Escudo de la República de Colombia

Administrar, controlar y custodiar adecuadamente los bienes de la Universidad Nacional de Colombia desde el momento de su adquisición, hasta su retiro definitivo del servicio.

Comunicaciones internas

Listado de trámites

Gestión de Bienes

Descripción: .

Formatos asociados al trámite

Dirigido: Usuarios del SGF-QUIPU (personal Administrativo y contratistas)
Descripción: Crear y asignar permisos a los usuarios en el SGF-QUIPU para gestionar la información financiera y administrativa en los diferentes módulos y sedes de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con las operaciones que requiera efectuar en el sistema la persona a quien se asigna el usuario.

  1. Diligenciar el U-FT-12.009.018 Formato de creación de usuario en el SGF-QUIPU.
  2. Remitir por medio de la solicitud en línea el formato diligenciado, con las fimas correspondientes.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Docentes, funcionarios administrativos o contratistas de la Universidad.
Descripción: Tramitar y legalizar los traslados de bienes de la Universidad Nacional de Colombia que se realicen entre responsables, empresas, sedes o ubicaciones.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Docentes, funcionarios administrativos o contratistas de la Universidad.
Descripción: Tramitar, legalizar y actualizar en el SGF – QUIPU las solicitudes de retiro de bienes del servicio por ser considerados como inservibles, obsoletos o innecesarios.

  1. Poseer el bien que va a ser objeto de retiro, para que el área de inventarios o quien haga sus veces realice las verificaciones físicas que sean del caso.  

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Docentes, funcionarios administrativos o contratistas de la Universidad
Descripción: Permitir el movimiento de los bienes dentro y fuera de los predios de la Universidad Nacional de Colombia para su uso en las actividades propias de la gestión universitaria, garantizando el control y seguimiento de los mismos, a través de los instrumentos establecidos para tal fin.

Formatos asociados al trámite





Dirigido: Docentes, funcionarios administrativos o contratistas de la Universidad.
Descripción: Facilitar la recuperación de los bienes de la Universidad Nacional de Colombia cuando se genere una pérdida por daño o hurto y el responsable de la tenencia y custodia de los mismos manifiesta la intención de reponerlos o pagarlos.

Para el trámite se deben aportar los siguientes soportes: 

  1. Solicitud escrita ante el Comité de Administración de Bienes, para que autorice la reposición o pago del bien perdido. Ésta deberá contener las condiciones de modo, tiempo y lugar de la reposición o pago del bien.
  2. Una cotización del bien faltante o perdido o de uno de similares o superiores características, con una vigencia no mayor a treinta (30) días, la cual se constituye en el soporte para la expedición de los conceptos técnicos y para la definición del posible valor de los bienes a reponer. 
  3. El concepto sobre la cotización del área de informática, cuando se trate de pagar o reponer un software o hardware, o del área de laboratorios, en caso de ser un equipo eléctrico, electromecánico o de laboratorio.
  4. Documentos que soporten el siniestro.

Formatos asociados al trámite





Gestión de Bienes

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  • ¿A quien se le solicita la creación de ítems en el catálogo de bienes de la Universidad Nacional de Colombia?

    El área de Almacén o quien hace sus veces en cada sede, vía correo electrónico invent_nal@unal.edu.co, puede solicitar la creación de ítems en el Catálogo de Bienes de la Universidad, indicando las características principales y un nombre estándar.

  • ¿Ante quién debo presentar la reclamación de siniestro?

    Las reclamaciones  se tramitan ante las siguientes áreas:

    1. Por daño, hurto o extravío de bienes de propiedad de la Universidad o que se encuentren bajo su responsabilidad, deben ser radicados única y exclusivamente en el área de inventarios de la respectiva Sede.
    2. Las reclamaciones por daños al parque automotor de la UN dentro y fuera de los predios de la Universidad, se deben tramitar a través de la Sección de Transportes de la Sede.
    3. La pérdida o extravío de dinero y/o títulos valores deben ser tramitada por la Tesorería afectada.
    4. Las reclamaciones por gastos de defensa de funcionarios amparados en la póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos, deben ser reportadas por el funcionario afectado a la Sección de Gestión de Bienes del Nivel Nacional – SGB.
    5. Las pérdidas de bienes de propiedad de un tercero afectado en donde exista responsabilidad de la Universidad, podrán ser reportadas directamente a la compañía de seguros.
  • ¿Qué documentos debo aportar para iniciar la reclamación de siniestro?

    Una vez identificado el caso del siniestro (pérdida o daño) se debe aportar lo relacionado en el listado de documentos formato U-FT-12.003.025.

  • ¿Quién debe presentar la reclamación de siniestro por el daño o hurto de un bien?

    La reclamación de siniestro la debe presentar el responsable de la tenencia y custodia del bien cuando detecta la pérdida de este por daño, hurto o extravío. Sí eventualmente el bien no se encuentra a cargo de responsable conocido o en ausencia de éste, el servidor público que primero haya conocido del hecho.

  • ¿Quién me informa sobre el estado de la reclamación de siniestro?

    El estado de la reclamación de siniestro la debe informar el funcionario designado en el área de Inventarios  de la Sede para el trámite de siniestros.