Escudo de la República de Colombia

Garantizar el desarrollo eficiente y articulado de los procesos asociados al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la universidad nacional de Colombia a través de la formulación de estrategias, el seguimiento, acompañamiento y verificación permanente del cumplimiento de directrices, procesos y procedimientos para una adecuada prestación del servicio.

Origen de Quipu

Quipu: Antiguo instrumento nemotécnico Inca que constaba de una larga cuerda, de la cual pendían 48 cuerdas secundarias y varias otras sujetas a las anteriores; los nudos que se hacían en las cuerdas representaban unidades, decenas, centenas y la falta de nudos, el cero.

En los Quipus imperiales, las cuerdas tenían diferentes colores para designar los diversos asuntos de gobierno, tales como tributos, tierras, ceremonias y gastos militares. Para leer el Quipu se disponía la cuerda principal en posición horizontal, y las demás como las púas de un peine.

Objetivo general

Facilitar la programación, administración y control de la información relacionada con las operaciones financieras y administrativas de la Universidad, con criterios modernos, enmarcados dentro de parámetros de eficiencia y eficacia, a través de la adquisición, instalación y puesta en operación de sistemas integrados de información, para todos los niveles de la institución (Nacional, de Sedes y de Facultad).

Origen del proyecto

Quipu nace como un proyecto para la Universidad Nacional de Colombia que se origina en el Nivel Nacional, en desarrollo de sus funciones básicas de:

  • Formular políticas, procedimientos y normas
  • Prestar asesorías a todos los Niveles de la Universidad Nacional de Colombia
  • Actuar como ente consolidador de la información
  • Presentar informes a entidades externas

La Universidad es una organización dinámica que debe buscar continuamente aplicar practicas modernas de administración acordes con el principio de autonomía que la inspira.

Otra causa que dio origen al proyecto la constituyó el medio de que hasta entonces los sistemas de información financieros y administrativos no cumplían con los requerimientos mínimos para un manejo eficiente y no constituían un apoyo adecuado a la gestión de la Universidad.

Objetivos Específicos

  • Mayor eficiencia en la gestión financiera y administrativa
  • Facilitar la formulación de políticas
  • Facilitar la elaboración, manejo, ejecución y control presupuestal
  • Facilitar la obtención de informes financieros
  • Apoyar las actividades de evaluación de gestión
  • Mejorar la eficiencia de las labores operativas
  • Potencializar el talento humano
  • Proporcionar un sistema de información eficiente para la planeación, ejecución y control de las operaciones financieras de la Universidad.

Alcance funcional

I. Software

Fase I - Sistema financiero integrado

  • Primera etapa
    • Presupuesto (Desarrollado e implementado)
    • Cuentas por pagar (Desarrollado e implementado)
    • Tesorería (Desarrollado e implementado)
    • Contabilidad (Desarrollado e implementado)
  • Segunda etapa
    • Contratos (Desarrollado e implementado)
    • Indicadores de gestión (Desarrollado)
    • Inversiones financieras (Desarrollado)
    • Cuentas por cobrar, facturación y cartera (Producción)
    • Avances para compras y viáticos (Desarrollado)

Fase II - Sistema de recursos administrativos

  • Primera etapa
    • Toma física
  • Segunda etapa
    • Compras
    • Almacén
    • Inventarios

II. Procesos y procedimientos

Mejoramiento de procesos y elaboración de los siguientes manuales:

  • Manual de procesos
  • Manual de procedimientos
  • Manual de funciones

Alcance Organizacional

Todas las Sedes y unidades especiales:

  • Nivel Nacional
  • Bogotá
  • Medellín
  • Manizales
  • Palmira
  • Arauca
  • Leticia
  • San Andrés
  • Unibiblos
  • Unimedios
  • Unisalud

Generalidades Técnicas

El sistema QUIPU se basa en:

  • Diseño en Bases de Datos Relacionales (Oracle)
  • Arquitectura Cliente/Servidor
  • Cubrimiento de todos los procesos relacionados con la función financiera de manera segura, oportuna y eficiente.
  • Ser una solución modular, integral y paramétrica.

Recursos del proyeecto

Los recursos utilizados a través del desarrollo del proyecto han sido:

  • Hardware
  • Software Operativo
  • Software Aplicativo
  • Telecomunicaciones
  • Talento Humano
  • Capacitación

Arquitectura de operación

  • Computación en Red
  • Esquema Cliente/Servidor (Grafico)
  • Risc, Intel o trabajo con múltiples procesadores
  • Plataforma

Red

  • Redes LAN y WAN
  • Protocolo TCP/IP
  • No depende del Hardware y Software
  • Es independiente a la topología de la red

Motor de bases de datos y sistemas operativos

  • Oracle 7.3 y superiores según actualizados
  • Funcionalidad de RBDMS Oracle
  • Manejo Transacciones Distribuidas
  • Acceso concurrente de usuarios
  • Trabajar en ambiente de bases de datos distribuidas para sedes “autónomas”
  • Permite conexión con varias bases de datos sobre el mismo equipo (caso sedes de frontera)
  • Equipos servidores de redes locales que manejen una sola sede o área, en Unix ò Windows NT Server

Lenguaje y herramientas

  • La herramienta ofrece la facilidad de complementarla, personalizarla y mantenerla
  • Funcionalidad extensible por API
  • Facilidad en administración de objetos
  • Herramienta de interfases amigables basadas en SQL

Seguridad y manejo

  • Proporciona procedimientos eficientes de recuperación para todas las transacciones completas (en fallos del sistema)
  • Múltiples usuarios con sus respectivos accesos a información y funciones
  • Seguridad complementaria a la suministrada por el Motor de Base de Datos Password encriptado con obligatoriedad de cambio
  • Identificación de usuario que ejecuta operación

Formatos

    Manuales

    Presuesto

    Contratos

    Tesorería

    Contabilidad

    Bienes y Servicios

    Activos Fijos

    Proyectos

    Autorizar y pagar órdenes de pago en el SGF - QUIPU

    Liquidación de órdenes de pago en el SGF - QUIPU

    Tramites (Acordeon)

    Listado de trámites

    QUIPU

    Dirigido: Usuarios del SGF-QUIPU (personal Administrativo y contratistas)
    Descripción: Crear y asignar permisos a los usuarios en el SGF-QUIPU para gestionar la información financiera y administrativa en los diferentes módulos y sedes de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con las operaciones que requiera efectuar en el sistema la persona a quien se asigna el usuario.

    1. Diligenciar el U-FT-12.009.018 Formato de creación de usuario en el SGF-QUIPU.
    2. Remitir por medio de la solicitud en línea el formato diligenciado, con las fimas correspondientes.

    Formatos asociados al trámite





    Dirigido: Usuarios del SGF-QUIPU (personal Administrativo y contratistas)
    Descripción: Cambiar los permisos asignados inicialmente  a los usuarios en el SGF-QUIPU  para la gestionar la información financiera y administrativa

    1. Diligenciar el U-FT-12.009.019 Formato modificación de usuario en el SGF-QUIPU.
    2. Remitir por medio de la solicitud en línea el formato diligenciado, con las fimas correspondientes.

    Formatos asociados al trámite





    Encuesta de satisfacción QUIPU

    ¿Considera que el tiempo de respuesta a sus solicitudes es oportuno?
    ¿El personal es cordial y se muestra dispuesto a colaborarle en su trámite?
    ¿Como califica el Sistema de Gestión Financiero SGF-QUIPU, frentes al servicio que le presta en su labor diaria?

    Solicitudes en línea

    Quipu

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    • ¿Que debo hacer para solicitar la creación o modificación de mi usuario en el SGF-QUIPU?

      Debe ingresar a la solicitud en línea: Creación o modificación de usuarios en el SGF-QUIPU, por medio del siguiente link: