Escudo de la República de Colombia

Optimizar el manejo de los recursos financieros de la Universidad Nacional de Colombia garantizando el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos de manera transparente, eficiente y oportuna así como la administración de los excedentes en forma eficiente y segura, a través de controles en los procedimientos.

Listado de trámites

Tesorería





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de avances por concepto de adquisición de bienes y servicios
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto por concepto adquisición de bienes y servicios, ejemplo de ello: apoyo logistico, inscripción a eventos e internacionales, adquisición de insumos y materiales, entre otros, que se efectúan de manera excepcional, para atender compromisos urgentes e imprescindibles.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

  1. Formato U-FT-12.004.068 - Legalización de avances para adquisición de bienes y servicios, debidamente diligenciado y firmado por el funcionario o docente responsable.
  2. Copia de Resolución que aprueba el gasto, conforme las disposiciones legales establecidas.
  3. Facturas de venta y/o documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos, que soportan la adquisición de bienes y servicios. En caso que el proveedor del bien o servicio le sea imposible, por razones de ubicación geográfica o causas extremas, aportar los documentos que contienen la información mínima requerida para la creación de terceros en SGF – QUIPU, como soporte del costo o gasto, puede diligenciar el Formato U-FT-12.004.003-Recibo de Pago.
  4. Comprobante de consignación, en caso que se deba practicar retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.
  5. Entrada de almacén cuando el bien adquirido así lo requiera.
  6. Cuando se requiera la creación del proveedor del bien o servicio en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el responsable del avance debe, además de los soportes solicitados:

  1. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.
  2. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de avances por concepto de Auxilio de viaje entregados a Estudiantes o auxilio de prácticas académicas
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto ocasionados en una práctica extramural o salida de campo; gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, en que los estudiantes incurran en el  desarrollo de actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia, representantes estudiantiles, entre otros.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

a. Formato U-FT-12.004.066 - Declaración Explícita Otros Conceptos - para uno o más beneficiarios debidamente diligenciado y firmado, por cada estudiante y el funcionario o docente responsable.

b.Copia de Resolución que aprueba la actividad  y auxilio de entregado a estudiantes, conforme las tarifas legales establecidas.

c.Comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los estudiantes según las tarifas vigentes, y dependiendo de su categoría tributaria.  

d.Cuando se requiera la creación del proveedor en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato  U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.

e.Opcionalmente, puede aportar facturas de venta y documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos legales para el reconocimiento de los costos y gastos asociados y comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el responsable del avance debe, además de los soportes solicitados:

a. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.

b. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Personas naturales vinculadas por la Universidad mediante orden contractual, siempre y cuando la orden lo establezca, beneficiarios de avances por concepto de gastos de transporte y estadía
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al contratista, reconociendo el costo o gasto por concepto de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar lo soportes que son:

  1. Formato U-FT-12.004.065 - Declaración Explícita para gastos de transporte y estadía de contratistas debidamente diligenciado y firmado por el contratista y visto bueno del interventor.
  2. Copia de Resolución que otorga la comisión y reconoce los gastos de transporte y estadía conforme las tarifas legales establecidas.
  3. Comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que proceda de acuerdo a la categoría tributaria del contratista.
  4. Opcionalmente, puede aportar facturas de venta y documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos legales para el reconocimiento de los costos y gastos asociados y comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el beneficiario del avance debe, además de los soportes solicitados: a. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro. b. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de avances por concepto de Gastos de viaje entregados a Evaluadores externos, Invitados, Otros.
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto por concepto viáticos.                                                        

Para tramitar la legalización de avance debe aportar lo soportes que son:        

a. Formato U-FT-12.004.066 - Declaración Explícita Otros Conceptos - para uno o más beneficiarios debidamente diligenciado y firmado, por cada uno de los invitados y el funcionario o docente responsable

b. Copia de Resolución que aprueba la actividad y reconoce los gastos de viaje entregados a evaluadores externos, invitados, entre otros, conforme las tarifas legales establecidas.

c. Cuando se requiera la creación del tercero o invitado en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato  U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.

d.Comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los evaluadores externos, invitados y otros, de acuerdo a las tarifas vigentes, y dependiendo de su calidad como extranjero o nacional.

e.Opcionalmente, puede aportar facturas de venta y documentos equivalentes con el cumplimiento total de los requisitos legales para el reconocimiento de los costos y gastos asociados y comprobante de consignación, en caso de retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el responsable del avance debe, además de los soportes solicitados:

a. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.

b. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado. 

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, beneficiarios de avances por concepto de viáticos
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido y se cancela la cuenta por cobrar al empleado, reconociendo el costo o gasto por concepto viáticos, como alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar lo soportes que son:

  1. Formato U-FT-12.004.067 - Declaración Explicita para Viáticos de funcionarios docentes y administrativos, debidamente diligenciado y firmado por el funcionario, docente o administrativo
  2. Copia de Resolución que otorga la comisión y reconoce los viáticos conforme las tarifas legales establecidas.

De presentarse reintegro de recursos por menor valor legalizado o reintegro total el beneficiario del avance debe, además de los soportes solicitados:

  1. Solicitar a la Tesorería que efectuó el giro la información de la cuenta bancaria a la cual se debe realizar el reintegro.
  2. Entregar comprobante de consignación  por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado.

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de las cajas menores.
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de las cajas menores las cuales constituyen un fondo fijo establecido a cargo de un servidor público de la Universidad, para atender de forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos , identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el caracter de urgente e imprescindible. Se cancela definitivamente al final de la vigencia fiscal, en las fechas que establezca la Rectoría en la resolución anual de creación de cajas menores. Para esta fecha, el responsable deberá reintegrar el saldo sobrante a la cuenta bancaria de donde inicialmente se giraron los recursos

Tenga en cuenta que:

  1. La fecha de los comprobantes soportes del gasto deben corresponder a la vigencia fiscal que se está legalizando.
  2. El gasto debe efectuarse después de la constitución o del reembolso de la caja menor según el caso.
  3. Se debe elaborar mensualmente la conciliación bancaria en el caso de que la caja menor se maneje con cuenta bancaria, y que las partidas conciliatorias no presenten antigüedad superior a un (1) mes.
  4. Los gastos deben referirse al objeto y funciones de la Universidad  y su ejecución corresponder a los rubros presupuestales autorizados en la resolución de constitución.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

  1. Formato U-FT-12.004.006 - Relación de reembolso o legalización de gastos por concepto de cajas menores, debidamente diligenciado y firmado por responsable caja menor.
  2. Copia de la resolución de Rectoría con la cual se creó la caja menor para el caso del primer desembolso de caja menor o Copia de la resolución de ordenación del gasto con la que fue girada la caja menor que se está legalizando.
  3. Facturas que cumplan con lo establecido en el Art. 617 del Estatuto Tributario o documentos equivalentes a la factura, soporte de cada gasto.
  4. Formatos U-FT-12.004.043 - Comprobante de caja menor para gastos de transporte, debidamente diligenciado y firmado por beneficiario del gasto y responsable de la caja menor.
  5. Entrada de almacén cuando el bien adquirido así lo requiera.
  6. Cuando se requiera la creación del proveedor del bien o servicio en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.
  7. Comprobante de consignación, en caso que se deba practicar retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.
  8. Para quienes cuenten con cuenta bancaria, entregar la chequera al jefe del área de Tesorería de la cual se efectuó el giro de los recursos de la caja menor.
  9. comprobante consignación reintegro de los recursos no ejecutados de caja menor.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad, vinculados bajo cualquier modalidad legal y reglamentaria, responsables de las cajas menores.
Descripción: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de las cajas menores, las cuales constituyen un fondo fijo establecido a cargo de un servidor público de la Universidad, para atender de forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos , identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el caracter de urgente e imprescindible. Procediendo así al respectivo de reembolso de los gastos ya ejecutados.

Para tramitar la legalización de avance debe aportar los siguientes soportes:

  1. Formato U-FT-12.004.006 - Relación de reembolso o legalización de gastos por concepto de cajas menores, debidamente diligenciado y firmado por responsable caja menor.
  2. Copia de la resolución de Rectoría con la cual se creó la caja menor para el caso del primer desembolso de caja menor o Copia de la resolución de ordenación del gasto con la que fue girada la caja menor que se está legalizando.
  3. Facturas que cumplan con lo establecido en el Art. 617 del Estatuto Tributario o documentos equivalentes a la factura, soporte de cada gasto.
  4. Formatos U-FT-12.004.043 - Comprobante de caja menor para gastos de transporte, debidamente diligenciado y firmado por beneficiario del gasto y responsable de la caja menor.
  5. Entrada de almacén cuando el bien adquirido así lo requiera.
  6. Cuando se requiera la creación del proveedor del bien o servicio en el SFG – QUIPU,  debe diligenciar la información del tercero a crear  en el Formato U-FT-12.005.003 Creación y actualización de terceros, y adjuntar fotocopia del RUT, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería según sea el caso, y allegar a las áreas responsables.
  7. Comprobante de consignación, en caso que se deba practicar retenciones por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores, de acuerdo a las tarifas vigentes.

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Personas Naturales
Descripción: Para efectos de retención en la fuente la cédula de renta de trabajo aplica para los pagos efectuados por concepto de honorarios y por la compensación por servicios personales obtenidos por las personas que informan que no han contratado o vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad.

Condiciones Generales:

  • El "Formato: " Certificación para la aplicación de ley 1819 de 2016" deberá entregarse previo a cada pago en la respectiva tesorería.
  • El trámite de pago tiene una duración de 5 días hábiles. el cual  inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago. En caso de presentarse devoluciones el trámite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.
  • En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.
  • Las personas que informen que  han contratado o vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad deben diligenciar el formato "Certificación rentas no laborales – Ley 1819 de 2016"

Otros Formatos: Planilla del pago de aportes de seguridad social del periodo del servicio prestado

Certificación de afiliación a ARL (Si Aplica)

Factura o documento equivalente (Si Aplica)

Paz y salvo de inventarios (Si Aplica)

Acta de liquidación anticipada (Si Aplica)

Certificado de Intereses por préstamos para adquisición de vivienda (Si Aplica)

Comprobante Mensual de Medicina Prepagada (Si Aplica)

Certificado de Seguro de Salud (Si Aplica)

Certificado de Cuentas de Ahorro y pago mensual de AFC (Si Aplica)

Ingreso al Almacén (Si Aplica)

 

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Personas Naturales
Descripción: Para efectos de retención en la fuente la cédula de renta no laboral  aplica para los pagos efectuados por concepto de honorarios y por la compensación por servicios personales obtenidos por las personas que informan que han contratado o vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad.

Condiciones Generales:

 

  • Para efectos de la retención en la fuente se aplicarán las tarifas establecidas en la normativa tributaria vigente.
  • El "Formato: "Certificación rentas no laborales – Ley 1819 de 2016" deberá entregarse previo a cada pago en la respectiva tesorería.
  • Si la persona natural requiere el uso del   "Formato: "Certificación de expensas – Artículo 107 E.T”,  deberá entregarlo previo a cada pago en la respectiva tesorería.
  • El trámite de pago tiene una duración de 5 días hábiles. el cual  inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago. En caso de presentarse devoluciones el trámite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.
  • En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.

Otros Formatos: Planilla del pago de aportes de seguridad social del periodo del servicio prestado.

Certificación de afiliación a ARL (Si Aplica).

Factura o documento equivalente (Si Aplica).

Paz y salvo de inventarios (Si Aplica).

Acta de liquidación anticipada (Si Aplica).

Ingreso al Almacén (Si Aplica).

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Personas Naturales
Descripción: Adquirir bienes con personas naturales, requeridos por las diferentes dependencias y proyectos de la Universidad Nacional de Colombia.

Condiciones Generales:

  • Para efectos de la retención en la fuente se aplicarán las tarifas establecidas en la normativa tributaria vigente.
  • Si la persona natural requiere el uso del   "Formato: "Certificación de expensas – Artículo 107 E.T”,  deberá entregarlo previo a cada pago en la respectiva tesorería.
  • El trámite de pago tiene una duración de 5 días hábiles. el cual inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago. En caso de presentarse devoluciones el trámite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.
  • En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.

Otros Formatos: Acreditar aportes de seguridad social.

Factura o documento equivalente (Si Aplica).

Ingreso al Almacén (Si Aplica).

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Personas Naturales Contratistas
Descripción: Es el trámite mediante el cual se realiza el giro para cubrir los  gastos de por concepto de gastos de viaje, como alojamiento, alimentación y transporte o movilización del contratistas dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

Para el caso de contratistas la orden de servicio debe estar vigente y tener la clausula que autorice los gastos de viaje.

 

Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 





Dirigido: Estudiantes, Evaluadores externos, Miembros de cuerpos colegiados, Invitados académicos
Descripción: Es el trámite mediante el cual se realiza el giro para cubrir los  gastos por de concepto de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de estudiantes, evaluadores externos, miembros de cuerpos colegiados, invitados académicos, dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

 

Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 





Dirigido: Funcionarios docentes y administrativos de la Universidad Nacional de Colombia
Descripción: Es el trámite mediante el cual se realiza el giro para cubrir los  gastos de por concepto de viáticos, como alojamiento, alimentación y transporte o movilización del funcionario dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

 

Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 









Dirigido: Personas Juridicas Contratistas
Descripción: Es la modalidad mediante la cual se entrega al contratista un porcentaje del valor pactado antes de impuestos, con el fin de que pueda sufragar los gastos inherentes al cumplimiento de sus obligaciones y con esa exclusiva destinación.

Las sumas entregadas en esta modalidad pertenecen a la Universidad y deben ser amortizadas en la proporción en que se pacte en la orden contractual o contrato.

 

Otros Formatos: COPIA Poliza de amparo del anticipo

Plan de manejo del anticipo (CUANDO APLIQUE)

 





Dirigido: Personas Juridicas Contratistas
Descripción: El trámite de pago tiene una duración de 5 días habiles, e inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago.

En caso de presentarse devoluciones el tramite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.

En el caso de facturación por computador, esta debe acreditarse con la respectiva Resolución de Autorización emitida por la DIAN.

En caso que el contribuyente se encuentre obligado a facturar, esta deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.

 

Otros Formatos: Constancia de pago de aportes al sistema de seguridad social y paz y salvo de parafiscales

Factura o documento equivalente

Acta de entregas parciales de obra (Si Aplica)

Acta de liquidación anticipada (Si Aplica)

Entrada de almacén (Si Aplica)

COPIA Poliza de amparo del anticipo

Plan de manejo del anticipo (CUANDO APLIQUE)

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Estudiantes UNAL
Descripción: Corresponden a los pagos realizado a Estudiantes como retribución o contraprestación por labores prestadas a la Universidad.

El trámite de pago tiene una duración de 5 días habiles. el cual  inicia con la correcta radicación de los documentos en la respectiva tesorería y culmina con el pago.

En caso de presentarse devoluciones el tramite inicia cuando se radiquen nuevamente los documentos.

 

Otros Formatos: Resolución de ordenación del gasto

 

Formatos asociados al trámite









Dirigido: Proveedores, contratistas y funcionarios docentes y administrativos
Descripción: Es el trámite mediante el cual un tercero puede acceder a los certificados que requiera para efectos tributarios. La solicitud del certificado se efectúa a través de la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, en la opción “Solicitudes en Línea”.

Los certificados de Ingresos y retenciones de personas naturales se encuentra en la siguiente ruta: http://gerencia.unal.edu.co > Documentos y sitios de interés > Sitios de Interés. 









Dirigido: Usuarios internos y externos
Descripción: Es el tramite mediante el cual se realiza la devolución de la inscripción para el examen de admisión en los siguientes casos:

  1. Programas de pregrado, únicamente por doble consignación.
  2. Programas de posgrados en el caso que dicho programa no se realice. Para lo cual debe realizar la solicitud a la Dirección Nacional de Admisiones; una vez autorizado el reembolso debe adjuntar copia de documento de identidad, copia de consignación y formato creación de tercero.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Ciudadanos, extranjeros y organizaciones
Descripción: Obtener la devolución y/o compensación de pagos en exceso o lo no debido, si ha cancelado sumas mayores por concepto de obligaciones no tributarias o ha efectuado pagos sin que exista causa legal para hacer exigible su cumplimiento.

 

PARA REALIZARLO NECESITA:

- Recopilar documentos requeridos:

Solicitud escrita de devolución de los dineros cobrados en exceso: 1 Original(es) (Solicitud escrita de devolución de los dineros cobrados en exceso).

- Radicar la solicitud de devolución de dinero: 

Debe dirigirse a la dependencia que realizó el cobro en exceso y radicar la solicitud son los soportes requeridos.

 

RESPUESTA DE LA SOLICITUD:

Mediante resolución o documento se hace entrega del dinero cobrado en exceso: 1 Original(es) (Resolución o documento de autorización para la devolución del dinero cobrado en exceso)

Anotaciones Adicionales: El dinero se consigna o se entrega mediante cheque.

 

SOPORTE LEGAL: 

Ley 153 de 1887, (Artículo 2536)

Decreto 2277 de 2012, (Artículos 11, 16)

Ley 57 de 1887, (Artículos 2313, 2315)

Decreto 624 de 1989, (Artículos 850, 865)

 

¿DÓNDE SE PUEDE HACER EL SEGUIMIENTO?

En la dependencia de la Universidad Nacional de Colombia donde solicitó el trámite. 





Dirigido: Dependencias Universidad Nacional de Colombia
Descripción: Transferencias de recursos al interior de la Universidad que ejecutan el presupuesto, efectuadas entre proyectos de una misma empresa o entre proyectos de diferentes empresas del sistema financiero de la Universidad.

Formatos asociados al trámite





Encuesta de satisfaccion tesorería

¿Cómo evaluaría la claridad de la información ofrecida acerca del tramite realizado?
¿Cómo calificaría el tiempo de respuesta a su trámite teniendo en cuenta los plazos establecidos en la normativa ?
¿Cómo calificaría la atención recibida para su trámite por parte de los funcionarios de la tesorería ?

Tesoreria

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  • ¿Cómo determino la base de cotización a seguridad social?

    El Ingreso Base de Cotización – IBC de los independientes, corresponde al 40% del valor mensualizado del contrato sin incluir el valor del Impuesto al valor agregado (IVA).

    El valor mensualizado del contrato, corresponde al valor del contrato sin incluir el valor del Impuesto al valor agregado (IVA), dividido en el número de meses del contrato (desde la fecha de inicio hasta la fecha de terminación).

  • ¿Cómo diligencio el Formato "Certificado para la aplicación de la Ley 1819 de 2016", cuando mi contrato tuvo una prorroga?

    En los casos que el contrato presenta una adición, la cual comienza en el mismo mes que termina el contrato inicial, se debe diligenciar la prorroga en un renglón diferente al del contrato, para el pago del mes en que están vigentes simultáneamente el contrato inicial y la adición. En los demás meses solo se debe diligenciar la prorroga vigente. 

    En el caso contrario, que la fecha inicial de la adición no coincida en el mismo mes con la fecha de terminación del contrato inicial,  no se requiere el diligenciamiento simultáneo del contrato y la adición por no traslaparse. 

  • ¿Cómo sé cuánto debo aportar a seguridad social?

    Los aportes a seguridad social se calculan de acuerdo al valor y tiempo de la orden de servicio. Para el cálculo respectivo, puede ingresar la información en el formato "Simulador para el cálculo de aportes al sistema de seguridad social integral” (http://gerencia.unal.edu.co, opción Trámites\Tesorería\Tramitar pagos Orden de Servicios personas naturales) y automáticamente le calculará el valor que debe aportar. 

  • ¿Cómo sé hasta cuando puedo radicar cumplidos?

    El cronograma para radicar cumplidos lo establece cada una de las sedes de la Universidad, razón por la cual debe solicitar la información respectiva en la tesorería que le realizará el pago del contrato.

  • ¿Cómo sé que documentos debo anexar a mi cumplido?

    Consultando los requisitos en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa en la opción "Trámites \ Tesorería”  

  • ¿Cómo se solicita Certificado de Parafiscales?

    El certificado de parafiscales se puede solicitar en línea, a través de la  página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa en la opción "Solicitudes en línea \ Paz y salvo de parafiscales”.

  • ¿Cómo solicitar Certificados de Retención?

    Realizando Solicitud en Línea de "Certificado de retención" (en solicitudes en línea aparece los datos requeridos).

  • ¿Cuál es el horario de atención para radicación de cumplidos?

    Los días hábiles de Lunes a Viernes de 8 a.m. a 12 m.

  • ¿Cuáles son los medios de pago que utiliza la Universidad?

    Los medios de pago que utiliza la Universidad Nacional de Colombia son: Electrónicos (transferencia electrónica, PSE, pago en efectivo por ventanilla) y cheque.

    Sin embargo, por un tema de agilización, bancarización y seguridad, la Universidad propende el pago por transferencia electrónica.

  • ¿Cuáles son los topes para la cotización a seguridad social?

    La normativa vigente establece que en ningún caso el ingreso base de cotización (IBC) puede ser inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV), ni superior a 25 (SMLMV) al final de determinado mes.

  • ¿Cuándo debo entregar el Formato Certificado para la aplicación de la Ley 1819 de 2016?

    El FormatoCertificado para la aplicación de la Ley 1819 de 2016" deberá entregarse previo a cada pago en la respectiva tesorería.

  • ¿Cuándo puedo solicitar la devolución de mi inscripción para examen de admisión?

    En los siguientes casos:

    1. Para los programas de pregrado: únicamente en el caso de doble consignación.
    2. Para los programas de posgrado: a) En el caso de doble consignación y, b) La no apertura del programa al cual se inscribió.
  • ¿Cuándo se considera que un avance fue legalizado?

    Cuando se radican los documentos completos e idóneos en la respectiva área de Tesorería o dependencia que recibe los documentos de legalización de avances.

  • ¿Cuándo un avance se gira como anticipo y cuándo como gasto?

    Se gira como anticipo antes de finalizar la comisión y como gasto si el giro se hace con posterioridad a la comisión. 

  • ¿Cuánto es el tiempo máximo para legalizar un avance?

    Según el artículo 46 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, los avances por concepto de viáticos, gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos, auxilio o gastos de marcha, o auxilio de viaje y adquisición de bienes o servicios, deberán ser legalizados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del objeto del avance, o del vencimiento del plazo establecido, en los casos de adquisición de bienes o servicios.

  • ¿Cuánto puedo deducir por dependientes?

    De acuerdo a la normativa vigente, por dependientes aplica una deducción mensual de hasta el 10% del total de los ingresos brutos del respectivo mes, hasta un máximo de treinta y dos (32) UVT mensuales.  (Artículo 387 del Estatuto Tributario).

    Lo anterior, para efecto de disminuir la base mensual de retención en la fuente.

  • ¿Cuánto se demora en salir mi pago después de radicar un cumplido?

    Cinco (5) días hábiles después de radicado el cumplido. SIEMPRE Y CUANDO LOS DOCUMENTOS ESTÉN COMPLETOS Y CORRECTAMENTE DILIGENCIADOS.

  • ¿Dónde debo radicar los cumplidos ?

    Para Nivel Nacional, Tumaco y Regalías se debe radicar en la ventanilla de la División Nacional de Gestión de Tesorería ubicada en el Edificio Uriel Gutiérrez Oficina 477. 

    Para las demás sedes de la Universidad Nacional, en el área respectiva de radicación de documentos para pago.

  • ¿En el caso de legalizar con facturas y documentos equivalentes, cuáles son los requisitos, que éstas deben cumplir?

    Los requisitos que deben cumplir las facturas de venta o documentos equivalentes, están establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, así:

    1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
    2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
    3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
    4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
    5. Fecha de su expedición.
    6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
    7. Valor total de la operación.
    8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
    9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

    Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

  • ¿Los contratista pueden tener autorizado más de un (1) avance simultánemante?

    Según el artículo 39 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, No se autorizarán gastos de transporte y estadía a contratistas que tengan pendiente la legalización de avances anteriores, a menos que se trate de una ampliación del número de días requeridos para la actividad que se está realizando.

  • ¿Los docentes, funcionarios administrativos pueden tener autorizado más de un (1) avance simultánemante?

    Según el artículo 16 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, si, se podrá conceder en forma simultánea hasta tres (3) avances a un mismo docente o administrativo.

  • ¿Mi cónyuge también puede obtener el descuento por dependientes?

    La deducción de la base de retención no podrá ser solicitada por más de un contribuyente en relación con el mismo dependiente.

  • ¿Para la devolución de inscripción de exámenes de admisión, la cuenta bancaria, debe estar a mi nombre?

    Sí, ya que la transferencia se realiza a nombre del aspirante, previa autorización de la Unidad de Inscripciones de la Dirección Nacional de Admisiones.

  • ¿Para legalizar los avances, en qué casos es obligatorio allegar facturas y documentos equivalentes, como soporte?

    Es obligatorio en los casos en que se conceden avances a través de los cuales se adquieren bienes y/o servicios; estos documentos soportes deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto tributario y la correspondiente entrada de almacén en el caso de la adquisición de bienes devolutivos.

  • ¿Puedo cotizar a seguridad social por un lapso inferior a 30 días o fracción de mes?

    A la luz del numeral 2.1.2.3.12 del Anexo Técnico 2 de la Resolución 2388 del 10 de Junio de 2016 es permitido reportar menos de 30 días cuanto exista una novedad de ingreso o retiro para aquellos cotizantes que aportan al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales; por tanto los contratistas de la Universidad Nacional de Colombia, por novedad de ingreso, están en pleno derecho de acogerse a la norma.

  • ¿Qué conceptos pueden disminuir la base de retención de las personas naturales pertenecientes a la cédula de rentas de trabajo?

    Para obtener la base mensual de retención en la fuente de los pagos realizados a personas naturales pertenecientes a la cédula rentas de trabajos, se pueden disminuir los siguientes factores:

    1.  Los ingresos que la Ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta ni ganancia ocasional; es decir, los aportes obligatorios al sistema de seguridad social en salud y pensión.

    2.  Las deducciones establecidas en el artículo 387 del Estatuto Tributario, que incluyen:

    -      Pagos por intereses de crédito de vivienda, y los pagos por planes complementarios y seguros  de salud, sin que superen (16) UVT mensuales. 

    -      Pago por dependientes, sin que supere (32) UVT mensuales.

    3.  Las siguientes rentas exentas:

    -      Aportes voluntarios al sistema de seguridad social en pensiones, y los Aportes a cuentas Ahorro para el Fomento a la Construcción – AFC, sin que la sumatoria de los dos superen el 30% del ingreso laboral o ingreso tributario del año, ni  los 3.800 UVT anuales.

    -      25% de renta exenta.

    No obstante, la sumatoria de las deducciones señaladas en el artículo 387 ET y las rentas exentas (AFC, aportes voluntarios, 25% y otras señaladas taxativamente en la Ley) no podrán ser superiores al 40% del valor de los ingresos tributarios menos los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional señalados (aportes obligatorios a salud y pensión)

  • ¿Qué es un avance?

    Según el numeral 1.4 del artículo 4 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, un avance es un anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios.

  • ¿Qué pasa si no se legaliza el avance durante el término establecido?

    Según el artículo 54 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, el valor del avance no legalizado por parte del docente o administrativo, dentro del término establecido en la presente resolución, se descontará, previa verificación de la capacidad de endeudamiento por parte de la Oficina de Personal o de la dependencia que haga sus veces, del sueldo o de las prestaciones sociales, teniendo como soporte la documentación enviada por parte de la dependencia encargada de efectuar la legalización. En el caso de los contratistas el artículo 55 de la misma resolucíón señala que Los avances no legalizados girados a contratistas se deberán descontar del saldo de la respectiva orden contractual.

    Estos casos, deberán ser informados por el jefe de la dependencia encargada de efectuar la legalización, mediante escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces, para lo de su competencia. 

  • ¿Qué pasa si no se utiliza la totalidad del avance aprobado?

    Según el artículo 49 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, todo beneficiario de un avance deberá reintegrar a la tesorería o la dependencia que haga sus veces en la Universidad los recursos que no se gastaron del avance concedido.

  • ¿Qué pasa si para legalizar avance por concepto de gastos de trasnporte y estadía de contratista, no entrego soportes?

    El costo o gasto por este concepto  será reconocido a nombre del contratista, y se constituye en ingreso gravado en cabeza de él, lo cual deberá tener en cuenta en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias; para ello,  la tesorería responsable entrega anualmente el respectivo certificado.

  • ¿Qué pasa si para legalizar avance por concepto de viáticos no entrego soportes?

    Según el artículo 8 del Decreto 823 de 1987, “para los empleados del sector oficial, cuya relación se origine en una vinculación legal o reglamentaria, los pagos por concepto de viáticos destinados exclusivamente a sufragar gastos de manutención y alojamiento durante el desempeño de sus comisiones oficiales…no se consideran ingreso gravable para el trabajador…”; en consecuencia, para legalizar avances por concepto de viáticos los funcionarios docentes y administrativos de la Universidad Nacional de Colombia, sólo deberán entregar como soporte el Formato de Declaración Explícita debidamente diligenciado y firmado.

  • ¿Qué se entiende por dependientes?

    De acuerdo a lo establecido en el parágrafo 2 del Artículo 387 del Estatuto Tributario,  tendrán la calidad de Dependientes: 

    1. Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad.
    2. Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente. 
    3. Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal. 
    4. El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientos sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, y 
    5. Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
  • ¿Quiénes pertenecen a la cédula de renta no laboral?

    A la cédula de renta no laboral pertenecen las personas que perciban ingresos no clasificados en las demás cédulas (rentas de trabajo, pensiones, rentas de capital, dividendos y participaciones).

    Así mismo, los honorarios percibidos por las personas naturales que presten servicios y que contraten o vinculen por al menos noventa (90) días continuos o discontinuos, dos (2) o más trabajadores o contratistas asociados a la actividad, serán ingresos de la cedula de rentas no laborales. (Artículo 340 del Estatuto Tributario).

    Para efecto de retención en la fuente, a las rentas no laborales les aplican las tarifas  establecidas en el artículo 392 del Estatuto Tributario.

  • ¿Quiénes pertenecen a la cédula de rentas de trabajo?

    A la cédula de rentas de trabajo pertenecen las personas naturales que perciban ingresos por los conceptos señalados en al artículo 103 del Estatuto Tributario (Artículo 335 E.T.); es decir, por concepto de salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociado cooperativo y, en general, las compensaciones por servicios personales.

    Para efecto de retención en la fuente,  a las personas naturales que se les realicen pagos por concepto de honorarios y por compensación por servicios personales, y que informen que no han contratado o vinculado 2 o más trabajadores asociados a la actividad, se les aplicará la tarifa que resulte de la tabla de retención en la fuente para pagos laborales gravados, establecida en el Artículo 383 del Estatuto Tributario.

  • ¿Se puede autorizar un avance por concepto de gastos de transporte y estadía de un contratista, a un funcionario, docente o administrativo?

    Según el artículo 38 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, si, en caso de que el saldo de la orden contractual no alcance a cubrir el valor de los gastos de transporte y estadía, se podrá autorizar el avance a nombre de un docente o administrativo, quien se responsabilizará del avance y de su legalización, para lo cual deberá firmar el formato de descuento de avance no legalizado que se haría efectivo en caso de que el servidor público no lo legalice oportunamente. 

  • ¿Se puede conceder avances para adquisición de bienes y servicios, a contratistas, estudiantes, docentes o cualquier miembro de la comunidad universitaria?

    Según el artículo 40 de la Resolución 1566 de Rectoría de 2009, no,  únicamente a docentes y administrativos.