Facilitar la programación, administración y control de la información relacionada con las operaciones financieras y administrativas de la Universidad, con criterios modernos, enmarcados dentro de parámetros de eficiencia y eficacia, a través de la adquisición, instalación y puesta en operación de sistemas integrados de información, para todos los niveles de la institución (Nacional, de Sedes y de Facultad).

Quipu nace como un proyecto para la Universidad Nacional de Colombia que se origina en el Nivel Nacional, en desarrollo de sus funciones básicas de:

• Formular políticas, procedimientos y normas
• Prestar asesorías a todos los Niveles de la Universidad Nacional de Colombia
• Actuar como ente consolidador de la información
• Presentar informes a entidades externas

La Universidad es una organización dinámica que debe buscar continuamente aplicar practicas modernas de administración acordes con el principio de autonomía que la inspira.

Otra causa que dio origen al proyecto la constituyó el medio de que hasta entonces los sistemas de información financieros y administrativos no cumplían con los requerimientos mínimos para un manejo eficiente y no constituían un apoyo adecuado a la gestión de la Universidad.

• Mayor eficiencia en la gestión financiera y administrativa
• Facilitar la formulación de políticas
• Facilitar la elaboración, manejo, ejecución y control presupuestal
• Facilitar la obtención de informes financieros
• Apoyar las actividades de evaluación de gestión
• Mejorar la eficiencia de las labores operativas
• Potencializar el talento humano
• Proporcionar un sistema de información eficiente para la planeación, ejecución y control de las operaciones financieras de la Universidad.

I. Software

Fase I - Sistema financiero integrado

• Primera etapa
• Presupuesto (Desarrollado e implementado)
• Cuentas por pagar (Desarrollado e implementado)
• Tesorería (Desarrollado e implementado)
• Contabilidad (Desarrollado e implementado)
• Segunda etapa
• Contratos (Desarrollado e implementado)
• Indicadores de gestión (Desarrollado)
• Inversiones financieras (Desarrollado)
• Cuentas por cobrar, facturación y cartera (Producción)
• Avances para compras y viáticos (Desarrollado)

Fase II - Sistema de recursos administrativos

• Primera etapa
• Toma física
• Segunda etapa
• Compras
• Almacén
• Inventarios

II. Procesos y procedimientos

Mejoramiento de procesos y elaboración de los siguientes manuales:

• Manual de procesos
• Manual de procedimientos
• Manual de funciones

Todas las Sedes y unidades especiales:

• Nivel Nacional
• Bogotá
• Medellín
• Manizales
• Palmira
• Arauca
• Leticia
• San Andrés
• Unibiblos
• Unimedios
• Unisalud

El sistema QUIPU se basa en:

• Diseño en Bases de Datos Relacionales (Oracle)
• Arquitectura Cliente/Servidor
• Cubrimiento de todos los procesos relacionados con la función financiera de manera segura, oportuna y eficiente.
• Ser una solución modular, integral y paramétrica.

Recursos del proyeecto

Los recursos utilizados a través del desarrollo del proyecto han sido:

• Hardware
• Software Operativo
• Software Aplicativo
• Telecomunicaciones
• Talento Humano
• Capacitación

Arquitectura de operación

• Computación en Red
• Esquema Cliente/Servidor (Grafico)
• Risc, Intel o trabajo con múltiples procesadores
• Plataforma

Red

• Redes LAN y WAN
• Protocolo TCP/IP
• No depende del Hardware y Software
• Es independiente a la topología de la red

Motor de bases de datos y sistemas operativos

• Oracle 7.3 y superiores según actualizados
• Funcionalidad de RBDMS Oracle
• Manejo Transacciones Distribuidas
• Acceso concurrente de usuarios
• Trabajar en ambiente de bases de datos distribuidas para sedes “autónomas”
• Permite conexión con varias bases de datos sobre el mismo equipo (caso sedes de frontera)
• Equipos servidores de redes locales que manejen una sola sede o área, en Unix ò Windows NT Server

Lenguaje y herramientas

• La herramienta ofrece la facilidad de complementarla, personalizarla y mantenerla
• Funcionalidad extensible por API
• Facilidad en administración de objetos
• Herramienta de interfases amigables basadas en SQL

Seguridad y manejo

• Proporciona procedimientos eficientes de recuperación para todas las transacciones completas (en fallos del sistema)
• Múltiples usuarios con sus respectivos accesos a información y funciones
• Seguridad complementaria a la suministrada por el Motor de Base de Datos Password encriptado con obligatoriedad de cambio
• Identificación de usuario que ejecuta operación