a través de la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, en la opción “Solicitudes en Línea”.









Dirigido: Usuarios internos y externos
Descripción: Es el tramite mediante el cual se realiza la devolución de la inscripción para el éxamen de admisión en los siguientes casos:

  1. Programas de pregrado, únicamente por doble consignación.
  2. Programas de posgrados en el caso que dicho programa no se realice. Para lo cual debe realizar la solictud a la Dirección Nacional de Admisiones; una vez autorizado el reembolso debe adjuntar copaia de documento de identidad, copia de consignación y formato creación de tercero U-FT-12.005.003.

Otros Formatos: Formato U-FT-12.005.003

 









Descripción: Obtener la devolución y/o compensación de pagos en exceso o lo no debido, si ha cancelado sumas mayores por concepto de obligaciones no tributarias o ha efectuado pagos sin que exista causa legal para hacer exigible su cumplimiento.





Dirigido: Ciudadanos, extranjeros y organizaciones
Descripción:

RECOPILAR DOCUMENTOS REQUERIDOS

  • Solicitud escrita de devolución de los dineros cobrados en exceso: 1 Original(es) (Solicitud escrita de devolución de los dineros cobrados en exceso).

RADICAR LA SOLICITUD DE DE DEVOLUCIÓN DE DINERO

  • Debe dirigirse a la dependencia que realizó el cobro en exceso y radicar la solicitud son los soportes requeridos.
PuntoDepartamento/MunicipioDirecciónTeléfono
Universidad Nacional de ColombiaBogotá, Distrito CapitalCarrera 45 N° 26 -853165000

 

RESPUESTA A LA SOLICITUD

  • Mediante resolución o documento se hace entrega del dinero cobrado en exceso: 1 Original(es) (Resolución o documento de autorización para la devolución del dinero cobrado en exceso)
  • Anotaciones Adicionales: El dinero se consigna o se entrega mediante cheque.

 

 





Descripción:

  • Ley 153 de 1887, (Artículo 2536)
  • Decreto 2277 de 2012, (Artículos 11, 16)
  • Ley 57 de 1887, (Artículos 2313, 2315)
  • Decreto 624 de 1989, (Artículos 850, 865)




Descripción:

PuntoDepartamento/MunicipioDirecciónTeléfono
Universidad Nacional de ColombiaBogotá, Distrito CapitalCarrera 45 N° 26 -853165000




Encuesta de satisfaccion tesorería

¿Cómo evaluaría la claridad de la información ofrecida acerca del tramite realizado?
¿Cómo calificaría el tiempo de respuesta a su trámite teniendo en cuenta los plazos establecidos en la normativa ?
¿Cómo calificaría la atención recibida para su trámite por parte de los funcionarios de la tesorería ?

Tesoreria

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  • En el Formato U-FT-12 0004,063 de Categoría Tributaria ¿Qué diferencia hay entre profesión liberal y servicio técnico?

    Se entiende que una persona ejerce una profesión liberal cuando realiza labores propias de tal profesión, independientemente de si tiene las habilitaciones o registros establecidos en las normas vigentes (título y tarjeta profesional). (Artículo 1 del Decreto 3032 de 2013). Se considera servicio técnico, toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona natural en la cual predomina el conocimiento en el ejercicio de un arte, oficio o técnica, sin transferencia de dicho conocimiento. Las profesiones liberales NO se consideran servicios técnicos. (Artículo 1 del Decreto 3032 de 2013).

  • ¿Como determino la base de cotización a seguridad social?

    Para calcular el Ingreso Base de Cotización – IBC, se debe conocer primero el Valor Mensualizado del Contrato, el cual se halla tomando el valor total del contrato sin IVA y dividiéndolo en el número de meses que toca el contrato desde la fecha de inicio hasta la fecha de terminación.  Sin importar cuantos días del mes toque el contrato se contabiliza por mes, ya que las normas de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -  PILA están dadas por mes y no en fracciones.

  • ¿Como determino la proporción del 80% para la determinación de la Categoría Tributaria de Empleado?

    Para establecer el monto del ochenta por ciento 80% de ingresos se deben computar y sumar, en el evento en que se perciban por la misma personal natural, los ingresos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria, los ingresos provenientes del ejercicio de profesiones liberales como también los provenientes de la prestación de servicios técnicos, los ingresos provenientes de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos laborales. (Artículos 2 y 4 del Decreto 3032 de 2013).

    No se tendrán en cuenta las rentas sometidas al régimen del impuesto complementario de ganancias ocasionales, ni las provenientes de enajenación de activos fijos poseídos por menos de dos (2) años, los retiros parciales o totales de los aportes, voluntarios a Fondos de Pensiones y de ahorros en las cuentas para el fomento de la construcción "AFC"  siempre y cuando correspondan a ingresos que se hayan percibido y destinado en un periodo o periodos fiscales distintos al periodo fiscal en el cual se efectúa el retiro del Fondo o cuenta, según corresponda.  (Artículos 4 del Decreto 3032 de 2013).

  • ¿Como diligencio el Formato "Certificado Para La Aplicación del Decreto 0099 Del 25 De Enero De 2013", cuando mi contrato tuvo una prorroga?

    En los casos que el contrato presenta una adición, la cual comienza en el mismo mes que termina el contrato inicial, se debe diligenciar la prorroga en un renglón diferente al del contrato, para el pago del mes en que están vigentes simultáneamente el contrato inicial y la adición. En los demás meses solo se debe diligenciar la prorroga vigente. 

    En el caso contrario, que la fecha inicial de la adición no coincida en el mismo mes con la fecha de terminación del contrato inicial,  no se requiere el diligenciamiento simultáneo del contrato y la adición por no traslaparse. 

  • ¿Cómo sé cuánto debo aportar a seguridad social?

    De acuerdo al valor y tiempo de la orden de servicio, ingresar información al Decreto 99 (en la página web de gerencia en documentos) y automáticamente le dará el reporte de cuánto debe aportar. 

  • ¿Cómo sé hasta cuando puedo radicar cumplidos?

    Consultando el Cronograma en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, en la sección de Normativa.

  • ¿Cómo sé que documentos debo anexar a mi cumplido?

    Se pueden consultar los requisitos en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa en la la opción "trámites" 

  • ¿Cómo se solicita Certificado de Parafiscales?

    Realizando Solicitud en Línea "Paz y Salvo de Parafiscales" (en solicitudes en línea aparece los datos requeridos)

  • ¿Cómo solicitar Certificados de Retención?

    Realizando Solicitud en Línea de "Certificado de retención" (en solicitudes en línea aparece los datos requeridos).

  • ¿Cuál es el horario de atención para radicación de cumplidos?

    Para Nivel Nacional, Tumaco y Regalías: Lunes a Viernes de 8 a.m. a 12 m en la División Nacional de Gestión de Tesoreria.

  • ¿Cuáles son los medios de pago que utiliza la Universidad?

    La Universidad Nacional por un tema de agilización, bancarización y seguridad propende el pago por transferencia electrónica.

  • ¿Cuáles son los topes para la cotización a seguridad social?

    La normativa establece que en ningún caso el IBC puede ser inferior a un (1) SMLMV, ni superior a 25 SMLMV al final de determinado mes.

  • ¿Cuando debo entregar el Formato Determinación Categoría Tributaria Decretos 1070 Y 3032 De 2013?

    El "Formato: Determinación Categoría Tributaria Decretos 1070 Y 3032 De 2013" deberá entregarse anualmente en la respectiva tesorería a más tardar el 31 de marzo de cada año por parte de los trabajadores independientes y los estudiantes de los acuerdos 012 y 040 de 2004; salvo el caso de los contratos que inicien con posterioridad a dicha fecha, en cuyo caso se entregará con el primer pago.

  • ¿Cuándo puedo solicitar la devolución de mi inscripción para exámen de admisión?

    En los siguientes casos:

    1. Para los programas de pregrado: únicamente en el caso de doble consignación.
    2. Para los programas de posgrado: a)En el caso de doble consignación y b)La no apertura del programa al cual se inscribio.
  • ¿Cuando se considera que un avance fue legalizado?

    Cuando se radican los documentos completos e idóneos en la respectiva área de Tesorería o dependencia que recibe los documentos de legalización de avances.

  • ¿Cuando un avance se gira como anticipo y cuando como gasto?

    Se gira como anticipo antes de finalizar la comisión y como gasto si el giro se hace con posterioridad a la comisión. 

  • ¿Cuánto es el tiempo máximo para legalizar un avance?

    Según el artículo 46 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, los avances por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos, auxilio o gastos de marcha, o auxilio de viaje y adquisición de bienes o servicios, deberán ser legalizados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del objeto del avance, o del vencimiento del plazo establecido, en los casos de adquisición de bienes o servicios.

  • ¿Cuánto puedo deducir por dependientes?

    Una deducción mensual de hasta el 10% del total de los ingresos brutos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria en el respectivo mes por concepto de dependientes, hasta un máximo de treinta y dos (32) UVT mensuales.  (Artículo 2, numeral 3 artículo 0099 de 2013.).

  • ¿Cuánto se demora en salir mi pago después de radicar un cumplido?

    Cinco (5) días hábiles después de radicado el cumplido. SIEMPRE Y CUANDO LOS DOCUMENTOS ESTEN COMPLETOS Y CORRECTAMENTE DILIGENCIADOS

  • ¿Dónde debo radicar los cumplidos ?

    Para Nivel Nacional, Tumaco y Regalías se debe radicar en la ventanilla de la División Nacional de Gestión de Tesoreria ubicada en el Edificio Uriel Gutierrez Oficina 477. 

  • ¿En el caso de legalizar con facturas y documentos equivalentes, cuáles son los requisitos, que estas deben cumplir?

    Los requisitos que deben cumplir las facturas de venta o documentos equivalentes, están establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, así:

    1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
    2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
    3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
    4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
    5. Fecha de su expedición.
    6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
    7. Valor total de la operación.
    8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
    9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

    Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

  • ¿Los contratista pueden tener autorizado más de un (1) avance simultanemante?

    Según el artículo 39 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, No se autorizarán gastos de transporte y estadía a contratistas que tengan pendiente la legalización de avances anteriores, a menos que se trate de una ampliación del número de días requeridos para la actividad que se está realizando.

  • ¿Los docentes, funcionarios administrativos pueden tener autorizado más de un (1) avance simultanemante?

    Según el artículo 16 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, si, se podrá conceder en forma simultánea hasta tres (3) avances a un mismo docente o administrativo.

  • ¿Mi cónyuge también puede obtener el descuento?

    La deducción de la base de retención no podrá ser solicitada por más de un contribuyente en relación con el mismo dependiente.

  • ¿Para la devolución de inscripcion de exámenes de admisión, la cuenta bancaria, debe estar a mi nombre?

    Sí, ya que la transferencia se realiza a nombre del solicitante y no de un tercero.

  • ¿Para legalizar los avances, en qué casos es obligatorio allegar facturas y documentos equivalentes, como soporte?

    Es obligatorio en todos los casos cuándo se conceden avances para la adquisición de bienes y/o servicios, los documentos soportes deben cumplir con los requisitos establecidos en el estatuto tributario y la correspondiente entrada de almacén en el caso de la adquisición de bienes devolutivos.

  • ¿Puedo cotizar a seguridad social por un lapso inferior a 30 días ó fracción de mes?

    El SGSSI no acepta cotizaciones parciales o por fracción de mes, razón por la cual el aporte se debe efectuar por mes completo, independientemente de si la duración del contrato es inferior a un mes.

  • ¿Que conceptos pueden disminuir la base de retención de los trabajadores independientes de la categoría de "Empleados"?

    Para obtener la base del cálculo de la retención en la fuente prevista en el artículo 383 del Estatuto Tributario, podrán disminuir los pagos efectivamente realizados por los siguientes conceptos: 

    1. En el caso de empleados que tengan derecho a la deducción por intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda, la base de retención se disminuirá proporcionalmente en la forma indicada en las normas reglamentarias vigentes. 
    2. Los pagos por salud señalados en los literales a) y b) del artículo 387 del Estatuto Tributario, siempre que el valor a disminuir mensualmente, no supere dieciséis (16) UVT mensuales, y se cumplan las condiciones de control indicadas en las normas reglamentarias vigentes. 
    3. Una deducción mensual de hasta el 10% del total de los ingresos brutos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria en el respectivo mes por concepto de dependientes, hasta un máximo de treinta y dos (32) UVT mensuales.
  • ¿Qué es un avance?

    Según el numeral 1.4 del artículo 4 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009 es un anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios.

  • ¿Qué pasa si no se legaliza el avance durante el término establecido?

    Según el artículo 54 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, el valor del avance no legalizado por parte del docente o administrativo, dentro del término establecido en la presente resolución, se descontará, previa verificación de la capacidad de endeudamiento por parte de la Oficina de Personal o de la dependencia que haga sus veces, del sueldo o de las prestaciones sociales, teniendo como soporte la documentación enviada por parte de la dependencia encargada de efectuar la legalización. En el caso de los contratistas el artículo 55 de la misma resolucíon señala que Los avances no legalizados girados a contratistas se deberán descontar del saldo de la respectiva orden contractual.

    Estos casos, deberán ser informados por el jefe de la dependencia encargada de efectuar la legalización, mediante escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces, para lo de su competencia. 

  • ¿Qué pasa si no se utiliza la totalidad del avance aprobado?

    Según el artículo 49 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, todo beneficiario de un avance deberá reintegrar a la tesorería o la dependencia que haga sus veces en la Universidad los recursos que no se gastaron del avance concedido.

  • ¿Qué pasa si para legalizar avance por concepto de gastos de trasnporte y estadía de contratista, no entrego soportes?

    El costo o gasto por este concepto  será reconocido a nombre del contratista, y se constituye en ingreso gravado en cabeza de él, lo cual deberá tener en cuenta en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, para ello la tesorería responsable entrega anualmente certificado.

  • ¿Qué pasa si para legalizar avance por concepto de viáticos no entrego soportes?

    El costo o gasto por concepto de viáticos será reconocido a nombre del funcionario, docente o administrativo y no constituye ingreso gravado, lo cual deberá tener en cuenta en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, para ello la tesorería responsable entrega anualmente certificado por este concepto.

  • ¿Qué se entiende por dependientes?

    Artículo 2, parágrafo 3 decreto 0099/2013.  Se entenderá por dependientes únicamente: 

    1. Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad y dependan económicamente del contribuyente. 
    2. Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente. 
    3. Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal. 
    4. El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientos sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, y 
    5. Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
  • ¿Quienes pertenecen a la categoría tributaria Cuenta Propia?

    A la categoría  Tributaria de Cuenta Propia, pertenecen todas las personas  naturales residentes en Colombia, cuyos ingresos del año anterior provengan de la realización de una de las actividades económicas señaladas a continuación, en una proporción igual o superior al 80%  del total de los ingresos obtenidos:

    Actividades deportivas y otras actividades de esparcimiento, Agropecuario, silvicultura y pesca.

    Comercio al por mayor y por menor, Comercio de vehículos, Construcción, Electricidad, gas y vapor, Fabricación de productos minerales, Fabricación de sustancias químicas, Industria de la madera, corcho y papel, Manufactura alimentos, Manufactura textiles, prendas de vestir y cuero, Minería, Servicio de transporte, almacenamiento y comunicaciones, Servicios de hoteles, restaurantes y similares y Servicios financieros.

    Se considera por cuenta y riesgo propio cuando la persona asume las perdidas monetarias, las responsabilidades ante terceros, tiene más de un contratante e incurre en costos y gastos fijos en la prestación del servicio al menos en un 25% del total de ingresos. (Artículo 1 del Decreto 3032 de 2013).

  • ¿Quienes pertenecen a la categoría tributaria de Empleados?

    A la categoría  Tributaria de Empleado, pertenecen todas las personas  naturales residentes en Colombia, cuyos ingresos del año inmediatamente anterior provengan de la Prestación de Servicios personales en una proporción igual o superior al 80%  del total de los ingresos obtenidos. Los servicios personales se prestan mediante el ejercicio de  profesiones liberales o servicios técnicos:

    • Se entiende que una persona ejerce una profesión liberal cuando realiza labores propias de tal profesión, independientemente de si tiene las habilitaciones o registros establecidos en las normas vigentes (título y tarjeta profesional). (Artículo 1 del Decreto 3032 de 2013).
    • Se considera servicio técnico, toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona natural en la cual predomina el conocimiento en el ejercicio de un arte, oficio o técnica, sin transferencia de dicho conocimiento. Las profesiones liberales NO se consideran servicios técnicos. (Artículo 1 del Decreto 3032 de 2013).
  • ¿Se puede autorizar un avance por concepto de gastos de trasnporte y estadía de un contratista, a un funcionario, docente o administrativo?

    Según el artículo 38 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, si, en caso de que el saldo de la orden contractual no alcance a cubrir el valor de los gastos de transporte y estadía, se podrá autorizar el avance a nombre de un docente o administrativo, quien se responsabilizará del avance y de su legalización, para lo cual deberá firmar el formato de descuento de avance no legalizado que se haría efectivo en caso de que el servidor público no lo legalice oportunamente. 

  • ¿Se puede conceder avances para adquisición de bienes y servicios, a contratsitas, estudiantes, docentes o cualquier miembro de la comunidad universitaria?

    Según el artículo 40 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, no,  únicamente a docentes y administrativos.